La logística de organizar los Juegos Olímpicos

¿Alguna vez se preguntó qué tan locos logísticamente son los Juegos Olímpicos? Yo también.

Un evento de 17 días que requiere una década para prepararse debe ser complicado.

A lo largo de la historia, las ciudades han logrado subestimar el costo de manera tan significativa que terminaron con una deuda de $ 1.5 mil millones (nos impresionaste, Montreal).

Año tras año, los países subestiman lo desafiante, costoso y complicado que puede ser organizar los Juegos Olímpicos. Ninguna hazaña es mayor, en mi opinión. Sin embargo, acertar en la logística de los Juegos Olímpicos no es tan diferente de acertar en la logística de cualquier gran evento, solo que a una escala mucho mayor.

Eventos como este deben tener pautas y requisitos estrictos. El contrato de requisitos operativos del COI es tan detallado que cubre todo, desde la cantidad de asientos requeridos en cada lugar hasta los diferentes grados de iluminación requeridos para cada cámara utilizada para transmitir los eventos.

Al observar lo que implica la planificación y ejecución de un evento tan grande como los Juegos Olímpicos, su empresa puede obtener una mejor perspectiva de sus propios procesos de planificación. Es como ver carreras de F1, pero aprendiendo algo sobre tu propia conducción.

Al final de este artículo, comprenderá la importancia de la planificación logística en todos los aspectos del negocio, independientemente del tamaño.

La jerga olímpica

Para su información, aquí hay una lista de aproximadamente 472 acrónimos que necesitará saber si desea organizar los Juegos Olímpicos.

Pero los siguientes son los que necesitará saber para este artículo:

OCOG = Comité Organizador de los Juegos Olímpicos

FI = Federación Internacional

OBS = Servicios Olímpicos de Radiodifusión

ITO = Oficiales Técnicos Internacionales

ONT = Oficial Técnico Nacional

Anillos Olímpicos (Fuente)Ahora destaquemos algunos planes logísticos clave que son vitales para el buen funcionamiento de los Juegos Olímpicos solo para tener una pequeña idea de lo que implica.

Transportación

Comencemos con el transporte. Esto cubre aeropuertos, líneas de tren y transporte en general desde hoteles a eventos, etc.

El proyecto de transporte para los Juegos Olímpicos es “la operación de transporte más compleja para hacer frente a entre 1,5 y 2 millones de viajes diarios adicionales en la ciudad anfitriona”. Son muchos viajes adicionales.

De acuerdo con el contrato de ciudad anfitriona del COI, debe haber acceso gratuito al transporte público para todas las personas con un pase olímpico acreditado. El transporte entre la ciudad anfitriona y otras ciudades "coanfitrionas" en todo el país debe estar disponible. La ciudad anfitriona debe “proporcionar vehículos especializados y/o motocicletas al equipo deportivo del OCOG, las IF, las tripulaciones de la OBS y los fotógrafos que participen en ciclismo de ruta, maratón y marcha atlética”, y todos los gastos de viaje de los ITO y las ONT deben estar cubiertos.

Ha habido algunos altibajos con los planes de transporte en el pasado.

Beijing parece haber dado en el blanco. Se invirtieron más de $20 mil millones en transporte urbano para los Juegos Olímpicos de 2008:

Esto incluía:

• Agregar una tercera pista en el Aeropuerto de Beijing Capital, triplicando su posible capacidad de pasajeros entrantes y salientes
• Mejorar las carreteras metropolitanas y agregar dos enlaces de autopistas del aeropuerto de la capital, lo que redujo la congestión durante y después de los juegos.
• Creación de cinco nuevas líneas de tren, incluida una línea que accedía al aeropuerto
• Ampliación del sistema de autobuses a 20.000 vehículos, que eran ecológicos y más limpios

Línea del aeropuerto de Beijing (fuente)

Beijing no solo implementó algunos planes de transporte estratégico, sino que estos sistemas públicos adicionales dieron como resultado una reducción del tráfico del 55 % durante los juegos. Esto también resultó en una reducción significativa en la contaminación del aire, temporalmente...

Con la necesidad de un aumento masivo en la producción de transporte, surge la necesidad de que estos cuerpos duerman en alguna parte.

Lo que nos lleva a tener que poner un techo sobre las cabezas de todos estos visitantes.

Alojamientos

De acuerdo con nuestro contrato de confianza de la ciudad anfitriona, todos los atletas y aquellos involucrados en un grupo tipo acrónimo necesitan adaptaciones por el siguiente período de tiempo:

Requisitos del período de tiempo de alojamiento (Fuente)

El manual pone mucho énfasis en garantizar habitaciones a precios razonables. Rio llevó eso a un nivel completamente nuevo y aparentemente quería que los atletas obtuvieran lo que pagaron (mis historias de terror favoritas de Rio son las n.º 10 y 12).

El COI requiere que cada ciudad anfitriona tenga aproximadamente 41.001 habitaciones (muy específicas), para todas las partes interesadas del COI. Sin embargo, esto no acomoda a los espectadores.

El número de habitaciones y su clasificación por estrellas para cada grupo de personas involucradas en los Juegos Olímpicos se establece claramente en el contrato del COI. Los siguientes puntos son un fragmento de algunos de los requisitos para la Villa Olímpica:

• “gestión y supervisión eficaces de todas las operaciones de la aldea;
• requisitos convenientes de alojamiento, capacidad y servicio en la aldea;
• tiempos de viaje eficientes a los lugares de competencia y a cualquier otro alojamiento oficial;
• acceso controlado consistente para medios e invitados; y
• un servicio de alimentación de alto nivel que satisfaga las necesidades culturales y dietéticas de los deportistas”

…todo lo cual Rio falló.

Hablando de comida, ¿quién tiene hambre?

Alimento

Los atletas comen mucha comida... toneladas de hecho. Entonces, ¿cómo hace la ciudad anfitriona para alimentar esta afluencia de bestias hambrientas impulsadas por la testosterona, que no parecen estar complacidas con las habitaciones de hotel que gotean y tienen cableado expuesto? Necesitado, ¿verdad?

El COI requiere que la Villa Olímpica “brinde servicios de comida las 24 horas del día (incluyendo comidas calientes) en el comedor principal”.

Cocina Olímpica de Beijing (Fuente)

Pero, ¿cómo hace para llevar alimentos (seguros) a la ciudad? Eso tiene que ser una pesadilla de producción a gran escala (nuevamente, Rio nunca deja de sorprender).

El Reino Unido acogió uno de los Juegos Olímpicos mejor planificados de la historia en 2012. Este informe analiza la logística de todo, desde la ropa blanca hasta la recogida de residuos.

Bidvest Logistics estuvo a cargo del catering olímpico de Londres. "A pesar de reprogramar sus servicios de Londres para la noche y transportar más en la mitad del tiempo, Bidvest logró 4.999 de 5.000 entregas durante los Juegos Olímpicos".

Bidvest también logró todo esto con solo 18 meses de planificación.

Entonces, además de organizar los Juegos Olímpicos, Bidvest logró cumplir con todos los requisitos y plazos de los Juegos Olímpicos y logró reestructurar sus operaciones durante 17 días para cumplir también con sus entregas diarias.

Eso es impresionante.

Atenas, 2004, proporcionó algunas estadísticas divertidas...

“En el apogeo de los Juegos, 7.000 personas podrían llegar a la cafetería a la vez. Sesenta mil platos, preparados por 700 chefs y cocineros, era un día normal. Crane dijo que se ordenarían 225,000 libras de mariscos para los atletas al final de los Juegos, junto con 119,610 libras de carne de res, 71,920 libras de cordero, 4,706 libras de ajo, 2,697 galones de aceite de oliva, 19,547 libras de aceitunas, 75,856 libras de ensalada de verduras y 176,334 libras de papas”.

En su apogeo, la cocina de la villa de atletas preparaba 60 000 comidas diarias, producidas a partir de envíos diarios de 210 000 kilogramos (460 000 libras) de ingredientes crudos, todos servidos en cuatro millones de platos biodegradables para 18 000 atletas, entrenadores y personal.

Personalmente, creo que contratar a suficientes personas para administrar toda esta comida superaría los beneficios de organizar los Juegos Olímpicos... por lo que los Juegos Olímpicos son esencialmente dirigidos por voluntarios.

voluntarios

De acuerdo con nuestro buen amigo el contrato olímpico, los Juegos Olímpicos de Beijing tenían 1.125.799 personas solicitando voluntariado.

Los Juegos Olímpicos de Sydney contaron con 40.000 voluntarios que se estima que le ahorraron a la ciudad 60 millones de dólares en salarios. En los Juegos Olímpicos de Río, 70.000 voluntarios les ahorraron $100 millones por tener que pagarles el salario mínimo a los trabajadores. Esto habría elevado el costo total de albergar los Juegos Olímpicos en un tres por ciento.

Voluntarios Olímpicos de Sydney (Fuente)

Cuando hablamos de miles de millones de dólares, eso es un aumento significativo.

Los saludamos, voluntarios, incluso si a veces no quisieron presentarse.

Conclusión

Los Juegos Olímpicos son un desafío logístico loco. Si las ciudades lo logran, son aclamadas como héroes. Si no lo hacen, en realidad es totalmente esperado.

Tiene diez años para prepararse, pero se trata de la planificación estratégica y los aspectos logísticos. Si estos no están en su lugar... no tiene sentido ni siquiera hospedar.

Si está más interesado en formas exitosas de planificar los Juegos Olímpicos, aquí hay una breve guía práctica que podría pasarle al gobernador de su estado, si surge el tema.

Afortunadamente, su negocio no tiene que albergar los Juegos Olímpicos, pero si necesita ayuda para administrar la logística, consulte el directorio de software de logística de Capterra.