El costo de no hacer nada con un CRM ineficiente

Su sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es el corazón palpitante de la experiencia de sus clientes. Es como el motor de un automóvil deportivo que mantiene todo funcionando sin problemas. Ahora, piense en esto: no darle a su CRM la actualización que necesita es un poco como usar mapas de carreteras obsoletos en un viaje a través del país. Es posible que tome giros equivocados, se pierda desvíos emocionantes y termine gastando más en gasolina y reparaciones.

La tecnología heredada puede ser costosa de mantener y es posible que no pueda mantenerse al día con las necesidades cambiantes de sus clientes. Con un CRM ineficiente, corre el riesgo de perder clientes potenciales, al mismo tiempo que desperdicia tiempo y dinero valiosos. Es hora de analizar detenidamente el costo de no hacer nada con un CRM obsoleto e ineficiente.

¿Cuál es el costo de no hacer nada?

El concepto del costo de no hacer nada (CODN) es un marco que permite a las empresas evaluar las pérdidas potenciales, ya sea en términos de tiempo o dinero, como resultado del estancamiento o la inacción.

Fórmula del costo de no hacer nada

Para calcular la fórmula del costo de no hacer nada, las empresas deben evaluar los siguientes factores

Factores a considerar:

1. Cuántos: Este factor examina el número de personas afectadas.
2. Cuánto: Este factor se relaciona con la cantidad de tiempo o la cantidad de actividades involucradas.
3. Con qué frecuencia: este factor se relaciona con el período de tiempo que se está considerando.
   
   

Luego comienza la fórmula Cuántos X Cuánto X Con qué frecuencia = CODN

Evaluación de su stack tecnológico: ¿actuar o no actuar?

Ignorar las deficiencias de sus sistemas existentes, incluido su CRM, puede provocar una disminución de la eficiencia operativa, una disminución de la satisfacción del cliente y una pérdida de ventaja competitiva.

En la era digital acelerada, un enfoque de "esperar y ver" puede ser costoso. Si bien puede parecer conveniente posponer los cambios debido a la interrupción percibida o al miedo a los desafíos de la migración, el retraso puede hacer que su empresa se quede atrás en la carrera. Cuanto más espere, mayor será la brecha entre su CRM actual y las soluciones avanzadas disponibles en el mercado, lo que dificulta aún más la transición final.

Además de las implicaciones financieras directas, existen costos intangibles como oportunidades perdidas, productividad reducida y una posición de mercado debilitada.

Comprender el impacto financiero de un CRM ineficiente

Lo que muchos líderes empresariales no se dan cuenta es que el costo de no hacer nada con un sistema obsoleto debería ser un factor al evaluar su pila tecnológica. La tecnología heredada es costosa de mantener y puede causar mucha frustración a su equipo. Se encontrará lidiando con problemas de compatibilidad, rendimiento lento y falta de funciones que podrían ayudarlo a brindar un mejor servicio a sus clientes. El costo de estos problemas puede acumularse rápidamente, lo que resulta en pérdida de tiempo, pérdida de clientes y pérdida de ingresos.

Ejemplo de costo de no hacer nada en la prospección

Considere un escenario en el que los objetivos de prospección de su negocio se vean obstaculizados debido a la incapacidad de segmentar y priorizar clientes potenciales en un sistema de CRM eficiente. Aquí, el costo de no hacer nada puede ser más significativo de lo que cree.

Sin un sistema CRM eficiente, es posible que no pueda dirigirse a los clientes correctos con tratos y ofertas personalizados. El CRM desactualizado también significaría una falta de datos de clientes coherentes, lo que dificultaría priorizar prospectos en función de su valor potencial para su negocio.

Digamos, por ejemplo, que su equipo de ventas de 5 integrantes cada uno dedica aproximadamente 1 hora por día a tratar de segmentar prospectos manualmente, en lugar de enfocarse en captar prospectos de alto valor.

5 vendedores (cuántos) X 1 hora (cuánto) X 7 días (con qué frecuencia) = 35 horas por semana

Son 35 horas a la semana que su equipo de ventas dedica a segmentar manualmente sus datos en lugar de buscar prospectos.

Imagínese si pudiera entregar de 2 a 4 demostraciones más durante una semana. ¿Qué valor monetario traería eso a su equipo?

Ejemplo de Costo de no hacer nada en el envío de cotizaciones

Consideremos otro ejemplo en el que el proceso de cotización de su empresa se ve obstaculizado debido a procesos manuales en su sistema CRM heredado. El costo de no hacer nada aquí nuevamente podría ser sorprendentemente alto.

Con un CRM desactualizado, preparar y enviar cotizaciones o correos electrónicos puede ser un proceso engorroso. Es posible que su equipo de ventas deba recopilar datos manualmente, preparar la cotización y luego enviarla al posible cliente. Este proceso ineficiente podría generar demoras, crear una impresión negativa y potencialmente perder al cliente ante un competidor.

Supongamos que en su organización, un miembro de su equipo de ventas tarda aproximadamente 2 horas en preparar y enviar un presupuesto. Si tienes un equipo de 5 y cada uno envía 3 cotizaciones por día,

5 vendedores (cuántos) X 2 horas (cuánto) X 3 cotizaciones (con qué frecuencia) = 30 horas por día

Esto equivale a 150 horas por semana dedicadas únicamente a la preparación y envío de cotizaciones. Este tiempo podría reducirse significativamente con un CRM eficiente, liberando a su equipo para que se concentre más en la participación del cliente y otras tareas de alto valor.

Ejemplo de costo de no hacer nada en la preparación de notas de venta

Exploremos otro escenario en el que el costo de no hacer nada se hace evidente en el contexto de la preparación de notas de ventas en su sistema CRM obsoleto.

Si su equipo de ventas pasa demasiado tiempo ingresando datos en el CRM, tienen menos tiempo disponible para realizar demostraciones de productos. Este uso ineficiente del tiempo podría afectar directamente la cantidad de clientes potenciales a los que su equipo puede llegar y, en consecuencia, los resultados de su negocio.

Suponga que su equipo de ventas de 5 pasa un promedio de 3 horas por día ingresando datos en el CRM, reduciendo el tiempo disponible para realizar demostraciones.

5 vendedores (cuántos) x 3 horas (cuánto) x 1 día (con qué frecuencia) = 15 horas por día

Esto se traduce en 75 horas por semana de tiempo de demostración potencial perdido por la entrada de datos de CRM. Un CRM eficiente podría agilizar este proceso y permitir que su equipo maximice su tiempo realizando demostraciones, lo que generará más ventas potenciales y mayores ingresos.

Ejemplo de costo de no hacer nada en la gestión de datos

Profundicemos en otro ejemplo en el que el costo de no hacer nada se vuelve evidente: la gestión de datos en un sistema CRM obsoleto.

Su equipo de marketing, en lugar de crear estrategias y campañas de marketing efectivas, podría estar dedicando una gran parte de su tiempo a corregir y recopilar datos debido a una integración incorrecta de su CRM. Este uso ineficiente del tiempo puede ralentizar los esfuerzos de marketing y socavar la eficacia general de sus campañas.

Suponga que su equipo de marketing de 4 pasa un promedio de 2 horas por día corrigiendo y recopilando datos.

4 miembros del equipo de marketing (cuántos) X 2 horas (cuánto) X 1 día (con qué frecuencia) = 8 horas por día

Esto se traduce en 40 horas por semana que su equipo de marketing dedica a administrar datos, lo que podría reducirse drásticamente con un CRM más eficiente y las integraciones correctas implementadas. Este tiempo ahorrado se puede redirigir hacia la creación de estrategias y la implementación de campañas de marketing más efectivas, lo que da como resultado una mejor participación del cliente y un aumento potencial de las ventas.

En conclusión, los costos tangibles e intangibles de mantener un sistema CRM heredado e ineficiente pueden afectar significativamente sus operaciones comerciales, la productividad del personal y, en última instancia, su resultado final. Los costos de no hacer nada, que a menudo se pasan por alto, pueden acumularse con el tiempo, lo que genera pérdidas sustanciales de ingresos y oportunidades perdidas. Por lo tanto, es crucial evaluar periódicamente la eficacia de su sistema de CRM y tomar medidas proactivas para actualizarlo o reemplazarlo, si es necesario. Un sistema CRM moderno y eficiente puede agilizar los procesos, ahorrar un tiempo valioso y permitir una mejor participación del cliente, lo que lleva a un aumento de las ventas y un mejor crecimiento empresarial. Recuerde, el 'costo' de no hacer nada podría ser mayor de lo que cree.