El caso del seguimiento del tiempo: lo que dicen las personas que usan el seguimiento del tiempo sobre sus beneficios

“La gente común piensa simplemente en pasar el tiempo. Grandes personas piensan en usarlo”.

- Desconocido

El tiempo pasa, nos guste o no.
Otra verdad es: el tiempo pasa tanto si hacemos algo como si no. Dentro de diez años, puede lograr todas sus metas o puede vivir exactamente la misma vida que tiene ahora, solo siendo 10 años mayor.

Por eso debemos emplear nuestro tiempo sabiamente y tener cuidado de no malgastarlo; después de todo, ese es el único recurso que no podemos recuperar una vez que se ha ido.

¿Cómo estar seguro de que no estás perdiendo el tiempo y que lo estás gastando haciendo las cosas correctas?

Bueno, una de las soluciones es rastrearlo.

¿Qué es el seguimiento del tiempo?

El seguimiento del tiempo se puede definir como la documentación de sus tareas diarias y el tiempo que necesita para completarlas.

Puede hacerse dentro de una empresa, en cuyo caso los empleados hacen un seguimiento de sus obligaciones laborales y horas de trabajo, o puede hacerlo de forma independiente, ya sea con fines de facturación (si está trabajando como autónomo, por ejemplo) o simplemente para mejorar su productividad. .

En épocas anteriores, era bastante común realizar un seguimiento del tiempo que los empleados pasaban en el trabajo mediante tarjetas magnéticas, geolocalización y métodos de entrada y salida; ahora usamos principalmente aplicaciones de seguimiento del tiempo, como Clockify, debido al hecho de que la mayoría de nosotros trabajamos desde casa.

Con la aplicación, puede realizar un seguimiento del tiempo de dos maneras: a través de hojas de tiempo o con un temporizador.

Hojas de horas

Agrega manualmente sus tareas y el tiempo que pasó haciendo dichas tareas, generalmente al final del día. Algunas personas lo hacen al final del mes o cada pocos días, pero yo no lo recomendaría ya que es fácil olvidar algo de esa manera.

El método de parte de horas es más popular porque, en la mayoría de los casos, no necesita un alto nivel de precisión; Además, tener en cuenta que tiene que iniciar/detener el temporizador puede ser estresante para algunas personas.

Temporizador

Inicia el temporizador cuando comienza a trabajar en una tarea y se detiene cuando termina. Es más preciso ya que registra los momentos exactos en que comienza y se detiene, mientras que los usuarios de hojas de tiempo ingresan tiempos aproximados. Es excelente en los casos en que desea medir y/o mejorar su productividad.

¿Por qué es importante el seguimiento del tiempo?

Ahora, cuando cubrimos lo que es, también deberíamos hablar sobre por qué es importante. ¿Por qué debería llevar un registro de su tiempo?

El seguimiento del tiempo facilita la facturación y hace que el procesamiento de la nómina sea más eficiente

Razón número uno: dinero.

Cuando realiza un seguimiento del tiempo, básicamente tiene un registro de todas las horas facturables y no facturables.

¿Qué significa eso?

Si es una empresa, hace que el procesamiento de datos para la nómina sea mucho más fácil.

Especialmente si tiene una pequeña o mediana empresa y no tiene dinero para gastar, hacer un seguimiento de todo lo ayudará a mantenerse dentro de un presupuesto.
También puede obtener datos en los que puede confiar si decide ajustar el precio de sus productos o servicios.

La facturación precisa es increíblemente importante tanto para los autónomos como para los clientes.
No subestimes las horas que dedicas; también puede facilitar el cálculo de su tarifa por hora o una tarifa de proyecto fija.
Si está en el extremo de la contratación, puede ver a dónde va exactamente su dinero.

Los rastreadores de tiempo proporcionan datos útiles

Cuando ingresa datos todos los días, termina con una gran cantidad de datos; en este caso, con información útil que puede utilizar de varias maneras. En primer lugar, verá cuánto está trabajando su equipo y en qué está trabajando, así como la cantidad de tiempo que suele tardar en completar una tarea.

Cuando vea todo eso, en blanco y negro, puede preguntarse: ¿Hay algún área que necesite mejorar? ¿Podemos hacer algo más eficientemente? ¿Necesitamos trabajar más inteligentemente en lugar de más duro?
Responder esas preguntas e implementar los cambios necesarios hará que su equipo sea más productivo y su negocio más rentable.

También le ayudará a planificar mejor. Podrá pronosticar la cantidad de horas necesarias para proyectos futuros y estimar el costo de dichos proyectos.

PD Aunque estaba escribiendo sobre equipos, todo se aplica incluso si trabajas solo. Analizar tu propio trabajo requiere apertura y honestidad, así como responsabilidad, lo cual es admirable, ¡adelante!

El seguimiento del tiempo puede mejorar la productividad

¿Tienes problemas con la procrastinación? ¿O algo que interrumpe constantemente su flujo de trabajo? ¿O tal vez eres dolorosamente consciente de tu falta de concentración y estás decidido a mejorar?
El seguimiento del tiempo puede ser la solución.

Es menos probable que te desplaces interminablemente por las redes sociales y es más probable que hagas lo que se supone que debes hacer cuando sabes que tendrás que enfrentarte a ver la lista de tus actividades diarias escrita en tu pantalla. Te hace responsable y hace que sea más fácil desconectarse de las distracciones.

Puedes ver si algunas tareas tuyas toman mucho más tiempo del que deberían o si pierdes tu tiempo y energía haciendo algo completamente innecesario; tener una idea como esa es la clave para mejorar su productividad.

“Se ha convertido en una herramienta muy importante en mi negocio. Tengo varios clientes para los que debo realizar un seguimiento de tareas específicas, y no solo puedo realizar un seguimiento de esas entradas de tiempo fácilmente, sino que puedo mirar hacia atrás y ver si me estoy volviendo más eficiente en el tiempo en esas tareas”. – Elizabeth Kroll, abogada

El seguimiento del tiempo puede ayudarte a estudiar

No tiene que estar ligado exclusivamente a los negocios; tiene su propósito incluso en un ambiente académico, entre profesores y estudiantes.

Si eres estudiante y la temporada de exámenes se acerca pronto, pásate a la gestión del tiempo. ¡Los sentimientos de pánico y/o muerte inminente no tienen que ser su única fuerza motivadora!

El seguimiento del tiempo de la tarea evita la multitarea

Además, las aplicaciones de seguimiento del tiempo normalmente no le permiten realizar un seguimiento de dos tareas a la vez.

Puedes preguntarme: ¿cómo es eso bueno?

Contrariamente a la creencia popular, la multitarea está bien si está escuchando un podcast y haciendo tareas domésticas o escuchando un audiolibro mientras toma un tren para ir al trabajo, pero no está bien si está trabajando. Nadie más debería esperar que realices varias tareas a la vez.
Si está haciendo algo que requiere toda su atención, es imposible: terminará con dos o más tareas a medias en lugar de una completa y probablemente terminará frustrado. Hacer una tarea por una es en realidad mucho más eficiente.

(Por creencia popular me refiero principalmente a mi creencia. Traté de convencerme de que está bien y que puedo escribir y hacer otras cosas al mismo tiempo... mi larga investigación empírica me convenció de que, de hecho, no puedo).

Lo que dicen las personas que usan software de seguimiento de tiempo sobre sus beneficios

Como dijo Laura Vanderkam, autora de los libros 168 horas y Sé cómo lo hace : “ Si quieres perder peso, debes anotar lo que comes. Lo mismo con el tiempo. Si quieres pasar mejor el tiempo, necesitas averiguar a dónde va.
Tal vez algo que pensabas que era un problema realmente no lo es. Tal vez algo que nunca consideraste está tomando mucho más tiempo de lo que pensabas ”.

Mi experiencia con el seguimiento del tiempo cuando trabajaba como autónomo

No soy ajeno a trabajar por cuenta propia; tampoco soy una persona organizada por naturaleza y disfruto decorando mi agenda más que planificando.
Sin embargo, como necesitaba ser productivo y quería hacer mi trabajo lo mejor que pudiera, y también vivimos en una época en la que la tecnología puede ayudarnos con casi todo, utilicé un software de seguimiento del tiempo.

Definitivamente mejoró la calidad de mi vida, no de una manera milagrosa que mostrarían los comerciales de televisión (todavía tenía que trabajar), pero me permitió hacer mi trabajo en lugar de:

• Preguntarme si el cliente me pagaría la cantidad correcta por la cantidad de horas que pasé trabajando. Si eres un profesional independiente que cobra por hora, el tiempo es literalmente dinero.
• Sentirme culpable por no trabajar lo suficiente: cuando trabajas para ti mismo, puede ser difícil encontrar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida.
• Perder el tiempo y procrastinar. (No quería poner en la hoja de tiempo que miré videos de perros lindos o hice cuestionarios para averiguar qué tipo de pan se ajusta a mi personalidad).

Cuando comencé a controlar el tiempo, descubrí cuánto trabajo inactivo tiendo a hacer, lo cual no fue fácil ni placentero, pero me ayudó, me empujó a hacer algunas mejoras en mi trabajo diario ( y vida).

Lo más importante que hice fue establecer límites claros entre el trabajo y el tiempo libre. Me aseguré de trabajar de la manera más eficiente posible durante el período de tiempo que establecí y, por otro lado, me prohibí pensar en el trabajo fuera de mis horas de trabajo autoimpuestas, lo cual fue excelente para mi salud mental.

El tiempo de trabajo exacto y los informes también benefician a los clientes.

También fue genial para mis clientes, ya que pudieron ver cómo avanzaba el proyecto y en qué estaba trabajando en ese momento. Hizo que nuestra comunicación fuera más fácil y, en general, ayudó a que nuestros proyectos fueran más fluidos.

La experiencia de otros autónomos

Otros tuvieron una experiencia similar:

“Soy escritor y uso Clockify para mi uso personal, para mantenerme responsable y llevar un registro del tiempo que paso escribiendo y desarrollando diferentes proyectos por semana. Ha sido de gran ayuda mantenerme enfocado y dedicar el tiempo que debería cada semana a cada proyecto. Antes solo escribía hasta que terminaba un cierto número de páginas o una idea, pero al obligarme a cumplir con ciertos requisitos de tiempo, he podido hacer mucho más. Definitivamente lo recomendaría a otros escritores.”

“Como diseñador gráfico, es importante para mí brindarles a mis clientes la cantidad precisa de trabajo que hice, desglosado en tareas y proyectos para que puedan ver lo que están pagando. Con Clockify, esto se ha convertido en una carga menor para mí y me permite invertir más tiempo en lo que hago mejor en lugar de papeleo o contar horas”.

– Elijah D, diseñador gráfico

Cuando se trata de cosas como esta, la experiencia de primera mano de alguien es en lo que más confío.
Esto es lo que los propietarios y empleados de varias empresas dijeron sobre el seguimiento del tiempo y sus beneficios:

El rastreador de tiempo ayuda con la gestión de un equipo.

“ Administrar un equipo lleno de desarrolladores de software es una responsabilidad seria. Clockify facilitó el seguimiento del progreso de cada individuo mientras generaba un informe completo sobre en qué habían trabajado y cuánto tiempo habían pasado con la prueba de las actividades realizadas. Esto facilitó que el jefe calculara los gastos generales basados ​​en KPI y el rendimiento con la máxima eficiencia. La implementación también fue muy intuitiva y rápida. Los tableros y la representación de la información también fueron muy completos ”.

– Dilanka H, ​​Jefa de Innovación

Clockify es efectivo y fácil de usar

“ 1. Es muy fácil de usar y muy rápido cualquiera puede tomarlo, útil cuando se incorpora a un nuevo empleado. 2. Permite la gestión eficaz de las tareas de limpieza para los jefes y jefes de equipo, como la asistencia, las hojas de tiempo, etc. 3. Herramienta sencilla para facturar las horas trabajadas y revisar el tiempo empleado en proyectos y tareas a través de informes. 4. También hay una aplicación móvil que permite realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las llamadas, especialmente cuando es un consultor o proveedor de servicios de asesoramiento y pasa mucho tiempo al teléfono. 5. Puede configurar el seguimiento del tiempo para clientes, proyectos y tareas específicos y asignarlo a empleados específicos; esto es muy granular y completo ”.

– Subash B, cofundador de una empresa de marketing y publicidad

Los rastreadores de tiempo son convenientes

“ Nuestro negocio pasó del registro de horas en un bloc de notas a este increíble programa. ¡Qué tremenda diferencia ha hecho! Conveniente, eficiente y se ve muy de moda! Nos permite marcar la entrada y la salida para horas/días específicos en lugar del temporizador tradicional ”.

– Gabrielle W, asistente contable

El tiempo de seguimiento ayuda a fijar el precio de sus productos

“ Gran experiencia: hace que fijar el precio de mis productos sea pan comido.
Al fijar el precio de mis productos para la venta, la mayor parte del costo está en mano de obra, por lo que es de gran ayuda. Puede establecer su tarifa por hora, tener diferentes hojas de tiempo para cada proyecto y el tiempo es tan simple como un botón de inicio/parada” .

– Lisa E, joyera

¿Puede el seguimiento del tiempo ser una mala idea?

Puede.

Tan útil como es el seguimiento del tiempo, no funcionará para todos, no tiene sentido para todos los trabajos y tareas. Por ejemplo, si eres un freelancer al que le pagan por proyecto en lugar de por hora y, además, eres excelente administrando tu tiempo.

Por supuesto, hay una distinción entre no tan útil en mi caso particular y una mala idea : repasaremos situaciones en las que este último puede ser el caso y luego brindaremos una solución.

Si el sentimiento monitoreado y/o la violación de la privacidad es el problema

La introducción del seguimiento del tiempo puede hacer que sus empleados se sientan incómodos; pueden sentir que están siendo observados y que no tienen privacidad. Como consecuencia, puede afectar negativamente no solo su desempeño sino también el ambiente de trabajo y la relación entre los empleados y el empleador.

Solución :

Es muy importante establecer confianza entre todos en la empresa y crear un ambiente agradable donde todos se sientan valorados.

Cuando presente el nuevo software, haga un esfuerzo por explicarles por qué, así como cuáles son los beneficios. Hágales saber que usted también lo usa; no hay nada tan efectivo como predicar con el ejemplo.

si es estresante

El seguimiento del tiempo puede ser un poco aburrido, pero no se supone que lo ponga ansioso o agregue una cantidad significativa de carga de trabajo adicional.

Solución :

Como empleador, debe asegurarse de proporcionar instrucciones claras sobre cómo usar el software. Además, es una buena idea auditar las entradas cada semana o cada 2 o 3 semanas para asegurarse de que todo esté etiquetado y categorizado correctamente; es mejor abordar todos los problemas lo antes posible y evitar estrés adicional en el futuro.

Hay muchas aplicaciones de seguimiento del tiempo en el mercado: cuando decida cuál introducir en su empresa, elija la que tenga una interfaz intuitiva y sea rápida y sencilla de usar, por lo que no le quitará mucho tiempo. Lo mismo ocurre con los autónomos.
Hacer bien tu trabajo ya es lo suficientemente difícil y estresante: el objetivo de usar estas aplicaciones es simplificar tu vida, no complicarla más.

“En términos de sensación y uso, Clockify tiene muchas integraciones y tiene una interfaz simple, elegante e intuitiva, independientemente del dispositivo o navegador compatible en el que decidas usarlo. Esto es especialmente cierto para su aplicación web fácil de usar y fácil de navegar, a la que se puede acceder desde cualquier lugar para ver su progreso y el de su equipo actual”. – Tiempo de escritorio.

Además, una buena pregunta para hacerse (a usted mismo) es: ¿hay algún refuerzo positivo para que alguien sea eficiente y haga bien su trabajo, o solo hay consecuencias negativas por la falta de productividad?

Si simplemente no puede comprometerse a controlar el tiempo todos los días y lo hace de forma retroactiva

Si su rutina de seguimiento del tiempo consiste en tratar de recordar lo que hizo hace 3 días, entonces probablemente no sea eficaz. La memoria humana no es el narrador más fiable que puedas tener.

Solución :
Configure una alarma que suene todos los días de la semana a una hora determinada para recordarle que debe comenzar a registrar el tiempo o realizar un seguimiento de todas sus tareas en la hoja de tiempo. (Y no lo pospongas).

También hay una opción en la extensión del navegador de Clockify para configurar un recordatorio para iniciar el temporizador.

Conclusión

El seguimiento del tiempo es una gran herramienta para mejorar su productividad y facilitar cosas que pueden ser frustrantes, como facturar o estimar el costo de su próximo gran proyecto. También proporciona datos invaluables que pueden ayudarlo a usted y a su empresa a ser lo mejor que pueden ser.

Para usar su tiempo de manera efectiva y eficiente, primero debe saber a dónde va y luego orientarlo en la dirección correcta. Lo bueno es que, con todas las aplicaciones y recursos que tenemos, nunca ha sido tan fácil hacerlo.