Los mejores asistentes virtuales para contratar

¿Pasas horas todos los días respondiendo correos electrónicos?

¿Tiene dificultades para encontrar tiempo para publicar contenido en las redes sociales?

¿Ocupa demasiado de su tiempo en tareas menores como reservar reuniones, citas, vuelos, conferencias, etc., cuando preferiría establecer contactos, vender, construir su marca y desarrollar relaciones con los clientes?

Eres un candidato ideal para un asistente virtual. Y esta publicación está aquí para mostrarte cómo reclutar a los mejores.

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¿Qué es un asistente virtual?

Al igual que un asistente personal o un asistente ejecutivo, un asistente virtual es alguien que alivia su carga de trabajo al eliminar tareas más simples o tediosas. Esto puede incluir responder correos electrónicos, incorporar clientes, reservar vuelos, administrar su presencia en las redes sociales, administrar su calendario, investigar y mucho más. Lo que diferencia a un asistente virtual de otros tipos de asistentes es que, en lugar de trabajar junto a usted en su hogar u oficina, su trabajo se realiza de forma remota y toda la comunicación se realiza de manera virtual.

¿Dónde puedes encontrar los mejores asistentes virtuales?

Los asistentes virtuales son cada vez más comunes y, por lo tanto, los lugares para obtenerlos también están creciendo.

Hay asistentes virtuales en todo el mundo. Sin embargo, no hace falta investigar mucho sobre los asistentes virtuales para descubrir que Filipinas tiene casi el monopolio del mercado, con muchos servicios también con sede en la India. De hecho, Dennis Yu tiene una sociedad con la agencia de VA filipina OnlineJobs.ph y usa el sitio para reclutar a todo su equipo de asistentes virtuales. Sin embargo, también hay opciones que están disponibles más cerca de casa.

Estas son solo algunas de las agencias de asistente virtual:

Asistentes virtuales con sede en EE. UU.:

• Zirtual
• Asistencia virtual EE. UU.
• Amarrar
• Prialto
• Asistente virtual 24/7 (tenga en cuenta que tienen opciones nacionales y en el extranjero)
• Woodbows (también tienen opciones nacionales y en el extranjero)
• Valientemente

Asistentes virtuales con sede en Canadá:

• Los gurús virtuales
• Asociación Canadiense de Asistentes Virtuales
• Oficina Inteligente
• Servicios virtuales NS
• Asistente Virtual Canadá

Asistentes virtuales en el Reino Unido:

• Virtalento
• Ángeles administradores
• Sociedad de Asistentes Virtuales del Reino Unido
• Time Etc. (esta empresa tiene oficinas en los EE. UU. y el Reino Unido)

Asistentes virtuales con sede en Filipinas:

• Agentes sigilosos
• PersonalVirtual.ph
• óvulos virtuales
• Compañero de trabajo remoto
• Bien hecho virtual
• Pimienta VA

Cuáles son los beneficios de los asistentes virtuales

Como se mencionó anteriormente, los asistentes virtuales tienen muchas similitudes con los asistentes personales o ejecutivos y, por lo tanto, pueden contratarse por las mismas razones. Existen para aligerar su carga de trabajo para que pueda concentrarse únicamente en las cosas que quiere hacer o las cosas que necesitan su atención específicamente. Las principales diferencias entre los asistentes personales o ejecutivos y los asistentes virtuales es que, por lo general, los asistentes virtuales cuestan mucho menos y trabajan de forma remota.

Al elegir un asistente virtual frente a otros modelos de outsourcing, tienes la ventaja de tener a alguien que está contigo a largo plazo y, por lo tanto, alguien que conoce todas tus preferencias, ideologías y ritmos. Sabrán qué asiento prefiere al reservar sus vuelos. El tono que usas para tus publicaciones de Facebook. Qué reuniones siempre desea priorizar y cuáles se pueden cancelar para dejarles espacio. En otras palabras, llegan a conocerlo y se vuelven expertos en anticipar sus necesidades y preferencias, haciendo que su vida en general sea más fluida y más de su agrado.

Además, al contratar VA, puede buscar personas que tengan las habilidades que le faltan. ¿Quiere aumentar su presencia de video en sus cuentas de redes sociales? Tiene más sentido contratar a alguien que ya tenga estas habilidades en lugar de tratar de hacerlo por su cuenta (luego descubre que no tiene tiempo para mantenerlo y termina contratando a alguien para ello de todos modos). Tal vez eres una persona fabulosa para las personas, pero las tareas administrativas nunca han sido tu punto fuerte. Un VA de operaciones es imprescindible para usted. Cualquiera que sea el área que encuentre que podría repasar en su negocio, probablemente haya un VA para usted.

Finalmente, los VA te devuelven la vida. Dirigir el programa por su cuenta no es tarea fácil, y es fácil que su trabajo se desborde en su tiempo personal y familiar. Desarrollar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida lo hace mejor en todas las áreas de la vida, incluido el trabajo, y hace que valga la pena aportar una mano adicional a su equipo.

¿Cuál es la diferencia entre la subcontratación y la contratación de un asistente virtual?

Para ser sincero, dependiendo de quién dé la definición, las líneas entre lo que califica como subcontratación y lo que califica como emplear un asistente virtual pueden ser un poco borrosas e implicar muchos cruces. Si bien no todos estarían de acuerdo, quizás la forma más sencilla de pensar en los dos es pensar en la subcontratación como el término general, con los asistentes virtuales incluidos.

Tanto la subcontratación como el empleo de un asistente virtual implican contratar el trabajo a una parte externa.* Los asistentes virtuales generalmente se contratan a largo plazo, mientras que la subcontratación se puede utilizar tanto para trabajos a corto como a largo plazo. Los asistentes virtuales tienden a trabajar exclusivamente para una persona o parte, mientras que cuando se subcontrata, la persona o empresa contratada puede trabajar solo para usted o hacer malabarismos con varios proyectos y empleadores a la vez.

*Nota: esta declaración es una con la que algunos, incluido Dennis Yu, no estarían de acuerdo y destaca la diferencia potencial entre la subcontratación y el empleo de un asistente virtual. Debido a que los asistentes virtuales se contratan a largo plazo, diría que están en una nómina regular, y debido a que trabajan exclusivamente para usted, se los debe considerar como cualquier empleado de oficina. Si bien ciertamente hay un argumento para esto, generalmente hay algunas diferencias entre los dos campos. Por ejemplo, los asistentes virtuales generalmente reciben una compensación diferente a la de los empleados de tiempo completo, pueden recibir beneficios diferentes (o ninguno), y pueden ser empleados a través de una relación con un servicio de asistente virtual de terceros.

En gran parte, el debate es de semántica, pero al final, lo importante aquí es comprender cuál es la configuración esperada para contratar y emplear a un VA, y elegir la mejor opción para usted y su agencia.

¿Qué NO debes buscar en un asistente virtual?

Según Dennis Yu, el error más común que cometen las personas al contratar asistentes virtuales es esperar encontrar uno que pueda ser un experto en todos los oficios. Esto, dice Yu, es la razón más común para formar asociaciones fallidas o para que el VA renuncie prematuramente. En su lugar, recomienda contratar asistentes virtuales separados para operaciones, video, contenido, diseño, gestión comunitaria e ingeniería web.

Obviamente, no es realista ni necesario que todas las nuevas empresas y emprendedores contraten un VA en cada área de inmediato, pero puede ver claramente por qué Yu advierte encarecidamente que no se debe intentar contratar un VA para cubrir todas estas áreas tan diversas. En cambio, al tener un VA para cada rol específico, se convertirán en maestros de sus carriles, permitiéndole estar tranquilo, contando con su trabajo oportuno y de calidad.

9 características de los mejores asistentes virtuales

Orientado al detalle

Cuando entrega instrucciones con frecuencia y confía en el hecho de que se siguen al pie de la letra, o basa su calendario diario en invitaciones y citas reunidas por otra persona, necesita saber que tiene a alguien que no deja pasar nada. las grietas

Una forma en que Dennis Yu prueba esto en el proceso de contratación es dar a los solicitantes una tarea y, en medio de las instrucciones de la tarea, les dice que pongan una palabra al azar en la línea de asunto de su respuesta por correo electrónico. Por ejemplo, a menudo usa la palabra "conejo". Los aspirantes que no cumplan con este detalle quedan automáticamente descartados.

Ese pequeño detalle puede no parecer gran cosa cuando se trata de una línea de asunto. Sin embargo, cuando el detalle es que su asistente le diga que necesita estar en un aeropuerto cuando resulta que en realidad necesita salir del aeropuerto a una hora del extremo opuesto de la ciudad, es un problema mayor. La pequeña prueba simple de Dennis Yu ayuda a identificar los AV que tienen más y menos probabilidades de cometer ese error.

Creativo, ingenioso e independiente.

Todos sabemos que la vida sucede y que a veces las cosas no salen exactamente como las planeamos. Si tiene un VA que se paraliza cada vez que surge algo inesperado, no le será de mucha ayuda. Después de todo, si está recibiendo más correos electrónicos llenos de preguntas y pánico de su VA que de sus clientes, ¿cuál fue el punto de contratar a alguien?

En el proceso de la entrevista, intente preguntar cómo el candidato ha manejado situaciones inesperadas antes y pídale que brinde un ejemplo concreto de lo que hizo para enfrentarlo.

Leal

Como se dijo anteriormente, uno de los principales beneficios de tener un VA es tener a alguien que crece para comprender sus ritmos y anticiparse a sus necesidades. Evidentemente, esto sólo puede lograrse teniendo a la misma persona contratada durante un período de tiempo razonable.

Aunque la lealtad a veces puede ser difícil de evaluar en un proceso de entrevista, una forma es observar su educación y su historial laboral. Si parece que se quedan en un lugar por un buen tiempo, generalmente es una buena señal. También puede preguntar cuáles son sus planes futuros, qué esperan en su carrera y pensar si podrá apoyar el camino que esperan.

Lo que conduce al elemento quizás más importante para cultivar empleados leales: ¡debe tratarlos bien! Asegúrate de comunicarte bien, pide sus opiniones, escucha atentamente sus aportes, dales una carga de trabajo manejable y bríndales oportunidades para crecer en las áreas que les interesan. Asciendelos cuando se lo hayan ganado y dales liderazgo. oportunidades a medida que crecen en ellos. Cuando sus asistentes virtuales sienten que se preocupan por ellos como personas y que están comprometidos con que les vaya bien en sus carreras y en la vida, es mucho más probable que se queden con usted y vayan más allá en su trabajo para usted. .

Profesional

No lo olvide: no será el único que interactúe con su VA. Quiere a alguien con quien pueda contar para comunicarse con clientes y colegas potenciales mientras reflexiona bien sobre su operación.

Asegúrese de que todas sus comunicaciones con usted durante el proceso de contratación demuestren profesionalismo, tanto en el tono como en términos de gramática y dominio del idioma. Y tal vez haga una búsqueda rápida en Google solo para asegurarse de que no haya señales de alerta evidentes que aparezcan inmediatamente en Internet en algún lugar que los clientes potenciales puedan descubrir después de conocerlos un poco.

Fuerte comunicador

La comunicación virtual puede ser complicada.

Cuando es el único medio de interacción entre usted y su asistente, así como su asistente y sus clientes/clientes potenciales/colaboradores, debe asegurarse de tener a alguien que pueda manejarlo hábilmente.

Esté particularmente atento en el proceso de contratación para detectar malentendidos que puedan indicar frustración en el futuro, así como tonos o lenguaje engañosos. Al igual que con la característica anterior, recuerde que esta persona a menudo actuará como la cara (virtual) de su negocio, por lo que desea asegurarse de que todo y cada forma en que se comunica es algo que le complace haber atribuido a su agencia o negocio.

De confianza

Para muchos empresarios y propietarios de agencias, lo más aterrador de contratar a un VA es renunciar al control exclusivo de cada detalle de su operación y confiar en otra persona para que maneje las cosas con los mismos estándares. Esto es perfectamente comprensible: después de todo, su agencia es su sueño y su bebé.

Afortunadamente, cuando tenga a la persona adecuada en su equipo, descubrirá que la calidad de las ofertas de su agencia no solo permanece igual, sino que en realidad aumenta. Dos manos son mejores que una, después de todo, y una vez que su trabajo se divide en porciones más manejables, cada tarea individual finalmente puede recibir la atención que merece.

Es decir, siempre que obtenga un VA confiable.

La confiabilidad puede ser difícil de evaluar en el proceso de contratación, pero, en general, si les está yendo bien en las otras áreas (orientación a los detalles, profesionalismo), ha tenido un buen comienzo. Asignar a los solicitantes un miniproyecto con una fecha y hora de vencimiento también ayuda a filtrar el grupo. Pero finalmente, puede contratar empleados en un período de prueba de 1 a 3 meses para determinar realmente si es alguien con quien desea comprometerse e invertir a más largo plazo.

Entusiasta

La industria del marketing digital está llena de personalidades emocionantes, colaboraciones e innovaciones. Y por esa razón, hay muchos jóvenes prometedores que están ansiosos por abrirse camino y dejar su huella. Si puede encontrar a una de estas personas, puede contar con alguien que irá más allá del llamado del deber.

Los empleados entusiastas escuchan profundamente las ideas de los demás, las internalizan y luego agregan sus propios desarrollos positivos. Tienen el enfoque y el impulso para detectar errores e intervenir, innovar en el statu quo y mejorar cada área con la que entran en contacto. En otras palabras, es la persona que quieres en tu equipo.

Altamente cualificados

Tal vez lo más obvio que debe buscar en un asistente potencial es alguien que realmente sea bueno en el trabajo que le está pidiendo que haga. Al igual que en cualquier entrevista, querrá analizar los detalles (y, si corresponde, ver ejemplos) de la educación anterior y/o la experiencia laboral del solicitante.

Asegúrese de dar algún tipo de asignación en el proceso de la entrevista también. Confiar únicamente en ejemplos del pasado del solicitante puede ser engañoso, ya que es posible que haya trabajado con compañeros de clase o colegas para entregar el producto final. Al darle al solicitante una tarea pequeña, obtendrá una idea más precisa de su habilidad individual.

Receptivo a la retroalimentación

Todos tienen espacio para crecer y, en particular, a medida que usted y su asistente virtual se están acostumbrando a los ritmos del otro, a menudo tendrá que brindarle a su asistente virtual comentarios positivos y críticas constructivas.

El mejor VA es alguien que es lo suficientemente humilde y seguro para aceptar sus críticas y traducirlas en una mejora profesional. No quieres a alguien que se doblega ante el primer susurro de negatividad, ni a alguien que tenga tal ego que ignore cualquier indicio de que otros podrían tener mejores ideas para su trabajo. Cualquiera de esos candidatos no durará como empleado a largo plazo.

Una vez más, la mejor manera de probar esto es dar una tarea en el proceso de solicitud. Discuta el trabajo del solicitante con él una vez que esté completo y observe su reacción a sus comentarios, tanto positivos como negativos.

Aunque también hay cosas que puedes hacer en este campo. Dennis Yu ha señalado que la presentación y la recepción de comentarios están muy influenciadas por la cultura y, por ese motivo, es mejor ser lo más positivo posible, incluso cuando se ofrece una crítica. Aboga por el "sándwich de elogios", que consiste en comenzar con aspectos positivos, introducir los cambios que le gustaría ver y luego terminar de nuevo con más elogios por su trabajo.

Contratando a los mejores asistentes virtuales

Quizás el elemento más importante para encontrar VA de calidad es tener un proceso de contratación completo. Para leer más sobre cómo el proceso que Dennis Yu ha establecido para contratar a su equipo de asistentes virtuales, consulte esta publicación.

Si bien la contratación de un VA inicialmente puede parecer un proceso de ceder el control, debe considerarse como una experiencia de empoderamiento. Con la ayuda de un VA competente, usted y su agencia estarán más enfocados, más organizados, más optimizados y serán más hábiles con el trabajo y las comunicaciones que producen.

Y con su nuevo conocimiento que se encuentra arriba, puede estar seguro de que esta agencia 2.0 habilitada por VA está a su alcance.