El arte de prestar atención: comunicarse de manera más inteligente en equipos remotos

Comienzo mi día de trabajo saludando a personas inconscientes que nunca he conocido.

Entonces me meto en una pelea con un robot.

Es decir: en Convert, nos comunicamos un poco diferente.

Aquí, somos un equipo totalmente remoto, trabajando en horarios casi totalmente flexibles. Estamos ubicados en 9 países diferentes y trabajamos en 11 zonas horarias.

Y sin embargo, nos conocemos. Y sabemos cómo comunicarnos. “Entrando” hace 3 meses para mi primer día, me sorprendió descubrir qué tan bien, con qué fluidez y con qué empatía parece llevarse el equipo.

Así funciona todo.

• Cómo los robots nos recuerdan para comunicarnos como humanos.
• Cómo “presumimos con humildad” y compartimos nuestras “cagadas”.
• Las herramientas que usamos para trabajar "al aire libre", incluso en zonas horarias y detrás de computadoras portátiles.

FLOJO

Todo el mundo y su madre suscrita a Tech Crunch usan Slack, y por una buena razón.

Es ingenioso, es eficiente, es fácil de organizar. La aplicación móvil funciona bien. Incluso las pequeñas notificaciones sonoras suenan generalmente agradables.

Si Convert tuviera una oficina tradicional, Slack sería nuestra sala de conferencias, nuestra cocina, nuestra sala de reuniones y nuestro tablón de anuncios. Así es como lo usamos para hacer que "en línea" se sienta como "en persona".

los bots:

Slackbot:

Nuestro slackbot, curiosamente, desempeña el papel de animadora, mariscal y cómico.

Nunca puedo hacer un seguimiento de qué, exactamente, lo desencadena, pero puedo dividir las indicaciones de comando en algunas categorías: para las risas y para la misión.

En la última categoría, tenemos la gran regla: lenguaje neutro en cuanto al género.

Convert tiene una política dedicada a Conscious Business, que es multifacética y está en constante desarrollo. Pero una gran parte de esto es la neutralidad de género, que es fundamental para nuestro proceso de contratación, nuestra misión social y nuestro lenguaje.

Entonces, Slackbot nos da recordatorios "suaves" si lo arruinamos.

(Por "nosotros", en su mayoría me refiero a "yo". Slackbot en su mayoría me da recordatorios amables cuando arruino esto).

Escribir "amigo", "hermano" o "chicos" genera un rápido "¿Quiso decir pandilla?" o "¿quisiste decir amigos?" – o un puñado de otras sugerencias de género neutral. Con todo lo cual, últimamente, me he vuelto innatamente familiar.

Otros desencadenantes son más divertidos (léase: confíe en gran medida en los gifs). "Maldita sea" genera respuestas gif, generalmente aquellas en las que las personas resultan heridas. "En línea" genera gifs de personas vistiéndose o yendo a trabajar y, a veces, inexplicablemente, una mirada incrédula de The Dude.

"Tiempo" y "caliente" indican más sass de slackbot:

Ahora, sé que solo parecen bromas.

Y es posible que se pregunte: "¿Qué tiene de innovador un bot que se basa demasiado en el humor de los gifs?"

Pero, sinceramente, no son solo bromas. Y me tomó algunos meses entender cómo programamos realmente Slackbot.

Usamos Slackbot como una forma de demostrar que nos escuchamos unos a otros . Como una forma de mostrar que estamos prestando atención.

Cuando Slackbot sugirió que me dirigiera al equipo como "ustedes", me quejé.

Slackbot no se olvidó (o, al menos, Dennis, quien programó el comando, no lo hizo).

Y luego, cuando lamenté que "ustedes" no es una forma plural adecuada, slackbot lo adaptó.

Cuando los convertidores se enferman, slackbot se une al coro humano empático:

Y cuando los convertidores celebran entre sí, slackbot celebra con ellos. (A veces de formas que, sin duda, son un poco extrañas).

Al final: usamos Slackbot de una manera sutil y no discutida, pero importante. Es un robot que nos recuerda interactuar de manera humana.

Hola Taco:

Así que me encanta el HeyTaco! bot por dos razones: 1) Me gusta ganar cosas. 2) Me gustan los tacos.

Si no está familiarizado: "Hey Taco" es un slackbot que le permite dar "accesorios" a un compañero de equipo con un simple comando "@" y emoji.

(Lo que sé, suena un poco ridículo cuando lo escribes).

Pero he aquí por qué es genial: te anima a animarte unos a otros. Se convierte en un protocolo establecido para decir "Oye, hiciste un trabajo increíble". Y eso hace que decir “oye, hiciste un trabajo increíble” sea fácil y habitual.

Cada vez que alguien te lanza un taco, el bot Hey Taco te alerta con un mensaje. Además, lo vincula a la tabla de clasificación de su equipo, lo cual es divertido.
(Incluso si eres yo, y en el 8 º lugar).

Hey Taco también te permite "cobrar" tacos por recompensas de equipo, que puedes personalizar. Pero sus recompensas reales no son tangibles. Es fomentar una cultura de positividad y aliento a través de pequeñas acciones de felicitación.

Y a través de tacos.

Los canales:

Los canales menos prácticos en Convert Slack tienden a ser los más importantes.

Son los cimientos humanos de nuestra comunicación principalmente digital.

#all_watercooler:

En Convert, trabajamos en un sistema de Holacracia, lo que significa que trabajamos de forma autónoma. Somos dueños de nuestras “esferas”. No hay un proceso de aprobación real, ni un intercambio excesivo.

En teoría, esto significa que puedo, si quiero, sentarme en mi escritorio y hacer mi trabajo y publicar mis artículos y terminar mis tareas e interactuar, a lo largo del día, con absolutamente nadie.

Pero yo no. Porque eso es aburrido.

Y los convertidores no son aburridos.

Y como no somos aburridos, nos gusta hablar entre nosotros. El enfriador de agua es donde hacemos eso.

Suelo enviar fotos de mis viajes. Otras personas envían fotos de sus hijos. O comida. O un curso que están tomando. O caminatas o configuraciones extrañas de computadoras portátiles o elegantes Airbnbs o más comida.

Y, sinceramente, es una gran victoria para la cultura de la empresa porque me hace desear iniciar sesión en Slack. Las grandes notificaciones rojas no solo dan miedo, son actualizaciones de amigos.

#todas_las_jodidas:

Descubrí que en Convert, las cagadas que compartimos toman algunas formas diferentes. A veces, son cosas de la "vida general" (es decir, pasé 4 horas en el DMV). A veces son cosas reales de "No era bueno en mi trabajo".

Todavía soy malo para compartir mis errores.

En un equipo a distancia: hay que superar eso.

El canal de mierda lo hace más fácil.

Sobre todo, porque es un consuelo ver los errores de la gente a la vista. Y es un consuelo ver que nadie se detiene en ellos.
Nadie te condena. No te “reportan”, “suspenden” o “meten en problemas”.
Por lo general, solo obtienes emojis.

(Y un poco más de descaro de Slackbot)

#all_humblebrag:

¡Y luego tenemos un canal para lo contrario!

Aquí, nos jactamos de nosotros mismos:

Nos jactamos de la empresa:

Y nos jactamos el uno del otro.

Se comparten gifs y tacos y corazones.

Y, sinceramente, es solo un lugar agradable y de felicitación para pasar el rato. Cada vez que veo nuevas notificaciones de este canal, estoy muy emocionado. Y estoy muy orgulloso de algunas de las cosas que han logrado mis compañeros de trabajo.

Toda empresa debería tener un espacio así.

¿Y tú?

Pregúntese…

• ¿Cómo podemos automatizar humanamente? ¿Atentamente? ¿Qué podemos "construir" que muestre "Estoy prestando atención".
• ¿Qué representa nuestra empresa? ¿Cómo podemos reforzar eso en la forma en que nos comunicamos?
• ¿Cómo nos recordamos dar retroalimentación positiva? ¿Y cómo nos animamos a admitir nuestros errores?
• ¿Dónde está nuestro espacio para hablar como humanos, no solo como compañeros de trabajo?

ASANA

Mis primeras semanas en Convert, casi todas las respuestas a todas las preguntas fueron: Asana.

• Oye, ¿puedo obtener acceso a WordPress? Pregúntale a Diego, en Asana.
• ¿Dónde encuentro las publicaciones del blog en edición? Canal de contenido, en Asana.
• ¿Qué página tenía la copia que querías que revisara? Te lo asigné, en Asana.
• ¿Qué debo hacer antes de la reunión? *suspiro exasperado* Solo revisa Asana, ¿de acuerdo?

Si no estás familiarizado con Asana, es un software de gestión de proyectos. Los bloques de construcción son tableros, proyectos y tareas. El punto de todas estas cosas es: puede hacer notas con cosas que hacer: asignarlas a personas, dar fechas de vencimiento, dejar comentarios, tareas favoritas, organizarlas por tema y obtener. su. Actuar. juntos.

Usamos Asana para casi cualquier tarea que lleve más de un minuto. Si me dices que haga algo en Slack, seré honesto, lo olvidaré. Si lo pones en Asana, veré la fecha de vencimiento roja grande y fea mirándome fijamente y me pondré en marcha.

Actualizaciones del viernes:

Así que todos los viernes, Asana me da este pequeño recordatorio:

Esto hace un par de cosas.

1. Hace que mi cerebro diga “Oh, Dios. ¿Qué HICE esta semana?” Entonces me veo obligado a reflexionar, a veces con orgullo, a veces con pánico, y evaluar seriamente el progreso que he logrado.
2. Me recuerda el hecho de que no estoy trabajando de forma aislada. Que la gente dependa de saber cómo van mis proyectos. Y probablemente debería, ya sabes, mantenerlos informados.

Las actualizaciones de los viernes son agradables porque están orientadas al público. Puedes suscribirte para ver las actualizaciones de cualquier persona. Y casi cualquier persona puede ver las actualizaciones por usted. Es una buena respuesta de 10 segundos para toda la empresa a la pregunta: "¿Cómo estuvo su semana?"

Pero más allá de eso, crean una cultura de responsabilidad, no solo públicamente, sino personalmente. Te obligan a celebrar tu propio progreso y a enfrentar tus propios obstáculos.

Y le permiten mirar hacia atrás a lo que ha logrado, o lo que ha consumido demasiado de su tiempo.

Notas de la reunión:

Si quiero ver lo que decidimos, durante cualquier reunión, en cualquier momento que se remonte al principio de los tiempos, puedo encontrarlo en Asana.

Y por "el amanecer de los tiempos" me refiero a "hace 9 meses cuando comenzamos todo este sistema".

Aún así, la estructura de la reunión semanal, las agendas y las notas, todo vive muy bien y se puede rastrear en un proyecto de Asana establecido.

De acuerdo con nuestro modelo de Holacracia, hemos estandarizado las reuniones "Tácticas" y "Gobernanza". Si conoce la Holacracia, sabe que está muy estructurada. Hay una ronda de verificación, hay listas de verificación, hay métricas. Hay una agenda que establecer. Y hay un orden adecuado en el que hacer todo esto, para que la reunión transcurra sin problemas.

Es mucho de lo que hacer un seguimiento. Afortunadamente, Asana lo hace más o menos por nosotros.

¿Y tú?

Pregúntese…

¿Dónde está tu espacio de "sin tonterías, haz una mierda"? ¿Cómo lo usas para mantenerte en la tarea?

¿Qué mantiene sus reuniones encaminadas? ¿Y quién toma las notas de sus reuniones? ¿Dónde viven? ¿Son de fácil acceso?

CON VOCES Y CARAS

Así que no estamos en el mismo lugar, y no todos los gifs enviados por Slack pueden compensar eso.

Pero sentimos que nos acercamos bastante cuando hacemos el tiempo para hablar.

He pasado mucho tiempo trabajando de forma remota. ¿Una cosa que noto que hacemos diferente? Las personas mantienen sus cámaras web encendidas, a menos que la calidad de Internet sea excepcionalmente mala. Si te topas con alguna de nuestras reuniones, verás personas en espacios de coworking, o en automóviles, o cafés, o desde sus terrazas. He recibido una llamada desde una tienda de campaña. La visibilidad es más importante que la formalidad.

Otras cosas que hacemos diferente son…

Llamadas de amigos:

Divulgación completa: nunca he hecho una llamada de amigo correctamente.

Porque siempre me he pasado del tiempo.

Resulta que tus compañeros de trabajo son interesantes. Las llamadas de amigos son nuestra oportunidad designada, obligatoria, una vez al mes, para hablar de cualquier cosa menos de trabajo. Como resultado, ahora sé algo sobre trenes a través de las zonas rurales de Canadá, diseño de interiores para personas con problemas de movilidad y té. Pero, lo que es más importante, sé quiénes son mis colegas y qué les importa.

Las llamadas de amigos aumentan con más frecuencia para los nuevos miembros. De esa manera, conocerá mejor al equipo, más rápido, y se sentirá más cómodo si tiene preguntas. También son una buena práctica para el arte honrado por Convert de navegar por zonas horarias y aprender a hacer que su calendario funcione bien con el de otros.

Triunfos y miserias:

Cada semana tenemos una reunión de Hangouts de 30 minutos llamada "Comparte tus victorias y miserias" (que, sé, no es el título más creativo). Actúa, más o menos, como el canal "humilde_presumir/fuckups" en la vida real. O, como, una llamada de amigo de todo el equipo. Básicamente, nos sentamos y decimos, uno por uno: qué nos fue bien esta semana y qué nos salió mal.

Algunas veces.

A veces acabamos hablando de cosas.

En la misma línea que nuestros canales: es un espacio donde la gente comparte cosas del trabajo o de la vida. Pero la parte importante es que puedes ver a las personas sentir empatía y reaccionar ante tus ganancias y pérdidas, más o menos, en la "vida real".

¿Y tú?

Pregúntese…

• ¿Qué podemos hacer para que mi equipo remoto se sienta menos aislado?
• ¿Vemos valor en dedicar algunas horas de trabajo para tomar un descanso del trabajo?

Entonces, ¿cuál es la gran idea?

Así que eso fue mucho.

Muchas herramientas, procesos y reglas.

Pero, sinceramente, las herramientas y los procesos son irrelevantes.

En Convert, estas cosas solo funcionan porque trabajamos con ellas.

Slackbot que le dice "espera que se sienta mejor" se sentiría muy mal si sus compañeros de trabajo no lo hicieran también. #Watercooler funciona porque compartimos. Asana funciona porque enviamos "me gusta" y somos lo suficientemente transparentes como para brindar actualizaciones.

Las herramientas son tan buenas como los equipos que las utilizan. Pero cuando tienes un gran equipo, que usa excelentes herramientas, es cuando realmente puedes construir algo.