Cómo construir una pila de tecnología legal que le dé a su empresa una ventaja competitiva

Utilice esta guía para ayudarlo a reducir su búsqueda de software legal y afinar las funciones que su empresa más necesita.

La tecnología en la profesión legal puede ayudar a su empresa a convertirse en una versión más productiva, eficiente y precisa de sí misma.

Para aprovechar el potencial que ofrece la tecnología legal, deberá saber qué combinación de herramientas digitales necesita su empresa para construir una pila de tecnología legal que lo catapulte por delante de la competencia y mantenga su empresa funcionando como una máquina bien engrasada.

Según la Asociación de Abogados de los Estados Unidos, el 52 % de los bufetes de abogados en 2020 tenía acceso a software de gestión de prácticas, y este número aumentó un 1 % para los bufetes más pequeños con dos a nueve abogados. Pero el software de gestión de prácticas es solo un tipo de software que podría encajar en la pila de tecnología legal de su empresa.

El mundo de la tecnología legal es muy amplio, entonces, ¿cómo saber por dónde empezar? Si tiene dificultades para encontrar plataformas de tecnología legal para su empresa, no está solo: el 30 % de los departamentos legales informan que la selección y adopción de tecnología legal sigue siendo su mayor debilidad durante la pandemia en curso, según Gartner's 2020 State of the Benchmarking de funciones legales (investigación completa disponible para los clientes).

Para comenzar a construir su pila de tecnología legal, deberá evaluar el tamaño de su empresa, los procesos actuales y cualquier tendencia futura a medida que la pandemia parece disminuir que podría influir en las herramientas digitales que elija, como volverse completamente remoto.

Aquí, hablaremos sobre los componentes de una pila de tecnología legal para que sepa cómo incorporar tecnología que satisfaga todas las necesidades de su práctica legal.

Evalúe los procesos actuales de su bufete de abogados

No puede crear una pila de tecnología legal efectiva sin comprender primero lo que necesitan sus equipos.

Una forma de identificar cuellos de botella sería ver dónde comienza a ralentizarse el proceso en cuestión. Por ejemplo, cuando los miembros del equipo trazan su proceso, ¿hay algún paso que requiera un grupo de notas adhesivas? Si es así, esto podría indicar una oportunidad para un flujo de trabajo automatizado o más optimizado.

3 componentes centrales de una sólida pila de tecnología legal

Cuando comienza a comprar tecnología legal, puede sentirse abrumado: existen muchas plataformas y tipos de software.

Sin embargo, para construir una pila de tecnología legal completa, no necesita invertir en cada tipo de tecnología disponible para el sector legal, solo necesita asegurarse de que sus bases principales estén cubiertas.

Su pila de tecnología legal debe cubrir tres áreas legales principales: gestión de casos, gestión de prácticas y gestión de clientes.

1. Gestión de casos

Los casos son la cara de su bufete: su bufete de abogados depende de la capacidad de su equipo para administrar (y ganar) casos, y el software puede ayudar. La tecnología de administración de casos viene en diferentes formas, incluidas herramientas que sirven como un todo, atendiendo muchas necesidades a la vez, o tal vez necesite una solución más enfocada si está buscando llenar los vacíos que deja el software actual.

¿Qué es el software de gestión de casos legales?

El software de administración de casos legales ayuda a los abogados, asistentes legales y profesionales del derecho a administrar los flujos de trabajo de los casos, las notas de los casos y las operaciones diarias, como la facturación, la administración del calendario y el seguimiento de gastos. Estas herramientas suelen ofrecer múltiples funciones para agilizar los procesos y la comunicación entre los despachos de abogados y sus clientes.

Beneficios del software de gestión de casos legales

• Calendarios bien organizados sin errores de programación
• Seguridad de datos
• facturación automatizada
• Gestión de documentos
• portal del cliente

Cuándo invertir en un software de gestión de casos legales

Los bufetes de abogados que necesitan una herramienta general para realizar múltiples funciones diferentes relacionadas con la gestión de casos y las tareas administrativas asociadas deben considerar invertir en un software de gestión de casos legales.

Si es nuevo en el software de gestión de casos y está buscando algo más económico, considere buscar opciones de software de gestión de casos legales gratuitos y de código abierto.

Consulte nuestra guía de compradores de software de gestión de casos legales para obtener más orientación.

Administre tareas, actualizaciones y correos electrónicos asociados con casos en FileVine ( Fuente )

¿Qué es un software de investigación legal?

El software de investigación legal ayuda a los abogados, asistentes legales y otros profesionales del derecho a recopilar sentencias judiciales, legislación, regulaciones y detalles de casos. También ayuda a los profesionales del derecho a ejercer su juicio, representar a clientes y brindar asesoramiento legal.

Beneficios del software de investigación legal

• Acceda rápidamente al conocimiento legislativo detallado
• Organizar casos electrónicamente
• Agrega datos de múltiples fuentes
• Crear gráficos y tablas para visualizar datos
• Realice un seguimiento del tiempo de investigación dedicado a las tareas para facilitar la facturación

Cuándo invertir en software de investigación jurídica

El software de investigación legal puede ayudarlo a administrar la investigación asociada con los casos. Mediante el uso de estas herramientas, su equipo puede acceder más rápido a las decisiones judiciales y la legislación. Invierta en este software cuando quiera ahorrarles tiempo a sus abogados y asistentes legales cuando investigan casos pasados ​​que podrían servir de precedente para sus casos actuales.

Consulte nuestra guía de compradores de investigación legal para obtener más información.

Busque legislación por palabra clave o cargando un archivo .pdf, .doc o .txt en CARA de Casetext ( Fuente )

2. Gestión de la práctica

La gestión de la práctica se refiere a los elementos que mantienen la práctica funcionando de manera eficiente. Estas pueden ser tareas administrativas detrás de escena o de cara al cliente. Al igual que con la gestión de casos, hay plataformas que sirven para múltiples propósitos y otras que están más enfocadas en un aspecto singular de la gestión de la práctica.

¿Qué es un software de gestión de prácticas jurídicas?

El software de administración de prácticas legales ayuda a los profesionales legales a administrar casos, flujos de trabajo de front-office y back-office, admisión de clientes y otras operaciones legales, como administración de documentos, administración de tareas y calendario legal. Estas plataformas también pueden almacenar información de forma segura a través de una nube privada.

Beneficios del software de gestión de prácticas legales

• Registre toda la información relacionada con el caso en un solo lugar
• Coordinación entre abogados y paralegales
• Facturación y facturación
• Gestión de asuntos legales
• Gestión de casos

Cuándo invertir en un software de gestión de bufetes de abogados

Existen superposiciones entre el software de gestión de prácticas legales y el software de gestión de casos legales. Si tiene uno, es posible que no necesite el otro. Si ya tiene un software de gestión de casos, haga un inventario de lo que hace su sistema actual y encuentre soluciones más enfocadas para llenar los vacíos.

Consulte nuestra guía de compradores de software de gestión de prácticas legales para obtener más información.

Vista móvil de la función de calendario legal de Clio ( Fuente )

¿Qué es el software de facturación legal?

El software de facturación legal permite que las prácticas legales administren y envíen facturas electrónicas a los clientes y realicen un seguimiento de las horas facturables de los abogados.

Beneficios del software de facturación legal

• Reduce los costes de facturación al digitalizar el proceso
• Seguimiento del tiempo
• Realiza un seguimiento de los compromisos y actividades de los clientes.

Cuándo invertir en un software de facturación legal

Las plataformas todo en uno, como la gestión de casos legales y las herramientas de software de gestión de prácticas legales, generalmente ya vienen con capacidades de facturación legal. Sin embargo, si tiene una empresa más pequeña que no necesita o no tiene el presupuesto para el software de administración de la práctica legal, puede optar por el software de facturación legal más específico.

Consulte nuestra guía de compradores de facturación legal para obtener más información.

Ingrese las entradas para las horas facturables en Facturación legal de TimeSolv ( Fuente )

¿Qué es un software de gestión de documentos legales?

El software de administración de documentos legales le permite organizar, almacenar y acceder a documentos legales digitalmente. Estas plataformas ofrecen funciones de escaneo, creación de imágenes y combinación para facilitar la búsqueda, la localización y el intercambio de documentos. También permite a las firmas y empresas establecer un control de acceso para evitar el acceso no autorizado a materiales confidenciales.

Beneficios del software de gestión de documentos legales

• Proteja los datos críticos y confidenciales del acceso no autorizado
• Pase menos tiempo rastreando archivos
• Uso compartido seguro de archivos
• Acceso remoto
• Utilice el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para digitalizar documentos escritos a mano

Cuándo invertir en un software de gestión de documentos legales

Si actualmente no tiene una plataforma que ofrezca gestión de documentos, invierta en una para llenar ese vacío. La seguridad de los datos es más importante que nunca: una violación de datos puede afectar su reputación como empresa. Las plataformas de gestión de documentos legales ofrecen almacenamiento y uso compartido de archivos seguros, incluso entre empleados remotos.

Utilice nuestra guía de compradores de software de administración de documentos legales para ayudar a informar su búsqueda.

Encuentre contratos, así como organice información e informes en ContractSafe ( Fuente )

3. Gestión de clientes

Los bufetes de abogados están ahí para servir a sus clientes, y si algo sale mal, su bufete corre el riesgo de empañar su reputación. Desea asegurarse de que su bufete de abogados administre bien su práctica, facture a los clientes a tiempo y con precisión, y mantenga la información de su cliente sana y salva.

¿Cuáles son algunas capacidades de administración de clientes en el software legal?

No existe una solución de gestión de clientes específicamente para aquellos en la industria legal. En cambio, generalmente se incluye dentro del software de administración de casos legales o el software de administración de prácticas legales. Cuando busque una solución, querrá asegurarse de que sus opciones tengan las funcionalidades de administración de clientes que su empresa necesita.

La gestión de clientes se refiere a la captación de clientes y las comunicaciones cliente-empresa.

Beneficios de las capacidades de gestión de clientes del software legal

• Portales de clientes que brindan un portal de autoservicio para que los clientes accedan a sus datos e interactúen con su empresa
• Facturación precisa
• Comunicaciones seguras y uso compartido de archivos

Cuándo invertir en software con capacidades de gestión de clientes

Si su solución actual no tiene capacidades de administración de clientes, es posible que deba encontrar una solución centrada en la administración de clientes para llenar el vacío. La mayoría de las soluciones de software legal ya vienen con diferentes grados de funcionalidad de administración de clientes. Al comprar software, tenga en cuenta qué funciones de administración de clientes desea que ofrezca la solución.

Mensajes de texto en tiempo real con clientes en Law Ruler Software ( Fuente )

¿Cómo funcionan estas herramientas entre sí?

Las herramientas en su pila de tecnología legal deben integrarse entre sí a través de integraciones integradas o plataformas de terceros. La tecnología en la industria legal tiende a ser "todo en uno", lo que significa que una solución puede satisfacer múltiples necesidades comerciales, como la gestión de casos, la gestión de clientes, la gestión de documentos, el calendario y la facturación.

Si bien las soluciones de software legal sirven para múltiples propósitos, es posible que no todas ofrezcan las mismas funciones: sepa qué necesita su empresa de su pila tecnológica.

Consideraciones finales al explorar la tecnología en la abogacía

Ahora que sabe en qué áreas enfocarse, su próxima tarea es hacer un inventario de las necesidades de su empresa y comenzar a buscar opciones. Aquí hay algunas preguntas adicionales que debe considerar antes de invertir en tecnología legal.

• ¿Cómo interactuará la nueva tecnología con la tecnología que ya usamos? Tal vez ya utilice una plataforma de contabilidad o gestión de relaciones con los clientes (CRM) y quiera seguir utilizándola. Antes de invertir en una nueva plataforma, descubra cómo puede integrarse con las herramientas que ya está utilizando.
• ¿Cómo mantiene segura la información la plataforma? Lo último que desea es una violación de datos en su empresa. Asegúrese de que todos los datos, documentos e información confidencial de los clientes estén seguros en todas las plataformas que use y adopte. Comprenda cómo el sistema mantiene segura la información y asegúrese de capacitar a los empleados regularmente sobre las mejores prácticas de seguridad de datos.
• ¿Qué están utilizando otros profesionales del derecho? No olvide aprovechar las reseñas durante su búsqueda de software. Averigüe qué están usando otros profesionales legales, los desafíos que han encontrado y qué soluciones se adaptan mejor a sus necesidades y por qué. Al hacerlo, asegúrese de centrarse en las reseñas de empresas que son similares a la suya en términos de tamaño para obtener los mejores resultados.

Nota: Las aplicaciones de software a las que se hace referencia en este artículo no pretenden respaldar ni recomendar.