La guía definitiva para redactar informes técnicos

Según el Informe de preferencias de contenido de 2022, el 55 % de los encuestados indicaron que los documentos técnicos son el contenido más valioso para los compradores en las primeras etapas del proceso de compra. A medida que las compras de tecnología B2B aumentan en duración y complejidad, los tomadores de decisiones dependen más que nunca del contenido que les proporciona datos e investigaciones en lugar de publicidad.

El documento técnico de hoy recorre la línea entre la difusión de información y el marketing, actuando como una herramienta de educación y generación de leads para las empresas de tecnología. Un documento técnico no es una hoja de datos ni una herramienta publicitaria para su producto. Es un contenido extenso escrito para contarles a los clientes potenciales una historia sobre un problema de la industria y una solución.

Más que un estudio de caso o una lista de características y beneficios, el documento técnico ayuda a las empresas a generar autoridad y confiabilidad con su público objetivo e ilustrar su experiencia. Aquí, hemos compilado una guía técnica completa que le brinda todo lo que necesita saber sobre esta poderosa técnica de marketing.

¿Qué es un documento técnico?

Una definición de documento técnico común es un documento que pretende explicar un problema empresarial y una solución tecnológica para ese problema. Principalmente una herramienta de marketing B2B, este tipo de documento técnico se esfuerza por hacer que las ideas a veces complejas que prevalecen en el mundo de la alta tecnología sean coherentes para aquellos que no son expertos en el campo.

Un documento técnico bien redactado se dirige a quienes tienen la tarea de encontrar soluciones, así como a quienes toman las decisiones y controlan el dinero. Como contenido de la parte superior a la mitad del embudo, un documento técnico funciona como un generador de clientes potenciales y una garantía para el fomento de clientes potenciales.

Un documento técnico no incluye:

• Un argumento de venta
• Una lista de características
• Una explicación de cómo funciona su producto.
• Una guía práctica para reemplazar la solución actual del cliente potencial por la suya propia

Piense en un documento técnico como un minilibro de texto sobre un problema empresarial específico y una o más formas de resolverlo. Al final, puedes presentar la idea de que tu producto es una de las soluciones.

¿Cuánto tiempo debe durar un libro blanco?

Un documento técnico empresarial es una herramienta para profundizar en su tema preferido. Desea que sea lo suficientemente largo para ofrecer toda la información más valiosa de su investigación en el documento técnico, pero no tan largo que la gente no quiera leerlo completo.

En promedio, su documento técnico debe tener entre 2500 y 5000 palabras. Los documentos técnicos son de naturaleza más educativa, por lo que sus conclusiones estarán respaldadas por investigaciones y hechos de respaldo, que pueden aumentar el número de palabras. Si está explicando en detalle un proceso o producto complicado, su documento técnico probablemente será más extenso.

Antes de escribir su documento técnico, decida su público objetivo. Si escribe para audiencias ejecutivas, mantenga el documento más breve e intente resumir cualquier información complicada en términos más simples. En general, los ejecutivos que leen su artículo pueden estar ocupados y preferir hojearlo.

Su artículo puede ser más extenso si escribe para una audiencia técnica. Intente mantenerlo en un máximo de 15 páginas.

Cuando escriba sobre un tema interesante que despierte su pasión, es posible que desee incluir todos los detalles de su estudio. Si su documento técnico tiene más de 15 páginas, considere dividirlo en temas específicos. Escriba un artículo separado para cada tema clave.

Los beneficios de los libros blancos técnicos

En el mejor de los casos, un documento técnico establece el liderazgo intelectual y la autoridad de su empresa en la industria. Al desarrollar un documento técnico, no solo crea una oportunidad de obtener información sobre un cliente potencial para su seguimiento, sino que también hace que el contenido esté disponible para compartir entre los equipos de compras y como recurso para explicar problemas y soluciones a miembros no técnicos del equipo. .

Una ventaja importante de ofrecer un documento técnico es que la audiencia se autoselecciona. Es poco probable que una parte no interesada descargue su documento, por lo que puede estar seguro de que la información que obtiene proviene de aquellos que están motivados a comprar. Teniendo esto en cuenta, es fundamental apuntar a la audiencia correcta. No cree un documento técnico que intente atraer a todos. Manténgalo limitado a su cliente ideal.

Dado que los documentos técnicos se han convertido en una herramienta de marketing popular, muchos clientes potenciales son lo suficientemente inteligentes como para comprender que usted recopilará su información. Sin embargo, este no es el momento de hacer ventas duras. Utilice los datos para fomentar los clientes potenciales y permitir que los compradores realicen el viaje a su propio ritmo.

Cómo escribir un documento técnico

El formato típico de un documento técnico tiene entre seis y 12 páginas, incluida la portada. Es poco probable que algo más breve transmita suficiente información adecuada. Cualquier comentario más extenso puede abrumar al lector.

Si su documento técnico se expande más allá de las doce páginas, es posible que deba dividir el tema en partes más pequeñas y desarrollar un documento separado para cada una.

Comience a hacer el esquema de su documento técnico sabiendo qué debe incluir un documento técnico utilizando esta plantilla básica para guiarlo mientras escribe.

1. Crea una portada

La primera página de su documento técnico es la portada. Contiene el título con un diseño atractivo, un subtítulo y el nombre y logotipo de su empresa. Si una segunda parte patrocina el documento técnico junto con usted, ese nombre y logotipo también deberían aparecer.

2. Escriba una introducción/resumen/resumen ejecutivo

La esencia del documento técnico comienza en la segunda página con una introducción, un resumen o un resumen ejecutivo del tema.

Su introducción debe ser un solo párrafo que incluya:

• Un breve resumen del propósito del artículo.
• Una breve explicación del problema.
• Una visión general de las posibles soluciones

Mantenga esta sección breve. La introducción es donde logra que sus clientes potenciales quieran leer más. Quieres que prueben lo que hay dentro. Piensa en esto como el adelanto del resto de tu historia.

3. Explique el problema empresarial

Un documento técnico cuenta la historia de un problema empresarial y su solución. Al articular el problema empresarial, les permite a los clientes potenciales saber que comprende su negocio y su industria.

Presente el problema empresarial en dos o tres párrafos. Utilice párrafos cortos y lenguaje conciso para que la información sea legible. Asegúrese de incluir información general, como dónde puede originarse el problema o cómo está afectando el negocio.

En esta sección, muestre el impacto que tiene el problema en las empresas en términos de pérdida de productividad, ingresos, desperdicio y otras métricas comerciales. No tenga miedo de entrar en el meollo de la cuestión, pero trate de evitar la jerga industrial o técnica. Este artículo debe dirigirse a lectores de distintos niveles de conocimiento técnico.

4. Ilustrar el diseño del producto

Sin centrarse exclusivamente en su producto, muestre cómo se puede diseñar una nueva tecnología o proceso para resolver el problema empresarial. Hable sobre cómo funciona el producto en general y luego comience a aplicarlo al problema empresarial que ilustró.

5. Presentar la solución

En esta sección, el documento técnico proporciona una solución al problema, pero no ponga demasiado énfasis en su producto desde el principio. En lugar de ello, desmenuce el problema y muestre cómo se puede resolver con las herramientas empresariales adecuadas.

Sin convertirlo en un argumento de venta, puede ofrecer algunos detalles sobre cómo funciona su solución. Mencione por qué su empresa desarrolló el producto. Aplique su producto al problema en forma de estudio de caso o cree una imagen de cómo su oferta ahorra tiempo o aumenta la productividad.

Luego, comience a explicar su producto específico y cómo funciona mejor o de manera diferente a otras soluciones. Incluya información sobre el aumento de los ingresos y el retorno de la inversión esperado.

6. Redactar una conclusión y un llamado a la acción

La conclusión es donde envuelves todo en un bonito lazo.

Su conclusión debería:

• Recapitulemos brevemente el problema empresarial
• Resuma cómo su producto resuelve el problema.
• Proporcione un llamado a la acción para guiar al cliente potencial hacia el siguiente paso en el viaje del comprador.

Su documento técnico no debería existir en el vacío. Desarrolla todo lo que necesitas para nutrir al cliente potencial desde la parte superior del embudo hasta el final. Tal vez su próximo paso sea una secuencia de goteo de correo electrónico que continúe brindando pequeños conocimientos sobre la industria, ofrezca información de contacto o simplemente muestre que la puerta está abierta cuando el cliente potencial está listo.

Los productos técnicos complejos nunca debieron venderse mediante llamadas en frío, y casi nunca podrá cerrar una de estas ventas después de una sola presentación. Los especialistas en marketing y vendedores inteligentes comprenden que se necesita tiempo para educar a los clientes potenciales, brindarles información sin presionar para lograr una venta y permitir que los clientes potenciales lleguen a usted.

Los clientes potenciales que acuden a usted son compradores motivados que tienen más probabilidades de terminar en una venta, así como en una relación satisfactoria a largo plazo donde las ventas futuras son posibles.

Al igual que la introducción, tu conclusión debe ser breve. Limítelo a un breve resumen del documento técnico. Sólo un tercio de tu contenido debe incluirse en la introducción y el resumen.

¿Qué contenido es importante incluir en un documento técnico?

Hay varias formas de respaldar su historia y ayudar a su informe técnico de manera efectiva, que incluyen:

• Estadísticas
• Estudios de caso
• Citas
• Enlaces y fuentes para más información.

Estadísticas

Respalde sus hallazgos con estadísticas para simplificar la presentación del problema/solución. Las estadísticas de recursos muy respetados brindan autoridad y objetividad a su discusión. Los analistas de la industria, las organizaciones independientes, las agencias gubernamentales y los expertos en el campo son excelentes fuentes de estadísticas.

Cite siempre la fuente de su información para aumentar su autoridad y evitar problemas de derechos de autor.

Estudios de caso

Utilice estudios de casos para ilustrar cómo su producto o solución ayudó a otro cliente. Los estudios de casos son historias fáciles de consumir sobre cómo y por qué su solución es esencial y útil. Son más convincentes que una simple lista de estadísticas o instrucciones.

Citas

Las citas de personas influyentes de la industria y líderes de opinión añaden una voz humana a su documento técnico. También puede optar por proporcionar citas de los líderes de su empresa.

Recursos

Finalmente, proporcione una lista de enlaces o fuentes útiles para que sus lectores puedan profundizar más si lo desean. Algunos de estos pueden ser recursos que utilizó para estadísticas o estudios de casos. Otros pueden ser enlaces a sitios web industriales o comerciales, libros sobre la industria y artículos de noticias.

Cuatro consejos para desarrollar informes técnicos

El consejo más importante es que un documento técnico no debe utilizarse como táctica de venta directa. Usted está generando conciencia, no vendiendo, así que sea sutil y reflexivo durante el proceso de desarrollo.

1. Encuentra tu propósito

Antes del primer borrador, determine el propósito de su documento técnico. Discuta el concepto con las partes interesadas clave de su empresa. Para limitar los temas, consulte el análisis de datos y las tendencias de la industria de investigación. Pregunte a los vendedores de atención al cliente sobre las preguntas que reciben mientras hablan con los clientes potenciales. Utilice una herramienta para generar temas.

2. Comunicar el tema de forma eficaz

Una vez que haya decidido su propósito, debe comunicarlo de manera efectiva a todos los involucrados. Si tiene varias partes interesadas y expertos en la materia, cree una sinopsis para asegurarse de que todos comprendan el propósito y el tema del artículo. Ahora es el momento de que todos expresen sus objeciones o soliciten cambios.

3. Sea metódico al escribir

Tome el papel blanco poco a poco. Es un proyecto complejo, así que divídelo en partes. Haga su tarea antes de sentarse a escribir, porque cuanto más tiempo dedique a planificar y preparar, más rápido se redactará el trabajo.

Además, no busque la perfección en su primer intento. Busque lo suficientemente bueno y suavice los puntos difíciles en borradores futuros. Crea bloques de tiempo ininterrumpido para concentrarte en escribir y eliminar distracciones que pueden introducir errores y ralentizarte.

4. Revisar minuciosamente

Solicite comentarios sobre sus borradores. ¿Tiene sentido el contenido? ¿Es el lenguaje apropiado? ¿Estás utilizando demasiada jerga o demasiadas siglas?

Cuando se acerque al borrador final, asegúrese de revisar también cada línea. Nada aleja más a los clientes potenciales que el contenido plagado de errores.

Algunos otros consejos útiles a tener en cuenta:

• Conozca a su audiencia: observe a sus compradores y desarrolle el documento para responder preguntas específicas. ¿Quiénes son quienes toman las decisiones y otras partes interesadas clave en la empresa del cliente potencial?
• Sea conciso: no sobrecargue el artículo con historia u otro contenido. Utilice sólo lo suficiente para dar contexto y preparar el escenario.
• Sea honesto: presentar información honesta y procesable es más eficaz que la hipérbole para atraer clientes potenciales más abajo en el embudo.

Cómo distribuir y promocionar su documento técnico

Los documentos técnicos de marketing implican dirigirlos al público adecuado. Para ello, aprovecha todos los canales que tienes disponibles como parte de tu estrategia de distribución de contenidos.

• Colóquelo en su sitio web detrás de una página de destino.
• Ofrézcalo en un correo electrónico como parte de una campaña de fomento.
• Promocionarlo a través de su página de redes sociales.
• Ofrécelo a través de un sitio de terceros.
• Reutilice partes del mismo como publicaciones de blog y atraiga a las personas a leer el artículo completo.
• Agréguelo a la parte de recursos de su sitio web.
• Ejecute anuncios en su blog y en las redes sociales.
• Publique sobre el tema de su documento técnico en LinkedIn e incluya un enlace al documento completo.
• Etiqueta a personas influyentes en tus publicaciones y anímalas a compartir

Una vez que su documento técnico esté disponible, mida las métricas relevantes. Si no se mide, no se puede determinar la efectividad. Mida por canal para saber si está en el lugar correcto y recopile datos sobre quienes descargan su white paper. Haga que las personas completen un formulario antes de que puedan descargar el documento técnico para registrar fácilmente los clientes potenciales.

Solicite información y cree llamados a la acción (CTA) que lo ayuden a impulsar a los clientes potenciales más adelante en su viaje de acuerdo con su lugar en el embudo.

El vídeo sigue siendo una forma popular de marketing de contenidos: el 78% de los especialistas en marketing de contenidos indican que el contenido de vídeo les proporciona un mayor retorno de la inversión. Atraiga a un público más amplio creando vídeos complementarios que acompañen su informe técnico.

Haga vídeos más cortos que destaquen las conclusiones clave del documento técnico. O cree una versión completa en video del documento técnico y ofrézcalo como una alternativa para que las personas lo descarguen o lo compren en su sitio web.

Finalmente, una vez que haya comenzado a promocionar su documento técnico, ofrezca una sinopsis de una página a su equipo de ventas. De esa manera, si surge durante un discurso de venta, su equipo estará equipado para responder preguntas o indicarle a un cliente potencial la dirección correcta.

Conviértase en una autoridad con nuestros servicios de redacción de informes técnicos

Los informes técnicos son poderosas herramientas de marketing para mostrar su producto, experiencia en la industria y confiabilidad. Un documento técnico bien redactado genera clientes potenciales relevantes para nutrir y construir su lista de clientes potenciales y clientes.

Articule un problema comercial desafiante, analice soluciones y luego muestre cómo su producto satisface esas necesidades comerciales. Ofrezca a sus posibles compradores lo que necesitan para respaldar su elección ante otras partes interesadas. Al permitir que el cliente potencial llegue a usted, aumenta sus posibilidades de convertirlo en un cliente.

Si tiene una gran idea para un documento técnico y tiene tiempo limitado para escribirlo, Compose.ly puede ayudarlo. Utilice nuestros servicios de redacción de documentos técnicos para obtener un documento técnico profesional y bien investigado que destaque su experiencia y al mismo tiempo promocione su producto o servicio como la mejor solución. Solicite una muestra hoy.