12 consejos para construir y mejorar la gestión del tiempo en equipo

Si bien hay cientos de artículos y publicaciones sobre la gestión del tiempo, muchos de ellos están relacionados con el individuo. Y si bien podemos mejorar la forma en que controlamos el tiempo por nosotros mismos, eso no significa necesariamente que lo haremos igual de bien cuando se nos requiera controlar el tiempo como equipo. Requiere una mentalidad y un enfoque ligeramente diferentes.

Para ayudarlo a descubrir cómo realizar un seguimiento y administrar el tiempo dentro de un equipo, o si simplemente desea mejorar, aquí hay algunos consejos para comenzar.

¿Por qué es importante la gestión del tiempo en un equipo?

Primero, debemos repasar brevemente cómo la gestión adecuada del equipo ayuda al flujo de trabajo general y a las relaciones entre equipos.

Reduce el estrés

Los expertos han advertido a menudo que la mala gestión del tiempo en realidad conduce al estrés. Y no se trata solo de plazos incumplidos o de quedarse horas extras.

Cuando las personas son malas para administrar el tiempo que tienen y no pueden priorizar sus tareas, inevitablemente se sienten abrumados. Abrumar causa nerviosismo, miedo a perder información o tareas importantes, escuchar o leer mal situaciones, etc. Juntos, pueden hacer que el cerebro de una persona entre en "modo de pánico" y cometa errores o colapse bajo presión.

Y dentro de un equipo, diferentes personas reaccionarán de diferentes maneras al estrés causado por una mala gestión del tiempo. Esto puede crear un conflicto entre equipos, ya que la persona A puede acusar a la persona B de estar demasiado relajada, o la persona B puede acusar a la persona A de ser demasiado neurótica.

Por lo tanto, una buena gestión del tiempo a nivel de equipo puede mejorar significativamente la dinámica del equipo y aliviar parte del estrés laboral al que se enfrentan a diario.

Mantiene a todos actualizados

La transparencia es un gran problema incluso hoy en día. Incluso con todas las aplicaciones y servicios diseñados para ayudarnos a realizar un seguimiento de lo que todos hacen en cualquier momento, todavía estamos mayormente a oscuras cuando se trata de la parte del trabajo de nuestros compañeros de trabajo. Y la comunicación sobre el progreso de las tareas es vital para la salud de un equipo y el proyecto en sí, por supuesto.

Uno de los beneficios de formar un hábito de gestión del tiempo en equipo es que aumenta la transparencia. Cuando todos hacen un seguimiento de lo que están trabajando y lo que está en el plato de sus compañeros de trabajo, la priorización se vuelve más fácil. Hay menos insistencia y hurgando en el chat grupal para informar sobre el progreso y, ciertamente, menos reuniones.

Permite que todos sepan cómo va el proyecto.

Una vez que el equipo comienza a realizar un seguimiento colectivo de su tiempo, puede comenzar a ver el panorama general con mayor claridad a medida que pasa el tiempo. Se vuelve más fácil seguir el progreso del proyecto y, además, elimina la necesidad de preguntar cómo va todo. Es mucho más fácil crear informes y celebrar reuniones.

Los miembros del equipo comenzarán a tener una idea de cómo su gestión del tiempo se refleja en el proyecto general. Sus compañeros de trabajo también podrán ver eso y abordar cualquier problema a su debido tiempo.

Mejora la colaboración

Las personas están más inclinadas a ayudarse mutuamente cuando están en el mismo barco proverbial. Cuando un equipo realiza un seguimiento de su tiempo y aprende a administrarlo en conjunto, es más probable que compartan sus consejos y se animen mutuamente cuando ocurran errores.

Mientras forme un ambiente de aprendizaje saludable, su equipo mejorará mucho a través de la gestión del tiempo de aprendizaje.

Cómo mejorar la gestión del tiempo en el lugar de trabajo

1. Realice un seguimiento del tiempo para ver dónde se encuentra

Puede comenzar a mejorar la gestión del tiempo de su equipo haciendo que controlen el tiempo individualmente. Todos deben comenzar a ser responsables de su propio gasto de tiempo antes de que puedan contribuir realmente a la gestión del tiempo de todo el equipo.

Por ejemplo, en Clockify, una aplicación de gestión del tiempo para equipos, un administrador de equipo puede configurar proyectos e hitos importantes para su progreso. A partir de ese momento, cuando cada miembro del equipo realice un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas que contribuyen a cada hito, el temporizador lo reflejará.

Para ver cómo Clockify puede hacer que un proyecto progrese bien documentado, puede ir aquí. Entra en una configuración paso a paso del espacio de trabajo, el proyecto y el informe de progreso de su equipo en lo que respecta a la gestión del tiempo.

También es recomendable realizar un seguimiento del tiempo durante aproximadamente dos semanas o incluso un mes, para conocer los hábitos de seguimiento del tiempo de su equipo y cómo gastan su tiempo. Esta es también la única forma de obtener información más detallada sobre cómo cada miembro prefiere administrar su tiempo y cómo se refleja en todo el equipo. A partir de los datos recopilados, puede comenzar a realizar cambios y mejoras.

2. Haga una descripción general de la carga de trabajo

Como segundo paso, es bueno familiarizarse con lo que cada miembro del equipo debe hacer como parte de la descripción de su trabajo. Cuántas tareas domésticas tienen, cuáles son sus mayores inversiones de tiempo y cuáles les llevan menos tiempo. Tareas adicionales que incluyen carga de trabajo pero que a menudo se pasan por alto:

• dando retroalimentación,
• capacitar a nuevos empleados,
• haciendo presentaciones,
• organizar reuniones,
• comunicación con el cliente,
• correo electrónico, etc

Comience recortando la grasa en esas áreas primero. Si tanto usted como el empleado notan que ciertas tareas que no son importantes están tomando más tiempo del necesario, simplemente elimínelas.

Tome las reuniones, por ejemplo.

A menudo asistirá a reuniones cuyo tema no es de interés para al menos un tercio de las personas presentes. Su tiempo y energía se desperdician escuchando datos y conversaciones que no les afectan. Lo mismo ocurre con las cadenas de correo electrónico o las discusiones en las salas de chat.

Por último, si bien la colaboración es un beneficio de los equipos de alto rendimiento, esté atento a los miembros del equipo que comienzan a hacer más del trabajo de otros. Si pasan todo el día apagando pequeños incendios y luego hacen su trabajo en horas extras, hay un gran desequilibrio en la carga de trabajo y debe abordarse lo antes posible.

3. Habla con tu equipo

Como continuación del punto anterior, cuanto más hable con el equipo, más fácil será identificar qué aspectos de la gestión del tiempo debe analizar. Aquí hay algunas cosas en las que concentrarse:

• Compruebe cuáles son sus tareas habituales y qué partes de su trabajo pueden ser tediosas y exigentes;
• Pregúnteles cuándo se sienten más/menos productivos;
• Hable sobre las distracciones e identifique las más comunes para el equipo;
• Elaborar juntos estrategias que se adapten a su flujo de trabajo y enfoque;
• Reúnase con ellos de vez en cuando para preguntarles cómo ha cambiado su gestión del tiempo, o realice encuestas mensuales;
• Deje que los miembros del equipo aborden su gestión del tiempo de forma analítica, sin microgestión; siempre que tengan el control de su progreso de aprendizaje, los resultados serán mucho mejores.

Dado que los equipos son diferentes de un departamento a otro, también lo serán sus inquietudes y las molestias de la oficina. Lo importante es encontrar un terreno común y hacerles saber que tendrán un papel activo en el aprendizaje de cómo administrar mejor el tiempo. No solo recibir un folleto informativo de recursos humanos que inevitablemente guardarán en un cajón del escritorio y se olvidarán de él.

4. No te centres solo en la gestión del tiempo de trabajo

Otra forma útil de entrenar una mejor gestión del tiempo del equipo es incluir la gestión del tiempo personal. Hágale saber al equipo que mejorar sus hábitos en el trabajo es una buena práctica que puede ser útil en su vida personal.

El entrenador de productividad Matt East ha presentado la forma más fácil de convencer a la gente de los beneficios de la gestión del tiempo y ponerlos en el camino de la mejora. Él cree que responder solo diez preguntas puede hacer que las personas piensen en cómo priorizar su tiempo y sus tareas . Si tiene la oportunidad, haga un folleto con estas preguntas y haga que el equipo las reflexione durante uno o dos días. Luego discuta sus respuestas para comprender mejor las prioridades de cada uno y cómo pueden encontrarse a mitad de camino cuando se trata de administrar el tiempo como equipo.

1. Si pudiera lograr una cosa hoy, ¿qué sería?
2. ¿Cuál sería la segunda cosa más importante?
3. ¿Cuál sería la tercera cosa más importante?
4. ¿Qué queda por hacer después de esas tres cosas?
5. ¿Qué tareas puedo delegar a otros?
6. ¿Cuáles son algunas otras tareas en las que otros están trabajando y necesitan mi atención?
7. ¿Qué acción de hoy me acercará a mis metas?
8. ¿Qué es lo único que podría completar, que me haría sentir productivo y feliz al final del día?
9. ¿Cómo reduciré mis niveles de estrés hoy?
10. ¿Qué relaciones en mi vida necesitan la mayor parte de mi energía hoy? (relación de trabajo, familia, amigos, pareja sentimental, etc.)

Si bien algunas preguntas son bastante sencillas, otras no lo son. Más bien, dan una buena idea de cómo las personas gastan su energía, lo que a su vez afecta su relación con el tiempo y la priorización. Cuando alguien pasa toda una mañana discutiendo con su pareja, lo más probable es que esté demasiado agotado para concentrarse en una relación de colaboración con los compañeros de trabajo.

Saber cómo gastar su energía emocional también ayuda en la gestión del tiempo.

5. Abstenerse de tareas tediosas

Si es posible, trate de eliminar las tareas tediosas.

En una antigua empresa en la que trabajé, existía la costumbre de asignar a dos miembros junior del equipo para que tomaran notas durante una reunión. Luego se suponía que debíamos comparar esas notas y escribir un solo informe para distribuirlo a todos los que estaban en la reunión. Como se nos explicó, esto fue para asegurar que toda la información estuviera cubierta.

Sin embargo, todo lo que logró hacer fue duplicar el trabajo: comparábamos notas, luego mi compañero de trabajo me enviaba sus viñetas por correo electrónico, yo agregaba lo que faltaba (o viceversa), y luego lo formateaba y lo enviaba. a todos.

Solo después de una hora pudimos continuar con nuestro trabajo habitual.

Ambos estaríamos ocupados con una tarea que una sola persona podría hacer, con pasos adicionales innecesarios.

Entonces, cuando se trata de tareas como escribir informes, tomar notas, archivar, investigar, realizar encuestas y otras, si no puede eliminarlo, simplifique. Tanto como puedas, tan a menudo como puedas. Porque cuanto más tiempo estén ocupados los empleados con tareas serviles y sin importancia, más tiempo estarán lejos de lo que realmente deberían estar haciendo.

6. Innovar

En un artículo de Harvard Business Review , sobre el tema de la gestión del tiempo colectivo, la autora Leslie Perlow ofreció una idea perspicaz sobre la innovación con técnicas de gestión del tiempo. Informó sobre prácticas probadas y verdaderas de numerosas empresas que ofrecieron tiempo libre para ver cómo se reflejaría en el progreso del proyecto y el flujo de trabajo general.

En las empresas que estaban plagadas de la cultura del ajetreo "siempre activo", los empleados valoraban una noche libre para recargar energías y dedicar algo de tiempo a sus vidas personales. Ayudó a la gente a desestresarse.

Las empresas con equipos que tendían a entregar las tareas a tiempo con pocos problemas vieron este tiempo libre como una recompensa por el trabajo duro. En su caso, lo vieron como un reconocimiento a sus esfuerzos.

Y para las empresas cuyos equipos se vieron abrumados por las reuniones, las distracciones entre equipos (y fuera), los empleados pudieron pasar tiempo a solas fuera de la bulliciosa oficina. Les resultó más fácil terminar las tareas o ponerse al día.

La novedad de introducir un tiempo libre por la tarde o por la mañana durante un día laborable puede ser beneficioso tanto para los empleados como para los directivos. Los equipos pueden aprender a cooperar mejor y a administrar su tiempo durante estos descansos. Puede hacer lo mismo, por ejemplo, ofreciendo un fin de jornada laboral temprano el viernes, para ayudar a impulsar la productividad que normalmente cae antes del fin de semana. O, el miércoles, que es justo a la mitad de la semana y tiende a sentirse como el día más largo.

7. Sensibilizar sobre los plazos

A nadie le gustan los plazos. Es un hecho.

Sin embargo, cuando lo pensamos, todos estamos bien con los plazos en el momento en que los establecemos. Existe la sensación de que todavía tenemos las cosas bajo control y podemos lograrlo. El momento en que comenzamos a odiar los plazos es cuando inevitablemente se acercan y no hemos hecho la mayor parte de lo planeado.

Por lo tanto, es seguro decir que nuestra relación con los plazos depende de qué tan conscientes seamos de ellos.

Lo que puede hacer para ayudar a su equipo a administrar mejor sus prioridades es mantener un recordatorio visible constante del progreso y los plazos del proyecto. Por supuesto, nada de esto debe ser imponente y aterrador. Más bien, un gráfico informativo en una pantalla montada en la pared o un simple registro de hitos escrito en una pizarra.

Hacer que las personas sean más conscientes de su marco de tiempo y limitaciones de esta manera. Los tableros y rastreadores digitales kanban son fáciles de ignorar si las personas tienen que acceder a ellos en sus propias computadoras. Pero si están constantemente presentes en una pared cercana, es menos probable que los plazos se “acerquen sigilosamente” a alguien.

8. Ofrecer ayuda

Los expertos de McKinsey han planteado un punto de vista interesante: hoy en día, la gestión del tiempo es menos un tema individual y más institucional. También señalan que las personas que se veían a sí mismas como excelentes administradores del tiempo dijeron que tenían un gran apoyo en la forma en que programaban y asignaban el tiempo.

Enumeraron un ejemplo de un asistente administrativo que ayudó con la programación del director ejecutivo haciendo las preguntas correctas: si se habían reunido con ciertos clientes, si deberían hacer un seguimiento con otra empresa de manera más regular, si ciertas prioridades se establecieron correctamente de acuerdo con los objetivos actuales de la empresa, etc.

En una escala más pequeña, un gerente puede hacer lo mismo por su equipo. Pueden reunirse con el equipo y ver dónde se pueden reenfocar sus esfuerzos y su tiempo. Con el paso del tiempo, las prioridades cambiarán. Tal vez el desarrollo del sitio web de una nueva herramienta pueda retrasarse más porque a los nuevos posibles interesados ​​les gustaría ver una versión más completa de la herramienta. O la prueba beta mostró que la base de usuarios real no son empresas medianas sino autónomos, por lo que será necesario reevaluar la estrategia de marketing.

Cambie su forma de pensar del seguimiento del tiempo individual a uno que refleje el proyecto, el producto y los esfuerzos del equipo. Los gerentes tienen el lujo de ver el panorama general, y es precisamente por eso que necesitan guiar al equipo a través de los cambios y ayudarlos a administrar mejor su tiempo.

9. Establece algunas reglas comunes

Como con todos los equipos, las personas cooperarán pero también chocarán. Se irritarán unos a otros y encontrarán fallas y agravios en las prácticas laborales de los demás. Y frustraciones como estas pueden conducir a situaciones que pueden dañar la forma en que administran el tiempo y priorizan. Cosas como distracciones en persona, tareas y comentarios mal comunicados, falta de transparencia... Todos pueden hacer que un equipo comience a romperse, una frustración a la vez.

Y si bien puede dejar que arreglen sus hábitos con el tiempo, para que los compañeros de trabajo realmente comiencen a administrar su tiempo como equipo, necesitan un conjunto de reglas acordadas que garanticen su tranquilidad.

Una etiqueta de comunicación sólida

Introducir una forma codificada de discutir los problemas, las tareas y el progreso del proyecto. Por ejemplo:

• Si es necesario abordar algo dentro de las próximas 24 horas, envíe un correo electrónico.
• Si algo requiere su atención dentro de una o dos horas, envíe un mensaje de chat.
• Si el problema es urgente y no puede esperar, envíe un mensaje de texto o llame.

Se pierde demasiado tiempo cuando se discuten cosas sin importancia por correo electrónico, o cuando se pasan por alto tareas urgentes porque el chat de una persona está sonando constantemente desde diferentes lados. De esta forma, cada notificación tiene un tiempo establecido que le permite al destinatario saber si debe atenderla ahora o si puede esperar.

Esto elimina interrupciones y distracciones.

Códigos para el tiempo de trabajo ininterrumpido

Gran parte del tiempo, los empleados necesitan concentración, tiempo ininterrumpido. Si no durante horas y horas, entonces en ciertas situaciones.

Por ejemplo, un agente de servicio al cliente puede saltar al jefe de marketing para preguntar sobre una característica que un usuario está consultando. Sin embargo, si el jefe de marketing está escribiendo un correo electrónico importante, corre el riesgo de sonar grosero cuando rechaza al representante de servicio al cliente. O un desarrollador necesita comentarios sobre un error en el código, mientras que el otro está tratando de solucionar sus propios problemas que ha encontrado.

En casos como estos, es útil tener un código universal de "no molestar". Estos pueden ser cualquier cosa, desde notas adhesivas rojas en la pantalla de su computadora hasta letreros reales de no molestar en sus escritorios. El equipo simplemente necesita ponerse de acuerdo sobre un código y respetar los límites que trae consigo.

10. Reduce las reuniones improvisadas

No todas las decisiones o temas necesitan una sala de reuniones y horas de discusión. Demasiadas reuniones semanales pueden desequilibrar la gestión del tiempo de los equipos. Especialmente cuando un gerente llama a una reunión por algo inesperado que acaba de surgir.

Entonces, ¿cuándo y cómo debería celebrar una reunión?

Después de alcanzar un hito/plazo específico

Esto es para asegurarse de que todavía está en el camino correcto, o si es necesario realizar algún cambio. Sin embargo, si desea dar su opinión sobre el progreso que ha hecho el equipo hasta el momento, sea muy breve o guárdela para correos electrónicos o reuniones 1:1 con los miembros.

Haz un horario y cíñete a él

Cada reunión debe tener una agenda con los puntos principales a tratar y cualquier pregunta o discusión de seguimiento.

Tómese un tiempo antes de cada reunión para crear una lista de temas con viñetas y enviarlos por correo electrónico a todo el equipo. De esta manera, todos están informados sobre el tema de la reunión y pueden prepararse en consecuencia.

Agilice la conversación

No permita que las personas descarrilen los temas con argumentos, desacuerdos o charlas alegres. La lluvia de ideas está bien, siempre y cuando se pretenda que la reunión sea una. Mantenga el enfoque en el tema de la reunión y

Anunciar las reuniones de manera oportuna.

Las reuniones no planificadas pueden causar una ruptura en el enfoque de cualquier empleado. En un momento están en su escritorio, trabajando, y al siguiente deben cambiar su atención a algo completamente nuevo. Y el tiempo que tardan en volver a su tarea original puede causar lo que se conoce en el desarrollo Agile como un "costo de cambio". Esto afecta en gran medida la productividad y, como resultado, los esfuerzos de gestión del tiempo fracasan.

11. Usa métodos y técnicas probadas

Hoy en día, todos buscamos las mejores estrategias que nos ayuden a aprender a administrar mejor el tiempo. Y aunque la mayoría trata con el individuo, las dos técnicas más famosas también se pueden aplicar a grupos más grandes. Así es como se pueden aplicar la matriz de Eisenhower y el bloqueo de tiempo al desarrollo del equipo.

La matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower es un método aclamado de gestión del tiempo que ayuda a la productividad y la eficiencia mediante la enseñanza de la priorización adecuada. No todas las tareas son igualmente importantes y urgentes. Y este método demuestra que las tareas correctamente priorizadas pueden ahorrar mucho tiempo y energía.

Si bien la matriz se menciona a menudo como un medio de gestión del tiempo individual, se adapta perfectamente a los equipos.

Reconoce cuatro categorizaciones:

1. Tareas que son importantes y urgentes: fecha límite de mañana
2. Tareas que son importantes pero no urgentes: redactar un informe de progreso para la próxima semana
3. Tareas que no son importantes y urgentes: programar una reunión para la próxima semana que el gerente solicite en los próximos cinco minutos, y
4. Tareas que no son importantes ni urgentes: limpiar el buzón del equipo de archivos antiguos

Para una descripción más clara, la matriz a menudo se presenta en cuatro cuadrantes, así:

Entonces, por ejemplo, un equipo de atención al cliente podría crear una matriz de Eisenhower que se vea así:

Siguiendo los esquemas a continuación, puede formular la matriz de su propio equipo con relativa facilidad. Y si es posible, el mejor enfoque sería tener una reunión de lluvia de ideas, donde todos los miembros del equipo puedan participar en la creación de la matriz. Recuerde, cuando a los empleados se les da más agencia en su gestión colectiva del tiempo, es más probable que sigan adelante y aprendan más rápido.

Bloqueo de tiempo

El bloqueo del tiempo es la segunda técnica de gestión del tiempo altamente eficaz.

Ayuda a mantener el flujo de trabajo a lo largo del día al hacer que programe su día (o semana) con anticipación. Cuando establece las tareas para el día en papel, luego escribe cuánto tiempo tomaría cada tarea. Luego, escribe esas tareas en un cronograma y de esa manera crea bloques de tiempo.

Una vez que comience a trabajar en bloques de tiempo, el punto es ceñirse al tiempo asignado y evitar que las tareas se filtren en otros intervalos de tiempo. De esta manera, te aseguras de que la atención se centre en una cosa a la vez y evitas olvidarte por completo de ciertas tareas. En realidad, es una herramienta eficaz para evitar las horas extraordinarias.

Y configurar un día con bloqueo de tiempo no podría ser más fácil, especialmente para los equipos. Por ejemplo, puede conectar la extensión Clockify con su calendario de Google y tan pronto como aparezca un intervalo de tiempo, simplemente inicie el temporizador y comience. No tienes que salir de la pestaña de tu navegador o abrir una aplicación completamente nueva.

Intente adaptar esta técnica a la gestión colectiva del tiempo estableciendo bloques de tiempo para tareas importantes que deben entregarse ese día. Los miembros del equipo pueden marcar esas tareas a medida que finalizan y, al final del día, tendrá una visión general clara.

Esta también es una buena manera de identificar problemas con la gestión del tiempo de forma individual antes de que empiecen a afectar al equipo a mayor escala.

12. Introducir herramientas de gestión del tiempo en equipo

Ahora bien, no podemos olvidar que la gestión del tiempo también requiere una ayuda externa. Las aplicaciones, las plataformas, los servicios y el software están ahí para ayudar a las personas y los equipos en apuros. También se utilizan para el análisis, la mejora e incluso como atajos que eliminan tareas menores.

Estos son algunos de nuestros favoritos:

relojear

Puede que estemos parcializados aquí, pero Clockify realmente es una herramienta multifacética. Si bien es principalmente un rastreador de tiempo, también puede ayudarlo a crear estimaciones de trabajo, crear informes de progreso del proyecto, realizar un seguimiento de quién está haciendo qué e identificar el tiempo perdido.

Rápidamente se convierte en la mano derecha de cualquier gerente y equipo que busque mejorar su gestión del tiempo.

Noción

Notion es una plataforma con una sólida lista de características que funciona como varias herramientas en una. Es un archivo de documentos, un tablero de administración de proyectos, una plataforma de descripción general de tareas, características de chat integrado, un wiki y mucho más. Es un espacio de trabajo muy versátil que puede reemplazar muchas herramientas que cumplen una sola función.

Cuando toda su información y progreso se almacenan en un solo lugar, no hay necesidad de perder el tiempo dando vueltas a través de varias aplicaciones diferentes.

Garabatear

Como programador de reuniones, Doodle puede facilitar la vida de todos. No hay necesidad de largos hilos de correo electrónico o esperar a que las personas respondan a los mensajes de chat. La aplicación le permite establecer una reunión y posibles horas para la misma, y ​​mientras reenvía el enlace, todos los miembros del equipo pueden elegir la hora que más les convenga.

Mapas sabios

Hemos discutido cómo las reuniones pueden terminar necesitando informes sobre las cosas que se discutieron, lo que a menudo lleva a que alguien en el equipo dedique tiempo a escribirlos en lugar de hacer sus tareas. Bueno, herramientas como Wise Mapping eliminan la necesidad de eso. Es una herramienta gratuita de código abierto que le permite intercambiar ideas y dirigir reuniones desde su navegador web, y cualquiera que tenga un enlace de invitación puede unirse. El mapa mental se puede reenviar a todos los asistentes a la reunión.

Eliminar el trabajo tedioso adicional es una gran ventaja para la gestión del tiempo, además, herramientas como estas aseguran que todos en la reunión estén incluidos en las discusiones.

Nutria.ai

Como las reuniones también fueron una parte importante de nuestras discusiones sobre gestión del tiempo, las herramientas como las grabadoras de audio también pueden ahorrar tiempo. Otter.ai le permite grabar cualquier audio (ya sea una reunión completa, comentarios o instrucciones) y transcribirlo a un documento en cuestión de minutos. Por lo tanto, no solo puede compartir el audio en sí, sino también dictar lo que necesita transmitir y recibir un formulario escrito automáticamente en el otro extremo. La herramienta también está integrada con Zoom , por lo que incluso puedes grabar videollamadas.

Conclusión

La administración del tiempo del equipo se enfoca principalmente en encontrar formas de priorizar objetivos más grandes, comunicarse con claridad y evitar brechas en el flujo de trabajo causadas por sistemas demasiado complejos. La forma de lograr que los equipos participen en colaboración para mejorar su gestión del tiempo es ayudarlos a aprender estas habilidades vitales. Involucrarlos en el proceso en cada paso del camino también los ayudará a ser más receptivos a las nuevas técnicas y herramientas que planea introducir.