Desarrolle un plan de rendimiento del equipo en cuatro sencillos pasos (plantillas incluidas)

No es raro que las empresas enfrenten problemas de productividad que afectan la producción general. La mayoría de las veces, estos problemas pueden deberse a un desempeño deficiente del equipo o a la falta de orientación adecuada. Y los planes de mejora del rendimiento del equipo son una forma confiable de abordar y solucionar todos los problemas que enfrentan los equipos.

A continuación se presentan algunas pautas sobre cómo formar un plan de desempeño sólido que cualquier equipo pueda seguir, independientemente de la industria en la que trabaje. También compartiremos recursos útiles, plantillas adicionales y material de lectura.

Paso 1: Infórmese sobre los planes de desempeño

Los planes de desempeño (o planes de mejora del desempeño) son documentos creados con el objetivo de mejorar el trabajo de un individuo, un equipo o una empresa. Los construyen y diseñan los líderes de equipo/supervisores/gerentes y, a menudo, los entregan a Recursos Humanos para su evaluación.

Como medio para mejorar el flujo de trabajo, los planes de desempeño son una herramienta para ayudar a las personas y equipos a superar problemas recurrentes. Describen los objetivos que deben lograrse para que la persona (o un equipo) resuelva ciertos problemas, o para que un trabajador promedio sea viable para un aumento.

¿Qué es un plan de rendimiento del equipo?

Cuando se trata de planes de desempeño para individuos, el propósito es bastante sencillo: un empleado tiene espacio para mejorar y ampliar sus habilidades. Junto con ellos, su gerente puede diseñar un plan sobre las áreas en las que pueden trabajar, qué dirección tomar y los niveles de desempeño necesarios.

Pero cuando se trata de equipos, los planes de rendimiento se basan en objetivos colectivos y niveles de rendimiento que deben alcanzar juntos. Esto es más útil cuando está interesado en medir el nivel de producción de un departamento como un todo, y menos en el impacto de cada empleado individual.

¿Por qué es necesario un plan de rendimiento del equipo?

Un plan de desempeño del equipo puede hacer maravillas a nivel individual y de empresa.

Le ayuda a identificar áreas problemáticas específicas dentro del grupo, el nivel deseado de mejora y establece pautas que hacen que el equipo logre los objetivos más fácilmente. Es un programa paso a paso que permite a las personas alcanzar su máximo potencial mientras trabajan para alcanzar los objetivos del equipo. Y como resultado, la productividad mejorada del equipo genera mejores resultados para los proyectos de la empresa.

¿Cuándo usar un plan de rendimiento del equipo?

Hay varias razones por las que necesitaría o desearía redactar un plan de rendimiento del equipo. Las siguientes razones pueden considerarse una base viable para un plan de mejora del desempeño si afectan el rendimiento de todo el equipo y amenazan con poner en peligro el proyecto más de una vez.

• El equipo tiene dificultades para cumplir con los plazos;
• Los miembros del equipo tienen problemas para transmitir información entre sí, lo que detiene su flujo de trabajo;
• Hay una falta de organización interna;
• Los miembros del equipo parecen ser disfuncionales y carecen de comunicación profesional.
• El equipo parece perdido e inseguro de cómo su rendimiento afecta los objetivos generales de la empresa.

Por supuesto, puede haber otras formas en que los equipos muestren un rendimiento más bajo. Lo importante es reconocerlos y su impacto en el gran esquema de las cosas. Y con la implementación de un sistema adecuado de administración de la fuerza laboral, puede llegar al origen del problema mucho más rápido.

Paso 2: Use tres factores clave para construir un plan exitoso

Factor #1: Establecer las condiciones adecuadas

Antes de comenzar, es importante verificar las condiciones en las que trabajan los empleados. Esto es para evitar suposiciones de que un equipo está mostrando un desempeño más bajo debido a sus errores, cuando en realidad los factores externos los están afectando. ASÍ QUE, ante todo, asegúrese de que todo esté bien.

Por ejemplo:

• ¿Su equipo tiene problemas para cumplir los plazos más de una vez? Trate de averiguar si tal vez ha estado presionando para cumplir con las demandas poco realistas del cliente. Y como resultado, los empleados simplemente tienen dificultades para mantenerse al día. No es un problema dentro del equipo, sino un factor externo al que deben adaptarse.
• ¿El equipo parece mediocre o desmotivado? Asegúrese de que los objetivos de la empresa estén claramente establecidos y que estén conscientes de lo que se espera de ellos antes de considerar evaluar su desempeño.

Como dicen: comience con su propio patio trasero. Asegúrate de haber hecho todo lo posible para darle al equipo todos los recursos y las condiciones que necesita antes de continuar. Estas son algunas de las formas en que puede ayudar al equipo de su lado:

• 8 formas de aumentar la productividad de los empleados
• Cómo realizar un seguimiento de la productividad del equipo
• Cómo conseguir y mantenerse motivado

Factor #2: Elementos que conforman un plan de desempeño

A medida que avanza en la elaboración de un plan de desempeño, debe asegurarse de que cubra varios aspectos. Sin ellos, no solo será más difícil escribirlo, sino que tampoco obtendrá datos precisos cuando lleguen los resultados.

Los planes de desempeño del equipo pueden incluir (pero no se limitan a) algunos de los siguientes aspectos:

Visión de equipo

Esta es la sección donde se describe la visión, los objetivos y la misión del equipo, en función de los de la empresa. Defina qué es lo que el equipo necesita mejorar y cómo se reflejará en la empresa en su conjunto.

Metas y objetivos definidos

Una vez que haya identificado la visión, querrá pasar a las metas y objetivos.

Los objetivos son el resultado por el que estás trabajando.

Los objetivos son acciones específicas que pretende realizar para alcanzar esas metas.

Piense en ello como una pirámide: la visión está en la parte superior, mientras que los objetivos se encuentran debajo, representados en declaraciones más pequeñas, pero aún generalizadas. Mientras que los objetivos están en la parte inferior, como pequeños pasos específicos que son tangibles y medibles.

Por ejemplo: Su objetivo es mejorar la transparencia dentro del equipo.

• El objetivo sería enviar informes al final de cada día.
• Los objetivos serían:
  • Seguimiento del tiempo en cada tarea;
  • Formular un informe antes de las 4 p. m.;
  • Envíe el informe antes de las 5 p. m.

Cuando esté trabajando en el establecimiento de metas y objetivos, trabaje en estrecha colaboración con todo el equipo. Conocen los entresijos de su trabajo, y son los que pueden darte las mejores estimaciones: cuánto tiempo se necesita para terminar una tarea, qué tipo de formulación de tareas les conviene más, cómo se comunican a diario, etc. .

Con su ayuda, puede crear un plan de rendimiento detallado y preciso que producirá los mejores resultados.

Indicadores clave de rendimiento definidos (KPI)

Con los objetivos anotados, puedes empezar a definir los KPIs. Un KPI es un valor medible que le permite saber con qué éxito se alcanzó el objetivo. Y gracias a él, puedes monitorear y modificar los objetivos del equipo según sea necesario.

Por ejemplo:

Para ver si puede mejorar la transparencia del equipo, decide encargarles que envíen informes de trabajo antes de las 5 p. m. Sin embargo, comienza a notar que no todos los informes llegan a tiempo. Algunos empleados se quedan horas extra y no terminan sus tareas del día a las 5:00 p. m., mientras que otros se olvidan de realizar un seguimiento de sus tareas a lo largo del día. A la luz de este nuevo desarrollo, su objetivo de KPI cambia de:

KPI 1: enviar informes de trabajo antes de las 5 p. m.

Para:

KPI 1: envíe informes de trabajo sobre las tareas terminadas antes de las 5 p. m. y agregue una nota sobre las tareas en curso.

Para realizar un seguimiento de todos sus KPI y objetivos, es mejor presentarlos en una especie de tablero. Existen diferentes herramientas para crearlos, pero si no es un gasto que te puedas permitir en este momento, puedes optar por un gráfico o un cuadro. Solo tenga en cuenta que el tablero debe mostrar los datos claramente y con gráficos mínimos para que sea perfectamente legible.

Plazo para alcanzar los objetivos

Cada plan de rendimiento necesita un marco de tiempo establecido. Puede ser un mes, de tres a seis meses, o incluso un año.

Incluso en esta etapa, puede pedirle a su equipo que lo ayude a establecer un marco de tiempo para ciertos aspectos del plan. Después de todo, ellos saben mejor cuánto tiempo toman ciertas tareas y procesos. Por ejemplo, cuántos tickets puede hacer el control de calidad en una hora, o cuánta investigación y divulgación hace el equipo de marketing para encontrar sitios web confiables.

Junto con sus aportes, se vuelve más fácil formar cronogramas más precisos y confiables hasta los objetivos diarios.

Expectativas y observaciones del gerente

Otro aspecto importante que debe estar en el plan de desempeño: sus propias expectativas. Puede anotar las predicciones en función de la información que tiene hasta el momento. De esa manera, puede comparar las expectativas y los resultados finales después de un tiempo, para ver si el equipo está progresando o si todavía hay margen de mejora.

Además, siempre es una buena idea complementar el plan de rendimiento con observaciones a medida que avanza. Detectar cualquier detalle que aumente o dificulte el desempeño del equipo será un recurso invaluable para el análisis final. Tal vez decidieron trabajar horas extras para cumplir con una fecha límite o tuvieron una reunión improvisada en la que pensaron en una solución que los acelere, por ejemplo.

Y no se puede enfatizar lo suficiente lo motivador que es para todo el equipo hacerles saber que ha estado siguiendo su progreso de cerca. Discutiremos más sobre eso en la sección de gestión del plan de rendimiento.

Factor #3: Consultoría de recursos humanos

Vale la pena mencionar que el departamento de recursos humanos debe saber que estás trabajando en el plan de desempeño desde el principio. Pueden dar más información sobre si es el mejor curso de acción o si un método diferente se adaptaría mejor al equipo.

Y después de crear un borrador del plan de rendimiento del equipo y estar satisfecho con él, no olvide consultar a recursos humanos nuevamente. Deben hacer un resumen del documento para asegurarse de que todo esté en orden, que no haya metas poco realistas, o una sobreabundancia de objetivos, etc.

Después de todo, la mejora del desempeño no debe ser a costa del bienestar del empleado.

Paso 3: Escriba el plan de desempeño en 6 puntos fáciles

Ahora que hemos diseccionado todos los aspectos que puede incluir en su plan de desempeño, el producto final debería verse así:

1. Informe a Recursos Humanos y a la alta gerencia que desea hacer un plan de rendimiento del equipo y discuta su necesidad y las razones para ello.
2. Hable con el equipo sobre los problemas que enfrentan y la visión para mejorar
3. Establecer metas y objetivos basados ​​en la visión de mejora.
4. Definir y acordar los KPI
5. Acordar formas de monitorear, revisar y proporcionar retroalimentación
6. Haga que Recursos Humanos evalúe el plan de desempeño antes de finalizarlo

Como documento, el plan de desempeño se puede escribir de muchas maneras diferentes. No existe una sola forma que sea "correcta", y una simple búsqueda en Google lo verificará. Dicho esto, el siguiente formulario es un ejemplo de un plan de desempeño.

Descargar plantilla de plan de desempeño en .PDF

Descargar plantilla de plan de desempeño en .DOCX

Paso 4: Administrar y monitorear el desempeño del equipo

Durante la implementación de un plan de desempeño, monitorear al equipo se reduce a seguir el progreso del plan, hacer cambios oportunos y mantenerse en contacto con ellos. Sin embargo, para administrarlos correctamente, deberá cubrir más terreno.

1. Sea transparente

Los planes de mejora del rendimiento son algo notorios, ya que oficializan la falta de rendimiento de un individuo (o en nuestro caso, de un equipo). Muchos empleados lo verán como una "última oportunidad" antes de ser despedidos, y les genera mucho estrés. Como resultado, no pueden ver el plan de rendimiento como lo que realmente es: una forma de impulsar el rendimiento y mantener a los buenos empleados en la empresa.

Depende de los gerentes dejar claro ese mensaje: la cabeza de nadie está en el tajo, y el plan de desempeño está ahí para ayudarlo a trabajar juntos para lograr objetivos específicos.

2. Sé puntual con los comentarios y las reseñas

Establezca claramente tiempos y métodos en los que proporcionará comentarios y actualizaciones al equipo. Asegúrese de cumplir con el cronograma definido en el plan de desempeño. Si bien los controles semanales y mensuales parecen ser regulares, no hay nada de malo en hacerlo cada dos semanas o incluso diariamente en algunos casos.

Obtendrá una idea del flujo de trabajo y el ritmo del equipo a medida que pasa el tiempo. Esto le ayudará a medir la frecuencia con la que necesitan que los controle. Como beneficio adicional, cuando el equipo vea que usted toma en serio el plan de rendimiento, respaldará la idea de que ambas partes están trabajando juntas hacia un objetivo común.

3. Proporcionar recursos

Como ya se mencionó en la plantilla del plan de desempeño, puede ayudar al progreso del equipo brindándoles muchos recursos. Especialmente si algunos empleados necesitan capacitación adicional para ponerse al día con los demás.

Hay varias maneras de proporcionar recursos y oportunidades de aprendizaje:

• Cursos online
• Seminarios in-company (de sus pares)
• Archivo de literatura apropiada (puede usar herramientas como G-Drive o Dropbox) que está en línea y se puede compartir con todos
• Colaboración con otros miembros experimentados del equipo.

4. Comunícate claramente

Antes de comenzar con la implementación del plan de desempeño

Asegúrese de que el equipo sepa que el plan de mejora del desempeño está ahí para brindar orientación. El mayor temor que tienen los empleados es que sus trabajos estén en riesgo a menos que se desempeñen mejor unos a otros.

Esto puede poner en peligro el trabajo en equipo en general o aumentar las tensiones.

Durante la implementación del plan de desempeño

A medida que realiza un seguimiento del progreso del plan de rendimiento, la comunicación más importante será la retroalimentación que proporcione. Para asegurarse de que sus comentarios sobre el trabajo del equipo se entiendan bien, tenga en cuenta lo siguiente:

1. Dar retroalimentación a tiempo

El equipo necesita este tipo de estabilidad a medida que avanza en el plan de rendimiento. Las reuniones oportunas, ya sea a través de un chat de video, una llamada o en persona, contribuyen en gran medida a la confianza del equipo. Trate de no hacer comentarios que estén fuera de su tiempo habitual de retroalimentación; espere hasta la próxima reunión. En casos como estos, la previsibilidad es buena.

2. Haz que los comentarios sean regulares

Se ha demostrado una y otra vez que la retroalimentación periódica aumenta la productividad de los empleados. Programarlos muy pocos y muy separados les da a las personas menos oportunidades de corregir ciertos errores a tiempo.

Anota en tu horario las horas específicas en las que informarás al equipo y trata de cumplirlo lo mejor posible. Además, no siempre tiene que ser una reunión. Puede enviar informes escritos, tener conversaciones de chat uno a uno o videollamadas breves. Hable con el equipo y descubra qué tipo de formato les conviene más. A algunos les va mejor cuando la retroalimentación no es en persona, mientras que otros probablemente prosperarán en una discusión.

3. Sea duro, pero justo

Cuando tenga malas noticias que dar, o haya notado que el equipo cometió un error mayor, absténgase de comenzar con juicios o discutir inmediatamente el error. Pregúntele al equipo sobre su perspectiva de la situación, ya que puede ayudarlo a obtener nueva información.

Y después de discutir el problema en cuestión, ofrezca pasos claros y prácticos sobre cómo resolverlo. O mejor aún: haga una lluvia de ideas con los empleados y lleguen a una solución juntos. En resumen, el equipo necesita conocer la gravedad de sus errores y contratiempos, pero también debe ser consciente de que no estás allí para enterrarlos más profundamente. Estás allí para ayudarlos a aprender de sus errores.

4. Sea específico

Trate de no salirse por la tangente. Las reuniones largas o las páginas de informes son una molestia. Practique ser conciso y abordar cosas muy específicas. En uno de sus artículos sobre retroalimentación, Harvard Business Review citó una investigación que demostró cómo una proporción de 5 a 1 era la clave para una retroalimentación exitosa y productiva.

Eso significa que por cada comentario negativo hay cinco positivos.

Este método mantiene a los empleados menos concentrados en reprenderse a sí mismos y a los demás por los errores, y más en resolver el problema en cuestión.

5. Estar disponible para recibir asistencia

Por último, pero no menos importante en la lista de verificación del plan de mejora del desempeño: la disponibilidad del gerente. Su trabajo no termina cuando todos redactan, aprueban y firman el plan de mejora del desempeño.

El trabajo se extiende al monitoreo continuo del progreso del equipo, el seguimiento de sus resultados y la entrega regular de comentarios y retroalimentación. Pero incluso con todo eso, no deberías preocuparte por el plan de rendimiento las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Establezca horas específicas durante las cuales los miembros del equipo pueden contactarlo para una charla. De esta manera, pueden avisarle a tiempo si surge algún problema, y ​​no recibirá correos electrónicos ni llamadas fuera del horario laboral.

Esté preparado para la mediación, interviniendo con Recursos Humanos si es necesario y proporcionando todos los datos necesarios cuando se le solicite.

En conclusión

Los planes de mejora del rendimiento del equipo vienen con un conjunto completamente nuevo de reglas y consideraciones de los individuales. Pueden variar en forma, ya que deben resaltar los problemas específicos del equipo y los alcances de mejora, según la industria y la propia visión y misión de la empresa. Estos planes están hechos para abordar la producción del equipo como un todo, sin ignorar nunca a cada miembro individual. Con este artículo, hemos resaltado los aspectos más importantes a tener en cuenta y hemos proporcionado un plan de desempeño de muestra para una idea general. En conversaciones con el director ejecutivo y el departamento de recursos humanos, y después de que creamos uno para usted, debería ser pan comido.