5 tareas para maximizar el uso de sus pasantes de planificación de eventos

La mayoría de los pasantes temen la experiencia estereotipada de ir a buscar café y hacer copias.

Estas tareas no solo son inútiles en términos de desarrollo profesional, sino que también dejarán a los pasantes desconectados y desmotivados.

Su programa de pasantías de planificación de eventos debe dejar una impresión duradera en sus participantes, aprovechar las fortalezas de los involucrados y maximizar la productividad en su lugar de trabajo.

Esta pieza ayudará a su negocio de planificación de eventos o equipo de eventos a identificar y utilizar las fortalezas de sus pasantes. Una vez que lo haga, podrá asignar las tareas necesarias al pasante correcto para garantizar la máxima eficacia y beneficiar a su negocio.

Encuentre las fortalezas de sus becarios

Tus becarios han llegado, pero ¿están listos para empezar a trabajar? Con demasiada frecuencia, muchas empresas asignan a sus pasantes tareas generales sin tener en cuenta sus intereses y fortalezas. Este enfoque puede conducir a una menor productividad para su negocio y disminuir la moral de su clase en prácticas.

En su lugar, averigüe cuáles son las fortalezas y debilidades de sus pasantes y asigne tareas en consecuencia. Algunos pasantes tienen una fortaleza para la entrada de datos/hojas de cálculo, algunos tienen inclinaciones sociales y otros tienen inclinaciones creativas.

A su llegada, use una prueba de Strengthsfinder para identificar los intereses, fortalezas y debilidades de sus pasantes. ¿Por qué hay aquí? ¿Por qué tomaron esta pasantía en particular con su equipo de planificación de eventos o empresa?

Una vez que comprenda todo eso, puede pasar directamente a asignar cada tarea que maximizará su eficiencia.

Maximiza el uso de tus becarios con estas cinco tareas

Las siguientes tareas les darán a sus pasantes habilidades útiles para llevar con ellos después de que finalice su pasantía, mientras maximizan la productividad de su clase de pasante para su negocio o equipo de planificación de eventos.

1. Publicar en las redes sociales

El alcance de las redes sociales durante la planificación de eventos es invaluable.

Una estrategia de publicación y ejecución consistentes son necesarias para mantener y/o aumentar el número de asistentes. Si bien la mayoría de los adultos jóvenes aportan una amplia experiencia en las redes sociales, a menudo no están listos para administrar una estrategia social completa.

Sin embargo, esto no significa que no puedan ayudarlo a ejecutar su estrategia existente. Los pasantes pueden publicar enlaces y otros materiales sobre sus eventos en sus cuentas (enlaces de registro, anuncios de video, publicaciones de blog, etc.), twittear en vivo durante los eventos y programar publicaciones futuras.

Asegúrese de tener pautas de marca claras para que las sigan sus pasantes. Consulte las pautas de la política de redes sociales de Shift Communications mientras redacta las suyas propias.

2. Manejar el evento

¿Qué mejor manera para que sus pasantes aprendan lo que se necesita para llevar a cabo un evento que trabajar en el evento mismo? Haga que sus pasantes ayuden en varias mesas de eventos (registro, áreas VIP, etc.), caminen por el piso del evento para dar instrucciones y repartir información del evento, y ayuden con la configuración del evento.

Las diferentes tareas de eventos requieren diferentes conjuntos de habilidades, y esta es una oportunidad perfecta para aprovechar las fortalezas identificadas de sus pasantes. Aquí hay algunas ideas para la colocación de pasantes si su negocio/equipo de eventos tiene varios pasantes:

• Pasantes orientados a detalles/datos: muy adecuados para mesas de registro.
• Pasantes con inclinaciones sociales: aptos para caminar por el piso del evento y brindar orientación.
• Pasantes con inclinaciones artísticas: muy adecuados para la organización y decoración de eventos.

Es importante capacitar a sus pasantes sobre los pormenores de su evento, cualquier software que usen (incluido el software de registro, las herramientas de registro y las aplicaciones de eventos), y guiarlos a través de las preguntas más probables que recibirán de los asistentes. . Y no olvide enfatizar a sus pasantes la importancia de pedir ayuda a los empleados experimentados.

Durante el evento, el personal habitual de su evento debe realizar controles de rutina a sus pasantes para asegurarse de que todo funcione sin problemas. No importa qué tan hábiles sean, la mayoría de los pasantes carecen de la experiencia de los empleados experimentados y necesitan ser guiados a través del proceso.

3. Escribir publicaciones de blog de eventos y otro contenido básico

No todos los jóvenes son aptos para esta tarea. La escritura es más adecuada para los pasantes creativos que pueden proporcionar una gran cantidad de contenido fácilmente digerible que ayudará a que su blog atraiga seguidores y que su evento atraiga a más asistentes.

Aquí hay algunos temas de blog de muestra para sus pasantes:

• Principales XX razones para asistir al XX evento
• XX lecciones que puede aprender de nuestro evento
• Los mejores oradores XX en eventos XX anteriores

Ofrezca a sus becarios algo de libertad creativa para escribir publicaciones de blog, pero no deje que se vuelvan locos. Estipule claramente el enfoque del blog y establezca sus objetivos para su contenido. La mejor manera de hacer esto es proporcionando una guía de estilo que enumere sus expectativas para cada publicación de blog.

4. Recopilación de datos de encuestas posteriores al evento

Esta tarea es adecuada para pasantes expertos en datos que aman las hojas de cálculo y es más probable que piensen con el lado izquierdo de su cerebro. La compilación de datos no requiere mucha orientación aparte de explicar el sistema y dejar que su pasante lo utilice.

Haga que su pasante ingrese datos y los convierta en gráficos en Excel, o escriba informes basados ​​en sus datos. Al igual que con cualquier tarea de pasante, uno de los miembros de su equipo debe revisar regularmente el trabajo de su pasante. Recuerda que una pasantía es una experiencia de aprendizaje y que no todos los momentos serán un impulso de productividad.

Si su pasante de datos tiene interés, pero no el conocimiento, cuando se trata de trabajar con grandes cantidades de datos en hojas de cálculo, programe una sesión de capacitación inicial y deles algunas guías para consultar.

5. Armar kits de "botín" para los asistentes al evento

Armar kits de botín es una tarea perfecta para los pasantes. Pueden recoger las camisetas, los blocs de notas y los cargadores de teléfonos de marca mientras se asegura de que todas las piezas en movimiento del evento se unan.

Antes de pasar esta tarea, haga una lista de verificación de todos los artículos que van en cada bolsa para su pasante. Esta es una tarea bastante simple que puede asignar a prácticamente cualquier interno, ¡y se alegrará de haberla dejado pasar a medida que se acerque el evento!

Otros recursos de gestión de eventos

Capterra no solo puede ayudarlo con sus pasantes de planificación de eventos, sino que también nos especializamos en tecnología de eventos, software y mejores prácticas en el blog de gestión de eventos de Capterra.

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