Guía de Target Internet para la gestión de proyectos para especialistas en marketing

La gestión de proyectos es una herramienta muy eficaz para realizar el trabajo de marketing, desde campañas publicitarias y SEO hasta contenido y promociones en redes sociales.

Esta guía lo guiará a través de cómo realizar la gestión de proyectos en un contexto de marketing, ya sea como una forma de completar grandes proyectos o como una herramienta para planificar el trabajo de rutina, como publicaciones en redes sociales y artículos de blog.

Nuestro objetivo es que se vaya con una mejor comprensión de lo que es la gestión de proyectos y cómo los especialistas en marketing como nosotros podemos usarla.

¿Qué es la gestión de proyectos?

En el nivel más básico, la gestión de proyectos es un enfoque gestionado para hacer el trabajo. No solo estás completando tareas; está trabajando en ellos dentro de un proceso que está planificado y puede ser monitoreado.

Si bien hay muchas formas diferentes de abordar la gestión de proyectos, la mayoría de las instancias involucran algunos componentes comunes:

• Entregables: Estos son los resultados tangibles que entregará el proyecto. En un proyecto de desarrollo de un sitio web, un nuevo diseño web podría ser el resultado principal. En un proyecto de marketing en redes sociales, los resultados pueden ser publicaciones de Instagram. Algunos proyectos también tienen entregables secundarios, como datos de campaña.
• Tareas: cada proyecto se compone de varias tareas, cada una de las cuales se asigna a un miembro o subequipo responsable del equipo.
• Partes interesadas: todos los involucrados en el proyecto son partes interesadas. Esto incluye a todas las personas del equipo del proyecto, así como a otros, como clientes, expertos de nivel ejecutivo y clientes a los que finalmente se dirigirán los activos de marketing entregados a través del proyecto.
• Metodología: Un conjunto de reglas sobre cómo se gestiona el proyecto.

En pocas palabras, el proyecto debe generar ciertos resultados, que se pueden dividir en tareas. Las tareas se asignan a personas del equipo del proyecto, que deben completar el trabajo dentro de un proceso gestionado.

Gestión de proyectos de marketing en la práctica

La gestión de proyectos se utiliza para entregar todo tipo de proyectos de marketing, incluidos:

• Desarrollo de sitios web
• marketing de contenidos
• Marketing de medios sociales
• SEO
• PPC
• Publicidad en vídeo
• desarrollo de aplicaciones
• Correo de propaganda
• campañas de relaciones públicas

Independientemente del trabajo específico que se entregue, la gestión de proyectos generalmente se centra en un software de gestión de proyectos. Esta es la plataforma digital donde las partes interesadas pueden administrar sus tareas hasta su finalización y donde las partes interesadas de alto nivel pueden monitorear el progreso general del proyecto.

Cada miembro del equipo debe poder acceder al software utilizando sus propias credenciales de inicio de sesión. Cuando inician sesión, pueden ver las tareas que se les han asignado. Es posible que puedan cargar archivos y comentarios a las tareas, y cambiar el estado de las tareas para reflejar si han sido iniciadas, completadas o retenidas por algún tipo de 'bloqueador'.

Las partes interesadas sénior también pueden asignar tareas a los miembros del equipo y establecer plazos para su finalización. (En algunos equipos, todas las partes interesadas tienen permiso para hacer esto).

En cualquier proyecto, es útil tener un miembro del equipo que actúe como director del proyecto. Esta persona es responsable de ayudar a todo el equipo a utilizar con éxito el proceso y el software de gestión de proyectos. Algunas metodologías de gestión de proyectos también requieren que el director del proyecto realice tareas adicionales, como dirigir reuniones periódicas del equipo (a veces llamadas "scrums") y ayudar a otras partes interesadas a encontrar soluciones a los obstáculos.

Fases del proyecto

Un proyecto de marketing generalmente fluirá a través de una serie intuitiva de fases:

1. Patada inicial
2. Planificación
3. Entrega
4. Cerrar sesión
5. Análisis

Patada inicial

La fase que llamamos kickoff es el inicio del proyecto. En este punto, el equipo de marketing se reúne con la parte interesada que está encargando el trabajo para discutir los detalles del proyecto. Las partes llegarán a un acuerdo sobre algunos detalles fundamentales del proyecto, que incluyen:

• ¿Cuáles son los entregables del proyecto?
• ¿Cuáles son los presupuestos de línea de base de tiempo y costos para el proyecto?
• ¿Cuál es la cantidad máxima por la cual el proyecto podría exceder sus presupuestos de tiempo y costos de referencia?

Cuando todas las partes interesadas clave del proyecto están satisfechas con los términos, se puede hacer un contrato o acuerdo informal para iniciar el proyecto.

Planificación

Durante la planificación del proyecto, todos los miembros del equipo con un rol estratégico se reúnen para decidir cómo se lograrán los entregables del proyecto. Si bien el proceso de planificación varía de un proyecto a otro, los siguientes elementos suelen estar involucrados:

• Establecimiento de hitos. Los hitos son los puntos clave en el camino hacia la finalización del proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de campaña de anuncios de video, 'guión gráfico completado' y 'filmación completada' podrían ser hitos. A cada hito se le asigna una fecha límite para ayudar a mantener el proyecto encaminado.
• Identificar los riesgos del proyecto. En la gestión de proyectos, un 'riesgo' es un posible evento externo que podría afectar los resultados del proyecto, ya sea positiva o negativamente. La identificación de los principales riesgos del proyecto durante la planificación del proyecto garantiza que el equipo esté listo para aprovechar las oportunidades o responder a las amenazas durante el proyecto.
• División del proyecto en tareas. Estos son los trabajos individuales necesarios para lograr los entregables del proyecto. En esta etapa, también es importante identificar las dependencias, donde la finalización de una tarea depende de que otra tarea se complete de antemano.
• Asignación de tareas y propiedad. Cada tarea debe asignarse a un miembro del equipo (o subequipo) que será responsable de su finalización. En algunos casos, las partes interesadas de alto nivel también pueden tener la propiedad de los entregables del proyecto.

Entrega

Una vez que se planifica el proyecto, el equipo puede continuar con el trabajo de entrega del proyecto. Cada miembro del equipo debe utilizar la plataforma de gestión de proyectos para gestionar sus tareas a lo largo de esta fase.

La gestión de proyectos apoya al equipo de varias formas durante la fase de entrega, entre ellas:

• Administración de tareas. A lo largo del proyecto, cada miembro del equipo es responsable de actualizar sus propias tareas dentro de la plataforma de gestión de proyectos. Esto generalmente incluye cargar archivos, cambiar los estados de las tareas e informar al administrador del proyecto sobre cualquier bloqueo que impida que se realicen las tareas. Si se identifican nuevos requisitos durante la fase de entrega, se crean y asignan nuevas tareas a un miembro del equipo.
• Seguimiento del progreso. La mayoría de las plataformas de gestión de proyectos incluyen herramientas visuales para realizar un seguimiento del progreso del proyecto, como diagramas de Gantt y gráficos de quemado. Estos recursos ayudan a las partes interesadas a evaluar qué tan bien está progresando el equipo con sus tareas, en relación con el presupuesto de tiempo del proyecto. Las partes interesadas principales, en particular, monitorearán cuidadosamente el progreso del proyecto a lo largo de la fase de entrega para determinar si los presupuestos de tiempo y costos planificados para el proyecto siguen siendo alcanzables.
• Almacenamiento de archivos. Según la naturaleza del trabajo del equipo, la plataforma de gestión de proyectos se puede utilizar para almacenar el trabajo del proyecto, por ejemplo, documentos que contengan copias para su uso en marketing de contenidos. La fácil accesibilidad de la plataforma de gestión de proyectos para todo el equipo del proyecto puede ayudar a evitar que se pierda trabajo importante.

La gestión de proyectos durante la fase de entrega solo tendrá éxito si todos los miembros del equipo aceptan el proceso y cumplen funciones como actualizar el estado de sus tareas. Es importante aclarar esto a los miembros del equipo. El equipo también debe tener a mano una persona con conocimientos para ayudar a cualquier persona que tenga dificultades con el proceso o el software de gestión de proyectos.

Cerrar sesión

Cuando se completa todo el trabajo del proyecto, las partes interesadas principales, incluido el cliente o el cliente interno, pueden reunirse para revisar los resultados del proyecto. Si todas las partes están satisfechas de que los entregables del proyecto se lograron según lo planeado, el proyecto puede considerarse completado y las partes interesadas pueden aprobarlo .

Antes de esta fase, algunos equipos de proyecto utilizarán herramientas integradas en su software de gestión de proyectos para producir informes y documentación. Esta puede ser una manera eficiente de explicar el trabajo que se ha llevado a cabo al cliente.

Análisis

Algunos proyectos de marketing finalizan con la aprobación.

Otros concluyen con una fase de análisis . Esto podría ser cualquier cosa, desde el análisis de los datos del sitio web después de un proyecto de rediseño del sitio, hasta el análisis de la opinión del cliente después de una campaña publicitaria de televisión.

El análisis puede entenderse como un puente entre el proyecto actual y los proyectos futuros. Los hallazgos de esta fase se pueden incorporar a la planificación de proyectos compatibles en el futuro, lo que ayuda al equipo a planificar de manera más eficiente y optimizar sus procesos.

Algunos equipos de proyectos también analizarán su experiencia en el proceso de gestión de proyectos durante un proyecto. Esto ayuda a identificar los problemas que las personas han encontrado con el enfoque de gestión de proyectos, que se pueden modificar antes del próximo proyecto.

Cómo usar la gestión de proyectos para entregar trabajo de marketing de rutina

El enfoque por fases de la gestión de proyectos que acabamos de analizar es el más adecuado para entregar proyectos de marketing de tiempo limitado con un nivel de complejidad de moderado a alto.

Si su trabajo es de naturaleza más rutinaria, por ejemplo, si necesita entregar una cierta cantidad de publicaciones en las redes sociales cada semana, esto también se puede lograr a través de la gestión de proyectos. Solo necesita usar un enfoque ligeramente diferente.

Para el trabajo de marketing de rutina, recomendamos utilizar una solución de gestión de proyectos con un sistema de estilo kanban para gestionar su contenido, por ejemplo, Trello. En un sistema kanban, cada tarea está representada por una tarjeta, que se puede mover de una columna a otra para representar su estado. En un flujo de trabajo de contenido social, puede tener columnas tituladas 'Ideas', 'Texto', 'Texto y foto', 'Texto y foto firmados' y 'Programado/Publicado'. A medida que se agregan nuevos componentes al borrador de una publicación, su tarjeta se puede mover hasta que se publique la publicación. Este enfoque permite al mismo tiempo que un equipo planifique el contenido social, trabaje en el contenido y gestione el progreso de cada publicación como un miniproyecto.

Aquí hay un video tutorial que muestra cómo se pueden usar las herramientas de gestión de proyectos para el trabajo de marketing de rutina:

¿Qué herramienta de gestión de proyectos debo utilizar?

Casi toda la gestión de proyectos se realiza de forma digital, utilizando un software de gestión de proyectos. Este software proporciona la infraestructura para el enfoque elegido por el equipo.

Recomendamos explorar algunas plataformas populares de gestión de proyectos antes de comprometerse con una. El equipo de Target Internet ha tenido buenas experiencias con las siguientes opciones:

ásana

Asana es una herramienta fantástica para administrar tareas y proyectos, con una interfaz de usuario bellamente accesible que simplifica el trabajo en tareas y la asignación a compañeros de equipo. También resulta ser la herramienta de gestión de proyectos que utilizamos para gestionar nuestro marketing de contenidos, ¡incluido nuestro trabajo en este artículo!

Asana es una solución de gestión de proyectos particularmente asequible, que ofrece un paquete premium económico y una versión gratuita bastante completa.

Trello

Esta ingeniosa herramienta te permite administrar tu trabajo mediante un sistema de tarjetas, tableros y listas.

Trello es particularmente adecuado para administrar elementos de contenido como artículos de blog o publicaciones en redes sociales a través de un flujo de trabajo.

Trabajo en equipo

Teamwork es una solución de gestión de proyectos fantásticamente rica en funciones, con un conjunto de complementos opcionales que incluyen funcionalidades de chat, CRM y oficina. Podría decirse que la interfaz de Teamwork es menos accesible que la de Asana o la de Trello, pero lo compensa con creces con sus formidables capacidades.

JIRA

Amado por los desarrolladores de todo el mundo, JIRA es la herramienta de gestión de proyectos ideal para los equipos que utilizan la metodología de trabajo ágil.

Otros softwares populares de gestión de proyectos incluyen Basecamp, Nifty y Monday.com.

¿Cuáles son los beneficios de usar la gestión de proyectos para hacer trabajo de marketing?

El uso de la gestión de proyectos puede traer muchas ventajas para los equipos y profesionales de marketing. Los beneficios clave incluyen:

• Colaboración. La mayoría de los proyectos de marketing requieren aportes de múltiples partes interesadas, ya sean especialistas como SEO, postores de PPC y ejecutivos de redes sociales, o clientes que necesitan monitorear el progreso del proyecto y dar su aprobación. El software de gestión de proyectos puede convertirse en el espacio de trabajo compartido donde se lleva a cabo y se registra la colaboración.
• Seguimiento de proyectos complejos. Cuando trabaja en un proyecto de marketing con muchos componentes diferentes, puede ser difícil hacer un seguimiento de cada detalle importante. La gestión de proyectos puede proporcionar una visión general completa de las tareas del proyecto, incluso si se han completado a tiempo o no.
• Productividad. Algunos miembros del equipo se desempeñan de manera más confiable y productiva cuando trabajan en un proceso gestionado por proyectos. Hay varias razones potenciales por las que la gestión de proyectos puede mejorar la productividad, incluido el acceso eficiente a la información de las tareas y los plazos, y el efecto de tener las tareas abiertas y completadas de todos visibles en la vista del equipo.
• Replicabilidad. Comenzar con la gestión de proyectos lleva un poco de tiempo, pero una vez que esté configurado, descubrirá que muchos proyectos implican un proceso de gestión de proyectos similar. A la larga, la mayoría de los proyectos podrán usar la misma configuración de software y el mismo proceso que un proyecto anterior, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Sin duda, también hay algunas desventajas en la gestión de proyectos. Adoptar el proceso puede ser frustrante o incluso alienante para algunos miembros del equipo. También existe el riesgo de que centrarse demasiado en los detalles finos de la gestión de proyectos pueda desviar la atención del trabajo productivo del proyecto.

La clave es encontrar el equilibrio adecuado, entre aprovechar al máximo las innegables ventajas de la gestión de proyectos y dejar a tu equipo suficiente espacio para trabajar. Si puede lograr ese acto de equilibrio, sus proyectos cosecharán los beneficios.