Cómo recuperar el control de tu tiempo

¿Es usted un gerente o supervisor que necesita preocuparse por programar el tiempo de los empleados de forma regular, además de organizar su propio tiempo? Consulte nuestra guía para programar el tiempo de los empleados y pruebe nuestras plantillas de programación gratuitas que lo ayudarán a planificar y programar el tiempo de los empleados de forma diaria, semanal, quincenal, mensual o anual. Consejo #3: Usa Sandy Rodrigez ofrece una solución que lo ayudará a tomar el control tanto de las actividades que debe realizar como de las que desea realizar y que le entusiasman: una agenda de papel de bolsillo que tiene una página en blanco completa para cada día de la semana. año:

“Cada vez que necesito o quiero hacer una actividad, la anoto. Ya sea para hacer un mandado, llamar a un amigo, asistir a una reunión, lavar los platos o ir al cine, ahí va.

Escribo cumpleaños y fechas importantes en las páginas correspondientes; así que no necesito que las redes sociales me alerten”.

Si se debe hacer algo antes de una fecha determinada, agregaré recordatorios por adelantado.

Si es necesario realizar un pago antes del día 10 de cada mes, lo escribiré en la página destinada al día 10, pero también escribiré "la factura debe pagarse antes del día 10" en una página anterior, como la de el 8

Cuando tiene sentido, divido las actividades en partes manejables.

En lugar de escribir "presentar impuestos" en una página, lo divido en pasos como "programar una cita con el preparador", "buscar recibos", etc., cada uno en su propia página.

Programo actividades que disfruto para los días de semana. Esto evita la trampa de guardar lo que te hace feliz solo para los fines de semana y te ayuda a vivir cada día al máximo.

Mi técnica requiere que todo entre en un solo libro. Cuando observa todas sus citas y actividades, se siente solicitado y productivo, y tachar elementos de la lista es gratificante.

Este sistema previene el estrés.

No siento ansiedad por las cosas que deben suceder, ya que están todas escritas donde se puede acceder fácilmente. Como no tengo que esforzarme para recordar esa información, puedo olvidarme por completo de cualquier actividad que no tenga entre manos. Esto crea más espacio para la creatividad y la relajación”.

Consejo #4: Entiende cómo pasas tu tiempo en el trabajo

“Lo primero que recomiendo hacer es una evaluación del tiempo registrando lo que está haciendo cada minuto del día durante una semana”, dice Amalie Shaffer, copropietaria de Systematic Excellence Consulting y asesora certificada cuyas funciones incluyen ayudar a los dueños de negocios a mejorar la eficiencia en sus negocios y su vida privada:

“Es tedioso, pero una vez que sabemos en qué estamos gastando nuestro tiempo, podemos evaluar dónde pueden cambiar las cosas”.

Katina Mountanos explica además por qué es importante comprender dónde pasa el tiempo para recuperar el control de su tiempo en el trabajo, especialmente en términos del tiempo que puede estar perdiendo en distracciones:

“Creo que es muy importante ser honesto sobre tu estilo de trabajo. La mayoría de las personas no entienden realmente cuánto tiempo dedican diariamente a estos estímulos o distracciones.

Entonces, si a menudo te sientes distraído o desviado pero no sabes por qué, te sugiero que pruebes un pequeño experimento contigo mismo.

Ya sea por un día o por una semana completa, realice un seguimiento de cómo realmente pasa su tiempo durante la jornada laboral.

¿Con qué frecuencia revisa su teléfono mientras trabaja frente a su computadora?

¿Cuántas veces haces “descansos” en la cocina?

Ninguna de estas acciones es necesariamente mala en sí misma, pero tener claro cómo se ve tu día es el primer paso para lograr cambios.

A partir de ahí, puede analizar a sus principales culpables de tiempo y hacer pequeños cambios para cambiar su entorno de trabajo, como dejar su teléfono en otra habitación o reservar momentos específicos del día para tomar un refrigerio.

Todo se reduce a ser flexible y honesto contigo mismo”.

Consejo #5: Comprenda cuánto tiempo libre tiene

Katina Mountanos enfatiza aún más por qué es importante entender cómo pasas tu tiempo libre también:

“Mi consejo número 1 para tomar el control de su tiempo libre es similar a mi recomendación anterior: tenga muy, muy claro cómo pasa su tiempo en este momento .

Es posible que se sorprenda al descubrir que tiene mucho más tiempo del que cree, pero lo está gastando en formas que lo están agotando en lugar de satisfacerlo.

Después de tener muy claro cómo es tu tiempo, crea una lista de actividades que realmente te traerían alegría, tal vez las que no has hecho desde que eras niño, como pintar o bailar. Reserva una pequeña cantidad de tiempo cada semana para experimentar con estas prácticas para que puedas convertirlas en un hábito”.

Consejo #6: Revise y modifique su horario de trabajo actual

Kelly Harris Perin . Kelly Harris Perin . Ella te propone pensar en cómo programas tu tiempo de trabajo ahora, para poder establecer un mejor flujo de trabajo en el futuro: “Recomiendo dar un paso atrás de Tetris, imprimir un calendario semanal en blanco y tomarse un tiempo para esbozar su flujo semanal 'ideal pero real'. Comience con sus horas de trabajo:

¿Cuál es una hora de inicio y finalización razonable para usted?

¿Quiere hacer ejercicio varias veces a la semana a la hora del almuerzo, o necesita descansar de 3 a 4 p. m. todos los días para jugar con sus hijos cuando terminen la escuela?

¿Cuál es su flujo ideal de reuniones, muchas seguidas o todas dispersas?

¿Necesita proteger el tiempo para trabajos profundos como la escritura o el análisis de datos?

Es posible que AÚN no esté cerca de su flujo semanal ideal pero real, pero tenerlo en mente puede ayudarlo a acercarse a él con el tiempo”.

Consejo #7: Comience siempre su jornada laboral con las tareas correctas

Ray Zinn , el director ejecutivo con más años de servicio en Silicon Valley, autor de Tough Things First y Zen of Zinn, y fundador y ex director ejecutivo de Micrel Semiconductor, nos dijo que el truco para recuperar su tiempo en el trabajo es trabajar en las tareas más desafiantes desde el principio. El dia:

“Mi consejo número uno para recuperar el tiempo de trabajo es siempre hacer las cosas difíciles primero. Al hacerlo, despeja primero las rocas más grandes y establece el tono para un día más productivo.

También aprendes disciplina que se basa en sí misma, lo que te permite volverte cada vez más hábil en tareas que probablemente solías odiar. Cuando aprendes a amar las cosas que solías odiar, recuperas más y más tiempo y te vuelves mucho más productivo de lo que creías posible.

Esta estrategia me permitió operar Micrel Semiconductor durante 37 años, 36 de los cuales fueron rentables”.

Consejo #8: Tómese un descanso de los dispositivos digitales

Los dispositivos digitales son una pérdida de tiempo infame, y a menudo recurrimos a ellos porque estamos aburridos. Pero el aburrimiento puede ser una oportunidad para recuperar tu tiempo, en lugar de una molestia, como lo explica Manoush Zomorodi en su libro “El aburrimiento es la puerta de entrada a la mente errante, lo que ayuda a nuestros cerebros a crear esas nuevas conexiones que pueden resolver cualquier cosa, desde planificar la cena hasta un gran avance en la lucha contra el calentamiento global”.

Para obtener más tiempo para "aburrirse" y controlar el uso de dispositivos digitales, escribe sobre 7 desafíos que puede abordar:

1. Obsérvese a sí mismo : en este desafío, debe intentar rastrear y comprender sus hábitos digitales para ver cómo usa sus dispositivos digitales en primer lugar.
2. Mantenga sus dispositivos fuera del alcance mientras está en movimiento : en este desafío, debe mantener su teléfono fuera de la vista mientras camina, conduce o está en tránsito.
3. Día sin fotografías : en este desafío, debes abstenerte de tomar fotografías.
4. Elimine esa aplicación : en este desafío, debe tomar una aplicación sin la que cree que no puede vivir y simplemente eliminarla.
5. Tómate unas vacaciones falsas, es decir, una "facción" . En este desafío, debes desconectarte de todas las aplicaciones y sistemas de comunicación mientras estás en la oficina.
6. Observa algo más : en este desafío, debes hacer el esfuerzo de notar algo que no sea tu teléfono que sea interesante en tu entorno.
7. El desafío aburrido y brillante : en este desafío, como culminación de los desafíos anteriores, debe usar su nuevo "aburrimiento" causado por el uso mínimo de sus dispositivos digitales, para entender mejor su vida y establecer metas en consecuencia.

Consejo #9: Deja de revisar tu bandeja de entrada todo el tiempo

Según los expertos citados en nuestro estudio de 2020 sobre el tiempo dedicado a tareas recurrentes, las personas pasan el 28 % de su tiempo en el trabajo gestionando correos electrónicos. En total, eso lleva a entre 1,5 y 2,5 horas dedicadas a leer y responder correos electrónicos.

Además, las investigaciones y los expertos, como los que hemos citado en nuestras estadísticas relacionadas con la adicción al trabajo, muestran que tenemos dificultades para resistir la tentación de revisar el correo electrónico, incluso después del trabajo. Tomemos como ejemplo a los empleados del Reino Unido:

• 57% revisa el correo electrónico durante los fines de semana
• 30% revisa los correos electrónicos durante toda la noche
• 23% revisa correos electrónicos mientras está de vacaciones
• 20% revisa correos electrónicos mientras está en la cama
• 16% no puede comer sin consultar su correo electrónico

Como solución para recuperar el control de este tiempo, Frank Buck propone un enfoque estructurado para el manejo de correos electrónicos:

“Desactiva las notificaciones por correo electrónico. Algunas veces durante el día, maneje todos los correos electrónicos en un solo lote. Una bandeja de entrada de correo electrónico vacía no solo es posible, es una necesidad para lograr la tranquilidad. Enseñamos a la gente cómo tratarnos. Si respondemos a todas las preguntas de inmediato, les enseñamos a las personas que pueden esperar hasta el último minuto y dejaremos todo para atender su solicitud”.

Consejo #10: Priorice sus necesidades a través de la programación intuitiva

Antoinette Beauchamp begins to explain how you can implement Intuitive Scheduling, a productivity technique she invented, in order to prioritize your free time. Antoinette Beauchamp comienza a explicar cómo puedes implementar Programación intuitiva, una técnica de productividad que inventó para priorizar su tiempo libre.

De acuerdo con la definición, la programación intuitiva es “una metodología centrada en el corazón en la que planifica sus días de acuerdo con lo que le brindaría la mayor alegría y tranquilidad; va de la mano con la conexión consigo mismo para comprender cuáles son sus necesidades, personalmente. y profesionalmente”.

Así es como Antoinette lo ilustra:

“Si estás cansado, permítete descansar. Si sabe que necesita comer 5 veces al día, siempre tenga bocadillos cerca. Si sabe que se cansa de las reuniones, entonces prográmelas más separadas.

Comience por hacer un inventario de su día y observe cómo le afectan ciertos hábitos y rutinas. Con este conocimiento intuitivo, puede manipular y ajustar su horario para satisfacer sus necesidades únicas, ¡y puede ser diferente cada día!

Al darse permiso para cambiar e ir con la corriente de manera intuitiva, también se está dando más espacio para descubrir la motivación, ganar confianza y refinar su versión de productividad.

Entonces, para controlar tu tiempo libre, se trata de escuchar tu instinto y darte espacio. Es por eso que la programación intuitiva es tan enriquecedora. Te devuelve tu poder cuando se trata de tu tiempo libre y cómo quieres pasarlo.

Al priorizar sus necesidades y lo que su intuición dice que es mejor para usted en este momento, respalda el bien común al cambiar la energía a su alrededor.

¡Algo que todos necesitamos ahora mismo!”.

Consejo #11: Pide ayuda a los demás

Melissa Kepler , entrenadora de fortalezas en Capital Humans, donde se enfoca en ayudar a las personas a lograr el crecimiento personal, propone otro enfoque interesante que debería ayudarlo a tener éxito al priorizar sus propias necesidades. Simplemente, enmascare sus propias necesidades como solicitudes de otros, para que parezcan no negociables:

“Me parece que las personas a menudo hacen una distinción mental silenciosa entre las solicitudes que les hacen *otros *y las solicitudes que hacen *a sí mismas*.

Las solicitudes de otras personas (la fecha límite de su jefe o las dos docenas de pastelitos para la venta de pasteles) se sienten no negociables.

Las solicitudes de usted mismo (para dormir más, o tomarse un tiempo para pintar, o incluso para salir a correr) se sienten falsas y de baja prioridad.

Mi consejo, si esto resuena contigo, es hackear tu cerebro haciendo que otra persona te dé la solicitud, pero en realidad tiene que decirlo en serio.

Si tu mejor amiga te ruega, por *su *bien, que salgas a almorzar con ella para ponerte al día, ya no es algo que puedas ignorar. Es una petición de otra persona.

Si tu jefe *insiste* en que te tomes un día libre para recargar energías antes de que comience un gran proyecto, eso no es algo que puedas negar. No es egoísta, ¡es necesario!”.

Consejo #12: Aprende a decir “No”

“¡Para vivir una vida bien intencionada, debemos aprender el arte de decir no!” , explica Warren Wong , fundador y autor del blog cuya misión es inspirar y enseñar a 1 millón de personas a tomar el control de sus vidas y hacer lo que aman:

“Mientras buscamos a tientas para prepararnos para el trabajo, hacemos malabarismos con cónyuge e hijos, olvidamos lo que es importante en nuestras vidas. Perdemos la noción de nuestra salud, nuestras relaciones y comenzamos a sentirnos perdidos en la rutina diaria.

Nuestros recursos más valiosos son el tiempo y la energía. ¡Sé muy protector con ambos!

Si hay una persona que consume tu tiempo y energía, evítala o rechaza cortésmente su invitación.

Si hay un trabajo que está agotando su juventud y cordura mental, entonces puede ser el momento de comenzar a buscar trabajo.

Si odias absolutamente ese libro que estás leyendo, entonces es hora de decir que no y buscar otro.

Decir no es simple, pero poderoso. Requiere 1 parte de coraje, 1 parte de autoconciencia y 1 parte de amor propio”.

E. Marie Hall sugiere además tomarse el tiempo para decidir a qué tipos de solicitudes y tareas decir "No":

“Haga una lista de tareas que se pueden eliminar y/o designar.

Y, si no crees que esto es posible, pregúntate: “Si mi vida dependiera de ello, ¿podría dejarlo ir?”

Lo más probable es que la respuesta sea SÍ. Y, la calidad de su vida SÍ depende de ello, ¡así que comience con la autogestión!”

Como otra solución para que sea más fácil decir "No", Lynell Ross sugiere simplemente planificar su trabajo a mayor escala:

“Priorice cada día, trabajando hacia atrás desde sus objetivos finales. Mire sus objetivos más grandes, luego divida sus meses, semanas y días en pasos de acción con fechas límite. Una vez que sepa lo que debe hacer, será mucho mejor para decir "No" a las personas que lo interrumpen o le piden que haga cosas por ellos ".

Consejo #13: Combata sus hábitos multitarea

Cuando se trata del problema de la multitarea que consume mucho tiempo (es decir, el cambio de contexto), Megan Sumrell le aconseja combatirlo definiendo bloques de tiempo para sus actividades:

“Cuando aprendes a crear el tipo correcto de bloques de tipos en tu día a día para minimizar el cambio de contexto, ¡se abren las puertas a una libertad de tiempo masiva!”

Para ayudarlo aún más a evitar la multitarea, Sandra Glavan le aconseja que describa sus tareas prioritarias y se concentre en ellas primero:

“La única forma en que puede tomar el control de su tiempo es escribir una lista de prioridades actualizada cada día. Podemos tener cientos de tareas que debemos completar, pero para comenzar a realizarlas de manera efectiva, siempre debemos centrarnos primero en las prioridades.

Conclusión

Taking back control of your time may seem like a challenge, due to a constant string of interruptions, distractions, and other problems that come your way to stop you from carrying out your day as you intended.

Pero, si se toma más tiempo para programar todo lo que quiere hacer, desde tareas laborales hasta actividades de ocio, replantea lo que considera tareas prioritarias y hace un esfuerzo adicional para priorizar sus propias necesidades, logrará un gran progreso hacia pasar su tiempo en el trabajo y después del trabajo de la mejor manera para usted.