Cómo cambiar entre proyectos y tareas sin perder productividad
Publicado: 2022-05-07A menudo tenemos que trabajar en varias tareas, o incluso proyectos, a diario. Debido a esto, tendemos a cambiar con frecuencia entre proyectos y tareas, todo en un esfuerzo por ser más productivos. Pero, en la mayoría de los casos, es más probable que este cambio de contexto perjudique nuestra productividad en lugar de ayudarla. Teniendo en cuenta que la necesidad de “multitarea” de una forma u otra sigue siendo una necesidad, en este artículo hablaremos de:
- ¿Qué es la multitarea y por qué los profesionales la persiguen?
- ¿Qué es el cambio de contexto y cuál es su costo en nuestra capacidad cognitiva, uso del tiempo y rentabilidad?
- ¿Qué son la flexibilidad cognitiva, los supertaskers y la penalización por cambio cognitivo, es decir, los conceptos generalmente asociados con saltar entre tareas y proyectos?
- ¿Cómo podemos cambiar mejor entre tareas y proyectos, sin perder productividad?
¿Qué es la multitarea? ¿Por qué la gente lo persigue?
En la cultura popular, la multitarea a menudo implica trabajar en al menos dos tareas al mismo tiempo. Y, parecería que los profesionales a menudo necesitan recurrir a tal práctica.
Tomemos a los ingenieros de software, por ejemplo. Según una encuesta de Electric Cloud, dedican solo 19,1 horas a la semana de las 41,5 que suelen trabajar a la creación de software. Las 22,4 horas restantes se dedican a la lluvia de ideas, correos electrónicos, reuniones, así como a la espera de que se completen las compilaciones y las pruebas. Ahí hay mucho trabajo diverso.
Además, si consideramos que los ingenieros de software a menudo trabajan activamente en un proyecto, pero también brindan mantenimiento a uno o tres proyectos que ya han completado, eso deja poco tiempo para concentrarse en un proyecto o tarea a la vez. Incluso cuando dichos proyectos o tareas estén etiquetados como prioritarios.
Por lo tanto, parece lógico que intente responder algunos correos electrónicos de clientes mientras asiste a una reunión sobre los problemas recurrentes en la función más reciente de su aplicación, para ahorrar tiempo.
Después de todo, si por lo general toma 10 minutos realizar la Tarea 1 y 10 minutos realizar la Tarea 2, trabajar en ambas tareas al mismo tiempo debería tomar 10 minutos en total, ¿verdad?
Pero, en realidad, este tipo de trabajo simultáneo es casi imposible, porque la mayoría de los cerebros simplemente no pueden procesar conjuntos separados de información con la misma devoción.
En otras palabras, mientras pensamos que estamos trabajando en dos tareas al mismo tiempo, en realidad nos enfocamos más en la Tarea 1 y dejamos que la Tarea 2 sirva como una distracción para la Tarea 1. Como resultado, ninguna de las tareas se realiza con la calidad esperada. , y podemos experimentar una disminución del 40% en la productividad.
¿Alguien puede realmente realizar varias tareas a la vez?
Aunque la mayoría de las personas necesitan invertir un esfuerzo adicional para dividir su atención en múltiples tareas (y aun así fallan), ~2.5% de la población no tiene este problema.
Se les llama supertaskers.
Los supertaskers simplemente TIENEN la capacidad cognitiva para trabajar en múltiples tareas simultáneamente, sin cometer errores ni hacer pausas. De hecho, en realidad se desempeñan mejor cuando realizan múltiples tareas que cuando realizan una sola tarea. Según David Strayer, el coautor del experimento que destacó a estos genios multitarea, esto se debe a que los supertareas tienen cerebros diferentes al resto de la población.
Usted puede ser un supertasker si usted:
- tener un alto nivel de control de la atención
- tener la capacidad de tomar decisiones al instante
- prosperar bajo estrés
- tener un mejor autocontrol cuando se trabaja bajo una gran carga de trabajo
También puede realizar pruebas oficiales para ayudar a definir su capacidad multitarea, como la que puede encontrar en supertasker.org.
¿Qué es el cambio de contexto?
La mayoría de las veces, el cambio de contexto es la verdadera multitarea.
Es decir, lo que ~97.5% de la población llamaría multitarea, en realidad es saltar entre tareas, es decir, cambiar entre contextos, en una sucesión tan rápida que parece que estamos trabajando en dos tareas a la vez.
Es una práctica popular en el lugar de trabajo, dada la cantidad de trabajo que enfrentamos todos los días, pero tiene un costo.
¿Cuál es el costo del cambio de contexto?
Por lo tanto, las personas intentan trabajar en múltiples tareas en un corto período de tiempo porque creen que esta práctica les ayudará a ahorrar tiempo.
Pero, en lugar de acelerar el trabajo, cuando cambia el foco de su atención de una tarea a otra, tiende a experimentar la penalización por cambio cognitivo. Su cerebro gasta más tiempo y energía cargando y recargando contextos en su memoria de trabajo, y esto ralentiza significativamente su progreso en las tareas en las que está tratando de realizar múltiples tareas. Se siente ocupado durante todo el día, pero hace menos cosas y se siente más cansado.
Varias investigaciones muestran que la multitarea, o el cambio de contexto, tiene otros efectos negativos en nuestras habilidades cognitivas, nuestro uso del tiempo e incluso nuestra rentabilidad:
El costo del cambio de contexto en nuestras habilidades cognitivas
- Un estudio de la Universidad de Londres encontró que los participantes del estudio que trabajaron simultáneamente en tareas cognitivas experimentaron una disminución de 15 puntos en la puntuación de coeficiente intelectual mientras lo hacían.
- Investigadores de la Universidad de Sussex descubrieron que operar en múltiples dispositivos digitales simultáneamente (por ejemplo, enviar mensajes de texto y mirar televisión al mismo tiempo) conduce a una disminución de la densidad cerebral .
- Investigadores de la Universidad de Oregón descubrieron que quienes realizan varias tareas a la vez tienen problemas de concentración y de memoria , y problemas para cambiar rápidamente de contexto .
El costo del cambio de contexto en nuestro uso del tiempo
- Un estudio de caso de 2001 mostró que los trabajadores de oficina reaccionan a los nuevos correos electrónicos en 6 segundos. Luego, les toma ~64 segundos reanudar el trabajo en sus tareas anteriores. Estos nuevos correos electrónicos provocan 96 interrupciones , lo que se acumula hasta ~1,5 horas por día .
- Un trabajo de investigación de 2005 mostró que distraerse con ~2.3 tareas a la vez conduce a una pérdida de tiempo de 25 minutos antes de reanudar el trabajo en la tarea correcta.
- Un trabajo de investigación de 2007 mostró que las personas pierden 10 minutos distrayéndose con nuevos correos electrónicos y notificaciones de aplicaciones , así como 10-15 minutos distrayéndose con otros tipos de tareas .
- Un trabajo de investigación de 2013 mostró que el 60% de los encuestados no pudo resistir la tentación de trabajar en múltiples tareas simultáneamente, incluso cuando se les dijo específicamente que evitaran hacerlo. Como resultado, perdieron 3 minutos por cada 32 minutos que dedicaron a trabajar.
El costo monetario del cambio de contexto
- Según un artículo de Forbes, si el tiempo total perdido por interrupciones es de 2,1 horas por empleado, por día (546 horas por año), el costo monetario de este tiempo perdido es de $8190 para un empleado al que se le paga $15 por hora. Para una empresa con 1000 empleados, eso genera una pérdida de $31 500 por día y casi $8,2 millones por año .
- Un informe sobre "Los efectos de la multitarea en las organizaciones" que abarca 45 organizaciones de una variedad de industrias mostró que el costo estimado de la productividad que la economía global pierde en la multitarea asciende a $ 450 mil millones por año .
¿El cambio de contexto tiene algún beneficio?
Un estudio de 2008 indicó que saltar entre tareas puede acelerar el trabajo en su tarea principal , en lugar de ralentizarlo, pero solo si nos Los participantes de este estudio tardaron 23 minutos en terminar la tarea que los interrumpió y luego reenfocar la atención en la tarea anterior. Sin embargo, aún terminarían sus tareas principales más rápido que las personas que no fueron interrumpidas, y con la misma calidad.
Esto ocurriría porque las personas que fueron interrumpidas sabían que estaban perdiendo tiempo, por lo que acelerarían el trabajo.
Desafortunadamente, la desventaja de tal cambio de contexto fue un aumento en los niveles de estrés, lo cual no fue inesperado, dado el ritmo de trabajo más rápido.
¿Qué tipo de personas son mejores para cambiar de contexto?
En resumen, aquellos que tienen una alta flexibilidad cognitiva.
Ser cognitivamente flexible significa que eres capaz de
- cambiar la atención entre tareas y adaptarse a diferentes reglas asociadas con dichas tareas
- analizar situaciones y encontrar soluciones alternativas para ayudarlo a pasar de una tarea a la siguiente
La flexibilidad cognitiva también puede manifestarse como un cambio de tareas (cambio de conjuntos): la capacidad de cambiar inconscientemente la atención entre una tarea y la siguiente.
Para evaluar su flexibilidad cognitiva, pruebe la Prueba de colores y palabras de Stroop (SCWT) o la Prueba de clasificación de cartas de Wisconsin (WCST); varios conceptos al mismo tiempo.
La Prueba de colores y palabras de Stroop (SCWT) es simple: obtiene una lista escrita de colores, pero están escritos en el color de tinta incorrecto (por ejemplo, el color azul está escrito en tinta roja ). Debe identificar cada color y decirlo en voz alta, y no leer la palabra (por ejemplo, diga rojo , para la palabra "azul" escrita en rojo ).
La prueba de clasificación de tarjetas de Wisconsin (WCST) gira en torno a la clasificación de tarjetas según varios criterios, como el color, el número o la forma.
Los criterios cambiarán a lo largo de la prueba, pero no podrá saber cuándo; deberá prestar atención a los mensajes de error que indican que debe cambiar su estrategia de coincidencia.
Puede encontrar un ejemplo de la prueba en línea, en PsyToolkit (en la imagen a continuación).
¿Cuál es la mejor manera de cambiar entre proyectos y tareas?
Sí, la mayoría de los investigadores muestran que cambiar de contexto a través de tareas y proyectos tiene más perjuicios que beneficios, pero, dada la cantidad de trabajo que tenemos entre manos, trabajar en múltiples tareas y proyectos durante el día rara vez es solo una opción, y más a menudo una necesidad.
Sin embargo, puede trabajar para aliviar los efectos perjudiciales del cambio de contexto: aquí hay 11 consejos sobre la mejor manera de manejar el cambio entre proyectos y tareas, sin perder productividad :
- Multitarea en tareas que requieren diferentes partes del cerebro
- Agrupar todas las tareas del mismo tipo juntas
- Limite el tiempo que dedicará a ciertas tareas
- Use recordatorios visuales/de audio para guiar su trabajo
- Programe todas las tareas del mismo tipo en los mismos días
- Implementar Horarios A/B
- Haga que las tareas cognitivamente exigentes sean menos exigentes
- Pausa el trabajo en tareas/proyectos en los lugares correctos
- Siempre documenta todo
- Mejora tu flexibilidad cognitiva
- Emular supertareas
Sugerencia n.º 1: Realice múltiples tareas en tareas que requieren diferentes partes del cerebro
Una de las mejores formas de saltar entre tareas y proyectos en rápida sucesión es asegurarse de que las tareas en cuestión no requieran:
- El mismo tipo de procesamiento
- El mismo tipo de atención.
Ejemplo:
Combine una tarea motora, como reemplazar la batería de su computadora portátil o configurar una nueva computadora de escritorio, con una tarea cognitiva, como discutir ideas de funciones para su nueva aplicación con los colegas con los que comparte una oficina.
Teniendo en cuenta que estas dos tareas requieren áreas lejanas del cerebro, creará la ilusión de que ni siquiera está realizando dos tipos de tareas al mismo tiempo, minimizando así los efectos negativos de saltar entre tareas.
Consejo #2: Agrupe todas las tareas del mismo tipo juntas
Si tiene tareas recurrentes que debe abordar cada día, incluso si dichas tareas pertenecen a diferentes proyectos, es mejor que las agrupe en bloques de tiempo . Los bloques de tiempo representan períodos de tiempo específicos durante el día que se reservan solo para tareas específicas.
Esta técnica es una excelente solución cuando desea organizar el trabajo en sus tareas prioritarias a lo largo del día; solo asegúrese de tener suficiente tiempo para terminar todo a un ritmo razonable.
Para asegurarse de que comprende cuándo es el momento de cambiar al siguiente bloque de tiempo, es mejor que use una aplicación como Clockify time tracker, un tipo de software que le permitirá realizar un seguimiento de sus bloques de tiempo hasta un segundo.
Ejemplo:
- [9:00 am – 9:30 am]: leer y responder correos electrónicos
- [9:30 am – 12:30 pm] : Tiempo reservado para sus tareas más importantes y urgentes
- [12:30 p. m. – 1:00 p. m.] : Almuerzo
- [13:00 – 14:30] : Tiempo reservado para sus tareas más importantes y urgentes
- [2:30 p. m. – 3:30 p. m.] : Tiempo reservado para sus tareas más importantes, pero menos urgentes
- [3:30 pm – 4:30 pm]: Tiempo reservado para tareas inesperadas
- [4:30 p. m. – 5:00 p. m.]: leer y responder correos electrónicos
No es necesario que pase todos estos bloques de tiempo trabajando: tome descansos a lo largo de sus bloques, pero asegúrese de pasar siempre al siguiente bloque una vez que haya expirado el tiempo del anterior. Si las estimaciones de tiempo que proporcionó para completar estas tareas fueron correctas, no tendrá problemas para terminar todo lo que necesita durante un bloque de tiempo.
Para obtener más información sobre la mejor manera de bloquear el tiempo de su día, así como descargar plantillas de bloqueo de tiempo listas para usar que lo ayudarán a facilitar el proceso, consulte la publicación Planificador de bloqueo de tiempo y plantillas en nuestro blog.
Consejo #3: Limite el tiempo que dedicará a ciertas tareas
A veces, sus tareas variarán en relevancia e importancia. Algunas tareas serán prioritarias, mientras que otras serán menos relevantes, hasta el punto de parecer distracciones en comparación con las tareas prioritarias (los correos electrónicos y las reuniones son las primeras que vienen a la mente).
Pero, aún tendrá que realizarlos.
Para ello, puede probar una técnica de gestión del tiempo llamada Timeboxing.
En la superficie, esta técnica es la misma que el bloqueo de tiempo: asignas tus tareas a períodos de tiempo específicos y trabajas en ellas durante estos tiempos.
Pero, mientras que el bloqueo de tiempo tiene como objetivo ayudarlo a encontrar tiempo para sus tareas prioritarias, el timeboxing tiene como objetivo ayudarlo a limitar el tiempo que dedicará a tareas secundarias. Se supone que debes trabajar en las tareas durante los intervalos de tiempo asignados, y tan pronto como se acabe el tiempo, se supone que debes moverte de inmediato.
Ya mencionamos que debe tener cuidado al definir bloques de tiempo, porque deberá terminar lo que quiera durante este tiempo, pero, con los cuadros de tiempo, solo pretende terminar estas tareas lo antes posible. Por lo tanto, una vez que se agote un período de tiempo, pase a su próximo período de tiempo o tarea prioritaria sin arrepentirse; siempre puede volver a ellos más tarde cuando tenga más tiempo.
Ejemplo:
Toma el primer bloque de tiempo que te hayas asignado para el día (el relacionado con la lectura y respuesta de correos electrónicos, de 9:00 a. m. a 9:30 a. m.), y divídelo en franjas horarias cortas que usarás para limitar tiempo que dedica a correos electrónicos individuales a 5 minutos.
Sugerencia n.° 4: use recordatorios visuales o de audio para guiar su trabajo
Esta es una gran táctica para recordarle que es hora de volver a centrar su atención en una tarea o proyecto diferente.
Configura una alarma visual y/o sonora, y trabaja en una tarea/proyecto hasta que suena un sonido y/o aparece una señal visual, después de lo cual cambia a otra tarea/proyecto.
Para ello, es mejor que utilice una aplicación adecuada, como una aplicación Pomodoro. Se basan en una técnica popular de gestión del tiempo llamada Pomodoro, que es similar al bloqueo del tiempo, solo que más estructurado. Alterna entre bloques de trabajo de 25 minutos y bloques de descanso de 5 minutos, en 4 ciclos seguidos de un descanso de 20 minutos.
Con una aplicación Pomodoro, el final de cada bloque de trabajo o descanso se marca con una alarma sonora y/o una notificación visual.
Ejemplo:
La rutina sugerida 25/5/4/20 es la técnica oficial de Pomodoro. Pero también puede ajustar estos tiempos a su gusto. Las investigaciones muestran que trabajamos mejor en segmentos de 90 minutos: es el momento perfecto para ayudarlo a concentrarse, pero no agotarlo.
Así que puedes:
- Trabaja en la Tarea 1 durante 90 minutos
- Toma un descanso de 5 minutos
- Cambie el enfoque a la Tarea 2 durante 90 minutos.
Como trabaja en bloques más largos, es mejor que trabaje 2 ciclos a la vez y luego tome un descanso más largo de 30 minutos.
Para implementar esta rutina modificada, puede usar la función Pomodore en la aplicación de Clockify para macOS o las extensiones de Clockify para Chrome o Firefox, que también tienen incorporado el temporizador Pomodoro.
Simplemente, vaya a la configuración de la extensión y configure los temporizadores para el trabajo, los descansos, la cantidad de ciclos y active la notificación de sonido.
Luego, inicie el primer temporizador y comience a trabajar. Cada vez que finaliza un bloque de trabajo o descanso, escuchará una alarma sonora y recibirá una notificación visual en la esquina de su pantalla.
Consejo #5: Programe todas las tareas del mismo tipo en los mismos días
¿Cuál es otra excelente manera de minimizar el cambio de contexto, pero aún así realizar todas sus tareas? Agrupar tareas por tipo y abordar un tipo por día.
Por supuesto, todavía hay algunos tipos de tareas que tendrá que abordar a diario; por ejemplo, si se saltara los correos electrónicos por completo el lunes, probablemente se vería inundado con ellos el martes. Entonces, evita hacer eso.
Pero puede usar este consejo para reuniones, crecimiento, planificación de estrategias y tareas similares a mayor escala.
Ejemplo:
Jack Dorsey, el CEO de Twitter y Square, es un ejemplo famoso cuyos hábitos diarios puede tratar de emular para este consejo. Analiza toda su semana por tipo de tarea y luego se enfoca en un solo tipo de tarea cada día:
- Lunes : reservado para tareas de gestión, incluidas reuniones
- Martes : reservado para actividades relacionadas con el producto
- Miércoles : reservados para marketing, crecimiento y comunicaciones.
- Jueves : tiempo con desarrolladores y socios
- Viernes : reservados para la cultura de la empresa, la contratación de nuevas personas.
- Sábados : tiempo libre del trabajo
- Domingos : reservados para tareas de estrategia.
Además, los días que empiezan con “T”, inicia su trabajo en Twitter y se traslada a Square por la tarde.
Consejo #6: Implemente Horarios A/B
Uno de los mayores problemas que enfrentará cuando tenga múltiples tareas en las que trabajar durante el día es la culpa .
Mientras trabaja en la Tarea 1, se sentirá culpable porque no está trabajando en la Tarea 2.
Mientras trabaja en la Tarea 2, se sentirá culpable porque pensará que debería haber trabajado más en la Tarea 1.
Según la coach de negocios Andee Love en el artículo que escribió para Fast Company, la solución para minimizar esta culpa radica en crear dos horarios que dividan las tareas en dos grupos, según su conexión.
El tipo de conexión en el que basará la división puede girar en torno a:
- Las ubicaciones en las que debe abordar las tareas.
- El tipo de tarea, sin importar a qué proyecto pertenezcan
- Las tareas que pertenecen a un proyecto, sin importar su tipo
- El cliente al que pertenecen las tareas relacionadas con el proyecto
Clockify le permite realizar un seguimiento del tiempo de los proyectos agrupados por clientes, tareas agrupadas por proyecto, así como agregar ubicaciones a su tiempo trabajado a través de campos personalizados. Regístrese aquí para obtener una cuenta gratuita.
Si seleccionó el tipo de tarea, debe dividir sus tareas en dos grupos según su tipo: el Tipo 1 es su Programa A y el Tipo 2 es su Programa B , y trabajará en cada uno a la vez.
Puede alternar entre estos horarios a diario (de manera similar a Jack Dorsey, el director ejecutivo de Twitter y Square). O bien, puede alternar entre estos horarios semanal o quincenalmente.
Ejemplo:
Mientras Andee Love trabajaba como coordinadora supervisando programas de autismo en dos escuelas diferentes, dividió su trabajo por ubicación y lo agrupó en los siguientes horarios:
- Horario A : los lunes, miércoles y viernes estaban reservados para una escuela
- Horario B : Los martes y jueves estaban reservados para la otra escuela
Sabía de antemano dónde estaría cada día, lo que le dio tiempo suficiente para prepararse adecuadamente, concentrarse completamente en su trabajo en una escuela a la vez y terminar todo con menos estrés.
Consejo #7: Haga que las tareas cognitivamente exigentes sean menos exigentes
Si puede simplificar una tarea o hacerla más automática de alguna manera, entonces hágalo. Reducirá la demanda de atención de la tarea, dejando "más" atención que luego puede usar para la segunda o tercera tarea.
Tenga en cuenta que aquí no estamos hablando específicamente sobre el uso de herramientas de automatización, aunque siempre se recomienda automatizar algunas tareas con herramientas si el tipo de tarea lo permite y si hay una aplicación para ello.
Alternativamente, puede crear una lista de verificación que detalle los pasos que debe seguir para abordar una tarea y luego seguir estos pasos cada vez que tenga que abordar dicha tarea, para emular la automatización real.
Ejemplo:
Divida el proceso de responder correos electrónicos en varios pasos y luego cree una lista de verificación que detalle estos pasos. Cada paso que termine, coloque una marca de verificación junto a él.
- Leer el mensaje
- Identifique la intención del remitente (p. ej., pregunta rápida, solicitud aleatoria, respuesta a su correo electrónico anterior, etc.)
- Decidir si contestar el correo electrónico
- Identifique el nivel de prioridad del correo electrónico (normal, alta, urgente) y prográmelo en consecuencia
- Decide si puedes responder el correo electrónico solo o si necesitas ayuda de tu equipo
- Pídale a su equipo información adicional, si es necesario
- Comience con saludos apropiados
- Escriba el cuerpo del correo electrónico de acuerdo con la intención del remitente
- Cierre los correos electrónicos con un final apropiado
- Asegúrese de que la longitud de su correo electrónico sea de 50 a 125 palabras
Después de un tiempo, memorizará los pasos del proceso de respuesta a los correos electrónicos y comenzará a hacerlos automáticamente, lo que hará que esta tarea cognitivamente exigente sea menos exigente.
Consejo n.º 8: pausa el trabajo en tareas o proyectos en los lugares correctos
Al detener el trabajo en la Tarea 1/Proyecto 1 y cambiar la atención a la Tarea 2/Proyecto 2, asegúrese de pausar el trabajo en la Tarea 1/Proyecto 1 solo después de completar un "todo significativo" en él.
Este "todo significativo" es un lugar donde puede pausar fácilmente el trabajo y reanudarlo más tarde con facilidad.
Ejemplos:
- Pausar el trabajo de un grupo de tareas : dividir el Proyecto 1 en tareas (por ejemplo, sus fases, sus categorías o simplemente partes de un proyecto). Aborde varias tareas en el Proyecto 1 a la vez, antes de cambiar al Proyecto 2.
- Pausar el trabajo de una tarea : una vez que haya terminado de abordar la Tarea 1 del Proyecto 1, pause el trabajo y cambie a la Tarea 1 del Proyecto 2. Una vez que haya terminado de trabajar en la Tarea 1 del Proyecto 2, continúe con la Tarea 2 del Proyecto 1.
- Pausar el trabajo de una subtarea: divida la Tarea 1 en varias subtareas y pause el trabajo después de completar varias de las subtareas.
No importa si cambia después de una tarea, una subtarea, varias tareas o varias subtareas, podrá reanudar el trabajo mucho más fácilmente más tarde, porque estará comenzando a trabajar en un nuevo "todo significativo".
Consejo #9: siempre documenta todo
Cuando se trabaja en varias tareas, es probable que estas tareas tengan algún tipo de relación dependiente, es decir, el comienzo o la finalización de una tarea puede depender del comienzo o la finalización de otra tarea.
A veces, serás tú quien aborde todas estas tareas dependientes.
Otras veces, tus compañeros de equipo serán responsables de algunas de las tareas dependientes.
En cualquier caso, querrá explicar dichas tareas/proyectos tanto como pueda, para ayudarlo a usted y a otros a abordar estas nuevas tareas/proyectos con más facilidad.
Solo piensa en las preguntas y problemas que sueles tener al iniciar una nueva tarea o proyecto e intenta responderlos, para facilitar el trabajo futuro de todos.
Ejemplo:
Para documentar todo lo importante al configurar las tareas y proyectos entre los que saltará, responda el siguiente conjunto de preguntas:
- ¿Cuáles son los objetivos de la tarea/proyecto?
- ¿Por qué es importante esta tarea/proyecto?
- ¿Cuáles son las áreas más importantes de la tarea/proyecto?
- ¿Qué determina el éxito de la tarea/proyecto?
- ¿Cuáles son los mayores obstáculos para completar esta tarea/proyecto?
- ¿Qué se debe hacer si la tarea/proyecto falla?
Consejo #10: Mejora tu flexibilidad cognitiva
Si está buscando mejorar sus habilidades de cambio de contexto en el futuro, es mejor que trabaje para mejorar su flexibilidad cognitiva:
- Leer : leer activa varias regiones del cerebro al mismo tiempo y las hace trabajar juntas. La lectura es como un ejercicio para la mente: estimula el cerebro y mejora su función con el tiempo, lo que aumenta la flexibilidad cognitiva en el proceso.
- Meditar : la meditación consciente aumenta la atención y la flexibilidad cognitiva.
- Pruebe algo diferente : aprender algo nuevo, buscar nuevas experiencias y cambiar sus hábitos es una gran táctica para expandir sus vías neuronales.
- Duerma más — Dormir siempre es bueno para el cerebro, y el sueño REM también puede aumentar su capacidad de razonamiento y creatividad.
- Permita períodos de aburrimiento : al dejar que su mente divague de vez en cuando, tendrá la oportunidad de analizar los problemas desde diferentes ángulos y encontrar soluciones en las que no podría pensar mientras se concentra constantemente en el trabajo.
- Ejercicio: el ejercicio regular ayuda a la mejora cognitiva y el ejercicio aeróbico regular (como caminar y nadar) ayuda al crecimiento de nuevas células cerebrales.
- Coma bien : los alimentos con grasas saludables ayudan a reducir la inflamación del cerebro y mejoran la función cognitiva y la neurotransmisión.
- Juega : cualquier juego que desafía tu cerebro es una buena opción, así que elige un videojuego adecuado, un juego de mesa o incluso rompecabezas de palabras para ayudar a construir nuevas vías neuronales.
Consejo n.º 11: emula a los supertaskers
Incluso si no eres un supertarea, hay varias estrategias que puedes probar para emular las fortalezas de los supertareas en cualquier momento, para poder saltar mejor entre proyectos y tareas:
Elimina las distracciones a tu alrededor .
Según el Dr. Adam Gazzalay de la Universidad de California, esta es una estrategia clave. Cierra la puerta, silencia tu teléfono, bloquea sitios web que te distraigan, cierra tu bandeja de entrada de correo electrónico, activa una aplicación de cancelación de ruido y usa auriculares como señal de que nadie debe interrumpirte. De esta manera, será más fácil concentrarse en cualquier tarea en la que se esté concentrando actualmente.
Enfócate solo en lo que puedes controlar
Keith Alvey, ejecutivo de la División de Desastres de la Cruz Roja Estadounidense, aconseja no arrepentirse de las decisiones que ya ha tomado o preocuparse por lo que no puede cambiar. Si se abstiene de pensar en sus tareas pasadas y futuras, será más productivo con las tareas en las que está trabajando actualmente.
Mejora tus resultados jugando videojuegos
Daphne Bavelier, profesora de Ciencias Cognitivas y del Cerebro, indicó que jugar videojuegos de 30 a 60 minutos por día, durante al menos 10 a 12 semanas, puede ayudarlo a aprender cómo administrar mejor múltiples flujos de datos. Los juegos recomendados (por ejemplo, juegos de acción, como Call of Duty ) son aquellos que requieren leer instrucciones, tomar decisiones estratégicas y concentrarse en tareas a pesar de las distracciones visuales y auditivas dentro del juego.
Terminando
Cambiar entre proyectos y tareas sin perder productividad es posible, pero solo si tiene cuidado con la forma en que lo aborda. Puede que no todos seamos genios multitarea, es decir, supertaskers, o tengamos una gran flexibilidad cognitiva, pero son formas en las que podemos emular a los supertareas y mejorar nuestra flexibilidad cognitiva en el futuro. También debe intentar:
- Alterne mejor entre tareas , organizando su carga de trabajo en bloques de tiempo, cajas de tiempo y/o bloques Pomodoro.
- Manténgase enfocado en un conjunto de tareas a la vez , haciendo que las tareas cognitivamente exigentes sean Facilite el paso a nuevas tareas y la reanudación del trabajo en tareas anteriores , pausando el trabajo en tareas/proyectos en los lugares correctos, respondiendo preguntas sobre los proyectos/tareas con anticipación y usando recordatorios visuales/de audio para guiar su trabajo.
Como resultado, disminuirá sus niveles de estrés, aumentará la calidad de su trabajo y mejorará la productividad en general.