Cómo configurar la nómina de su pequeña empresa

Hay muy poco (si es que hay alguno) margen para el error humano en la nómina. Los empleados no remunerados son empleados descontentos, y un Servicio de Impuestos Internos (IRS) no remunerado puede ser francamente aterrador.

Si bien las empresas más grandes pueden tener un departamento completo dedicado a los servicios de nómina o externalizar las responsabilidades de la nómina a un tercero, los propietarios de pequeñas empresas suelen tener menos recursos.

Si posee una pequeña empresa y no tiene el presupuesto para subcontratar a un proveedor de servicios de nómina, no está solo. Según la Encuesta fiscal de 2021 de la Federación Nacional de Empresas Independientes ^[1] , el 54 % de las pequeñas empresas no utilizan un proveedor de servicios de nómina externo.

Si bien es posible administrar internamente el proceso de nómina, viene con una buena cantidad de desafíos. En este artículo, cubriremos los pasos que debe seguir al configurar la nómina para su pequeña empresa, cómo mitigar los desafíos comunes y cómo el software de nómina para pequeñas empresas puede ayudar a reducir los aspectos más engorrosos del procesamiento de la nómina.

3 pasos para que la nómina funcione sin problemas en su pequeña empresa

La configuración de la nómina es, en última instancia, una combinación de administración de personal y navegación por formularios de impuestos. Algunas partes de la configuración de la nómina ^[2] pueden parecer obvias, mientras que otras pueden no ser tan intuitivas. Aquí hay tres pasos básicos a seguir para sentar las bases para la gestión de la nómina.

1. Obtenga la documentación correcta de sus empleados

Un sistema de nómina fluido depende de obtener la documentación adecuada de sus empleados para la preparación de impuestos: la documentación y la nómina van de la mano. Para obtener la documentación correcta de sus empleados, primero debe saber qué tipo de empleado son.

Aquí es donde las cosas pueden ponerse complicadas.

↛ Desafío : Identificar correctamente a sus empleados para evitar errores de clasificación.

Al incorporar empleados, es importante saber qué tipo de empleado será. ¿Serán considerados empleados a tiempo completo o empleados contratados? Esto es importante porque determinará cómo los paga y cómo hace sus impuestos sobre la nómina.

A veces, la clasificación errónea de los empleados se hace a propósito para que la empresa pueda evitar pagar horas extras o compensación laboral. Esto puede resultar en multas para su negocio.

Sin embargo, más a menudo, la clasificación errónea de los empleados es un accidente.

Cómo evitarlo:

El IRS sugiere preguntarse, "¿cuánto control como empresa tengo sobre el trabajador?" Como regla general, más control sobre un trabajador significa que es más un empleado completo que un contratista.

Si le dice a la persona dónde y cómo hacer su trabajo, si continúa reteniéndola después de terminar un trabajo específico y si le otorga beneficios, probablemente esté tratando con un empleado y no con un contratista.

Si la persona va y viene en función del trabajo, puede hacer el trabajo de la manera que considere adecuada y es responsable de sus propios beneficios, entonces probablemente sea un contratista. Si aún no está seguro, consulte a su asesor legal o envíe el Formulario SS-8 al IRS para obtener su determinación.

2. Documenta tus políticas de pago

Considere hablar con un abogado o solicitar la ayuda de un sitio web legal para documentar los acuerdos y políticas de pago.

Como propietario de una pequeña empresa, todas las personas que contrate deben comprender claramente cuánto se les paga, cuándo se les paga, cómo se les paga (p. ej., depósito directo, efectivo o cheque) y los beneficios del empleado que vienen con el trabajo. Como la mayoría de los documentos legales, es mejor tener políticas de pago documentadas y no necesitarlas que necesitarlas y no tenerlas.

Debe tener una copia de esto, junto con los detalles sobre los términos de empleo, políticas y otros asuntos de recursos humanos, firmados y almacenados en un lugar seguro.

↛ Desafío: mantener los documentos protegidos y en cumplimiento de las leyes de privacidad de datos

Si tiene una combinación de empleados, contratistas y empleados de varios estados, tendrá una gran cantidad de documentos y formularios para realizar un seguimiento y almacenar.

Dado que estos documentos contienen datos confidenciales y personales (como números de seguridad social), querrá asegurarse de que estén almacenados de forma segura: documentos físicos en un archivador cerrado y documentos digitales en un sistema de software seguro.

Esto es importante porque desea que los empleados le confíen su información y también, es la ley. El incumplimiento de la Ley de transacciones crediticias justas y precisas de los Estados Unidos (Ley FACT) ^[3] y la Ley de informes crediticios justos (FCRA) ^[4] o el RGPD de la Unión Europea puede dar lugar a sanciones importantes.

Cómo evitarlo:

Para mantener seguros los archivos digitales, las políticas y los datos personales de sus empleados, considere invertir en un software de administración de documentos con funciones diseñadas para mantener seguros los documentos y ayudarlo a garantizar el cumplimiento de las leyes de privacidad de datos relevantes para sus empleados.

Estas funciones incluyen la ubicación centralizada de todos los departamentos para almacenar datos, reducir los silos interdepartamentales, automatizar tareas repetitivas y simplificar los procesos de escaneo, almacenamiento, recuperación y archivo de documentos.

3. Invierta en software que lo ayude a administrar el proceso de nómina

Nada reducirá la moral de los empleados más rápido que uno o dos cheques de pago atrasados. El software de nómina puede ayudar a agilizar el proceso de nómina, minimizar la posibilidad de error, almacenar de forma segura los registros de nómina y facilitar mucho el pago de impuestos sobre la nómina.

Si tiene una combinación de empleados de tiempo completo, contratistas y empleados en varios estados, el software de nómina puede ayudarlo a aliviar parte del estrés al mantener los registros organizados y seguros y al automatizar los cálculos y los depósitos. Por supuesto, esto depende de elegir el mejor software de nómina para las necesidades de su negocio.

↛ Desafío: Elegir software de nómina

Tener un proceso de nómina simplificado también puede darle a su negocio espacio para crecer. En un estudio de caso de nómina, VYRL, una startup, informó que invertir en un sistema de nómina les permitió pagar a sus empleados y contratistas más rápido, organizar sus documentos y les dio la capacidad de ofrecer paquetes de beneficios para empleados más competitivos. Esto finalmente les ayudó a comenzar a hacer crecer su negocio.

Pero comprar un sistema de nómina puede ser un desafío con tantas opciones disponibles. Fácilmente puede volverse abrumador comparar diferentes sistemas y características. Podrías pensar para ti mismo, "¿estoy tomando la decisión correcta?" y te preocupes por haber elegido incorrectamente.

Cómo evitarlo:

Cuando compre un software de nómina (o, en realidad, cualquier tipo de software), asegúrese de tener siempre en mente su problema original para ayudarlo a priorizar qué características son importantes para usted.

Algunas características importantes del software de nómina a tener en cuenta incluyen:

• Deposito directo
• Declaración de impuestos (impuestos sobre la nómina, impuestos de Medicare, etc.)
• Gestión de cumplimiento
• Autoservicio para empleados (ESS)
• Integraciones de contabilidad y seguimiento del tiempo

Tenga en cuenta que el software de nómina ofrece una variedad de funciones, desde funciones básicas de nómina hasta funciones más complejas. Nunca está de más "probar" el software aprovechando las ofertas de prueba para asegurarse de que se adapte bien a su empresa y hacer pruebas del sistema antes del lanzamiento oficial.

Libérate del estrés de la nómina

La nómina puede volverse abrumadora fácilmente con todas sus partes móviles y altas apuestas. Pero tener la documentación correcta desde el principio, un sistema de almacenamiento de documentos seguro y organizado para los registros de nómina y el software adecuado para su empresa puede facilitar mucho el proceso.

Si no está seguro de por dónde empezar, considere la posibilidad de realizar el cuestionario de lista corta de Capterra para ayudarle a reducir algunas de las opciones.

Fuentes

1. Encuesta fiscal 2021 de la Federación Nacional de Empresas Independientes, Centro de Investigación NFIB
2. Contratar y administrar empleados, Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU.
3. Ley de Transacciones de Crédito Justas y Precisas, Comisión Federal de Comercio
4. Resúmenes de los derechos en virtud de la Ley de informes crediticios justos, Registro federal