Cómo iniciar un negocio de alquiler de suministros para fiestas y equipos para eventos en línea

Las empresas de alquiler de suministros para fiestas proporcionan equipos para fiestas en grandes cantidades tanto a los hogares como a las empresas comerciales. Estos negocios siguen teniendo demanda durante todo el año. Tanto las empresas B2C como las B2B en la industria comúnmente alquilan equipos como mesas, sillas, cortinas, carpas, soluciones de iluminación, equipos de audio/video, podios, escenarios y decoración pequeña.

Debido a la falta de conciencia y conocimiento sobre la realización de operaciones comerciales en Internet, muchas empresas de alquiler de fiestas se abstienen de seguir el camino del comercio electrónico. Sin embargo, para los propietarios con amplia experiencia en la organización de fiestas y eventos, es fácil comprender el funcionamiento y las complejidades de un negocio de alquiler de fiestas en línea.

En este artículo, hemos cubierto algunos requisitos previos y recomendaciones para ayudar a los dueños de negocios a obtener información más profunda y lanzar un negocio de alquiler de fiestas en línea.

Tabla de contenido

• Tendencias industriales
• Segmentación de clientes de un negocio de alquiler de fiestas
  
• Desafíos que enfrentan las empresas de alquiler de fiestas
• Soluciones de gestión de alquiler de fiestas
• Características distintivas de un sitio web de alquiler de equipos para fiestas
• Lanzamiento de un sitio web de alquiler de artículos para fiestas y eventos
• Modelos de precios para el alquiler de suministros y equipos para fiestas
• Comercialización Suministros para fiestas y eventos Negocio de alquiler
• En conclusión

Últimas tendencias en la industria de suministros para fiestas y alquiler de eventos

Nuevas tendencias ingresan a la industria de alquiler de fiestas cada año. Si bien es bastante desafiante para las empresas bien establecidas adaptar y modificar su negocio de acuerdo con esas tendencias, las nuevas empresas y las empresas incipientes pueden cambiar rápidamente y capitalizarlas.

En 2021 y los años siguientes, las siguientes tendencias van a dirigir la trayectoria de los negocios de alquiler de fiestas y el comportamiento de los clientes.

Creciente demanda de sostenibilidad

Los consumidores modernos son conscientes de las preocupaciones ambientales y están activamente dispuestos a participar en medidas ecológicas hasta cierto punto. Además, las diversas regulaciones legales también los obligan a frenar el uso de plástico y seleccionar opciones sostenibles cuando sea posible. Como resultado, los clientes en la industria de alquiler de fiestas están limitando sus opciones a cubiertos degradables y suministros desechables similares para fiestas.

Lugares de eventos no tradicionales

Las bodas de destino y los lugares para eventos atípicos, como granjas, galerías de arte, museos y campamentos, están ganando protagonismo entre los consumidores modernos. La gente es más reacia que nunca a organizar eventos en lugares tradicionales como hoteles y restaurantes. Los lugares de eventos no tradicionales pueden ser difíciles de satisfacer para algunas empresas de alquiler de fiestas, pero las complicaciones que surgen en estos lugares también manifiestan un margen para la elevación de precios.

Auge de los artilugios de fiesta

Los dispositivos tecnológicos se están convirtiendo en una nueva norma en las empresas de alquiler de fiestas. El alquiler de equipos como dispensadores automáticos de alimentos, sistemas de karaoke, proyectores, soluciones de iluminación, asistentes de voz, enrutadores Wi-Fi, extensores de rango Wi-Fi, globos LED y aspiradoras robóticas está en aumento entre los equipos tradicionales para fiestas.

Eventos virtuales e híbridos

Los eventos virtuales e híbridos permiten que los invitados se unan desde lugares distantes. Los avances en las tecnologías AR y VR han hecho que los eventos virtuales e híbridos sean viables. Algunos ejemplos de eventos virtuales e híbridos son conciertos, conferencias, eventos deportivos, eventos educativos y festivales.

Negocio de alquiler de fiestas: principales segmentos de clientes

La base de clientes de la industria de alquiler de fiestas y eventos abarca desde hogares en general hasta empresas corporativas y agencias gubernamentales.

Como es de esperar, en cada base de clientes, el tipo de eventos y la demanda de equipos varían mucho.

En este gráfico hemos realizado un breve análisis de cada segmento de clientes y tipo de evento:

Desafíos que enfrentan las empresas de alquiler de fiestas

Los negocios de alquiler de fiestas implican el manejo de la logística de manera regular. También están obligados a seguir un horario estricto para llevar a cabo operaciones comerciales exitosas. Este cronograma implica la entrega oportuna y la adquisición de inventario, que a menudo no son fáciles de administrar.

Del mismo modo, existen varios desafíos interrelacionados a los que se enfrentan las empresas de alquiler de fiestas. Los más complicados entre ellos se mencionan a continuación:

Modelo de precios complejo

Los pedidos de alquiler que involucran diferentes duraciones para diferentes equipos hacen que una gran cantidad de suministros para fiestas sean redundantes en eventos de varios días. Esto significa que el equipo alquilado para el día 1 del evento no podrá ser requerido por el organizador los demás días. Él / ella será reacio a alquilarlo durante la duración completa del evento.

En tal escenario, se vuelve difícil para las empresas de alquiler de suministros para fiestas calcular el precio del equipo requerido para la duración variable del evento. Cuando se agrupa junto con otros equipos, el cálculo del precio y la cotización de todo el pedido se convierte en un verdadero desafío para el propietario del negocio.

Seguimiento del flujo de inventario

El seguimiento de la entrega y la adquisición de inventario también es un desafío importante en la industria de alquiler de fiestas. Como se indica en la sección anterior, los clientes pueden devolver equipos específicos antes del final del evento o necesitar reemplazos de equipos inmediatos. En estas circunstancias, el seguimiento del flujo de inventario se vuelve esencial para las empresas de alquiler de fiestas.

El seguimiento ineficiente puede generar disputas comerciales, una gestión de inventario deficiente y hacer que la empresa sea susceptible a fraudes y robos. Una solución común a los problemas de seguimiento de inventario en los que están de acuerdo las empresas de alquiler de fiestas es el seguimiento en tiempo real. Sin embargo, el seguimiento del flujo de inventario en la industria de alquiler de fiestas puede requerir mucho trabajo y tiempo, según el volumen del pedido.

Mantenimiento de niveles de inventario

El inventario de un negocio de alquiler de fiestas incluye artículos consumibles y no consumibles. Si bien es comparativamente más fácil organizar productos no consumibles (considerando que se devuelven o adquieren a tiempo), los productos consumibles, por otro lado, requieren inversiones recurrentes por parte del propietario de la empresa para recargar existencias.

Además, la capacidad de un negocio de alquiler de fiestas para atender a múltiples clientes depende invariablemente del volumen de pedidos. Por lo tanto, un cliente que solicite un tipo específico de equipo, por ejemplo, soluciones de iluminación, en un gran volumen puede incapacitar al negocio de alquiler de fiestas para proporcionar lo mismo a otro cliente.

Proporcionar soporte al cliente confiable

Las empresas de suministros para fiestas y alquiler de eventos necesitan gestionar canales integrales de atención al cliente para manejar las dudas y consultas de los clientes. También deben esperar quejas de última hora de los clientes que pueden requerir atención al cliente por varios motivos, como escasez de equipos, daños en los equipos y retrasos en la entrega.

Los clientes quieren canales de soporte rápidos y confiables, que a menudo son difíciles de administrar para las PYMES y las empresas emergentes.

“El 56 % de las personas en todo el mundo han dejado de hacer negocios con una empresa debido a una mala experiencia de servicio al cliente”.
– Microsoft

Cómo un software de gestión de alquiler de fiestas resuelve estos desafíos

La optimización de procesos internos y la automatización se destacan como soluciones confiables para los desafíos antes mencionados. Si bien revisar y reestructurar los procesos comerciales internos puede llevar mucho tiempo para una empresa, la automatización a través del software de administración de alquiler de fiestas es una solución más rápida y eficiente.

Los entusiastas de los negocios y las nuevas empresas pueden acceder al software para configurar un negocio de alquiler de fiestas con un punto de contacto con el cliente para realizar operaciones comerciales. En términos sencillos, con la ayuda de un software de alquiler de fiestas y eventos, los empresarios pueden optimizar sus procesos comerciales de back-end y proporcionar una interfaz (como un sitio web de comercio electrónico y una aplicación móvil) a sus clientes para realizar pedidos.

¿Cómo ayuda el software de gestión de alquiler de fiestas a resolver los desafíos antes mencionados?

El software de alquiler de fiestas viene con varias características, tales como:

Gestión de inventario: las entradas de inventario en tiempo real se pueden realizar en el software para ayudar a las empresas a mantener el inventario. El software puede enviar alertas de notificación para devoluciones de equipos y recargas de existencias. El equipo no disponible se etiqueta automáticamente como "agotado" para agilizar la gestión de pedidos y mejorar la experiencia del cliente. Del mismo modo, se pueden establecer cantidades limitadas por pedido en un software de alquiler de fiestas y eventos.

Gestión de pedidos: los registros de ventas y los pedidos existentes en un software de alquiler de fiestas se muestran en una sola pantalla y se pueden ordenar con la ayuda de varios filtros. El propietario de una empresa puede filtrar las entregas completadas y pendientes directamente a través de la pestaña de gestión de pedidos. Él/Ella también puede marcar la finalización del pedido en la devolución del equipo.

Atención al cliente: el software de gestión de alquiler de fiestas tiene varias integraciones de bots de chat de IA disponibles para la atención al cliente. Algunos incluso ofrecen un sistema de venta de entradas. Según el tipo de software que seleccione el propietario de una empresa, puede obtener acceso a varias integraciones de atención al cliente gratuitas y de pago.

Sistema de reservas avanzado: el complejo modelo de precios se puede abordar con la ayuda de un sistema de reservas avanzado que está disponible en el software de alquiler de fiestas. Con la ayuda de este sistema, los dueños de negocios pueden calcular precios precisos según la ubicación, las horas y los días.

Además de los desafíos antes mencionados, un negocio de alquiler enfrenta muchos otros desafíos en general. Puede leer sobre esos desafíos en nuestra otra publicación .

Características clave de un sitio web de alquiler de equipos para fiestas

Después de llevar a cabo una investigación exhaustiva de varios sitios web de alquiler de fiestas y sus características distintivas, hemos compilado la siguiente lista de características necesarias para llevar a cabo operaciones comerciales de alquiler de eventos y suministros para fiestas sin problemas:

1. Folletos y paquetes de productos temáticos

Los propietarios de negocios de alquiler de fiestas pueden crear folletos temáticos para diferentes tipos de eventos y subirlos al sitio web. Esto no solo les permitirá alquilar artículos de alta rentabilidad, sino que también simplificará los precios y mejorará la experiencia del cliente. Por ejemplo, Party Rentals Ltd., una empresa de alquiler de fiestas con sede en EE. UU., utiliza folletos de productos para exhibir sus equipos.

Junto con el folleto y la opción de comprar el equipo mencionado como paquete, los sitios web de alquiler de fiestas también pueden proporcionar un botón para descargar el folleto en formato PDF. Esto permitirá a los clientes interesados ​​compartir el folleto con sus familiares y amigos sin necesidad de que visiten el sitio web. Por lo tanto, mejorando la experiencia del cliente por un gran margen.

2. Escáner de código de barras

Un escáner de código de barras vinculado con la base de datos del sitio web puede automatizar entradas en tiempo real. Aumentará la velocidad de procesamiento de pedidos, eliminará errores de entrada y no requiere credenciales de inicio de sesión para funcionar. Además, ayudará a mantener el flujo de inventario y es increíblemente útil para procesar pedidos grandes y realizar controles de calidad.

3. Carros Múltiples para Diferentes Eventos

Los dueños de negocios pueden ayudar a los clientes a administrar diferentes eventos. Para ello, pueden permitir a los clientes crear múltiples carritos de la compra. Cada carrito puede tener múltiples atributos, como el nombre del evento, la cantidad de invitados, la fecha de inicio y finalización del evento. La opción para cambiar el carrito se puede dar en la esquina superior derecha de la pantalla. Del mismo modo, también puede llegar una vez que el cliente haga clic en el botón 'agregar al carrito'.

KoutureStudios, un sitio web de gestión de eventos y alquiler de fiestas, impulsado por Yo!Rent, utiliza varios carros para permitir a los clientes guardar equipos para diferentes eventos. También utiliza una función de automatización para seleccionar la cantidad de productos en función del número de invitados.

4. Paquetes de suscripción

Las empresas de alquiler de fiestas pueden usar paquetes de suscripción de varios niveles para la retención de clientes. Esta función es más útil cuando se realizan operaciones B2B, como proporcionar suministros para fiestas a oficinas corporativas y organizadores de eventos. Ambos tipos de clientes organizan eventos de forma regular y aprecian los descuentos y beneficios por pedidos recurrentes.

5. Galería de eventos

Los clientes de la industria de alquiler de fiestas compran productos que se exhiben. Quieren saber cómo quedará el equipo antes de realizar el pago. Mientras que las tiendas fuera de línea pueden exhibir varios equipos, los sitios web de alquiler de fiestas de comercio electrónico pueden crear una galería de eventos para mostrar su cartera.

Una cautivadora galería de productos también ayudará a destacarse de la competencia.

6. Opción para agregar equipo de repuesto

La opción de agregar equipos de repuesto en el carrito puede evitar que los clientes se sientan avergonzados debido a la escasez de equipos. A menudo, el número de invitados en eventos y fiestas supera el número de invitaciones y da como resultado una escasez de capacidad de asientos. Del mismo modo, puede haber escasez de mesas, decoración, iluminación, cristalería y otros equipos. El daño del producto y los problemas de calidad también provocan escasez.

Como solución, el sitio web de alquiler de fiestas puede brindar la opción de agregar equipos de repuesto en el proceso de pago. Esta venta adicional aumentará los márgenes de beneficio de la empresa y es muy probable que los clientes la soliciten. El propietario de la empresa puede establecer una cantidad predeterminada de repuestos para mesas, sillas y cualquier equipo desde el panel de administración.

7. CMS multiusuario

Se requiere un sistema de administración de contenido (CMS) multiusuario para las empresas de alquiler de fiestas que requieren mucha mano de obra y que requieren varias cuentas de subadministrador.

El administrador del sitio web puede asignar privilegios a diferentes cuentas de coadministrador y permitirles manejar varias páginas web, páginas de blog, banners y procesos de back-end en la plataforma.

Cómo lanzar un sitio web de alquiler de artículos para fiestas y eventos

Según Google Digital Garage, un sitio web actúa como el hogar en línea de una empresa. Para un negocio de alquiler de fiestas, es la tienda digital la que potencia el software de gestión de alquiler.

A continuación, se detallan los pasos que puede seguir el propietario de una empresa para configurar un sitio web utilizando un software de gestión de alquiler de fiestas:

1. Seleccione un software de gestión de alquiler de fiestas

Hay varios software de administración de alquiler de fiestas disponibles en Internet, cada uno con diferentes requisitos de servidor. Sin mencionar que también pueden diferir en características y funcionalidades, por lo que merecen atención previa antes de elegir un servidor y un dominio. El propietario de una empresa también puede personalizar el software (consulte la sección "Características distintivas de un sitio web de alquiler de fiestas" a continuación) según los requisitos comerciales.

2. Seleccione un servidor y un dominio

Según los requisitos del servidor, el propietario de una empresa debe seleccionar un servidor para alojar el sitio web. El sitio web también debe tener un nombre único, que se conoce como el dominio. Para un negocio hiperlocal de alquiler de fiestas, el nombre de dominio debería facilitar que los visitantes reconozcan el negocio. Se puede utilizar una herramienta de búsqueda de nombres de dominio para saber qué nombre de dominio está disponible y cuál ya está en uso.

3. Instalación y configuración del software Party Rental

Después de seleccionar el servidor y el nombre de dominio, las empresas están listas para instalar y configurar el software de gestión de alquiler de fiestas. El equipo de software puede ayudar en la instalación y configuración única. Después de la incorporación, la empresa puede configurar el software por sí misma en el futuro.

4. Agregue productos y lance su negocio de alquiler de suministros para fiestas

Después de configurar el software, la empresa puede cargar listados detallados de productos y establecer precios de alquiler. Para que los productos sean fáciles de filtrar, el propietario de la empresa puede establecer categorías para diferentes estilos, tipos de eventos y etiquetas de precios. Una vez que el catálogo de productos está listo, el negocio de alquiler de fiestas en línea está listo para lanzarse.

Aprenda cómo creamos un sitio web de alquiler en línea para un negocio de alquiler de equipos para fiestas con sede en EE. UU. en este estudio de caso.

Modelos de precios para un negocio de alquiler de suministros para fiestas y eventos

Hay varias rutas para resolver los complejos problemas de precios de un negocio de alquiler de fiestas. Un enfoque directo para resolverlos es adaptar un modelo de precios rentable basado en la situación del mercado. Además, el software moderno de administración de alquiler de fiestas puede admitir varios modelos de precios, lo que brinda a la empresa más versatilidad para fijar el precio de sus equipos.

Los diversos modelos de precios que son adecuados para un negocio de alquiler de fiestas son:

• Cost Plus Margin: una estrategia de precios para cubrir los costos de capital en el número mínimo de reservas.
• Precios basados ​​en la demanda: en este modelo de precios, el aumento y la disminución de la demanda del consumidor determina el precio.
• Precios competitivos: en lugar de la demanda del consumidor, los precios establecidos por el competidor actúan como el principal determinante del precio.
• Agrupación de precios: el precio se establece para un grupo de productos y los productos agrupados no se alquilan por separado.
• Precios de penetración: los precios de penetración implican alquilar productos a un costo muy bajo para interrumpir el mercado existente.

Comercialización de un negocio de alquiler de suministros para fiestas y eventos en línea

Salvo algunas excepciones, la mayoría de los negocios de alquiler de fiestas son negocios hiperlocales, lo que significa que operan dentro de un rango geográfico muy limitado. Si bien esto reduce la audiencia objetivo, aún prevalece el desafío de marketing de cómo presentar y promocionar los servicios de un negocio de alquiler de fiestas.

A continuación se presentan algunas soluciones de marketing cuidadosamente seleccionadas para ayudar a las empresas de alquiler de fiestas de inicio a promover su negocio en línea.

• Asistir a eventos de networking
• Realizar marketing en redes sociales
• Implementar la optimización de motores de búsqueda locales (SEO)
• Implementar el marketing de motores de búsqueda locales (SEM)
• Persiga el marketing por correo electrónico
• Haz branding hiperlocal
• Publicar comunicados de prensa
• Anúnciate en periódicos y revistas locales
• Lanzar un programa de marketing de referencia

Seleccionar e implementar las estrategias de marketing correctas para la promoción comercial es una decisión difícil para varios tipos de empresas. Para comprender cuáles funcionarán para un negocio de alquiler de fiestas, consulte este blog.

En conclusión

Los negocios de suministros para fiestas y alquiler de eventos tienen demanda en las principales ciudades del mundo. Sin embargo, a medida que aumenta la competencia, también aumenta la demanda de mejores servicios y experiencias del cliente. Si su empresa puede suministrar equipos para fiestas de alta calidad respaldados por una experiencia superior del cliente, es posible superar a los titulares y establecer un nombre en la industria de alquiler de fiestas.