6 pasos para una negociación exitosa del contrato de software

Reúna información vital sobre el proveedor y cree un equipo para defender sus necesidades de software.

Su empresa eligió un nuevo software y ahora es el momento de negociar el contrato. Esta discusión aparentemente simple puede hacer o deshacer todo el trato y determinar qué tan útil termina siendo el software para su negocio.

Los proveedores de software quieren que su herramienta funcione para usted, pero también cuentan con equipos capacitados para maximizar los tratos a su favor. Venga a la mesa listo para negociar como un profesional: Gartner recomienda estos consejos de preparación para una negociación de contrato de software óptima para obtener la mejor oferta de software posible. También hemos resumido las acciones clave que debe realizar en cada paso ( informe completo disponible para los clientes de Gartner ) .

1. Formar un equipo de negociación

El proveedor está trayendo a su equipo más fuerte a la mesa de negociación, por lo que debe reunir uno propio para enfocarse en aspectos específicos del acuerdo. Los miembros de este equipo dependerán del tamaño y los recursos de su empresa; la siguiente tabla muestra las diversas áreas de enfoque y los aspectos a considerar para cada área de enfoque:

Utilice esta tabla como una lista de verificación para los miembros de su equipo. Por supuesto, no todas las empresas tienen personas para cada una de estas áreas de enfoque; si ese es el caso, seleccione a los miembros del equipo más apropiados para asumir múltiples responsabilidades.

2. Capture tarifas y costos ocultos

Probablemente pagará más que el precio que figura en el sitio web de su software favorito y, a menos que pregunte, los proveedores no ofrecerán una descripción detallada del precio real. Para iniciar una negociación con una verdadera evaluación de costos, haga preguntas con anticipación sobre estos aspectos de precios:

Deberá profundizar más en las métricas de precios del software para obtener los costos más precisos. Dependiendo de la configuración de su negocio específico, ciertos métodos de fijación de precios de proveedores pueden ser beneficiosos para todos. Por ejemplo, una empresa que está contratando rápidamente nuevos empleados puede obtener más valor por su dinero con un modelo de suscripción de software que permite usuarios ilimitados por un precio fijo.

Asegúrese de revisar las ventajas y desventajas de cada método de fijación de precios de software para evitar pagar de más ( informe completo disponible para los clientes de Gartner ) :

3. Comprenda sus términos y condiciones

Los términos y condiciones (T&C) de su contrato de software describen los riesgos y beneficios del contrato. Cada proveedor de software incluye diferentes términos, por lo que es más sencillo elaborar su propia lista de verificación de elementos que son imprescindibles para su negocio.

Estos términos cambiarán según el método de implementación, ya sea que instale el software en su ubicación o lo use a través de un navegador web.

Estos son ejemplos de términos y condiciones típicos para ambos tipos de implementación de software:

4. Descubra las motivaciones de los proveedores para ganar influencia

Es probable que el proveedor recopile información sobre los límites de su presupuesto, cómo se pagará el software, qué ejecutivo aprobará el trato y quién tomará la decisión final.

Esto le da al proveedor más detalles para aprovechar el trato a su favor, pero puede hacer preguntas para revelar las motivaciones de los proveedores para asegurarse de que tiene la misma ventaja.

Considere preguntas como:

• ¿Cómo te pagan: comisión directa o salario y comisión?
• ¿Recibes bonos durante todo el año? ¿Cuándo obtienes tu bono más grande?
• ¿Se le compensa más en algunos productos y servicios que en otros? ¿Cuáles y cómo funciona el programa de incentivos de compensación?

Después de recopilar esta información, vea si estos factores pueden darle una mayor ventaja:

Considere el fin del año fiscal. ¿Tiene algún proveedor que lo presione para cerrar un trato pronto? Los equipos de ventas normalmente son agresivos, pero aumentan la presión cerca del final del año fiscal de su empresa, y usted también debería hacerlo.

Siempre es mejor alargar las conversaciones sobre software hasta el final de un trimestre o año fiscal para aprovechar la urgencia del proveedor de obtener un mejor trato; los precios especiales y los descuentos son más fáciles de obtener cuando el equipo de ventas realmente necesita cerrar el trato final del trimestre o año.

¿Tu proveedor es una startup? El auge del software basado en la nube ha generado cientos de pequeños proveedores de software de inicio que pueden ofrecer términos y contratos más flexibles que sus competidores empresariales más grandes. Un proveedor de inicio más ágil podría ser la combinación perfecta entre sus necesidades de funcionalidad y su presupuesto.

Esta startup también podría estar preparándose para recaudar fondos; en este caso, el proveedor querrá aumentar los clientes y los ingresos antes de una ronda de financiación en serie, lo que le da a su empresa una ventaja para negociar un acuerdo más valioso.

Según el tamaño y el tipo de empresa de software, puede encontrar detalles de financiación, adquisición e inversores en Crunchbase para aprovechar durante la negociación.

5. Use una plantilla de puntuación para identificar sus mejores opciones

Utilice los criterios enumerados en la siguiente tabla para calificar sus mejores opciones de software entre sí; de esta manera, sabrá exactamente cuánto debe invertir en el trato o si puede retirarse.

Califique los criterios del 1 al 5 y dé más peso a las consideraciones importantes al calcular los ganadores. Use tantos o tan pocos como sea necesario para sus opciones de proveedor:

• Precios
  • Tasas de licencia
  • Costos de personalización e implementación
  • Cuotas de mantenimiento
  • Costos de capacitación
• Características y funcionalidades requeridas (y agradables de tener)
• Requisitos de funcionamiento (compatibilidad y movilidad)
• integraciones
• Capacidades de apoyo y formación.
• Términos y condiciones (T&C) riesgos

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6. Prepárate para marcharte

Después de calificar a cada proveedor, revisar los términos y condiciones y comprender lo que está en juego tanto para el proveedor como para su empresa, sabe si puede darse el lujo de alejarse hacia otras opciones viables.

Su lista de requisitos y alternativas válidas le brinda la posibilidad de abandonar las negociaciones con los proveedores con puntajes más bajos cuando no avanzan en una dirección favorable. Si se aleja de las negociaciones, tómese el tiempo para reiniciar con su equipo:

• Replantea tus expectativas
• Fortalece tus tácticas de negociación
• Determine si realmente vale la pena buscar la siguiente mejor opción de software

Aprenderá de cada discusión cómo aprovechar mejor su investigación y cómo responder mejor a las preguntas y tácticas difíciles de los proveedores.

Reúna los mejores recursos para su negociación de software

Asegúrese de que su empresa esté preparada para la conversación más importante en la vida de su software. En resumen, reúna a su equipo de negociadores, comprenda los costos ocultos y los términos aceptables del contrato, luego desarrolle un plan de juego efectivo que vuelva a presionar al proveedor.

Si está obteniendo una ventaja inicial en el proceso, debe analizar las revisiones de los usuarios reales y programar algunas demostraciones de software, luego siga estos pasos desde el principio para que pueda adaptar su plan de negociación a cada proveedor.