Cómo comprar software empresarial en 6 pasos

Navegar por el proceso de compra de software es difícil, pero estamos aquí para ayudarlo.

Elegir un software puede ser abrumador, pero no temas. En este artículo, desglosaremos seis pasos que debe seguir para encontrar el software adecuado y sentirse seguro de su decisión.

6 pasos clave para encontrar el software adecuado

Paso 1: identifica tu problema

El primer paso del proceso de compra de software consiste en determinar sus necesidades y asegurarse de que estén alineadas con sus objetivos comerciales.

Pregúntese: ¿Qué problema necesito resolver?

Identificar el problema lo ayuda a reducir el tipo de software que necesita. Comience con un problema específico basado en objetivos comerciales, como:

• Necesitamos que nuestros empleados colaboren más rápido en los proyectos.
• Necesitamos realizar un seguimiento de nuestro inventario en varias tiendas con mayor precisión.
• Necesitamos mejorar nuestra comunicación con los clientes.

Si no está seguro de por dónde empezar, aquí hay algunas formas de identificar sus problemas y cómo están vinculados a sus objetivos comerciales:

• Hable con su equipo para identificar los problemas actuales. Profundice en la conversación para encontrar el problema subyacente, no solo los síntomas.
• Evalúe su software actual y discuta los problemas al usarlo con su equipo.
• Pregunte a otros en su red y/o industria si están experimentando problemas similares.

Paso 2: Defina sus requisitos de software

Es probable que haya docenas, si no cientos, de productos de software diseñados para abordar el problema que tiene. Pero eso no es suficiente. Necesita un software que coincida con las necesidades específicas de su empresa.

Pregúntese: ¿Cómo queremos usar este software?

Saber lo que quiere obtener del software que utiliza lo ayudará a acercarse a la opción correcta para su negocio. Estos son algunos requisitos a tener en cuenta:

• Funciones (todas las cosas que necesita que haga)
• Número de usuarios (si necesita cuentas separadas para cada usuario)
• Facilidad de uso (qué tan fácil será de usar para su equipo)
• Integraciones (cómo interactúa con otro software que usa)
• Potencial de crecimiento (qué tan bien el software satisfará las necesidades futuras)
• Precio (cuánto está dispuesto a gastar en el software)

Sin embargo, no se detenga en responder esta pregunta. Ingrese información adicional para refinar sus requisitos visitando los directorios de software de Capterra para buscar reseñas detalladas de usuarios de otras personas como usted. Verá las funciones que empresas similares consideran imprescindibles.

Para generar confianza en sus requisitos, hable con su equipo para ver qué necesitarán realmente los usuarios. También puede consultar una o dos empresas de software líderes y ver qué características adicionales ofrecen. Compárelos con otro software que esté considerando para ver qué características no puede prescindir y cuáles son buenas bonificaciones.

Paso 3: Identifique las opciones y haga su lista de preseleccionados

El siguiente paso en su búsqueda de software consiste en crear una lista exhaustiva de todas las soluciones que satisfagan sus necesidades. Buscar en Capterra su categoría de software es un excelente lugar para comenzar.

Después de crear una lista completa de software, es hora de reducirla a una lista manejable de opciones realistas. Idealmente, esa lista debería tener de tres a siete productos; más que eso y el proceso de selección corre el riesgo de volverse demasiado largo y complicado.

Pregúntese: ¿Es necesario que esta solución de software esté en mi lista de preseleccionados?

Para responder a esta pregunta, comience a comparar el software de su lista con los requisitos que estableció en el paso dos, teniendo cuidado de evaluar lo siguiente:

• ¿El producto resuelve su problema clave y respalda sus objetivos comerciales?
• ¿El producto cumple con sus requisitos de características?
• ¿Qué tan fácil de usar es la solución?
• ¿El producto funciona (se integra) con el software que usa ahora?
• ¿El producto tiene buenas críticas de los usuarios?
• ¿Está el producto dentro de su presupuesto?

Una vez que haya respondido estas preguntas, debería encontrar que la mayoría de las soluciones en su larga lista inicial se pueden eliminar. Para reducir aún más tu lista, utiliza la herramienta de filtrado y las reseñas de usuarios de Capterra.

La herramienta de filtro (que se encuentra en páginas de categorías de software específicas) le permite reducir los resultados según las características populares, las opciones de precios y más. Las reseñas de los usuarios (que se encuentran en páginas de productos de software específicos) le darán calificaciones generales, así como calificaciones por facilidad de uso, servicio al cliente, valor general y características.

También puede ver la industria y el tamaño del negocio de los revisores. Un producto puede ser bueno en papel, pero usted quiere asegurarse de que las personas como usted realmente disfruten usándolo.

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Responda nuestro cuestionario y obtenga su propia lista de finalistas de software

HAZ LA PRUEBA

Paso 4: Seleccione su primera opción

Has investigado mucho hasta este punto y estás listo para hacer una selección final de tu lista de preseleccionados. Para que se sienta totalmente seguro de su decisión, a continuación se incluyen algunas comprobaciones finales para asegurarse de que está eligiendo el software adecuado para su negocio.

Pregúntese: ¿Le confío mi negocio a esta empresa?

Su relación con el proveedor de software será una sociedad. Aquí hay algunas maneras de construir esa confianza:

• Lea opiniones de usuarios en Capterra de clientes actuales que tienen necesidades similares a las suyas. Cree una lista de preguntas para los proveedores en función de cualquier inquietud que tenga después de leer las reseñas.
• Comuníquese con los proveedores, programe demostraciones y haga preguntas. Ver de cerca las capacidades del software le permite hacer comparaciones más significativas.
• Comuníquese con los proveedores de su lista para determinar el precio final y los niveles de servicio, así como los materiales de capacitación e incorporación. Diferentes compañías de software brindan diferentes niveles de servicio después de su compra, por lo que si desea algo práctico, hable con el proveedor con anticipación.

Después de completar estas comprobaciones, debería sentirse aún más seguro con su selección. El siguiente paso es asegurarse de que su equipo comparta esta confianza.

Paso 5: Obtener la aceptación del equipo

Antes de comprar software nuevo, necesita la aceptación de otros miembros de su equipo. No todos habrán dedicado tanto tiempo a la investigación de software como usted, así que comparta sus hallazgos y hágales saber cómo llegó a su elección final.

Pregúntese: ¿A quién afectará esta decisión?

Incluya a cualquier persona que se verá afectada por el cambio de software en las presentaciones y debates. Eso podría incluir:

• Miembros del equipo que utilizarán el nuevo software
• Los encargados del presupuesto de software
• Ejecutivos que aprobarán la compra del software
• Personal de TI que implementará el nuevo software
• Dirección quién será responsable de impulsar el cambio

Comparta sus razones de investigación y selección, y deje mucho tiempo para comentarios. Una vez que los afectados por el cambio (y los que están a cargo del presupuesto del software) estén a bordo, estará listo para comprar.

Paso 6: Compre su nuevo software

Este paso final es el más sencillo, pero hay algunas cosas que debe tener en cuenta antes de firmar en la línea de puntos y enviar ese primer pago oficial:

• Asegúrese de haberse comunicado con el proveedor con anticipación acerca de los términos de su contrato.
• Pregunte acerca de los descuentos para los que podría calificar su empresa (por ejemplo, si trabaja para una organización sin fines de lucro).
• Discuta planes de pago y pregunte sobre descuentos por pagar anualmente en lugar de mensualmente.
• Discuta de qué será responsable el proveedor de software después de la compra (esto podría incluir la incorporación y la capacitación del personal, la disponibilidad del servicio al cliente y el acceso a futuras actualizaciones de software).
• Si paga mensualmente u otro programa recurrente, trabaje con finanzas internamente para asegurarse de que el presupuesto esté disponible cuando sea necesario.

Una vez que haya comprado oficialmente un paquete de software, felicítese por su arduo trabajo y siéntase seguro de haber elegido el software correcto para su negocio porque se tomó el tiempo para hacer el proceso de compra correcto. Es hora de celebrar la mayor eficiencia y otros beneficios que se derivan de su nuevo software.

Información sobre la encuesta "Tendencias de compra de software para pequeñas empresas" de Capterra

Capterra realizó esta encuesta en julio y agosto de 2018 entre 420 pequeñas y medianas empresas (PYMES) con sede en EE. UU., Alemania y Francia. Se evaluó a los encuestados según el tamaño de la empresa y los ingresos para calificar como PYMES. Los encuestados calificados tomaron decisiones o tuvieron una influencia significativa en las decisiones relacionadas con la compra de tecnologías para su organización.

Se les exigió haber comprado al menos una pieza de software valorada en $5,000 o más en los últimos 12 meses. Se requería que los encuestados fueran al menos gerentes de oficina, que influyeran en las decisiones de compra de software en sus organizaciones.