Consejos de gestión de proyectos de redes sociales, con pautas para encontrar las mejores herramientas

Las herramientas de administración de proyectos de redes sociales brindan una o más utilidades de mentalidad social bajo un solo banner, a menudo un tablero personalizable que muestra múltiples flujos de información. Ya sea que esté ejecutando campañas de mercadeo social usted mismo o confiando en un gran equipo para satisfacer una lista de clientes en constante expansión, puede usar estas herramientas para optimizar sus procesos y explorar formas más eficientes y efectivas para alcanzar objetivos colectivos.

Tenga éxito con las redes sociales en nombre de sus clientes descargando "La guía definitiva para las redes sociales efectivas para los negocios" ahora.

En este artículo, repasaremos algunos consejos y las mejores prácticas que puede usar para administrar de manera efectiva sus proyectos de redes sociales, así como algunas pautas sobre cómo encontrar la herramienta de administración de redes sociales adecuada para su agencia.

Tabla de contenido

• ¿Por qué es importante la gestión de proyectos de redes sociales?
  • Establece metas y objetivos claros
  • Define roles y responsabilidades.
  • Ayuda a monitorear y evaluar el progreso del proyecto
• Desafíos comunes y soluciones en la gestión de proyectos de redes sociales
  • Gestión de múltiples cuentas y plataformas de redes sociales.
  • Mantenerse organizado y cumplir con los plazos
  • Asegurar una voz y mensajes de marca consistentes
  • Manejo de problemas inesperados o crisis
• Los beneficios del software de gestión de proyectos de redes sociales
  1. Ayuda a ahorrar tiempo y recursos
  2. Mejora la productividad individual y del equipo.
  3. Ayuda a administrar las campañas en las redes sociales.
  4. Alinea al equipo hacia un objetivo común.
• Proporciona recordatorios para tareas que requieren atención.
• Permite un mejor seguimiento y control sobre su estrategia
• Mejora de la gestión y comunicación de las relaciones con los clientes
• Qué buscar en las herramientas de gestión de proyectos de redes sociales
  1. Programación efectiva en plataformas de redes sociales
  2. Análisis e informes sociales
  3. Opciones de análisis
  4. Funciones de aprobación de contenido
  5. Creación de contenido social
• Preguntas frecuentes
  • ¿Con qué frecuencia debo reevaluar mi estrategia de redes sociales y ajustarla según sea necesario?
  • ¿Qué debo hacer si surgen problemas o crisis inesperados durante un proyecto de redes sociales?

¿Por qué es importante la gestión de proyectos de redes sociales?

Por lo general, las empresas prefieren utilizar la administración de redes sociales de marca blanca porque pueden delegar una gran cantidad de tareas, esencialmente entregando un proyecto que podría tener un impacto significativo en el futuro de su marca. Para que su agencia esté a la altura de las expectativas, debe comprender cómo la gestión estratégica de proyectos ayuda a dar forma a la productividad, la colaboración y el resultado de cada campaña en las redes sociales.

Establece metas y objetivos claros

Un objetivo específico y medible te da algo a lo que apuntar. Conocer su objetivo también informa su proceso, lo que lo ayuda a construir un marco diseñado para impulsar su estrategia desde el inicio hasta su finalización. Los objetivos más grandes deben dividirse en partes más pequeñas, con hitos integrados que brindan espacio para verificar el progreso y ajustar la estrategia según sea necesario.

Define roles y responsabilidades.

Los gerentes de proyecto que supervisan las redes sociales deciden quién es responsable de qué y cuándo. Esto no deja dudas sobre qué miembro del equipo es el dueño de una tarea en particular. Y, en general, la propiedad se asigna en función del conjunto de habilidades y la experiencia.

Por ejemplo, una persona puede sobresalir en el uso de las redes sociales en la gestión de la reputación y, por lo tanto, tener la tarea de monitorear y responder a las reseñas de los clientes. Otra persona puede ser experta en programar y supervisar el calendario de redes sociales del cliente como su deber principal.

Ayuda a monitorear y evaluar el progreso del proyecto

Las herramientas y estrategias de redes sociales forman el quid del proceso de planificación, pero se necesita un gerente de proyecto para garantizar que haya una supervisión adecuada (y precisa). Los gerentes aprueban los pasos clave, analizan las métricas para evaluar el progreso y determinan qué cambios, si los hay, deben realizarse para lograr mejor los objetivos generales.

Desafíos comunes y soluciones en la gestión de proyectos de redes sociales

Ninguna guía de administración de redes sociales verdaderamente integral está completa para abordar los desafíos que pueden impedir que las campañas logren resultados óptimos. Ser consciente de las trampas comunes y coordinar las soluciones puede ayudarlo a superar los obstáculos con una delicadeza impresionante.

Gestión de múltiples cuentas y plataformas de redes sociales.

La demografía y los estilos de contenido difieren de una plataforma a otra. El grupo de edad más grande de Facebook cubre usuarios entre 25 y 34 años (Statista), mientras que Instagram sesga a los más jóvenes, con más del 30 por ciento de los usuarios entre 18 y 24 años (Statista). La creación de perfiles en todas las plataformas principales aumenta el alcance exponencialmente y permite una mayor experimentación en términos de lo que se publica y cuándo.

Pero cuantos más perfiles crees, más esfuerzo se necesita para mantener esas páginas e interactuar con los seguidores. Programar publicaciones y asignar miembros del equipo a cada plataforma (o una tarea específica en todas las plataformas) puede ayudar a optimizar las operaciones y evitar brechas en la cobertura.

Mantenerse organizado y cumplir con los plazos

La naturaleza en gran medida espontánea de las publicaciones privadas en las redes sociales puede filtrarse fácilmente en el ámbito profesional, pero la falta de organización puede dificultar la creación de impulso y la medición de la eficacia. Cuanto más nebuloso sea su plan de redes sociales, más probable es que se salga de la programación, lo que puede hacer que pierda la oportunidad de contenido urgente y eventos como lanzamientos de productos y días festivos.

Es crucial crear un plan concreto que establezca todo, desde los activos planificados hasta los detalles de publicación y cuándo su equipo revisará los comentarios o ejecutará los informes. Tácticas como la codificación por colores de los elementos según la urgencia y tener personas en la lista como respaldo para asumir tareas en caso de enfermedad u otra ausencia también pueden ser útiles.

Asegurar una voz y mensajes de marca consistentes

El usuario promedio de las redes sociales tiene siete cuentas sociales únicas a las que accede mensualmente, y cada cuenta representa una plataforma social diferente (Informe de datos). Para maximizar el impacto y generar confianza, las marcas deben tener una presencia cohesiva y consistente en todos esos canales, de modo que los consumidores que navegan puedan reconocer fácilmente y gravitar hacia perfiles familiares.

Cree y siga estrictamente las guías de la marca y las políticas de las redes sociales que transmitan los estándares de colores, fuentes, tamaños de imagen y voz.

Manejo de problemas inesperados o crisis

Ya sea que se trate de un desliz de un interno e incitar al furor o comentarios negativos de los clientes que de repente se vuelven virales, se encontrará con un momento que requiere cabeza fría y un plan experto.

Aprende y adopta la función de las redes sociales en la gestión de la reputación. Use herramientas relevantes, como la escucha social y la respuesta a las menciones de la marca, para dar forma a la narrativa y cortar el descontento de raíz.

Los beneficios del software de gestión de proyectos de redes sociales

Las herramientas de administración de redes sociales pueden ayudar a los gerentes de proyectos a modernizar y simplificar sus listas de tareas mediante el uso de tecnología y automatización para eliminar barreras y mejorar la comunicación y el acceso.

1. Ayuda a ahorrar tiempo y recursos

Las herramientas de gestión de proyectos de redes sociales no tienen que marcar la entrada o la salida a una hora determinada. Su equipo puede crear publicaciones durante la jornada laboral que se publicarán en las noches y los fines de semana, siempre que el algoritmo esté preparado para llevar su contenido a su grupo demográfico objetivo. Las suites de diseño permiten a las agencias realizar conceptos gráficos sin subcontratar, mientras que otras herramientas analizan temas de actualidad para encontrar inspiración para publicaciones en redes sociales.

Use una herramienta o varias; de cualquier manera, puede ahorrar tiempo y descubrir la capacidad de hacer más con el mismo ancho de banda que antes.

2. Mejora la productividad individual y del equipo

Las herramientas también mejoran la productividad al permitirle maximizar su tiempo. Algunas herramientas ofrecen opciones de automatización, lo que garantiza que la tecnología funcionará mucho después de que termine la noche.

Las herramientas también informan el proceso de toma de decisiones. En lugar de debatir los méritos de una campaña, simplemente puede mirar los informes generados por software para ver, en blanco y negro, si una táctica está funcionando o si es hora de hacer un cambio. Eliminar la duda ahorra tiempo y trabajar a partir de hechos en lugar de suposiciones ayuda a garantizar que cada movimiento esté posicionado para obtener el mejor resultado posible.

3. Ayuda a gestionar las campañas en las redes sociales

Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a reunir todos los elementos procesables bajo un mismo paraguas o, en la mayoría de los casos, en un tablero unificador. En lugar de alternar entre aplicaciones de calendario, herramientas de programación, widgets de captura de datos, etc., puede obtener una visión completa del estado de sus anuncios y publicaciones sociales con un solo clic.

Este enfoque es más eficiente, y considerablemente más amable con su dedo que hace clic, pero también puede ayudarlo a tomar decisiones mejor informadas. Cuando está navegando constantemente, es fácil perder un punto de datos o malinterpretar la información porque le falta contexto. La capacidad de comprender el panorama general a través de una sola herramienta (incluso si tiene que ir a otro lugar para obtener detalles específicos) puede marcar una gran diferencia en su producción diaria y los resultados de su campaña.

4. Alinea al equipo hacia un objetivo común

La gestión de proyectos no se trata solo de administrar el proyecto en sí, también se trata de administrar su equipo. Al reorganizar su campaña y sus activos usando las herramientas de administración de redes sociales, puede mantener a todos en la misma página para ayudar a garantizar que no haya agendas superpuestas o que nadie quede fuera del circuito.

Ya sea que su objetivo sea el objetivo de la campaña del cliente o algo más pequeño como un hito, puede usar la herramienta que elija para realizar y delegar varias tareas. Utilice sus herramientas de redes sociales para asignar y realizar un seguimiento de tareas, comunicarse sobre logros y contratiempos, marcar elementos como prioritarios y compartir noticias u otros enlaces relevantes. Todo esto sin recurrir a engorrosas cadenas de correo electrónico o hacer ping a la bandeja de entrada de todos por separado con actualizaciones o preguntas.

Proporciona recordatorios para tareas que requieren atención.

Habilite las notificaciones automáticas de sus herramientas favoritas de administración de redes sociales y es posible que nunca más se pierda una mención de marca o una tarea clave. Dependiendo de cómo se inscriba, las herramientas de administración de redes sociales pueden potencialmente enviar una ventana emergente a su teléfono inteligente en función de activadores predeterminados, como:

• Cuándo es el momento de registrarse con el equipo
• Cuando necesite marcar una tarea específica
• Una reunión virtual está por comenzar
• Otro miembro del equipo ha completado una tarea.
• Su campaña alcanzó un punto de referencia de rendimiento
• Alguien ha mencionado la marca de su cliente en las redes sociales

Permite un mejor seguimiento y control sobre su estrategia

Cuando su plan, análisis y comunicación se ejecutan bajo la atenta mirada de una o dos herramientas de administración de redes sociales, tiene una capacidad incomparable para supervisar su campaña. A veces, una sola herramienta es suficiente para satisfacer sus necesidades. Los objetivos de algunos clientes exigen un par de herramientas que se sincronicen.

De cualquier manera, piense en ello como recopilar todas las instrucciones e informes para un proyecto pesado y guardarlos en una carpeta. Mucho mejor que buscar en su oficina o archivador fragmentos de información a pedido, ¿verdad?

Mejora de la gestión y comunicación de las relaciones con los clientes

Unidos bajo una herramienta que facilita la colaboración y la comunicación, su equipo puede compartir información y actualizaciones rápidamente y ofrecer comentarios con la misma rapidez. Esto mantiene a todos en la misma página para que pueda presentar un frente consolidado cuando tenga sus reuniones de contacto con los clientes. En lugar de responder una pregunta con una versión de "Déjame preguntarle a John dónde estamos en eso", ya tienes las notas de John en la plataforma, y ​​también las de todos los demás.

También puede usar la plataforma para rastrear la comunicación con el cliente, aumentando aún más la transparencia. Busque herramientas que le permitan enviar contenido recién creado o informes listos para presentaciones directamente al cliente para obtener aún más funcionalidad.

Qué buscar en las herramientas de gestión de proyectos de redes sociales

No hay dos proyectos de redes sociales exactamente iguales, por lo que tiene sentido que las funciones de software que necesitará para abordar con maestría cada campaña también difieran. Aún así, hay algunas capacidades que son casi universalmente útiles para vender paquetes de redes sociales y garantizar que tenga los recursos para cumplir sus promesas.

1. Programación efectiva en plataformas de redes sociales

Nada absorbe más tiempo que tratar de programar publicaciones en redes sociales en múltiples plataformas, una a la vez. Todo ese formato, copiar y pegar, y hacer clic se suma a incontables horas perdidas. Las herramientas de administración de proyectos de redes sociales que le permiten programar una sola publicación en varios canales y, al mismo tiempo, personalizar los tiempos y los detalles de la publicación para que se ajusten a esos canales pueden ayudarlo a mejorar su flujo de trabajo y el ROI general.

2. Análisis e informes sociales

A menos que su software de administración de proyectos de redes sociales integre análisis sociales e informes asociados, no podrá medir el estado de sus campañas sin cambiar entre diferentes plataformas para verificar el rendimiento de la publicación.

3. Opciones de análisis

La presencia de herramientas de análisis es importante, pero tener la capacidad de elegir qué análisis está rastreando puede ser aún más importante. Una campaña enfocada en lograr que los seguidores sociales vean algo en el sitio web del cliente podría priorizar las conversiones de tráfico, mientras que una campaña diseñada para aumentar el conocimiento de la marca puede estar más preocupada por las acciones sociales y las tasas de participación.

Tener la opción de eliminar flujos de datos menos útiles lo ayuda a concentrarse en los más importantes, como reducir el ruido de fondo.

4. Funciones de aprobación de contenido

Se necesita más de un "bien" antes de poder enviar contenido nuevo al mundo. Encuentre una herramienta de gestión de proyectos que se adapte a un proceso de aprobación de varios pasos, y puede recopilar activos y solicitar aprobaciones de todos, desde diseñadores hasta el CMO del cliente, utilizando su tablero central.

5. Creación de contenido social

Las herramientas de gestión de proyectos de redes sociales más codiciadas también incorporan la creación de contenido en su flujo de trabajo. Simplemente tiene sentido tener recursos como editores WYSIWYG, fotos de archivo y utilidades de revisión al alcance de su mano. Cuando puede redactar, editar, exhibir, obtener aprobación, programar y publicar contenido social desde una plataforma, está bien encaminado hacia el siguiente nivel de productividad.

Preguntas frecuentes

¿Con qué frecuencia debo reevaluar mi estrategia de redes sociales y ajustarla según sea necesario?

Revisa tu estrategia de redes sociales al menos cada seis meses. Ciertas circunstancias, como un cambio notable en el algoritmo de una plataforma o la tendencia de las métricas en la dirección equivocada, definitivamente son motivo para revisar su estrategia y sopesar los pros y los contras de las opciones alternativas.

¿Qué debo hacer si surgen problemas o crisis inesperados durante un proyecto de redes sociales?

Sus paquetes de gestión de redes sociales deben incluir políticas de gestión de crisis y reputación que describan cómo abordará los "peores escenarios". Establezca una cadena de mando clara y un proceso de presentación de informes con anticipación. Por el momento, responda las críticas con prontitud y use la empatía y su política de redes sociales existente para guiar las respuestas.