13 herramientas de colaboración social que mejoran la eficiencia del equipo

Hay muchas herramientas de colaboración diferentes, como Slack y Microsoft Teams, pero descubrimos que mejorar la eficiencia de la colaboración no se trata solo de comprar más herramientas de colaboración social.

En cambio, hemos descubierto que las mejores herramientas de colaboración eliminan la necesidad de enviar mensajes a los compañeros de equipo. Estas herramientas permiten a los compañeros de equipo realizar un seguimiento del progreso del proyecto de forma asincrónica y acceder a toda la información que necesitan dentro de la plataforma sin enviar un mensaje a ninguno de sus compañeros de trabajo.

Por ejemplo, si confía completamente en Slack para toda su colaboración social, probablemente esté enviando algunos de estos mensajes a sus colegas:

1. ¿Te importa participar en la publicación que acabo de publicar en LinkedIn?

2. ¿Puede darme una cita sobre sus puntos de vista sobre X para que pueda publicar una publicación en Twitter?

3. ¿Puedes recordar enviarme un ping cuando estés a punto de publicar ese anuncio para que recuerde promocionarlo en las redes sociales?

4. ¿Puedes enviarme las imágenes que hicimos para ese proyecto?

Si bien este tipo de comunicación interna puede funcionar, no es particularmente eficiente ya que debe rastrear varias conversaciones de Slack y es muy fácil olvidar tareas clave.

Entonces, en lugar de solo brindarle una lista de plataformas genéricas de mensajería instantánea, las herramientas de colaboración de redes sociales en esta publicación lo ayudan a automatizar procesos clave, reducir las necesidades de comunicación y organizar mejor la comunicación que debe suceder.

GaggleAMP: lo mejor para la defensa de los empleados

GaggleAMP es nuestra propia herramienta de defensa de los empleados, y nuestro fundador la creó porque creía que la mejor manera de aprovechar las redes sociales y multiplicar el conocimiento de la marca es utilizar a los empleados de la empresa para interactuar orgánicamente con las publicaciones en las redes sociales.

De esta manera, las redes sociales de los empleados se introducen orgánicamente en la marca. Además, los algoritmos de las redes sociales ven el compromiso de los empleados como una señal de usuario positiva y, a menudo, responden dando a la publicación un alcance aún más orgánico.

Sin embargo, había un problema con la defensa de los empleados.

Conseguir que los empleados interactúen constantemente con las publicaciones correctas puede ser una pesadilla de comunicación .

Los mensajes y correos electrónicos masivos de Slack a menudo se ignoran, pero el envío de mensajes personalizados a empleados específicos para compartir contenido específico no escala.

Para resolver este problema, creamos GaggleAMP para que pueda asignar actividades de participación específicas a escala y permitir que los empleados programen sus actividades de participación para que se activen en una fecha/hora futura.

De esta manera, solo le tomará unos diez minutos enviar solicitudes de compromiso personalizadas a cientos de empleados, y solo les llevará unos diez minutos completar las actividades de compromiso y programarlas para que se activen durante la semana o el mes.

Aquí hay una descripción general de cómo funciona.

Paso 1: seleccione una actividad de participación y agregue instrucciones

En lugar de enviar mensajes a los empleados y pedirles que participen en publicaciones específicas, todo lo que tiene que hacer es seleccionar una de las muchas actividades de participación de GaggleAMP.

A partir de ahí, les proporciona la publicación específica con la que desea que participen y las instrucciones clave (como texto preescrito) que podrían ser útiles para el empleado.

Paso 2: Asigne una actividad de participación

Una vez que su actividad de compromiso esté lista, puede asignarla a un empleado individual específico o a un grupo de empleados. De esta manera, siempre tiene la opción de crear una tarea para una persona específica, pero la opción de grupo también facilita la escala del proceso de asignación.

Paso 3: los empleados reciben una notificación e inician sesión en The Gaggle

Una vez que asigna una actividad de compromiso, los empleados reciben una notificación al respecto y pueden acceder a su Gaggle personalizado para completar las tareas. Si tiende a enviar tareas con frecuencia, los empleados pueden personalizar las notificaciones para que no se vuelvan ruidosas.

Ejemplo de una actividad de Gaggle que aparece como una notificación de Slack para completar la actividad

Después de hacer clic en su Gaggle personalizado, los empleados verán una lista de actividades de participación específicas asignadas por el gerente.

Esta estructura es única, ya que la mayoría de las plataformas de defensa de los empleados simplemente envían al empleado a una fuente de publicaciones en las redes sociales de la empresa. A partir de ahí, el empleado debe seleccionar la publicación con la que desea participar. Esto agrega un punto de fricción adicional, ya que es posible que los empleados no sepan lo que deben compartir o decir.

Seleccionar publicaciones para empleados puede parecer una pequeña diferencia, pero puede aumentar significativamente las tasas de participación. Los empleados no se sienten abrumados cuando inician sesión en Gaggle, ya que siempre hay un puñado de publicaciones con instrucciones de participación específicas (me gusta, comentar, compartir, etc.) para completar.

Cada publicación también tiene una fecha de vencimiento (que puede especificar al asignar la publicación). Desaparecerá de su Gaggle, incluso si no se completó, una vez que pase la fecha de vencimiento para evitar abrumar a los empleados.

Estamos orgullosos de GaggleAMP porque descubrimos que elimina la fricción tanto para usted como para sus compañeros de trabajo para participar en las redes sociales. Para ver por sí mismo si es una buena opción para su estrategia de redes sociales, considere programar una demostración hoy .

Paso 4: los empleados completan la actividad de interacción y la programan para su publicación

Una vez que los empleados inician sesión en la plataforma, pueden completar sus tareas de compromiso directamente dentro de Gaggle. Este es un gran beneficio ya que rara vez tienen que iniciar sesión en una cuenta de redes sociales para completar la tarea.

Además, pueden publicar la publicación para que se publique en una fecha/hora futura directamente dentro de Gaggle. De esta manera, solo tienen que dedicar unos minutos a la defensa de los empleados una vez por semana, y sus compromisos se publicarán durante toda la semana.

Al eliminar la mayor fricción posible para que los empleados participen, GaggleAMP ha ayudado a muchas empresas a aumentar drásticamente las tasas de participación de los empleados.

Paso 5: Mida el compromiso de los empleados y el rendimiento de la campaña

Finalmente, GaggleAMP también mide el compromiso de los empleados y el desempeño de la campaña.

La tabla de clasificación pública es excelente para fomentar la participación, ya que clasifica a los empleados según su compromiso. Específicamente, puede asignar puntos por cada tarea de participación que asigne (por ejemplo, 5 puntos por un Me gusta, 10 puntos por un comentario, 15 puntos por compartir, etc.).

Cuando los empleados completan las actividades de participación, reciben los puntos correspondientes y la tabla de clasificación clasifica a los empleados por puntos totales. Esto inspira una competencia amistosa y le permite recompensar a los empleados más comprometidos.

GaggleAMP también ofrece un sólido panel de análisis que muestra estadísticas clave como el valor estimado de los medios ganados (EEMV), los clics, los recursos compartidos y el alcance de las campañas.

Puede filtrar datos de diferentes canales de redes sociales y ver cuáles son más efectivos para optimizar mejor futuras campañas.

Para ver por sí mismo si GaggleAMP puede mejorar la comunicación del equipo, programe una demostración hoy .

¿Cómo agiliza GaggleAMP la colaboración en equipo?

Las mejores herramientas de colaboración social eliminan la necesidad de comunicación (como el correo electrónico y los mensajes de Slack) por completo.

GaggleAMP es, por lo tanto, el símbolo de una plataforma eficiente de colaboración en equipo.

Si está tratando de defender a los empleados sin GaggleAMP, probablemente esté enviando muchos mensajes de Slack y/o de correo electrónico con solicitudes de participación. Además, no puede especificar qué empleados deben compartir qué publicaciones, y no hay forma de medir sus esfuerzos.

GaggleAMP agiliza la colaboración al permitirle asignar actividades de participación específicas a empleados específicos (a escala) en cuestión de minutos.

Además, los empleados no tienen la carga de:

• elegir una publicación
• decidir cómo participar
• publicando diariamente

En su lugar, simplemente inician sesión en su Gaggle una vez por semana, ven un puñado de publicaciones preseleccionadas con actividades de participación específicas y pueden programarlas para que se publiquen durante la semana.

Como puede ver, GaggleAMP reduce drásticamente el tiempo que los gerentes de marketing dedican a enviar mensajes y también evita que los empleados envíen preguntas de aclaración de seguimiento.

Si desea ver cómo puede aprovechar GaggleAMP para mejorar la colaboración en equipo e impulsar su estrategia de defensa de los empleados, programe una demostración hoy.

Lo mejor para programar publicaciones

La mayoría de las publicaciones en las redes sociales no son creadas por una sola persona. Por ejemplo, puede tener un diseñador gráfico, un escritor de publicaciones de blog o un ejecutivo interno que proporcione cotizaciones.

Aquí le presentaremos un puñado de herramientas de redes sociales que le facilitan delegar tareas y mejorar su flujo de trabajo en las redes sociales.

Piloto social

Social Pilot te facilita programar publicaciones y delegar tareas a otros miembros del equipo.

Así es como puede usar el software de colaboración de Social Pilot:

1. Asigne roles y permisos: puede otorgar varios niveles de acceso, como administrador, gerente y creador de contenido, para que las personas puedan cargar sus tareas directamente en la plataforma.

2. Cree un proceso de flujo de trabajo eficiente : los creadores de contenido pueden enviar contenido para que se publique y los administradores pueden aprobarlo antes de que se publique.

3. Siempre tenga acceso a contenido nuevo : las fuentes de contenido de Social Pilot facilitan encontrar siempre contenido nuevo para reutilizar y publicar. De esta manera, no tiene que pedir a otros miembros del equipo las publicaciones de blog o el contenido de seminarios web más recientes; ya está en Social Pilot.

4. El calendario social mantiene al equipo alineado : cuando los miembros del equipo pueden ver su calendario social, es mucho menos probable que le envíen mensajes como "¿cuándo se publicará esta publicación?".

Social Pilot también proporciona análisis e informes detallados para que sus subordinados directos puedan monitorear el progreso sin pedirle actualizaciones.

Precios

Vista Social

Vista Social es otra plataforma de administración de tareas y redes sociales que ha ganado popularidad en los últimos años.

Ofrece todas las características siguientes:

• Colaboración de publicación: puede programar publicaciones para que se publiquen con el calendario de contenido y usar el flujo de trabajo de aprobación para permitir que otros miembros del equipo (como los creadores de contenido) creen publicaciones para que pueda aprobarlas antes de que se publiquen. También ofrece integraciones de medios para que su equipo no tenga que buscar videos.
• Responda a la participación desde una plataforma : puede monitorear la participación y responder a los comentarios desde un tablero. También puede crear notas internas para otros miembros del equipo o incluso delegar tareas específicas (como responder a comentarios) a compañeros de trabajo.
• Panel de análisis : el panel de análisis le permite crear informes y enviarlos a ejecutivos o partes interesadas.
• Social listening : puedes hacer un seguimiento de tus competidores y compartir información clave con el resto del equipo.
• Gestión de reseñas: en lugar de contratar a un pasante para buscar reseñas y menciones de su marca en Internet, Vista Social permite hacerlo desde un panel.

Si está buscando una plataforma básica de marketing en redes sociales con buenas opciones de colaboración en equipo, puede considerar Vista Social. Los revisores también dicen que tienen un equipo de soporte receptivo con el que es fácil trabajar.

Precios

planificable

Planable es otra herramienta de programación social que facilita la colaboración para su equipo de marketing. Aquí hay una descripción general de las principales características que promueven:

• Cree y programe publicaciones en redes sociales : puede crear y programar todas sus publicaciones para publicarlas en varias plataformas de redes sociales (de forma nativa) desde un panel.
• Calendario de contenido visual : el calendario de contenido proporciona una miniimagen de la publicación programada para que la vea todo el equipo.
• Invita a colaboradores con diferentes niveles de permiso : puedes hacer que los creadores de contenido carguen contenido directamente en la plataforma.
• Comentar en contexto : cuando se carga una publicación, el equipo puede comentarla y agregar notas internas.
• Almacenamiento de medios : en lugar de buscar en las imágenes de Dropbox, Planable almacena los medios directamente dentro de la plataforma para facilitarle la extracción de contenido.

Planable también ofrece flujos de trabajo de aprobación y notifica a los miembros del equipo cuando se envían o aprueban publicaciones.

Precios

Lo mejor para el almacenamiento de archivos

"¿Puedes enviarme esa imagen?"

Si no tiene una herramienta efectiva para compartir archivos, probablemente esté enviando y recibiendo muchos mensajes como el anterior. Es molesto para la persona que tiene que desenterrar los medios y enviarlos, y es igualmente molesto para la persona que necesita los medios y está lista para publicar la publicación.

Ese es el problema que resuelven estas soluciones para compartir archivos.

buzón

Dropbox es una de las herramientas más populares para compartir archivos, medios y otro contenido entre equipos, con funciones de colaboración en tiempo real como comentarios en equipo, @mención de miembros del equipo y asignación de tareas específicas.

Permite a los usuarios sincronizar y almacenar contenido en múltiples plataformas y dispositivos para que, incluso si guarda los medios en su computadora, aún puede acceder a ellos más tarde en su dispositivo móvil.

Dropbox también realiza copias de seguridad automáticas para garantizar que no pierdas tus archivos. Incluso si eliminaste algo accidentalmente o lo cambiaste demasiado pronto, se realiza una copia de seguridad de las versiones anteriores de tus archivos durante al menos 30 días (y 180 días para los usuarios de Dropbox Business).

Si tiene datos confidenciales, también puede aprovechar los permisos de archivo de Dropbox, como solo lectura, solo comentarios y editor.

Precios

Google Drive

Si está buscando una solución similar a Dropbox, pero en su mayoría gratuita, Google Drive es otra herramienta popular de administración de archivos.

Dentro de Google Drive, puede crear y almacenar medios y otros documentos. También ofrece permisos básicos como vista, comentario y acceso de editor para que pueda colaborar en contexto.

Otro beneficio de Google Drive es que se conecta a la perfección con otros productos de Google, como Google Docs, Forms, Sheets y más, para que pueda acceder fácilmente a otros materiales que pueda necesitar para su publicación.

Google Drive también le permite acceder a sus archivos en cualquier dispositivo (ordenador, móvil, tableta, etc.).

Sin embargo, un inconveniente importante es que Google Drive no realiza automáticamente una copia de seguridad de los archivos. Del mismo modo, si su cuenta de Google está prohibida o eliminada, no podrá recuperar sus archivos.

Precios

Google Drive no ofrece información clara sobre precios. Si bien ofrece un generoso plan gratuito, es posible que deba actualizar si excede el espacio de almacenamiento gratuito.

filecamp

Filecamp también ofrece funcionalidades básicas de almacenamiento de archivos, incluido el almacenamiento seguro de archivos y permisos de colaboración en equipo (ver, comentar, editar).

Sin embargo, también anuncia varias otras características que no se encuentran en otras soluciones como Dropbox y Google Drive, que incluyen:

• Palabras clave/etiquetas (para encontrar y organizar materiales fácilmente)
• Marca blanca/marca personalizada
• Pautas de marca
• Términos y condiciones personalizados

Un inconveniente de Filecamp es que actualmente no ofrece una aplicación móvil, aunque tiene una interfaz de usuario receptiva móvil.

Si eres un equipo más grande que busca una alternativa de Dropbox, Filecamp podría ser una buena opción, ya que cobra una tarifa plana por empresa en lugar de cobrar por usuario.

Precios

Lo mejor para la gestión de proyectos

Puede mejorar significativamente la eficiencia del flujo de trabajo implementando un software de gestión de proyectos que a su equipo le encanta usar a diario. Esto facilita que todos los miembros del equipo se mantengan alineados con los plazos y el progreso del proyecto sin enviar mensajes interminables.

Estas son algunas de nuestras soluciones de gestión de proyectos favoritas.

Trello

Trello es una plataforma de gestión de proyectos popular entre los autónomos y las pequeñas empresas, gracias a su hermosa y sencilla interfaz de usuario.

La interfaz predeterminada es un tablero Kanban que permite a los usuarios crear proyectos y moverlos a otros tableros a medida que avanza el proyecto.

Por ejemplo, es posible que tenga un proceso de publicación de varios pasos, incluida la ideación de publicación, la redacción de contenido, el diseño gráfico y la aprobación. Por lo tanto, podría crear un tablero para cada uno de esos cuatro pasos, agregar las personas relevantes (escritor de contenido, diseñador gráfico, etc.) y agregar fechas de vencimiento para cada paso del proceso. Con esta estructura visual, cada persona sabe exactamente cómo avanza el proyecto para que se complete a tiempo.

La vista de calendario también facilita ver una vista de 30 000 pies de la productividad del equipo y el plan del mes.

A pesar de su simplicidad, Trello ofrece configuraciones de acceso sustanciales, ya que puede agregar miembros (con diferentes configuraciones de permisos) a tableros, proyectos y espacios de trabajo específicos.

Si es la primera vez que configura un proyecto, puede usar una de las plantillas de Trello para ayudarlo a comenzar.

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ásana

Asana generalmente se considera un paso adelante de Trello, ya que está diseñado más para equipos más grandes y ofrece varios flujos de trabajo como gestión de campañas, producción creativa, gestión ágil y más.

Como la mayoría del software de gestión de proyectos estándar, Asana ofrece permisos de usuario avanzados y permite que el equipo colabore de forma asíncrona con las fechas de vencimiento y los estados de los proyectos. Si necesita enviar un mensaje a un miembro del equipo, Asana también ofrece mensajes internos del equipo.

Además de la comunicación básica del proyecto, Asana también ofrece análisis de campaña como el estado del proyecto y el progreso del equipo.

También puedes usar las funciones de automatización de Asana para crear reglas para tareas repetitivas o aprovechar plantillas personalizadas para flujos de trabajo estándar, como la incorporación de usuarios.

Finalmente, si a Asana le falta algo, puede usar una de sus integraciones para obtener los datos que necesita e incorporarlos a otras herramientas como Slack.

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Trabajo en equipo

Teamwork es otra herramienta de gestión de proyectos creada específicamente para empresas de servicios, como agencias, que tratan con clientes.

Algunas de las características que ofrece que lo hacen ideal para empresas de servicios incluyen:

• Amplios permisos de equipo para acomodar a trabajadores autónomos, contratistas y clientes.
• Funciones avanzadas de seguimiento de tiempo para realizar un seguimiento de las horas facturables y asignar recursos correctamente.
• Muchas opciones de escalabilidad, como agregar un CRM, escritorio o chat a su configuración

Teamwork también ofrece una interfaz de usuario súper simple que facilita que todos sepan en qué está trabajando el resto del equipo y evalúen el progreso sin siquiera enviar un mensaje.

Sin embargo, si necesita hacer una pregunta, puede comentar directamente sobre las tareas para que toda la comunicación esté directamente dentro de ese proyecto.

Si a Teamwork le falta una herramienta que necesita, siempre puede aprovechar sus integraciones para agregar una herramienta de terceros.

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Lo mejor para la comunicación diaria

Todas las herramientas mencionadas anteriormente están diseñadas para eliminar la necesidad de comunicación, pero siempre habrá algunas preguntas que requieran mensajes tradicionales. Aquí están las dos herramientas de mensajería más populares para agilizar su comunicación.

Flojo

Slack es quizás la herramienta de comunicación más popular disponible, y su objetivo principal es acelerar el tiempo que tardan las personas en responder por correo electrónico. Entonces, en lugar de escribir un correo electrónico formal y luego esperar un día para recibir una respuesta, puede reducir el mensaje a la mitad y obtener una respuesta en minutos.

Slack es fácil de usar y la interfaz es bastante sencilla, lo que simplifica la incorporación.

Puede organizar hilos para conversaciones que conciernen a grupos específicos de personas, o puede enviar mensajes directamente a cualquier persona individual.

Incluso si está trabajando con contratistas, puede agregarlos al canal de Slack para acelerar la comunicación y hacer su trabajo más rápido.

Slack también ofrece notificaciones personalizables (por ejemplo, solo notifica a los empleados durante ciertas horas), y los empleados también pueden publicar su estado, como "de vacaciones" o "en una reunión".

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Equipos de Microsoft

Microsoft Teams es una alternativa de Slack que ofrece la mayoría de las mismas características y es ideal para empresas que ya usan Office 365 Business, ya que Teams está incluido en el plan. Esta es probablemente la razón por la que Microsoft Teams tiene más usuarios que Slack en este momento.

Al sumergirse en la herramienta en sí, puede chatear con sus colegas, crear hilos, compartir archivos y más. También permite a los usuarios realizar videoconferencias y compartir pantalla directamente dentro de la plataforma. Sin embargo, no ofrece la misma experiencia de usuario con una interfaz de usuario un poco más compleja y menos funciones avanzadas.

Sin embargo, Microsoft Teams ofrece un producto competitivo con amplias integraciones, cumplimiento y bots/flujos de trabajo.

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Selección de la mejor herramienta de colaboración en equipo

Si bien no existe una sola mejor herramienta de colaboración en equipo, esta pregunta puede ayudarlo a seleccionar la mejor herramienta de colaboración en equipo:

¿Cuál de estas herramientas puede ayudarme a minimizar la comunicación tanto como sea posible?

Entonces, en lugar de seleccionar una herramienta que solo facilite la mensajería, una herramienta de colaboración en equipo verdaderamente excelente hace posible que el equipo se mantenga alineado sin enviar mensajes activamente entre sí.

Si está haciendo algún tipo de marketing en redes sociales, GaggleAMP es una excelente herramienta de colaboración en equipo para agregar a su pila. Los gerentes de marketing pueden asignar fácilmente actividades sin enviar mensajes a un compañero de trabajo, y los compañeros de trabajo pueden acceder a toda la información que necesitan para participar sin enviar mensajes al equipo de marketing.

Para ver por sí mismo si GaggleAMP es una buena opción para su equipo, programe una demostración hoy o regístrese para una prueba gratuita.