Cómo usar SMS para la administración de propiedades: beneficios, casos de uso y plantillas

La comercialización de su propiedad puede ser un proceso lento y costoso. El uso de SMS para la administración de propiedades le ahorrará recursos valiosos que, de lo contrario, se convertirían en una mala planificación, inspecciones periódicas perdidas y comunicación defectuosa con el cliente por correo electrónico.

Este artículo le enseñará todo lo que necesita saber sobre la administración de una propiedad a través de SMS, lo fácil que es integrar los mensajes de texto en su estrategia de administración actual y por qué sus múltiples beneficios son lo que necesita para que su negocio prospere.

¿Qué es la gestión de la propiedad?

La administración de la propiedad es el proceso de supervisión del mantenimiento de una propiedad de inversión. Los tipos de propiedades incluyen apartamentos, condominios, comunidades de casas privadas, centros comerciales e incluso parques industriales.

Los administradores de propiedades generalmente deben aprobar un examen de licencia antes de que puedan comenzar a trabajar en esta capacidad y son responsables de lo siguiente:

• Encontrar inquilinos;
• Cobro de alquileres;
• Solucionar problemas emergentes;
• Velar por el correcto mantenimiento del inmueble.

Hay tres tipos principales de administración de propiedades:

• Residencial : gestión de viviendas unifamiliares o edificios de apartamentos;
• Comercial - gestión de edificios de oficinas;
• Industrial : gestión de almacenes o instalaciones de fabricación.

Cómo comenzar con SMS para la administración de propiedades

Si está buscando reducir costos y aumentar la eficiencia, una solución centrada en dispositivos móviles es la mejor manera. Los SMS son la forma más fácil y económica de comunicarse con sus inquilinos en cualquier momento. A continuación, le mostramos cómo comenzar a administrar su propiedad a través de SMS:

• Elija una aplicación que facilite a los inquilinos registrarse para recibir alertas de texto en sus propios números de teléfono. Requerirles que usen una dirección de correo electrónico o vinculen su número de teléfono a una cuenta de una red social no sería tan seguro.
• Vea lo que SMS tiene para ofrecer . Explore todas las funciones que ofrece su proveedor de SMS para que pueda aprovecharlas al máximo; por ejemplo, el envío masivo de mensajes de texto es muy útil cuando necesita comunicarse con varios inquilinos con respecto al mismo problema (recordatorio de vencimiento de alquiler, trabajo de mantenimiento planificado, etc.). Deberá asegurarse de obtener el consentimiento de las personas antes de contactarlas.
• Desarrolle una estrategia para enviar mensajes de texto . Piense en qué tipo de información necesita cada inquilino y cuándo la necesita. Si es posible, programe sus mensajes de texto según la hora del día o el día de la semana para asegurarse de que los inquilinos obtengan lo que necesitan cuando lo necesitan. SMS para la administración de propiedades funciona mejor cuando se basa en datos actualizados de los inquilinos para una personalización adicional.

Beneficios de usar mensajes de texto para la administración de propiedades

El uso de SMS para la administración de propiedades tiene innumerables beneficios, pero a continuación resumimos los más importantes:

1. Trata eficazmente con los malos inquilinos

Los mensajes de texto son excelentes para lidiar con inquilinos malos porque brindan un historial de fácil acceso de todas sus conversaciones con ellos. Dado que la mayoría de los textos se leen casi de inmediato, puede realizar un seguimiento de lo que sucede y averiguar de inmediato cuándo es necesario abordar los problemas.

Otra ventaja de usar SMS cuando se trata de malos inquilinos es el factor "genial". Al manejar problemas, a menudo es difícil mantener la cabeza despejada. Un SMS corto es una forma muy profesional de señalar su preocupación por un problema sin dejar que sus emociones lo dominen. Participar en discusiones sobre SMS ocurre rara vez o nunca.

2. Evite problemas legales y trámites burocráticos

Cuando es administrador de una propiedad, cosas como los contratos de arrendamiento, los pagos y las quejas pueden volverse abrumadores fácilmente si no está utilizando el sistema adecuado.

Además de realizar un seguimiento de todos los pagos de alquiler de sus inquilinos, también debe asegurarse de que estén al día con su seguro, verificar la información de su licencia de conducir y realizar un seguimiento de cualquier daño o problema de mantenimiento que surja en sus unidades.

La mejor manera de evitar estos problemas es enviando automáticamente recordatorios por SMS o mensajes de texto a sus inquilinos. Esto le permite mantener todos sus registros actualizados sin tener que preocuparse por perder información importante.

Si está utilizando notificaciones por SMS para recordar a los inquilinos cosas como pagar el alquiler o informar problemas de mantenimiento, tiene una prueba automática de que fueron notificados, que puede usar en caso de que afirmen lo contrario.

3. Reduzca el tiempo y los costos perdidos

Como administrador de propiedades, a menudo se siente abrumado por el papeleo y las tareas administrativas que le impiden solucionar los problemas de los inquilinos. Al elegir SMS para gestionar propiedades, usted:

• Reducir o eliminar las ausencias;
• Mejorar la comunicación con los inquilinos;
• Ahorre dinero en gastos de envío;
• Ofrezca a los inquilinos la oportunidad de pagar en línea utilizando portales de cobro de alquileres a través de SMS.

4. Agilizar la comunicación interna

Las soluciones de administración de propiedades de SMS lo ayudarán a optimizar la comunicación interna y los esfuerzos del grupo de trabajo. Las alertas de texto como cancelaciones de citas o informes de emergencia facilitan la movilización de sus equipos en minutos.

Puede movilizar de manera efectiva a más equipos utilizando un número de trabajo dedicado o crear listas para cada equipo (mantenimiento, visualización de propiedades, etc.). Sus empleados apreciarán recibir alertas rápidas en caso de emergencia, y un SMS rápido los ayudará a organizar los programas de mantenimiento de manera más eficiente.

Principales casos de uso de SMS para administración de propiedades

Así es como puede usar SMS para la administración de propiedades en beneficio de su empresa mientras administra una sola propiedad o varias:

1. Recordatorios: fechas de vencimiento del alquiler, vencimiento del contrato de arrendamiento

Si ofrece recordatorios de pago de alquiler a través de SMS, es fácil para los inquilinos pagar su alquiler a tiempo. También puede automatizar los avisos de renovación de arrendamiento y otras actualizaciones importantes utilizando herramientas de automatización de SMS, que facilitan el proceso para ambas partes.

También puede personalizar las interacciones con los inquilinos en función de sus respuestas.

Por ejemplo, si un inquilino responde afirmativamente a un aviso de renovación de arrendamiento automatizado, comuníquese con él directamente a través de SMS para finalizar los detalles y configurarlo con nuevos códigos de acceso.

Los SMS son una forma rápida y conveniente de comunicarse con los inquilinos y enviar recordatorios y notificaciones de mantenimiento directamente al teléfono del cliente en lugar de preocuparse por el papeleo importante que termina en el archivo de correo no deseado.

2. Actualice su base de datos de clientes

La administración de propiedades a través de SMS ayuda a aumentar significativamente el almacenamiento de datos de los clientes en un corto período de tiempo. Cada vez que envía un mensaje de texto a un inquilino y solicita información adicional o actualiza un contrato de arrendamiento, su información se actualiza y su base de datos se fortalece.

3. Publicidad inmobiliaria – alquilar o vender

Los mensajes de texto son excelentes para enviar ofertas promocionales o anunciar eventos comunitarios, jornadas de puertas abiertas o las últimas propiedades que ha enumerado. Estos son algunos de los beneficios que obtienen los propietarios al elegir anunciar propiedades a través de SMS:

• Rentable: los SMS se pueden enviar a una fracción del costo de las llamadas telefónicas o los anuncios en los periódicos;
• Dirigido : puede orientar a las personas por edad, género, ubicación e intereses con facilidad utilizando listas y palabras clave;
• Conveniente : puede enviar su texto en cualquier momento, desde cualquier lugar.

4. Alertas relacionadas con la propiedad

Con las integraciones de SMS, puede enviar notificaciones sobre las tareas de mantenimiento que deben realizarse en la propiedad en un momento particular del día o de la semana.

En caso de una emergencia (como una gotera en el techo), puede enviar mensajes de texto masivos a los inquilinos para que no los sorprendan los daños causados ​​por el agua en sus apartamentos o casas.

5. Humanice las interacciones con los inquilinos

Los SMS son una excelente manera de comunicarse con los inquilinos. Es rápido, simple y eficiente pero también personal. Debido a que alrededor del 89 por ciento de los mensajes SMS se leen dentro de los tres minutos posteriores a su recepción, los SMS son su herramienta ideal para solicitudes de información, incluidos detalles sobre el estado actual de la propiedad, documentación del inquilino, disponibilidad para programar reparaciones, etc.

6. Notificaciones de citas y mantenimiento

También puede usar la mensajería de texto como una forma de comunicarse con los vendedores y proveedores para programar el trabajo de mantenimiento en días u horarios específicos según la disponibilidad y otros factores, como la disponibilidad de estacionamiento o el flujo de tráfico dentro de un área determinada.

Plantillas de SMS de administración de propiedades

1. Selección de inquilinos

Nombre Hola],

Gracias por su interés en alquilar apto. no. X. Nos encantaría saber más sobre usted, así que responda a este mensaje de texto y nos pondremos en contacto con usted pronto para programar una cita.

Enviar ahora Copiar texto

2. Firma de arrendamiento

3. Cobro de alquileres

Seguir:

4. Gestión fiscal

5. Comercialización de propiedades

6. Programación de reparaciones

7. Mantenimiento de la propiedad

8. Comunicación en equipo

Conclusión

Los SMS son una poderosa herramienta que se puede utilizar para impulsar su estrategia de administración de propiedades. La capacidad de enviar mensajes de texto a sus inquilinos directamente le permite construir una relación más sólida con ellos y los hace sentir valorados.

Las notificaciones de mensajes de texto brindan una mejor experiencia de propiedad para los residentes , y es fácil agregar la funcionalidad de SMS a su rutina actual de administración de propiedades sobre la marcha.

Puede enviar mensajes a inquilinos, clientes, proveedores y socios. También puede recibir comentarios a través de SMS y recibir alertas en tiempo real de cualquier problema que pueda surgir en sus propiedades.