¿Qué es Six Sigma en la gestión de proyectos?

¿Cómo pueden la metodología y el software Six Sigma transformar su estrategia de gestión de proyectos?

¿Alguna vez sus proyectos tienen defectos iniciales que los descarrilan? Como gerente de proyectos, ¿está consciente de cuánto tiempo y dinero pierde su empresa debido a estos problemas inesperados?

Las técnicas Six Sigma lo ayudan a eliminar posibles problemas al optimizar su proceso de gestión de proyectos y hacer que cada proyecto sea más eficiente con cada iteración.

Este artículo lo guiará a través del proceso de implementación de la metodología Six Sigma, y ​​también recomendaremos software para cada fase de Six Sigma para ayudarlo a optimizar su implementación.

¿Qué es la metodología Six Sigma?

Six Sigma se utiliza para mejorar los procesos al reducir la frecuencia de errores. Originalmente fue desarrollado para eliminar defectos en la fabricación y utiliza herramientas y datos estadísticos para optimizar continuamente la ejecución del proyecto. Six Sigma se implementa utilizando un marco paso a paso para recopilar datos e identificar defectos en un proyecto.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar Six Sigma en la gestión de proyectos?

Mejorar los procesos con Six Sigma reduce todo tipo de desperdicio. En la gestión de proyectos, se utiliza para iterar y mejorar la ejecución de proyectos.

Estos son algunos de los beneficios de la gestión de proyectos:

• menos errores

• Menos tiempo perdido

• Costos reducidos del proyecto

• Procesos optimizados

Motorola desarrolló Six Sigma en la década de 1980 y, en 2006, las técnicas Six Sigma les ahorraron $ 17 mil millones ^{[ 1 ]} . Sin embargo, este proceso no es solo para grandes corporaciones. Los principios de Six Sigma se pueden utilizar para reducir costos en proyectos de cualquier tamaño. Las pequeñas empresas pueden beneficiarse igualmente de la mejora de procesos.

Las 5 fases de Six Sigma

Hay 5 fases de implementación de la metodología Six Sigma. Se resumen en un acrónimo: DMAIC . DMAIC significa:

• Definir

• Medida

• Analizar

• Mejorar

• Control

A medida que detallamos las fases de Six Sigma a continuación, también analizaremos el software que lo ayuda a implementar cada paso. Además, es importante tener en cuenta que tener miembros capacitados en Six Sigma en su equipo facilitará la implementación de esos procesos.

Definir: establecer los objetivos y la dirección para implementar Six Sigma en sus proyectos

Cuando utilice Six Sigma para la gestión de proyectos, defina sus objetivos. ¿Qué estás tratando de lograr con el proyecto en particular en el que estás trabajando? Los resultados de la implementación de Six Sigma dependen de sus objetivos. ¿Qué quieres medir? Aclare los resultados que desea lograr y las métricas que controlará.

Medida: haga un seguimiento de sus criterios para la finalización del proyecto

Ejecutará el proyecto y hará un seguimiento de sus métricas clave en este paso. Mida su progreso con respecto al resultado deseado y recopile datos a medida que se desarrolla el proyecto. Más tarde, usará esos datos para desarrollar mejoras en los procesos.

Analizar: estudie los datos recopilados y aprenda de los resultados

Después del proyecto, revise los datos que ha recopilado. ¿Qué historia cuenta?

Use esta información para desarrollar soluciones a cualquier problema que ocurra. Los datos detallados a menudo aclaran áreas de mejora.

Mejorar: utilizar las lecciones aprendidas para desarrollar nuevas técnicas de gestión de proyectos

Ahora que ha analizado los datos, es hora de encontrar soluciones. Mire las áreas donde las cosas podrían haber ido mejor. Además, preste atención a los procesos que funcionaron bien. Genere nuevas ideas de procesos para mejorar su estrategia de gestión de proyectos. Guarde estos planes para que pueda revisarlos antes de futuros proyectos.

Control: Implementar los nuevos procesos del proyecto y crear sistemas para aplicarlos.

Este paso une todas las fases de Six Sigma. Tome las mejoras del último paso e impleméntelas. Ajuste cómo ejecuta cada proyecto con sus nuevas ideas en mente. Implemente controles para garantizar que se apliquen los cambios en el proceso.

Escribir sus procesos de gestión de proyectos garantiza que sean repetibles y coherentes.

Una vez que haya definido sus procesos, ajustarlos para reflejar los cambios es simple.

Implemente Six Sigma en su estrategia de gestión de proyectos

Ahora que ha aprendido cómo funcionan los procesos de Six Sigma, es hora de actuar. Haga una lluvia de ideas sobre cómo implementar la metodología Six Sigma con su equipo. Serán un elemento crucial de su estrategia de gestión de proyectos. Para concluir, compartiremos una categoría de software que puede ayudar con la implementación de Six Sigma.

Cómo implementar Six Sigma hoy

Revisemos cómo el uso de Six Sigma puede reducir los defectos en sus proyectos. Aplicarlo consistentemente mejorará su estrategia de gestión de proyectos con cada iteración. Con el tiempo, reducirá los costos en cada proyecto.

Así es como puede implementar cada paso para mejorar sus procesos de gestión de proyectos:

1. Definir : para cada proceso, determine el resultado final que desea lograr. ¿Cuál es su objetivo para implementar Six Sigma?

2. Medida : Para lograr tu objetivo, tienes que conocer tu punto de partida. Recopile datos sobre su proceso y realice un seguimiento de los errores en la ejecución del proyecto.

3. Analizar : ahora que tiene los datos, es hora de interpretarlos. Busque en los datos los puntos repetidos de falla y determine dónde el proceso podría ser más eficiente.

4. Mejorar : use su análisis para generar ideas para mejorar el proceso. Su equipo también puede proporcionar sus conocimientos para la mejora del proyecto.

5. Control : Finalmente, implementa tus ideas del paso anterior. Agréguelos a su proceso de gestión de proyectos.

6. Luego, repita el marco Six Sigma con las mejoras de proceso incluidas. Continúe implementando Six Sigma hasta que esté satisfecho con la eficiencia y la tasa de error de sus proyectos.