5 señales de que su empresa está lista para actualizar su solución de contabilidad

¿El software de contabilidad obsoleto le está costando tiempo y dinero? Esté atento a estas cinco banderas rojas.

Para cuando estés leyendo esto, habrás superado la pesadilla anual de la temporada de impuestos (espero). ¡Felicidades! Ahora puedes disfrutar de una buena limonada por un trabajo bien hecho y empezar a dormir libre del terror del IRS acechándote a través de tus sueños.

Ya sea que esta haya sido su primera pesadilla fiscal o su episodio anual de ansiedad relacionada con la temporada de impuestos, estoy dispuesto a apostar que el software de contabilidad insuficiente u obsoleto ha sido una gran parte de sus problemas.

Irene Wachsler, contadora pública y asesora comercial de Massachusetts, dice que uno de los errores más grandes que ve que cometen los propietarios de pequeñas empresas es "no tomar todas las deducciones elegibles porque no invierten en un sistema contable adecuado".

Sin embargo, las deducciones perdidas son solo una de las señales de que su sistema de contabilidad insuficiente le está costando tiempo y dinero.

Wachsler agregó que muchos problemas de las pequeñas empresas "pueden resolverse fácilmente mediante el uso de un sistema de contabilidad en la nube que tiene reglas y fuentes bancarias automatizadas".

¿No suena mucho mejor que arrancarte el pelo?

5 señales de alerta de que su software de contabilidad necesita una actualización

En este artículo, veremos cinco señales de advertencia de que su empresa necesita actualizar su sistema de contabilidad, junto con consejos útiles sobre cómo puede ayudar la tecnología de contabilidad actualizada.

1. Pasa más tiempo con su software de contabilidad que con su negocio

Señales de advertencia a tener en cuenta:

• Trabaja de noche y los fines de semana para ponerse al día con las tareas básicas de contabilidad.
• La mayor parte de su tiempo dedicado a las tareas de contabilidad es pesado en la entrada de datos.
• Las tareas básicas de contabilidad, como la nómina y la facturación, lo están alejando del crecimiento de su negocio.

Por qué esto es un problema: el software de contabilidad (y, en realidad, casi todo el software comercial) debe diseñarse para Entonces, si su herramienta de contabilidad no le devuelve el tiempo que puede usar para hacer crecer su negocio, no está haciendo su trabajo.

Para ser justos, si su contabilidad es aunque sea un poco compleja con muchas transacciones y clientes, sus problemas pueden deberse tanto a la dotación de personal como a la falta de software. En ese caso, debe preguntarse si preferiría pasar diez horas a la semana manejando su propia contabilidad o pagarle a un profesional unos cientos de dólares por mes para que la maneje y así pueda recuperar ese tiempo.

Cómo puede ayudar el nuevo software de contabilidad: el software de contabilidad de la generación actual puede ahorrarle tiempo de muchas maneras, desde el escaneo de recibos para la gestión de gastos hasta la automatización de procesos rutinarios como la facturación y la contabilidad. Si ha estado ejecutando manualmente la nómina, es probable que dedique horas cada semana a hacerlo. El uso de un software de contabilidad con nómina integrada podría cambiarle la vida.

Hablando de integraciones, son la clave para ahorrar tiempo personalizado. Los productos de contabilidad establecidos han establecido relaciones con cientos de desarrolladores de aplicaciones, lo que le permite conectar todo, desde su CRM hasta un sistema de punto de venta y su sistema de contabilidad. Esto ahorra tiempo al reducir la cantidad de clics entre aplicaciones y extraer datos por usted.

Por ejemplo, la investigación de Intuit (compartida en QuickBooks Connect en noviembre de 2018) muestra que cada usuario de QuickBooks Online ahorra alrededor de Es parte de la naturaleza humana establecer una rutina y luego apegarse a lo que sabemos, por lo que la mejor manera de averiguar lo que se ha estado perdiendo es hacer una demostración de una herramienta de contabilidad popular y preguntarle a un representante del proveedor cómo podría ahorrarle tiempo.

2. Su herramienta de contabilidad ya no se actualiza

Señales de advertencia a tener en cuenta:

• Su software de contabilidad falla regularmente.
• Su software de contabilidad ha sido violado por piratas informáticos.
• Su software de contabilidad perdió funcionalidad cuando se actualizó su sistema operativo.

Por qué esto es un problema: ya sea porque su software de contabilidad es de código abierto y ya no es compatible o porque fue distribuido por una empresa que ya no está en el negocio, usar un software que no se actualiza no significa solo perderse el funciones más recientes, se trata de proteger sus datos y los datos de sus clientes.

Podría decir: "No necesito el último software de contabilidad porque no necesito inteligencia artificial, CPA virtuales ni drones autónomos que entreguen mis documentos fiscales al IRS".

En primer lugar: nunca debe intentar entregar nada a un edificio federal a través de un dron. En segundo lugar: el mayor riesgo del software no compatible es su vulnerabilidad a la piratería, como una puerta trasera abierta de par en par que se balancea con el viento. ¿Quiere explicar a sus clientes que su información bancaria se filtró porque no quería dejar espacio en sus gastos operativos para un software de contabilidad actualizado?

Cómo puede ayudar el nuevo software de contabilidad: cuando tiene un sistema de contabilidad moderno y actualizado detrás de su negocio, puede dormir tranquilo por la noche sabiendo que sus datos y los datos de sus clientes están en buenas manos. Además de la seguridad de los datos, también es imperativo que su herramienta de contabilidad se actualice anualmente (al menos ) para reflejar las leyes fiscales cambiantes.

Si su sistema no se ha actualizado desde, digamos, la aprobación de la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos a fines de 2017, podría estar perdiendo numerosas deducciones y créditos fiscales porque su software no sabe cómo buscarlos. O, quizás incluso peor, podría estar tomando deducciones que su software desactualizado todavía cree que están activas (como gastos de entretenimiento) y marcándose para una auditoría del IRS.

3. Su software de contabilidad no funciona en dispositivos móviles

Señales de advertencia a tener en cuenta:

• Su software de contabilidad no tiene aplicaciones nativas para iOS o Android.
• Su software de contabilidad tiene una funcionalidad limitada en dispositivos móviles.
• Su software de contabilidad funciona en su dispositivo móvil, pero carece de funciones vitales.

Por qué esto es un problema: Hace aproximadamente una década, poder acceder a su software de contabilidad en su tableta y teléfono inteligente era un lujo raro y extravagante, como poder jugar juegos de arcade en un pub deportivo en un vuelo a través del país. Mucho ha cambiado desde entonces.

En el año 2019, con la proliferación de dispositivos móviles y equipos distribuidos, el acceso móvil es imprescindible para los líderes empresariales.

Si necesita conducir a la oficina un viernes a la medianoche para resolver un problema con la factura de un cliente, ¿su software de contabilidad realmente le está sirviendo o está trabajando para ello? También desea asegurarse de que su herramienta de contabilidad funcione tan bien en dispositivos iOS como en Android para que todos los que la necesiten puedan usarla y que esté preparada para el futuro.

Cómo puede ayudar el nuevo software de contabilidad: la funcionalidad de Android e iOS ahora es estándar para las herramientas de contabilidad populares, como QuickBooks y Wave Accounting (las dos primeras en nuestra lista más popular al momento de escribir este artículo), lo que le permite realizar sus tareas de contabilidad tan fácilmente desde el tren o el autobús como desde el ordenador de sobremesa del trabajo.

Como líder empresarial, sabe lo raro que es tener cinco horas seguidas cuando puede simplemente sentarse en su escritorio y mirar informes financieros o hacer el balance de los libros. Pero si puede hacer esto mientras viaja en un aeropuerto o desde su sofá un sábado por la tarde, estará más en sintonía con la salud financiera de su negocio.

4. Su software de contabilidad no se integra con ninguna aplicación nueva

Señales de advertencia a tener en cuenta:

• Tiene aplicaciones separadas para tareas como la facturación o la gestión de gastos, pero no se integran con su herramienta de contabilidad central, por lo que tiene horas de tediosa entrada de datos.
• Su software de contabilidad solía integrarse con algunas de sus aplicaciones, pero no se ha actualizado desde que se actualizaron las aplicaciones, por lo que ya no funcionan bien juntas.
• Su software de contabilidad se integra con una lista muy pequeña de aplicaciones, lo que lo obliga a usar aplicaciones con las que no se siente cómodo.

Por qué esto es un problema: a todos les gusta trabajar de manera diferente y todos tienen sus herramientas favoritas para manejar diferentes tareas. Debe decidir qué herramientas y aplicaciones de contabilidad usa, y no dejar esa decisión en manos de su software de contabilidad.

Si su software no se integra con las nuevas aplicaciones, significa que sus desarrolladores no están actualizando el sistema o que no están cooperando con otros desarrolladores. Ninguna de esas razones es un buen augurio para la utilidad del sistema.

Cómo puede ayudar el nuevo software de contabilidad: QuickBooks y Xero (dos de los cinco proveedores principales en nuestra lista de "Los 20 software de contabilidad más populares") se integran cada uno con más de 500 aplicaciones. Eso significa que, sin importar cómo le guste realizar un seguimiento de los gastos, enviar facturas, aceptar pagos o hacer casi cualquier cosa relacionada con la contabilidad y las finanzas de su empresa, esos sistemas están preparados para trabajar con usted, no para obligarlo a hacer las cosas a su manera.

Digamos que heredó una herramienta de facturación de su anterior socio comercial, pero nunca le gustó. Con su nuevo software de contabilidad personalizable, puede dirigirse al mercado de aplicaciones y explorar una amplia selección de aplicaciones de facturación, leer reseñas, probarlas y encontrar una que funcione con su sistema y le haga la vida más fácil.

5. Su software de contabilidad tiene pocas o ninguna función de automatización

Señales de advertencia a tener en cuenta:

• Está enviando manualmente facturas mensuales a los mismos clientes, aunque haya pocos cambios.
• Usted administra los gastos contando los recibos en papel descoloridos.
• Pasa varias horas al final de cada mes reconciliando su extracto bancario con su software de contabilidad.

Por qué esto es un problema: la automatización, que alguna vez fue parte de la ciencia ficción y la fantasía, ahora es solo una parte normal de hacer negocios en el mundo moderno. Y si no está utilizando un software de contabilidad con funciones de automatización, está desperdiciando una tonelada de tiempo que podría dedicarse mejor a hacer crecer su negocio.

Otro problema con las tareas de contabilidad manual es que eres más propenso a cometer errores que el software. La automatización garantiza que mientras tenga datos limpios, el sistema nunca cometerá un error. Por otro lado, cuando escribe su factura número 50 a las 2 am, es muy probable que cometa un error.

Cómo puede ayudar el nuevo software de contabilidad: El software de contabilidad actualizado puede eliminar la entrada de datos de tareas como la facturación, la nómina, la gestión de gastos y la conciliación bancaria.

Mire este tutorial en video de las funciones de automatización de QuickBooks Online:

“Mejores prácticas contables y automatización en QuickBooks Online” (Fuente)

En lugar de buscar y picotear montones de facturas y recibos, configura procesos automatizados y verifica dos veces los números al final de cada mes para asegurarse de que todo salga bien. De esa manera, puede dedicar su tiempo a administrar su negocio en lugar de convertirse en un especialista en ingreso de datos.

¿Qué le impide actualizar su solución de contabilidad? ¿Hay algún problema que le impida actualizar su sistema de contabilidad del que no hablé en este artículo? ¿Costo? ¿Parálisis por análisis? ¿Contador cascarrabias que se niega a trabajar con otra cosa que no sea el sistema de código abierto que su cuñado programó a principios de los 90 como un proyecto de colegio comunitario? Sea lo que sea lo que le impide actualizarse a algo que haría la vida más fácil para usted y su equipo, quiero saberlo; Comuníquese conmigo en Twitter @AndrewJosConrad. Mientras tanto, asegúrese de estar atento a nuestro blog de contabilidad y finanzas para obtener consejos sobre todo, desde el futuro de la tecnología contable hasta los mejores podcasts de fintech de los que puede aprender.