Una guía para el software de programación de empresas de servicios para franquicias

Para las franquicias que están en movimiento, las que realizan un servicio en el campo, visitando las ubicaciones de los clientes comerciales o residenciales, el software de programación de la compañía de servicios es una parte importante de sus operaciones comerciales.

Las herramientas adecuadas pueden ayudar a estas franquicias a operar de manera más eficiente y rentable. Pero, ¿qué tiene de diferente el entorno de la franquicia? ¿Cuáles son las soluciones específicas que necesitan las franquicias de servicios y cómo funciona todo?

Responderemos a esas preguntas y más en esta guía de software de programación de empresas de servicios.

¿Qué es el software de programación de empresas de servicios?

En este caso, estamos hablando de negocios de servicios que “hacen visitas a domicilio”. En otras palabras, visitan las ubicaciones de sus clientes para realizar su servicio.

Piense en empresas de servicios de campo como empresas de mudanzas, limpieza de casas y empresas, empresas de eliminación de chatarra, empresas de instalación y otros proveedores de servicios similares.

Para estas empresas, sus herramientas de software deben tener características que den cuenta de la realización del trabajo en el campo. El trabajo tiene una hora específica en el calendario, una ubicación donde se realizará el trabajo, una orden de trabajo con detalles del trabajo a realizar y otras funciones comerciales necesarias. El software de programación de empresas de servicios cubre todas estas necesidades y proporciona a estas empresas específicas las herramientas que necesitan.

La diferencia con las franquicias

En el caso de las franquicias, la complejidad es aún mayor. Las ubicaciones de franquicias individuales necesitan acceso a los tipos correctos de herramientas. La franquicia en sí puede requerir que todas estas ubicaciones se conecten entre sí. Pueden optar por hacer esto para ofrecer un nivel constante de servicio a lo largo de la franquicia.

El software de programación de empresas de servicios para franquicias brindará a las ubicaciones individuales la funcionalidad que necesitan. También puede darle al franquiciador una idea de todo el negocio. Más sobre eso a continuación.

Las características que importan

Para este tipo específico de negocio, tienen necesidades que dan cuenta del tipo de negocio que realizan. El software de programación de empresas de servicios tiene características que satisfacen estas necesidades específicas.

Reserva en línea localizada o centralizada

Cada vez más, los clientes exigen el tipo de comodidad que les permite reservar una cita o cotizar en su tiempo. Es posible que prefieran hacer esto sin hablar con un administrador o vendedor. Las herramientas de reserva en línea ofrecen este nivel de comodidad a los clientes y también ahorran tiempo a las empresas.

Para las franquicias de servicios, tienen opciones cuando se trata de sus herramientas de reserva en línea. Cada ubicación puede tener su propio motor de reservas local, o la franquicia puede ofrecer una opción de reserva centralizada. Con una solución localizada, las ubicaciones individuales serán responsables de establecer su propia disponibilidad en el motor de reservas. También pueden ser parcialmente responsables de dirigir el tráfico a su página de reservas para convertir trabajos en su calendario.

Con una opción de reserva centralizada, un franquiciador puede ofrecer ubicaciones individuales la conveniencia de no preocuparse por las funciones de reserva. El sitio web de franquicias ofrece una única herramienta de reserva centralizada y asigna el trabajo a la ubicación adecuada del franquiciado. De hecho, para muchas franquicias de servicios, esta es una característica de venta importante. Cuando la franquicia disfruta de un fuerte reconocimiento de marca y sirve a una gran área (en todo el estado o en todo el país, por ejemplo), las ubicaciones individuales se benefician al no tener que preocuparse por la administración de los trabajos de reserva. El motor de reservas centralizado pone el trabajo directamente en su calendario, ofreciendo comodidad al cliente y un gran valor para el operador de la ubicación de la franquicia.

Planificación

No solo la ubicación, sino que cada técnico o equipo individual necesita transparencia en su horario diario. El software de programación de empresas de servicios puede ofrecer a toda la empresa información sobre la programación diaria. Puede resaltar las ubicaciones, los detalles de los trabajos y los técnicos que los realizarán.

Por ejemplo, una empresa de recogida de chatarra tiene cinco camiones en la carretera desde un área de servicio. Cada uno de los trabajos diarios estará en el horario. Cada conductor podrá ver sus trabajos individuales en sus propios dispositivos móviles. También pueden marcar la entrada y salida de los trabajos cuando llegan y cuando el trabajo está completo. De esta manera, el cronograma está actualizado y tanto la empresa como los clientes se mantienen informados. Y no requiere ninguna comunicación adicional entre la oficina y los camiones.

“El sistema ha simplificado la empresa y la forma en que manejamos los precios por área”, dice Adam Butler, socio gerente de Jiffy Junk. “El mapeo de direcciones incorporado también ha reducido el error en la entrada de direcciones de servicio. Es genial que podamos reservar trabajos de manera rápida y eficiente en el cronograma y enviarlos directamente a los iPads en los camiones”.

Órdenes de trabajo

Un trabajo de servicio es más que una simple cita en un calendario. Para las empresas de servicios, los detalles específicos del trabajo deben describirse en detalle, junto con las notas pertinentes que son específicas para ese trabajo. La mayoría de las empresas de servicios utilizan una orden de trabajo con plantilla como punto de partida para estos trabajos.

Una orden de trabajo tiene todos los detalles que el técnico necesita para realizar el trabajo. Por ejemplo, la orden de trabajo de una empresa de limpieza puede especificar qué habitaciones en la ubicación de un cliente necesitan limpieza. También puede incluir instrucciones especiales para cada uno. O bien, la orden de trabajo de una empresa de instalación de ventanas puede incluir las herramientas y los materiales necesarios para realizar el trabajo, como las dimensiones exactas del vidrio, los burletes o cualquier otro detalle específico del trabajo.

Optimización de rutas

Para las empresas de servicios con muchos camiones en la carretera, especialmente aquellas que realizan varios trabajos por día, la optimización de rutas puede ahorrar mucho tiempo y dinero.

La optimización de rutas es una función que ayudará a trazar los trabajos del día en función de su hora y ubicación para reducir el tiempo de conducción. Factores como el tráfico y el tiempo que llevará realizar cada trabajo. Es posible que tenga un técnico o equipo que sea más rápido que el resto, por ejemplo. Sin la optimización de rutas, puede dar a estos equipos más trabajos por día, maximizando su potencial.

Con la optimización de rutas, las empresas de servicios pueden reducir el tiempo que tardan en programar su día y hacer la transición de un trabajo a otro, lo que se traduce en un gran ahorro de tiempo y combustible.

Mensajes de texto transaccionales y confirmaciones de citas

Cuando se reserva un trabajo, cuando llega un equipo y cuando se completa un trabajo, es prudente que los técnicos actualicen al cliente y a la oficina central. En lugar de requerir que los técnicos estén ocupados enviando mensajes mientras están en el campo, el software de programación de la compañía de servicios puede enviar mensajes de texto automatizados cuando cambia el estado del trabajo.

Por ejemplo, cuando un camión de mudanzas llega a la ubicación de un cliente para comenzar a cargar el camión. Pueden actualizar su estado en la orden de trabajo y enviar un mensaje de texto directamente al cliente para informar que llegó el camión. Lo mismo se puede hacer cuando el trabajo está completo. Las empresas inteligentes también pueden incluir una invitación para que los clientes dejen una reseña cuando el servicio esté completo o, si es necesario, para programar su próxima cita.

Facturación

Además de notificar a los clientes sobre el estado del trabajo, el software de programación de la empresa de servicios puede generar facturas cuando se completa el trabajo y enviarlas por correo electrónico al cliente. Enviar facturas automáticamente de esta manera puede ahorrar tiempo de administración y también ayudar a las empresas a cobrar más rápido.

Las facturas digitales enviadas por correo electrónico pueden incluir una serie de opciones de pago que brindan al cliente la conveniencia de elegir. Y le dan a la empresa la capacidad de cobrar el pago de manera profesional y sin problemas. El software de programación de empresas de servicios también puede integrarse con herramientas de facturación y contabilidad como Quickbooks. Pueden sincronizar automáticamente los datos entre ambas herramientas de software para que los registros sean coherentes en toda la empresa.

“Nos gusta que sea conveniente para nuestros clientes, pero lo mejor de todo es que ha reducido el tiempo que se tarda en pagar las facturas”, dice Chris Aconley, director de operaciones de Men In Kilts. “Cuanto más fácil sea para los clientes, mejor para nuestros franquiciados y técnicos en el campo. Nos han pagado incluso antes de abandonar el lugar de trabajo”.

Pagos

Aceptar pagos en el campo es la forma más rápida para que las empresas cobren. El software de programación de la empresa de servicios puede ofrecer a los clientes una serie de opciones de pago, incluida la aceptación del pago en el sitio. A menudo, esto significa integrarse con una herramienta de pago de terceros. Sin embargo, para el cliente, funciona como una experiencia coherente y sin inconvenientes como parte del paquete de software.

Estadísticas y Seguimiento

Para empresas de todos los tamaños, el seguimiento de sus resultados y desempeño es una parte clave para monitorear su éxito y crecimiento. El software de programación de empresas de servicios puede ser de gran ayuda en esta área. Esto es posible porque todas las operaciones comerciales están en un solo lugar.

Las herramientas de software pueden realizar un seguimiento de los trabajos por ubicación, por camión o técnico, y muchas otras métricas comerciales clave. Tener esta recopilación de datos precisa ofrece a las empresas información que puede informar los cambios operativos que permiten el crecimiento.

Capacidades de ubicaciones múltiples y herramientas para franquiciadores

Como se mencionó anteriormente, las herramientas de programación de franquicias de las empresas de servicios tienen algunas diferencias clave. Los franquiciadores obtienen acceso a las herramientas enumeradas anteriormente, así como a las herramientas de informes que les brindan visibilidad de toda la empresa.

El seguimiento del rendimiento de cada ubicación es solo una parte del beneficio. La capacidad de lanzar fácilmente nuevas ubicaciones es otra característica clave. El software de programación de empresas de servicios para franquicias debe diseñarse para crecer y escalar con la franquicia. Debería facilitar la "activación" de nuevas ubicaciones con facilidad, ofreciendo el mismo nivel de servicio a cada ubicación.

El software de administración de franquicias de Vonigo para empresas de servicios puede hacer todo lo que se menciona aquí y más. Ya sea que elija una reserva local o centralizada, las herramientas de Vonigo se pueden configurar según las necesidades únicas de la franquicia de servicios. También permite una fácil expansión a nuevas ubicaciones.

“Estimamos que el motor de reserva en línea de Vonigo nos ha ahorrado casi el 90 % de los costos de reserva de trabajo, en comparación con si tuviéramos que manejar esas mismas reservas de trabajo a través de nuestro equipo de atención al cliente”, dice el cofundador de Velofix, Boris Martin. “Vonigo puede centralizar parámetros sobre cómo funciona, se ve y se siente nuestra organización. Luego también nos permite personalizar y crear instancias únicas a nivel de tienda/franquicia. Lo cual es increíblemente único y poderoso. Esto nos permite personalizar características operativas como zonas, servicios ofrecidos, asignaciones de tiempo, etc. para maximizar la eficiencia y las ganancias de cada franquicia”.

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¿Quiere ver cómo el software de programación de empresas de servicios puede ayudar a su empresa a crecer? Ya sea que tenga un negocio en una sola ubicación o en varias ubicaciones, o incluso si ya es una gran franquicia, el conjunto de herramientas de software de Vonigo se puede personalizar para satisfacer sus necesidades.

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