3 formas en que las agencias pueden evitar el aumento del alcance y cómo gestionarlo si se instala

Cree que está administrando sus proyectos de manera eficiente, pero el alcance sigue aumentando. ¿Qué hace si no está obteniendo tantos beneficios como debería o tratando con clientes insatisfechos?

Si sus proyectos están creciendo fuera de control debido a que los clientes solicitan trabajo adicional, o tal vez los proyectos requieren más trabajo del que pensó inicialmente, la reputación de su agencia podría estar en riesgo, especialmente si tiene dificultades para cumplir con los plazos.

Entonces, ¿qué es el desplazamiento del alcance y cómo se puede gestionar con éxito?

En el artículo de hoy, aprenderá qué es la desviación del alcance, cómo prevenirla y gestionarla, y encontrará ejemplos de desviación del alcance específicos de la agencia.

¿Qué es la fluencia del alcance?

La fluencia del alcance, también conocida como síndrome del fregadero de la cocina o fluencia de los requisitos, se relaciona con la gestión de proyectos y los cambios en un proyecto, lo que provoca una expansión de los objetivos originales.

Al subestimar el alcance del alcance, es esencial considerar lo que está involucrado en el alcance del proyecto. El alcance del proyecto incorpora el proceso de planificación, que incluye:

• Objetivos específicos
• Entregables a completar
• Hitos y plazos para cada entregable
• costos del proyecto
• Miembros del equipo que realizan cada tarea.
• Recursos externos requeridos

Cualquier cosa que ocurra fuera del alcance del proyecto puede conducir a un aumento del alcance.

Según PMI, casi el 50 % de los proyectos experimentan un retraso en el alcance, mientras que casi el 40 % de las agencias superan el presupuesto de su proyecto debido a ello.

El avance del alcance puede incluir cambios sutiles, como pequeñas modificaciones y ajustes por parte del cliente, lo que genera trabajo adicional, plazos incumplidos y proyectos que tardan más de lo necesario. Si las modificaciones no dan como resultado horas de trabajo o gastos adicionales, entonces no se trata de un aumento del alcance.

Las principales causas del aumento del alcance en las agencias incluyen:

• Los clientes no entienden la importancia de su rol al crear un resumen
• Los clientes no entienden la complejidad del alcance del proyecto
• La agencia subestima la complejidad del proyecto
• Falta de acuerdo con el cliente.
• Surgen problemas inesperados por parte del cliente, lo que hace que se realicen cambios en el proyecto.
• El alcance del proyecto no está definido con precisión
• Comunicación mal gestionada entre los miembros del equipo y el cliente.
• Falta de implicación con el cliente.
• La retroalimentación sobre hitos/productos se retrasa
• Mal manejo del tiempo por parte de la agencia
• Falta de priorización
• La agencia no entiende por qué se realizan nuevas solicitudes/cambios

Cómo afecta el aumento del alcance a su agencia

Cuando surge un aumento del alcance, las estimaciones generales de costos del proyecto deben reelaborarse y es probable que sus ganancias se vean afectadas. El trabajo, las horas y los recursos adicionales requieren financiación adicional de su presupuesto a medida que el costo del proyecto comienza a aumentar.

Si ha estimado una cantidad específica de horas para un proyecto, entonces las horas adicionales consumirán el tiempo que ha organizado para otros proyectos de clientes.

Las horas adicionales del proyecto también pueden significar que agrega más horas facturables a su factura, algo con lo que su cliente probablemente no estará contento.

El incumplimiento de los plazos debido al aumento del alcance puede generar clientes insatisfechos y dañar potencialmente la reputación de su agencia.

Ejemplos de desplazamiento del alcance de la agencia

escenario 1

Una agencia digital asume un proyecto para diseñar un folleto y entrega el primer hito a tiempo.

El cliente solicita cambios en el volante. Las modificaciones se realizan y el cliente solicita cambios adicionales fuera del resumen del proyecto. Estos cambios requieren tiempo adicional y recursos de personal fuera del contrato acordado.

Escenario 2

Una agencia de diseño web que trabaja en un nuevo sitio web para un cliente, se mueve para implementar el nuevo diseño, pero se da cuenta de que la plataforma que usa el cliente debe arreglarse antes de que el diseño pueda publicarse (por ejemplo, el CMS está desactualizado o no funciona correctamente) debido a conflictos de temas o complementos). Esto resulta en tiempo extra y recursos necesarios.

El avance del alcance es frustrante, pero también es algo natural, especialmente cuando los cambios ocurren debido a circunstancias fuera del control del cliente. Pero, si el aumento del alcance ocurre con frecuencia y causa interrupciones en su agencia, debe determinar cómo evitarlo y administrarlo una vez que se presente.

¿Cómo pueden las agencias evitar/prevenir el aumento del alcance?

Saber cómo prevenir el avance del alcance le permitirá evitar retrasos en el trabajo del proyecto, asegurando que su agencia obtenga ganancias, entregue el trabajo a tiempo y mantenga contentos a sus clientes.

Aquí hay algunas maneras en que puede evitar el desplazamiento del alcance:

1. Proporcionar un documento de alcance del proyecto

Un documento de alcance del proyecto claramente definido debe enumerar todo lo detallado en la etapa de planificación, incluido un resumen claro, entregables, hitos, costos, plazos, recursos y tareas:

Este documento también debe indicar los escenarios que se consideran fuera del proyecto inicial y cómo la agencia gestionará estas nuevas solicitudes.

También es una buena idea que los clientes firmen un contrato de agencia, para documentar que ambas partes están de acuerdo con el alcance del proyecto.

Si se hacen requisitos adicionales fuera del documento de alcance del proyecto, su agencia puede recordarle al cliente que las horas adicionales son facturables y requerirán más tiempo.

2. Gestionar las expectativas

Sea transparente con sus clientes antes de comenzar un proyecto. Haga tantas preguntas como sea posible para comprender el proyecto en su totalidad. Si cree que un proyecto llevará más tiempo del que requiere el cliente, es importante que se lo haga saber antes de comenzar.

Ejemplo
Suzanna Haworth, directora independiente de proyectos digitales, sufrió un retraso en el alcance cuando trabajaba en un proyecto de diseño web administrado por dos agencias.

El proyecto inicial parecía sencillo. Suzanna diseñaría el front-end del sitio web, mientras que la otra agencia se encargaría del back-end. Sin embargo, la otra agencia no tuvo en cuenta la construcción de un nuevo front-end sobre el código obsoleto, lo que sumó tiempo y esfuerzo para realizar nuevos cambios.

El resultado fue un plazo de entrega retrasado de dos meses, un cliente descontento y un equipo desmotivado, ninguno de los cuales fue culpa de la agencia o del cliente.

Haworth reconoció que, en este caso, la agencia debería haber identificado inicialmente las dependencias del proyecto con terceros y cómo podrían afectar el alcance del proyecto. Esta planificación de riesgos se puede discutir con el cliente, para que comprenda el impacto que la participación de terceros puede tener en un proyecto.

3. Gestiona los plazos de forma eficaz

Priorice la carga de trabajo de su equipo para garantizar que se cumplan los hitos y los plazos. Siempre habrá aspectos que desee agregar, pero adhiérase al alcance del proyecto al completar las tareas.

Una buena gestión del equipo es esencial cuando se cumplen los plazos, así que realice un seguimiento del progreso de las tareas y cree hitos para completar tareas más pequeñas para asegurarse de que todos estén a tiempo. El uso de un software de gestión de proyectos te ayudará a realizar un seguimiento de los miembros del equipo y el progreso de cada proyecto, como ofrecen Trello o Wrike:

Ejemplo
Jawfish Digital rastrea todo internamente para un proyecto determinado, incluso si no es un proyecto por hora:

La agencia también conoce los costos de los recursos externos, como pagar a los redactores de contratos o a los diseñadores gráficos. Al comprender cuánto tiempo toman proyectos anteriores similares, Jawfish Digital puede proporcionar una cotización precisa y aun así obtener ganancias al evitar el aumento del alcance.

¿Cómo pueden las agencias gestionar el aumento del alcance cuando se establece?

La gestión del aumento del alcance es vital para garantizar que complete un proyecto a tiempo y obtenga ganancias. Hay varias formas de gestionar el desplazamiento del alcance:

Pregunte a los clientes si desean un presupuesto para las modificaciones.

Es importante considerar el tipo de proyecto y elegir un método de cálculo que tenga en cuenta la escala del proyecto. Si calculó sus proyecciones con precisión (y completó un documento de alcance del proyecto), podrá completar horas/trabajo adicionales dentro del presupuesto del proyecto.

Por ejemplo, si está operando bajo un método de facturación basado en recursos y tiempo, es importante discutir los cambios con su cliente, si así lo solicita. De esta forma, saben que las alteraciones adicionales requieren tiempo y trabajo extra, y se facturan por separado.

Habla con tu equipo

Es probable que un proyecto que experimente un aumento del alcance cause muchos dolores de cabeza a su equipo. Informar a su equipo para que estén al tanto de lo que está sucediendo exactamente y ayudarlos a desestresarse mejorará la motivación. Evite culpar a otros o al cliente. Todas las situaciones de avance del alcance son oportunidades de aprendizaje que lo ayudan a evitar escenarios similares en el futuro.

Habla con tu cliente

Comuníquese con su cliente en cada paso del viaje del proyecto. Muéstreles el progreso que ha logrado y hágales saber cualquier problema que surja. El éxito de la agencia depende de ser transparente con los clientes para aumentar la confianza y garantizar que estén satisfechos con el proyecto terminado.

Prevención y gestión del desplazamiento del alcance

Evitar el desplazamiento del alcance siempre será un desafío. Los proyectos cambian naturalmente a lo largo de su curso y surgen problemas inesperados.

Sin embargo, el uso de estrategias para evitarlo, como contabilizar los problemas en el costo del proyecto o proporcionar un documento de alcance del proyecto, le permitirá administrar de manera efectiva el aumento del alcance si surge.

Aprender a prevenir y gestionar el aumento del alcance es solo un aspecto de la construcción de una agencia exitosa. Para descubrir más formas de hacer crecer su agencia, regístrese aquí para obtener una demostración de Instapage Enterprise.