Plantillas de informes de ventas: diarias, semanales y mensuales

Así que le han pedido que escriba un informe de ventas y probablemente se esté preguntando “¿Informes de ventas? ¿Por dónde empiezo?

No te preocupes, estamos aquí para ayudarte. Los informes de ventas son cruciales para mostrarle a usted y a su organización si se están cumpliendo las cuotas, cómo se ha desempeñado su equipo y ayudar a guiar los esfuerzos de ventas de su equipo en el futuro.

Hasta el 48% de las organizaciones de bajo rendimiento tienen procesos de ventas informales o inexistentes (gestión de ventas B2B). Los procesos efectivos de informes de ventas ayudarán a su organización a mejorar la productividad y acelerar el crecimiento de los clientes. Es por eso que hemos escrito este blog, completo con prácticas plantillas de informes, para ayudar a su equipo a vender más, mejor, más rápido y tal vez incluso más fuerte.

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Tabla de contenido

Cómo escribir un informe de ventas en seis pasos

Paso 1: Conozca a su audiencia de informes

Paso 2: recopilar métricas de ventas relevantes

Paso 3: elija su marco de tiempo de informes

Paso 4: Use gráficos e ilustraciones

Paso 5: elimina el desorden

Paso 6: agregue contexto a sus datos

3 tipos de plantillas de informes de ventas

Informes de ventas diarias

Informes de ventas semanales

Informes de ventas mensuales

Conclusión

Cómo escribir un informe de ventas en seis sencillos pasos

En las próximas dos secciones, describiré seis pasos fáciles de seguir para ayudarlo a desglosar el proceso de generación de informes de ventas. Estos seis pasos lo guiarán a través de la elección de una audiencia, la recopilación de métricas, la creación de informes para marcos de tiempo, el uso de gráficos y, finalmente, la adición de contexto.

Paso 1: Conozca a su audiencia de informes

En primer lugar: es importante saber para quién está escribiendo su informe. Los gerentes de ventas necesitan información diferente a la de los nuevos vendedores para poder tomar las decisiones correctas. Considere quién leerá este informe de ventas.

¿Qué información es más importante para ellos?

Por ejemplo, es probable que alguien en un puesto de alta dirección quiera ver números relacionados con el valor de su inversión en comparación con los resultados medibles de su equipo de ventas. Por el contrario, un gerente de ventas que informe a su equipo de ventas puede querer enfocarse en el progreso hacia sus pronósticos y la productividad del equipo.

Los vendedores también pueden beneficiarse al hacer sus propios informes. Los informes regulares pueden ayudar a los vendedores a perfeccionar sus propuestas, centrar sus esfuerzos en objetivos personales y de equipo, y hacer un seguimiento de sus ingresos.

Saber quién leerá su informe lo ayudará a concentrarse en la información que contribuye a su función. ¡Averigüe lo que su lector quiere de usted y entréguelo!

Paso 2: recopilar métricas de ventas relevantes

Ahora que ha identificado a su audiencia, puede concentrarse en recopilar la información más útil, tanto cualitativa como cuantitativa. Después de todo, los informes no terminan una vez que haya mostrado algunos números. Presentar información cualitativa ayuda a contextualizar y reforzar tendencias y resultados, sean buenos o malos.

Si nunca antes ha realizado un seguimiento de las ventas o recién está comenzando, comience por preguntarse qué está tratando de lograr. El seguimiento de sus métricas de ventas lo ayudará a responder las grandes preguntas como:

• ¿Qué tan cerca está de cerrar un trato específico?
• ¿En qué etapas se encuentran ciertos clientes?
• ¿De dónde vienen tus clientes potenciales no calificados?
• ¿Cómo sacamos a los clientes de la canalización?
• ¿Qué vendedores se están desempeñando mejor? ¿Cuáles se están quedando atrás?

Las hojas de cálculo de Google y Microsoft Excel son excelentes herramientas para que los principiantes aprendan a organizar sus datos de ventas. Pero, si no es un mago de las hojas de cálculo, un sistema de tablero es la herramienta perfecta para comenzar a generar informes de ventas.

La configuración con un panel sin duda le brindará datos de informes útiles, como:

• clientes potenciales calientes
• En qué etapa del proceso se encuentran sus prospectos
• Prospectos en su pipeline
• Llamadas realizadas
• Reuniones reservadas
• Correos electrónicos enviados

...y mucho más.

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Además, recuerde que el objetivo de un informe es crear una imagen completa de lo que está sucediendo en un momento determinado y lo ayudará a comprender lo que debe suceder en el futuro. La información que elija debe estar estrechamente relacionada con los resultados de rendimiento, las operaciones de ventas diarias y los indicadores clave de rendimiento (KPI).

Lectura recomendada: Cómo agregar digital a sus ventas de medios tradicionales

Paso 3: Elija su marco de tiempo de informes

Vas a querer meterlo todo, no lo hagas.

Menos es más.

Establecer un marco de tiempo lo ayudará a seleccionar la información correcta para informar y permitirá una fácil comparación de un período a otro.

Su informe debe centrarse en los objetivos que intenta alcanzar y las cifras que se relacionan directamente con ellos. Por ejemplo, si su objetivo es aumentar el valor de sus clientes existentes, es posible que desee prolongar el tiempo de llamada con sus clientes existentes durante las llamadas semanales.

Paso 4: Use gráficos e ilustraciones

La inclusión de gráficos como gráficos de barras y gráficos de líneas puede simplificar la información densa y mostrar cambios a lo largo del tiempo de un vistazo. No desea poner a su audiencia a dormir, y casi nadie quiere mirar una hoja de cálculo por mucho tiempo, sin importar cuán útiles puedan ser. La información que presenta no siempre es de conocimiento común, por lo que es importante que sea breve y digerible.

Un gráfico bien ubicado puede marcar la diferencia en cómo su personal de ventas cambia sus acciones para el futuro. Un gráfico de barras puede ayudarlo a ilustrar el objetivo frente al logro real, o un gráfico circular puede demostrar cómo cada producto ha contribuido a las ventas generales.

Agregue ilustraciones útiles a su informe y no habrá confusión cuando presente sus números. Además, ¡a todos les gusta ver esas líneas subiendo y hacia la derecha! ?

Paso 5: elimina el desorden

Analice su informe y elimine la información no esencial. No hay razón para compartir información con personas que no la necesitan y no la usarán. Su audiencia debe sentir que les ha dado valor después de leer su informe, así que asegúrese de que sea fácil de hojear y extraer la información más importante.

Paso 6: agregue contexto a sus datos

Es necesario presentar sus datos en una hoja de cálculo, pero agregar contexto a sus números es lo que realmente llamará la atención de alguien. Por ejemplo, si su tasa de conversión de clientes potenciales es menor que la del mes anterior, es importante aprovechar la oportunidad para analizar la calidad de los clientes potenciales que ingresan o las razones por las cuales los clientes potenciales que ingresan no se están cerrando.

Conectar los datos con el rendimiento.

Mostrar los números es una cosa, pero explicar por qué estos números son cruciales para los objetivos diarios conducirá a un informe más informativo y resultados más rentables para el futuro. Sus números son la base, pero depende de usted pintar una imagen clara del rendimiento general, qué áreas están sufriendo y qué puede mejorar.

Lectura recomendada: Prueba de rendimiento: Demostrar el ROI de marketing para sus clientes comerciales locales

3 tipos de plantillas de informes de ventas:

Algunas métricas y datos no siempre se ajustan a ciertos períodos de tiempo, por lo que es importante estar familiarizado con varios períodos de tiempo.

Informes de ventas diarias

Para hacer un informe de ventas diario, elija información relacionada con el progreso diario. Como ejemplo, probablemente no incluiría los cierres de empresas en su informe diario, ya que la mayoría de las veces ese número sería un cero, lo que agregaría un desorden innecesario a su informe, sino que incluiría los datos de clientes potenciales que llegaron ese día.

"El factor principal para su equipo de ventas es la alineación entre la compensación y el comportamiento que necesita para que el equipo logre sus objetivos a diario" - Doug Campbell, vicepresidente de Ingresos.

Algunos criterios que debe considerar informar son:

• Tiempo de conversación
• Llamadas realizadas
• Reuniones reservadas
• Correos electrónicos enviados
• Calidad de los clientes potenciales

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Informes de ventas semanales

Los informes semanales ayudan a rastrear y medir su productividad semana a semana, lo que le permite ver las tendencias a lo largo del tiempo sin tener que esperar a que lleguen los informes mensuales. Los gerentes analizarán las tácticas de ventas, los éxitos, las victorias de esa semana y quién está liderando las ventas y por qué.

Algunos criterios sobre los que querrá informar serán:

• Ingresos semanales
• Número de nuevos clientes adquiridos esa semana
• Comparando números con la semana anterior.
• ¿En qué etapa se encuentran los clientes en la tubería?

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Informes de ventas mensuales

Un informe de ventas mensual está destinado a proporcionar una perspectiva más amplia del rendimiento de las ventas y una idea de qué esperar para el resto del trimestre. Los informes mensuales pueden ser un momento competitivo, especialmente cuando se determina quién es el mejor cerrador del mes.

Los criterios importantes para informar son:

• número de tratos cerrados
• número de contratos en mano
• número de cierres en el lugar
• cómo hacer que la gente se mueva a través de la tubería.

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Lectura recomendada: Cómo vender publicidad digital con el informe de instantáneas

Conclusión

¡Ahí tienes! Son seis pasos fáciles de seguir para iniciar el informe de ventas. Para resumir, debe conocer a su audiencia, recopilar información, elegir su marco de tiempo, usar ilustraciones claras, ser conciso y recordar agregar contexto. No lo posponga más, ¡siéntese ahora mismo y comience! Eche un vistazo a los ejemplos de informes incluidos en este blog para obtener algunas ideas para comenzar el suyo propio. Lo desafío a que se configure con un tablero y comience a generar informes de ventas hoy. Solo simplificará tu vida para mejor y te ayudará a mantenerte encaminado.