Gestión de su cartera de ventas: consejos de los expertos

¿Gran equipo de ventas? Controlar.

Sin embargo, ¿sigues teniendo la corazonada de que tus números no son exactamente lo que podrían ser?

Un buen primer lugar para investigar es la gestión de su cartera de ventas. Si bien la mayoría de las empresas saben que deben tener un canal de ventas, no todos saben cómo asegurarse de que esté optimizado y que genere la mayor cantidad de dólares posible.

Este artículo existe para asegurarse de que lo haga.

Tabla de contenido

¿Qué es un pipeline de ventas?

4 etapas de un embudo de ventas

¿Cómo sabe si su canalización no se está gestionando bien?

¿Cuáles son los signos de un flujo de ventas administrado de manera efectiva?

Consejos para una sólida gestión del pipeline de ventas

Herramientas para administrar su embudo de ventas

Conclusión

¿Qué es un pipeline de ventas?

Un embudo de ventas es un marco para realizar un seguimiento de los tratos desde el primer contacto hasta el cierre. Brinda enfoque y estrategia al ayudar a los vendedores y gerentes a priorizar y abordar sistemáticamente cada oportunidad de acuerdo con su receta para el éxito.

Para que el seguimiento sea más claro y fácil de definir, el flujo de ventas se divide en etapas. Dependiendo de la escuela de pensamiento a la que pertenezcas, el número de etapas puede variar. Dicho esto, generalmente incluyen (al menos) las siguientes 4 etapas críticas.

4 etapas de un embudo de ventas

• Prospección
  Identifique su mercado objetivo y desarrolle un perfil de cliente ideal (para obtener más ayuda al respecto, consulte esta lista de verificación de preguntas sobre la personalidad del comprador).

• Calificación
  Una vez que esté en contacto con los prospectos, tenga preguntas que hacerse para determinar si serían adecuados para su producto o servicio. ¿Tienen el presupuesto/recursos humanos/mercado necesarios para su producto o servicio? ¿Están sus expectativas alineadas con lo que estás ofreciendo? ¿Están en condiciones de experimentar el éxito con su producto? ¿Cuánto de su tiempo y recursos requerirán para tener éxito? ¿Cuál es la perspectiva a largo plazo para una asociación con esta empresa? ¿Existen influencias externas previsibles que podrían ser perjudiciales para su éxito o el de su asociación? ¿Son una inversión que vale la pena de sus recursos?

  Si bien muchas de estas preguntas sonarán negativas, esto es para contrarrestar la predisposición a saltar con entusiasmo sobre cualquier pista que se le presente. El hecho es que seguir cada cliente potencial no ayudará a su negocio, a veces incluso si quieren firmar con usted. Asegúrese de pensar mucho con quién quiere trabajar y establezca ritmos para revisar clientes exitosos y agitados. De esta manera, puede tener una idea cada vez mejor de a quién puede brindarle mejor el éxito.

• Conectando
  En la superficie, este es bastante sencillo. Por supuesto, inevitablemente se verá un poco diferente en cada mercado y situación de ventas, pero es probable que involucre correos electrónicos, llamadas en frío, redes, etc.

• Clausura
  ¡Ah, el escenario que más nos gusta a todos! Llegar a este punto rara vez es fácil, y una vez que llega aquí, puede ser tentador sentarse y relajarse. Sin embargo, algunas de sus tácticas de venta más fuertes pueden ocurrir solo después de que se hace el trato. Pero ese es otro artículo por completo (este artículo, de hecho).

¿Cómo sabe si su canalización no se está gestionando bien?

Según Taylor Hahn, Gerente de Crecimiento de Socios en Vendasta, los gerentes de ventas deben estar atentos a los indicadores "como tener muchas oportunidades en una etapa de la tubería, una falta general de oportunidades en la tubería o un día generalmente desestructurado (por ejemplo, ¿Tiene el vendedor un plan para el día o se está acercando a los prospectos de cualquier manera?)”.

Cuando le pregunté a Dom Ierullo, uno de los gerentes de producto de Vendasta, sobre las señales de alerta a las que estaría atento, respondió: "Tareas atrasadas, plazos incumplidos, oportunidades obsoletas (no moverse entre etapas o no ser tocado por períodos prolongados)".

Curiosamente, Dom también incluyó este indicador un tanto sorprendente: “Otro astuto que hay que tener en cuenta es demasiadas oportunidades en las etapas finales de cerrar todo a la vez. La mayoría de los usuarios llamarían a esto algo así como una etapa de propuesta o negociación. A primera vista, esto puede parecer algo bueno, pero es peligroso porque estos acuerdos no deberían permanecer en la propuesta por mucho tiempo, y no debería intentar cerrar 50 acuerdos a la vez".

Arnima Dhar, Gerente de Proyectos de Éxito Técnico en Vendasta, aboga por mirar las tendencias pasadas, otros departamentos, oficinas de socios y estándares de la industria para asegurarse de cumplir con las cuotas esperadas y los marcadores de crecimiento. Mire el video para escuchar su sabiduría de ventas con mayor profundidad.

Finalmente, Nik Levnaich, especialista en incorporación y entrenador de éxito, sintió que había un indicador principal que siempre debería impulsar a los gerentes de ventas a la acción: perder el tiempo con clientes potenciales no calificados. Si descubre que usted y sus vendedores están invirtiendo horas y horas repetidamente en prospectos que no terminan convirtiéndose en clientes, es hora de reevaluar cómo está calificando a los prospectos y ser un poco más despiadados al cortar aquellos que no parecen hacerlo. estar respondiendo a su alcance.

¿Cuáles son los signos de un flujo de ventas administrado de manera efectiva?

El experto vendastiano mencionado anteriormente, Taylor Hahn, me dijo que, en la gestión efectiva de la canalización de ventas, “ hay muchas oportunidades en varias etapas de la canalización con valores en dólares adjuntos. El vendedor también puede estructurar su día en función de estas etapas. Por ejemplo, si es más una persona madrugadora, tal vez pueda comenzar el día acercándose a los prospectos que necesitan atención o que están cerca de firmar. De esta manera, están en su mejor momento y pueden ayudar a facilitar la venta de la mejor manera posible”.

Dom me dijo que una tubería optimizada contará con " registros de ventas actualizados, muchos puntos de contacto (llamadas telefónicas, reuniones, correos electrónicos, etc.), oportunidades que se mueven entre etapas, [y] toneladas de oportunidades cargadas al frente de la canalización (para que un representante pueda comenzar a contactar a estos clientes potenciales una vez que estén al día con los activos)”.

Arnima tomó un ángulo ligeramente diferente: “ Todos hablamos de canalizaciones ahora, pero la razón por la que una canalización es importante para un vendedor (o incluso más para un gerente de ventas o la persona que dirige ese departamento) es para evaluar si es necesario realizar más esfuerzos en la generación de prospectos . . ¿Debe él o ella hacer más esfuerzos para crear más clientes potenciales y aumentar la canalización, o los esfuerzos deben centrarse en la conversión, observando cuál es la canalización actual en este momento? ¿Debería presionar para hacer más cierres, o debería intentar hacer llamadas en frío y llenar mi embudo?

En otras palabras, una gestión eficaz de los flujos de ventas debería dejar a los directores de ventas seguros de que están bien equipados para tomar decisiones estratégicas para el crecimiento futuro de su equipo. Debe quedar claro para ellos exactamente lo que sucede en cada etapa, junto con la razón por la que sucede. Además, esta información debe presentarse en un formato legible para que los equipos se sientan capaces de interactuar con la información y hacer uso de ella.

Consejos para una sólida gestión del pipeline de ventas

Hay dos errores principales que se cometen en la gestión de proyectos, cada uno de los cuales se encuentra en el extremo opuesto del espectro de ventas. El primero es dejar que los clientes potenciales se escapen y perder oportunidades para realizar una venta. El segundo es aferrarse a clientes potenciales que simplemente nunca comprarán, permitiéndoles obstruir su canalización, desperdiciando recursos y distrayéndose potencialmente de clientes potenciales que serían socios mucho mejores (y más entusiastas).

La buena noticia es que ambos problemas se pueden resolver fácilmente estableciendo los procedimientos correctos.

Primero, asegúrese de tener una forma de recopilar prospectos y su información de contacto. Estos deberán organizarse en algún tipo de base de datos fechada que le permita documentar todos sus puntos de contacto y tomar notas aplicables a su posible asociación. También debe desarrollar un conjunto de criterios para determinar si son clientes potenciales calificados o no, y luego asignarlos a un vendedor. El potencial de venderle a un cliente potencial disminuye drásticamente cuanto más tiempo espere para contactarlo después de que se haya comunicado con usted; por lo tanto, es muy importante que el mantenimiento de rutina de las tuberías se realice con frecuencia y de manera constante para que su proceso siga siendo lo más eficiente posible.

Para asegurarse de no caer en el segundo escollo, aferrarse a clientes potenciales que nunca van a comprar, en realidad necesitará configurar algunos procesos. El primero es delinear un marco de argumento de venta razonable, que incluye cuántos intentos de contacto y puntos de contacto atravesará antes de terminar el día, qué ritmos establecerá para usted mismo para asegurarse de que se sigan todos los clientes potenciales. diligentemente, cómo tomará notas sobre sus interacciones y el período de tiempo que espera que esto requiera. Esto fluctuará según su producto o servicio, la inversión requerida y la cantidad de educación necesaria para informar a su prospecto sobre lo que está ofreciendo. Claro, es raro que haga una venta en el primer punto de contacto, pero también necesita saber cuándo es suficiente. Si es posible, mire las ventas anteriores para determinar cuál es un rango razonable, así como los promedios de la industria si esos datos están disponibles para usted.

A continuación, como se mencionó anteriormente, debe establecer un ritmo regular para desatascar los clientes potenciales muertos de su canalización. Su tiempo y energía son valiosos, no puede desperdiciarlos rebuscando repetidamente en un catálogo desorganizado de clientes potenciales. Acostúmbrate a eliminar regularmente las cartas que no están en juego de la mesa y concéntrate en lo que tienes preparado para ganar.

Si descartar a un prospecto te rompe un poco el corazón, envía un correo electrónico de "última oportunidad" antes de cortar oficialmente el cordón. Luego, una vez que esté seguro de que el prospecto sin duda ha excedido su rango de tiempo aceptable para un ciclo de ventas promedio, es hora de decir adiós.

En resumen, Nik lo resumió mejor cuando dijo: “Manténgase al tanto de sus buenos clientes potenciales, mantenga sus esfuerzos escalables, no muerda más de lo que puede masticar. Ser capaz de administrar una canalización de la que pueda mantenerse al tanto de manera efectiva. Nunca dejes que un buen prospecto se desperdicie, nunca estés tan ocupado que no puedas hacer un seguimiento de los prospectos calificados”.

Herramientas para administrar su tubería

Especialmente a medida que su equipo de ventas comience a crecer y aumente la cantidad de prospectos que ingresan, querrá automatizar la mayor cantidad posible de sus procesos de administración de canalización. No solo le ahorrará tiempo y dinero, ya que reduce el personal y la cantidad de horas administrativas requeridas, sino que también aumentará la cantidad de dinero que ingresa a medida que incorpora el poder de los datos en sus estrategias de ventas.

Al analizar cómo el Centro de ventas y éxito de Vendasta empodera a los socios, Nik Levnaich explicó: “Puede administrar todo su negocio desde el Centro de socios [de Vendasta], pero como vendedor puede administrar todo su libro de negocios, toda su existencia como vendedor - [ todo] se puede catalogar y se puede actuar en consecuencia dentro de nuestro CRM de ventas. Puede enviar campañas de correo electrónico para involucrar a su lista de prospectos, puede mantener registros de ventas, mantenerse al tanto de sus oportunidades de ingresos... toda su existencia como vendedor puede existir en nuestra plataforma de ventas".

Nik continuó: “Ahorra [a los socios], por ejemplo, tener que usar varios libros, hojas de cálculo de Excel, una hoja de papel, un cuaderno y otras formas de software, lo que puede volverse bastante engorroso si es un vendedor. ¿Por qué no tener una sola herramienta donde pueda tener todos sus recursos de capacitación, por ejemplo, para los productos que está vendiendo, tener un lugar donde pueda administrar todo su libro de negocios, un lugar donde pueda catalogar cada interacción que tiene con su cliente? o prospecto. Puede hacerlo en nuestro CRM de ventas o en el Centro de ventas”.

Taylor Hahn destacó que el Centro de Ventas y Éxito de Vendasta “ permite que [los vendedores y gerentes] se involucren en cada etapa del recorrido del cliente, desde el reconocimiento hasta la venta. Puede monitorear el compromiso de los prospectos y realizar un seguimiento de su viaje (usando el embudo) hasta la venta. Una vez que se conviertan en un cliente suyo, puede agregar valor a este viaje del cliente brindándoles una prueba de desempeño, todo bajo un mismo techo”.

Dom agregó: “SSC [Sales and Success Center] ofrece una canalización visual de arrastrar y soltar que le permite a un representante de ventas visualizar qué oportunidades tienen actualmente activas y qué actividad se ha llevado a cabo para ayudar a cerrar estos tratos. Un representante de ventas puede ver claramente cuáles son las oportunidades más importantes, lo que les ahorra tiempo y les genera más dinero”.

Arnima es una riqueza de conocimiento cuando se trata del poder de tener un Centro de Ventas que recopila y aclara sus datos. Escuche sus comentarios completos en el video.

Cuando esté buscando un CRM de ventas para su negocio, asegúrese de buscar uno que tenga todas las funciones enumeradas en los comentarios de los expertos anteriores. Alternativamente, puede consultar la oferta de Vendasta con más detalle aquí.

Conclusión

Las ventas no son un juego fácil y hay mucho en juego. Cualquiera que sea la industria en la que se encuentre, seguramente tendrá más de un grupo compitiendo con venganza por los mismos dólares que busca. Si desea estar a la cabeza del grupo, o incluso mantenerse al día con quienes lo rodean, no hay duda de que debe asegurarse de que su flujo de ventas esté optimizado y administrado de manera consistente para mantener esa optimización.

Usando los consejos y las herramientas anteriores, está en buen camino para hacer realidad ese objetivo.