Éxito de las operaciones de ventas: creación de la estructura perfecta del equipo de operaciones de ventas

Muchos ejecutivos ven a sus vendedores como la única fuerza que impulsa sus ventas.

Sin embargo, detrás de todos los vendedores exitosos, hay un equipo de profesionales de operaciones de ventas.

Curiosamente, si observamos los datos, parece que cada vez más ejecutivos entienden esto.

En la actualidad, se estima que, en los próximos años, habrá 35.400 nuevos puestos de trabajo en operaciones de ventas solo en los EE. UU. Aún así, casi el 30% de las organizaciones no tienen un equipo de operaciones de ventas dedicado (y ni siquiera está planeado).

Por supuesto, el simple hecho de contar con profesionales de operaciones de ventas a bordo no es suficiente para tener éxito. Para aprovechar al máximo su equipo de operaciones de ventas, debe crear la estructura de equipo adecuada.

En este artículo, veremos cómo puede construir dicha estructura y ayudar a que sus operaciones de ventas generen resultados aún mejores. Pero primero, veamos las tareas clave de cada equipo de operaciones de ventas.

Tareas clave de un equipo de operaciones de ventas

Las responsabilidades de un equipo de operaciones de ventas dependen de la empresa, sus objetivos y su estructura. Sin embargo, todos los equipos de operaciones de ventas comparten tres objetivos clave.

Tarea #1: Maximizar el potencial de la fuerza de ventas para generar ingresos

El objetivo número uno de cada equipo de operaciones de ventas es ayudar al equipo de ventas a ser más eficiente.

Los profesionales de operaciones de ventas lo hacen planificando, coordinando y ayudando a dirigir las acciones del equipo de ventas. También usan datos para medir el rendimiento, compartir conocimientos y responsabilizarlos.

Esto último es una de las claves para construir un equipo de ventas exitoso. Los datos muestran que todos los vendedores de las organizaciones de ventas de alto rendimiento son responsables.

Además de eso, también ayudan al equipo a identificar oportunidades de mejora. Todo esto conduce a una mejor tasa de conversión y rendimiento de ventas.

Tarea #2: Acortar el ciclo de ventas

Otra cosa que hacen los profesionales de operaciones de ventas es optimizar los procesos de ventas. Esto sirve para dos objetivos. Primero, hace que el equipo de ventas sea más eficiente, lo que les permite procesar clientes potenciales más rápido. También pueden esforzarse más en construir relaciones.

También simplifican el proceso para el cliente, facilitando la toma de una decisión de compra. Esto, a su vez, anima a los clientes a comprar un producto más temprano que tarde.

Tarea n.º 3: ayudar a los representantes de ventas a centrarse en sus puntos fuertes clave

Comprender las propias fortalezas y sentirse valorado son claves para un trabajo eficiente.

Curiosamente, el 51 % de los profesionales de SalesOps se sienten infravalorados, lo que no es muy diferente para el equipo de ventas de campo. Aún así, una de las tareas clave de un equipo de operaciones de ventas es garantizar que los vendedores de campo se concentren en sus fortalezas clave.

Por lo general, lo hacen brindándoles retroalimentación periódica, organizando capacitaciones o administrando un sistema de recompensas. Todo eso ayuda al equipo de operaciones de ventas a aumentar la productividad de un equipo de ventas hasta en un 10 % cada año.

Por supuesto, la forma en que los profesionales de operaciones de ventas logran esos objetivos clave dependerá mucho de la estructura del equipo. Estos son los roles clave presentes en la mayoría de los equipos de operaciones de ventas.

Funciones clave en un equipo de operaciones de ventas

No hay dos empresas que tengan dos equipos de operaciones de ventas exactos. La estructura diferirá, al igual que los roles, los nombres de los puestos o el alcance del trabajo. Sin embargo, la mayoría de ellos se acercarán al siguiente ejemplo.

lider de operaciones de ventas

La persona número 1 en su equipo de operaciones de ventas. El éxito tanto de las operaciones de ventas como de los equipos de ventas a menudo depende del líder de operaciones de ventas. ¿Por qué?

Es simple: ellos son los responsables de planificar la estrategia. Establecen objetivos y guían a todo el equipo hacia el éxito. Como resultado, un buen líder de operaciones de ventas tiene un gran impacto en los vendedores de campo.

¿Cuáles son las habilidades necesarias de un líder de operaciones de ventas?

Cuando busca contratar a un líder de operaciones de ventas, quiere a alguien con un historial comprobado. A menudo, los líderes de operaciones de ventas son vendedores de campo anteriores o profesionales de operaciones de ventas. Sin embargo, también pueden provenir de puestos de finanzas, marketing o consultoría.

Idealmente, desea a alguien con experiencia en sistemas y procesos de operaciones de ventas. Sin embargo, la experiencia por sí sola no es suficiente. Desea que puedan idear e implementar nuevas formas de hacer las cosas.

No sorprende que el puesto requiera que el candidato sea capaz de pensar estratégicamente. Desea que creen estrategias, establezcan objetivos a largo plazo y desarrollen soluciones para los desafíos de ventas.

Además de eso, desea que la persona se base mucho en los datos en su toma de decisiones. Necesitan vivir y respirar análisis, comprender los datos de ventas y poder obtener información procesable.

Gerentes de operaciones de ventas

En las empresas pequeñas, un gerente de operaciones de ventas suele ser el líder del equipo. Pero, a medida que el equipo crece, los gerentes se vuelven responsables de diferentes áreas de operaciones del equipo.

Por lo general, su objetivo principal es garantizar que los especialistas y analistas puedan operar de manera efectiva. Supervisan la implementación de las políticas internas del equipo y ayudan a optimizar los procesos del equipo.

También trabajan en estrecha colaboración con RevOps o los equipos de ventas para alinear objetivos mutuos. A veces, incluso trabajan con equipos de productos que participan en el desarrollo de estrategias de comercialización.

Por último, suelen ser responsables de realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento de su equipo. Luego usan esos datos para compartir los comentarios con otros especialistas en operaciones de ventas.

¿Cuáles son las habilidades necesarias de un gerente de operaciones de ventas?

Una gran parte del trabajo del gerente de operaciones de ventas requiere que se comunique con otros miembros del equipo o equipos. Comparten comentarios, motivan y ayudan a los miembros de su equipo a ser más eficientes. También tienen que negociar con otros equipos y ser capaces de impulsar sus ideas y estrategias. Es por eso que todo gerente exitoso necesita excelentes habilidades interpersonales y de comunicación.

Además de eso, deben ser pensadores estratégicos sólidos y ser capaces de analizar los datos que les proporcionan los especialistas del equipo.

analista de operaciones de ventas

Los analistas son los encargados de analizar y mejorar la eficiencia de los procesos de venta. Utilizan datos para identificar tendencias, eliminar cuellos de botella y obtener información. Luego usan esos conocimientos para comprender las capacidades del equipo de ventas y compartirlas con otros equipos.

A menudo, son ellos los que comparten comentarios con el equipo de ventas. Ayudan a los vendedores a ser más productivos e identificar áreas de mejora. También trabajan en estrecha colaboración con los gerentes, ayudando a desarrollar estrategias y procesos de operaciones de ventas.

Por último, se ocupan de algunas de las cuestiones técnicas relacionadas con el análisis. Estas tareas incluyen la creación y el mantenimiento de informes y paneles de datos. También necesitan crear visualizaciones de datos y presentarlas a otras partes interesadas.

¿Cuáles son las habilidades necesarias de un analista de operaciones de ventas?

El rol de analista fusiona dos mundos muy diferentes. El mundo de analizar datos y el mundo de comunicar los hallazgos. Es por eso que un analista de operaciones de ventas exitoso necesita algo más que fuertes habilidades analíticas. También necesitan ser capaces de resolver problemas y comunicar sus ideas a los demás.

Además, su rol requiere que apoyen a otros miembros del equipo con sus datos. Es por eso que necesitan estar altamente organizados y trabajar bien bajo presión.

A menudo, los analistas con sólidas habilidades interpersonales son buenos candidatos para puestos gerenciales.

Especialista en planificacion de ventas

Los especialistas en planificación de ventas son responsables de crear planes de ventas para el equipo de ventas. Para hacer eso, a menudo trabajan en estrecha colaboración con los equipos de ventas y RevOps.

Esto también les permite comprender la estrategia de la empresa. Luego usan esa estrategia y se esfuerzan por alinear los objetivos de ventas de la empresa.

Por supuesto, no solo dan números de ventas. Además, participan en el desarrollo de estrategias y tácticas para llegar a ellos.

¿Cuáles son las habilidades necesarias de un especialista en planificación de ventas?

Un especialista en planificación de operaciones de ventas exitoso colabora mucho con diferentes partes interesadas. Como la mayoría de los profesionales de operaciones de ventas, todo especialista en planificación de ventas necesita sólidas habilidades interpersonales.

También necesitan ser altamente organizados y flexibles. Después de todo, son responsables de administrar una de las métricas clave de la empresa. Todo esto, junto con una gran capacidad de resolución de problemas, les permite ajustar el plan de ventas a los cambios del mercado.

Especialista en tecnología de operaciones de ventas

La tecnología, especialmente las herramientas SaaS, siguen demostrando su utilidad en las ventas. Son especialmente efectivos para ayudar a los equipos de ventas a administrar clientes potenciales o trabajar de manera más eficiente.

Aún así, solo el 25,9% de las organizaciones de ventas tienen las herramientas para apoyar al equipo de ventas.

Los especialistas en tecnología de operaciones de ventas ayudan a las empresas a elegir las herramientas adecuadas. A menudo, son responsables de introducir, mantener y actualizar cualquier software SaaS de ventas.

A menudo, trabajan en estrecha colaboración con otros miembros del equipo de operaciones de ventas y líderes de ventas. Recopilan sus comentarios y puntos de vista y los utilizan para identificar las mejores soluciones. De esa forma, pueden encontrar herramientas que tengan el mayor impacto en la eficiencia del equipo de ventas.

¿Cuáles son las habilidades necesarias de un especialista en tecnología de operaciones de ventas?

Cada especialista en tecnología de operaciones de ventas debe estar muy bien versado en las últimas tendencias tecnológicas en el mundo de las ventas. Necesitan conocer los diferentes software y comprender cómo puede ayudar a la empresa.

Además, deben poder mantener las herramientas (o comprender a quién delegar el trabajo). Por último, deben ser buenos maestros y entrenadores. A menudo, son responsables de capacitar a los equipos de ventas en el uso de dicho software.

Especialista en operaciones de ventas

El papel de un especialista en operaciones de ventas es el más amplio de todos. Dependiendo de la estructura del equipo, un especialista puede compartir responsabilidades con cualquier rol. Puede ser un analista o un especialista en planificación o tecnología. En algunos equipos, pueden ser los únicos (junto a los gerentes) miembros de un equipo de operaciones de ventas.

La mayoría de las veces, este rol se enfoca en las responsabilidades generales de operaciones de ventas. ¿El principal? El uso de datos para ayudar a los vendedores. Los especialistas en operaciones de ventas recopilan y analizan datos, crean pronósticos de ventas y encuentran margen de mejora.

Otras tareas clave pueden incluir la elaboración de presupuestos o la limpieza de una base de datos de CRM. A veces, también son responsables de monitorear las métricas de ventas clave.

¿Cuáles son las habilidades necesarias de un especialista en operaciones de ventas?

El rol es una combinación de todos los diferentes roles de operaciones de ventas, por lo que requiere una variedad de habilidades diferentes. Por lo general, los especialistas en operaciones de ventas necesitan fuertes habilidades analíticas y habilidades interpersonales. El conjunto de habilidades esperado dependerá significativamente de la estructura del equipo de operaciones de ventas individual.

Curiosamente, es posible que algunas empresas ni siquiera tengan el papel de un especialista en operaciones de ventas. En este caso, se enfocan exclusivamente en roles de operaciones de ventas altamente especializados. Otras empresas pueden preferir tener un equipo formado por gerentes y especialistas en operaciones de ventas.

Una de las cosas de las que dependerá esa estructura es el tamaño de la empresa.

Estructura del equipo de operaciones de ventas: diferentes modelos de liderazgo

A pesar de las fuertes similitudes, las estructuras de los equipos de operaciones de ventas difieren entre las organizaciones.

En algunas empresas, la estructura puede ser muy individualizada. Aquí es donde diferentes personas están a cargo de sus respectivas tareas. Una gran ventaja de esta estructura es un alto nivel de especialización. Sin embargo, el mayor problema con este enfoque es que no funcionará en equipos pequeños.

Además, tener puestos demasiado especializados requiere que cuente con un gerente hábil, alguien que pueda "conectar" todos los roles diferentes.

Por lo general, cuanto más grande es la empresa, más gerentes y microequipos. En este caso, los miembros de cada sub-equipo reportan a sus gerentes individuales. Pero, si los equipos son demasiado pequeños (y demasiados), existe un gran riesgo de superposición de responsabilidades.

Ahí es cuando los gerentes pueden necesitar reorganizar el equipo. A menudo, harán eso al permitir que cada uno de los equipos pequeños se concentre en un paso separado en el recorrido del cliente.

Creación de una estructura de equipo de operaciones de ventas: no hay salsa secreta

Un equipo de operaciones de ventas exitoso es la columna vertebral de cualquier equipo de ventas que funcione bien. Y la estructura correcta es vital para alcanzar las metas de ingresos.

El problema es que ninguna solución única funcionaría para ninguna empresa. La estructura dependerá del tamaño, objetivos, estructura y estrategias de la empresa. Sin embargo, a medida que el panorama sigue cambiando, diferentes roles crecerán en importancia. Un gran ejemplo de tal papel es el de un especialista en tecnología.

Una de las razones es el número cada vez mayor de herramientas que los equipos de operaciones de ventas pueden agregar a su arsenal. Una de esas herramientas es el software de automatización de ventas y marketing, como Encharge. Reserve una llamada de demostración gratuita si desea ver cómo Encharge puede ayudarlo a hacer crecer su negocio. Analicemos su negocio y determinemos si somos la opción adecuada para su equipo de operaciones de ventas.