La guía completa para construir su proceso de operaciones de ventas
Publicado: 2022-09-13Hacer más con menos: el nuevo mantra en una economía anterior a la recesión.
Las empresas con recursos limitados no pueden simplemente continuar ampliando las coberturas de cuentas, contratar representantes de ventas de primera línea o superponer la capacidad de ventas.
En el mundo moderno, los líderes de ventas se ven obligados a repensar cómo venden.
Ahí es donde entran en juego las operaciones de venta.
Las operaciones de ventas han crecido un 38 % de 2018 a 2020, un crecimiento casi 5 veces más rápido que la función de ventas en general.
Tener un proceso de operación de ventas efectivo puede desbloquear un crecimiento sostenible al mejorar las ventas.
Esta guía cubre el proceso de operación de ventas y los cuatro pasos críticos para desarrollar uno.
¿Qué es un proceso de operación de ventas?
El único propósito del equipo de operaciones de ventas es construir sistemas e implementar tecnologías para garantizar que sus equipos de ventas alcancen sus objetivos. En pocas palabras, Sales Operations crea, implementa y optimiza los procesos, datos y aplicaciones que respaldan al equipo de ventas.
El equipo de operaciones de ventas basa su trabajo en datos al determinar factores como:
- Qué pilas de tecnología implementar que mejor se adapten a los objetivos del equipo
- Cuantos representantes contratar
- Cómo incentivar a los representantes
Cada operación de ventas necesita un proceso sobre cómo planean mejorar la productividad y la eficiencia.
Si bien cada empresa es única, aquí hay una descripción general básica de cómo puede ser su proceso de operaciones de ventas:
- Su equipo recopila datos para analizar el rendimiento del proceso de ventas actual.
- Luego, crearán e implementarán una estrategia de operación de ventas para optimizar la eficiencia.
- Finalmente, miden los resultados y reinician el proceso nuevamente.
Este proceso básico se puede aplicar a varias funciones del equipo de ventas.
En cuanto a la tecnología, las operaciones de ventas pueden automatizar tareas, mejorar el flujo de trabajo e incluso implementar herramientas de habilitación de ventas.
Otro ejemplo es la comunicación.
El equipo de operaciones de ventas facilitará una mejor comunicación, asegurando que los datos se compartan entre los equipos.
Conectar su herramienta de automatización de marketing como Encharge a su sistema CRM le brinda acceso a una gran cantidad de información, de modo que los representantes de ventas pueden tener un mejor plan de ataque para cerrar más negocios.
Por supuesto, esto abarca otras funciones, como la incorporación, la formación y la gestión de representantes de ventas. Esto significa diseñar planes de compensación para retener y atraer el mejor talento posible.
E implica informes de ventas, pronósticos y asignación adecuada de clientes potenciales.
En resumen, el proceso de operaciones de ventas implica tomar los datos presentados, diseñar un plan e implementar la estrategia en todas las funciones de ventas, como contratación, comunicación, ejecución de ventas, etc.
Hay muchas mejores prácticas para mejorar la eficiencia y acelerar su canalización.
Funciones clave del proceso de operación de ventas
Las operaciones de ventas sirven para suavizar las grietas en el proceso de ventas para que los vendedores puedan desempeñar su función sin preocuparse por las tareas detrás de escena. Hay varias áreas en las que las operaciones de ventas deben navegar, incluida la estrategia, la tecnología, las operaciones y el rendimiento.
El 76 % de los profesionales de operaciones de ventas cree que administrar la tecnología de ventas es su tarea más valiosa. Otras funciones esenciales incluyen sugerir estrategias de crecimiento y pronosticar el desempeño.
Estrategia
Las operaciones de ventas deben elaborar estrategias sobre cómo pueden hacer que el proceso de ventas sea más eficiente. Utilizan análisis para determinar movimientos tácticos específicos que pueden mejorar la productividad de las ventas.
Aquí hay métodos estratégicos que sus operaciones de ventas podrían implementar:
- Asignación de territorios de ventas y mejores métodos de distribución de prospectos
- Software y material de habilitación de ventas
- Adopción de metodologías de venta específicas
Tecnología
Las operaciones de ventas tienen como objetivo administrar e implementar el software que usan las ventas. También tienen que acceder e interpretar datos para realizar mejoras.
Uno de los primeros objetivos podría ser implementar una herramienta de automatización de ventas. El 61 % de las organizaciones que utilizan la automatización de ventas superaron sus objetivos de ingresos.
Su equipo de operaciones de ventas puede administrar plataformas que incluyen CRM, análisis de datos, enriquecimiento de clientes potenciales, comunicación, gestión del rendimiento y software de generación de clientes potenciales.
Al construir su pila de tecnología de ventas, hágase las siguientes preguntas:
- ¿Qué herramientas lo ayudarán a resolver los obstáculos actuales de su equipo de ventas?
- ¿Sus herramientas actuales funcionan bien para usted?
- ¿Sus herramientas se integran?
- ¿El software ofrece capacitación?
- ¿Qué herramientas pueden ayudar a su empresa a pasar al siguiente nivel?
Leer más: 10 formas de automatizar sus procesos de ventas
Operaciones
Las operaciones de ventas ayudan a garantizar que los nuevos empleados conozcan bien la metodología de ventas, el conocimiento del producto y el proceso de ventas.
Es vital ofrecer capacitación interdepartamental para brindar a los nuevos vendedores una visión completa de cómo funciona todo el recorrido del cliente.
En los componentes de operaciones, las operaciones de ventas manejan todos los componentes administrativos para prepararlos mejor para estar en el piso de ventas.
Ejemplos de responsabilidades de operaciones de ventas incluyen:
- Implementación del programa de compensación e incentivos
- Representantes de incorporación y capacitación
- Mantener canales de comunicación con los diferentes departamentos.
Actuación
Las operaciones de ventas analizan e informan continuamente las métricas de rendimiento a todo el departamento de ventas. Si bien las métricas están fácilmente disponibles a través del CRM, depende de los miembros de operaciones de ventas proporcionar información y pasos de acción basados en los datos.
Existe una discrepancia considerable entre la previsión de ventas y los ingresos totales.
Puede deberse a entradas de datos inexactas de los representantes. En este caso, los operadores pueden sugerir cómo informar los datos con precisión.
Los miembros de operaciones de ventas también pueden ver las métricas y tácticas de todo su departamento de ventas para descifrar las estrategias que son efectivas y no efectivas.
Por ejemplo, pueden analizar a los mejores y cómo pasan su tiempo en comparación con el nivel inferior. Luego, pueden crear capacitación para mejorar el desempeño de todos.
El objetivo es tomar datos, informar las ideas y luego tomar medidas prácticas para mejorar el rendimiento de las ventas.
4 pasos para construir su proceso de operaciones de ventas
Si bien las operaciones de ventas son un concepto amplio, puede dividir el proceso en cuatro segmentos distintos. Aquí hay cuatro pasos para tener una base sólida para su estrategia de operaciones de ventas.
1. Recopilación de datos
A medida que las ventas han evolucionado, también lo ha hecho el recorrido del cliente. Hay más datos que nunca.
Los equipos de ventas no tienen el ancho de banda para recopilar y analizar datos para obtener información.
Las operaciones de ventas deben hacer que los datos sean procesables para permitir que las ventas tomen decisiones clave más rápido.
En la etapa de recopilación de datos, el equipo de operaciones de ventas recopilará datos sobre el desempeño del equipo de ventas. Analizarán las tendencias e informarán sobre las previsiones para el próximo trimestre o año. Esta etapa sienta las bases para la planificación y la elaboración de estrategias futuras.
Primero, es importante definir los KPI y las métricas que importan. Mire el proceso de ventas y considere qué métricas están moviendo al prospecto hacia abajo en la tubería.
Las operaciones de venta deben evaluar los datos existentes. Esto es lo que debes evaluar en tu plataforma de ventas:
Para calcular la demanda, desea observar lo siguiente:
- Datos de la cuenta de clientes potenciales: evalúe los datos de cuentas y clientes potenciales de su empresa. Asegúrese de que todos los datos sean precisos.
- Perfil de cliente ideal: segmente sus prospectos en función de categorías similares para adaptar su mensaje a sus inquietudes. Los representantes deben asignarse a una categoría de prospectos para vender efectivamente a un tipo de cliente.
- Puntuación de clientes potenciales : al usar la puntuación de clientes potenciales con Encharge u otra herramienta de automatización de marketing, puede dirigirse a los prospectos adecuados que se ajusten a su perfil de cliente ideal y que estén potencialmente interesados en lo que tiene para ofrecer.
Para realizar un seguimiento del rendimiento de su equipo de ventas, deberá realizar un seguimiento de los objetivos y las entradas.
Las entradas incluyen métricas como correos electrónicos enviados, demostraciones completadas, tiempo dedicado a actividades de venta, llamadas realizadas, propuestas enviadas, oportunidades creadas, etc.
Los objetivos consistirán en totales de ventas diarias, ingresos totales, crecimiento de ventas, tasa de ganancias, etc.
Usando su CRM, puede ver la mayoría de estas métricas.
2. Planificación de la demanda
En esencia, la planificación de la demanda implica adelantarse al volumen anticipado al prepararse para las ventas futuras. La previsión de ventas predice los ingresos, mientras que la planificación de la demanda garantiza que tenga los recursos adecuados para satisfacer esas nuevas ventas.
La planificación de la demanda requiere analizar las tendencias de los consumidores, los datos de estacionalidad y las tendencias históricas para optimizar la capacidad de su organización para satisfacer la demanda de los clientes de manera eficiente.
Requiere que un equipo de operaciones de toda la organización trabaje en conjunto para determinar cuánta demanda de productos habrá y cuándo y dónde ocurrirá.
La demanda puede respaldar las ventas de servicios como la mano de obra, donde necesita el personal adecuado para su equipo, o productos físicos como el cumplimiento de órdenes de compra.
Aquí hay casos de uso para la planificación de la demanda:
Agencias o empresas de servicios
Puede reservar tantas llamadas de ventas y clientes como sea posible, pero su equipo debe poder cumplir con esas obligaciones contractuales.
Las operaciones de ventas trabajarán con el equipo de marketing para determinar la cantidad esperada de clientes potenciales calificados para ventas obtenidos durante un período determinado.
Sus operaciones de ventas garantizarán que se contrate suficiente cumplimiento, soporte o contratistas externos para satisfacer a los clientes.
Empresas de software:
La planificación de la demanda puede no ser tan importante para las suscripciones de nivel de entrada. Sin embargo, los clientes empresariales requerirán mayor apoyo y consulta. Por lo tanto, se necesita la cantidad correcta de personal de apoyo para ayudar a los clientes de alto nivel.
Encharge puede ayudar con la planificación de la demanda mediante el uso de la función de puntuación de clientes potenciales.
A medida que nutre a sus clientes potenciales, habrá indicadores clave que señalen la demanda.
Obtendrá una buena idea de la demanda a corto plazo de su producto al calificar sus clientes potenciales.
Todos los clientes potenciales con "puntuaciones altas de clientes potenciales" pueden ayudarlo a pronosticar ventas futuras, lo que le permite crear sistemas que respalden a su equipo de ventas.
Conectar Encharge a herramientas como Slack y su CRM le permite conectar prospectos de alto puntaje de liderazgo con sus representantes.
3. Planificación de suministros
La planificación del suministro implica hacer coincidir la demanda del cliente con el suministro del producto mediante la estrategia de fijación de precios, la previsión y las técnicas de gestión de inventario.
El equipo de operaciones de ventas y el departamento de finanzas evaluarán la capacidad. Ellos determinarán si hay restricciones de proveedores, personas o maquinaria.
La planificación de la demanda se centra en la demanda del cliente, mientras que la planificación de la oferta analiza el control de inventario y los procesos internos.
La planificación del suministro se basa en una planificación precisa de la demanda.
Puede diseñar una mejor estrategia de precios, un nuevo lanzamiento u oportunidades promocionales con la planificación del suministro.
Una vez que conozca la demanda, deberá planificar cuánta producción, materiales, tecnología u otros suministros se necesitan para satisfacer la demanda.
Si bien la planificación de la cadena de suministro puede parecer irrelevante para los negocios digitales, existen muchas facetas de la cadena de suministro además de los bienes físicos.
Por ejemplo, una pequeña empresa con solo unos pocos representantes de ventas puede decidir deshacerse de las hojas de cálculo por un sistema más unificado y basado en la nube.
Una organización mediana o empresarial puede decidir que la eficiencia de las ventas se puede mejorar a través de un equipo o software de habilitación de ventas desarrollado.
Desarrollar un equipo de habilitación de ventas separado permite que el equipo de ventas alcance sus objetivos y satisfaga la demanda de su producto o servicio.
4. Conciliación e implementación del plan
Una vez que se ha accedido a la oferta y la demanda, el equipo de operaciones de ventas puede elaborar el plan de ajustes.
Cada organización tendrá una estrategia única en función de su planificación de la oferta y la demanda.
Sin embargo, aquí hay algunas implementaciones generales que el equipo de operaciones de ventas puede ejecutar. Las organizaciones más grandes dedicarán personal a cada una de estas ejecuciones.
Además, las empresas empresariales pueden necesitar ejecutivos de nivel C para aprobar estos ajustes antes de que puedan implementarse.
Por lo general, requerirá ajustes en estos diversos componentes:
- Tecnología: en función de dónde se encuentra actualmente su organización y sus objetivos, ¿qué tecnología se alinea con su equipo de ventas? Las operaciones de ventas agregarán o eliminarán tecnología para facilitar mejor la automatización o una mayor comprensión del rendimiento de las ventas.
- Proceso de ventas: las operaciones de ventas tendrán como objetivo hacer que su proceso de ventas sea más eficiente. Quizás asignar una distribución adecuada de clientes potenciales a ciertos representantes permitirá una tasa de conversión más alta. O la incorporación de más reuniones de ventas y marketing permite que el equipo se concentre en cerrar mejor cuentas específicas.
- Contratación, incorporación y capacitación: las operaciones de ventas desarrollarán protocolos de contratación, incorporación y capacitación para ayudar a garantizar que sus representantes estén bien preparados para alcanzar sus objetivos. Podrían implementar un nuevo plan de compensación que incentive mejor a los representantes de ventas.
- Comunicación: el equipo de ventas debe sentirse cómodo colaborando con otros departamentos para ayudarlos a alcanzar sus objetivos. Trabajar con equipos de marketing para garantías de ventas o capacitación sobre productos prepara mejor a los vendedores.
Podemos resumir el proceso en cuatro pasos:
- Reunir datos.
- Demanda prevista.
- Pronosticar el suministro necesario para satisfacer la demanda.
- Cree estrategias e implemente en función de sus hallazgos.
El libro “Planificación de ventas y operaciones” de Thomas F. Wallace y Robert A. Stahl destaca un proceso de operación de ventas similar.
Estructura ideal del equipo de operaciones de ventas
La creación de su equipo de operaciones de ventas depende de la etapa de su negocio.
Una organización con ingresos recurrentes anuales (ARR) de menos de $ 1 millón debe contratar a un representante de operaciones técnicas. Este profesional es responsable de administrar el CRM para informes y análisis, calcular comisiones y tratar de implementar una estrategia de crecimiento.
Una vez que una empresa alcanza un ARR de $ 1 millón a $ 10 millones, puede contratar a un gerente de efectividad de ventas responsable de incorporar y capacitar al equipo de ventas.
Las empresas que alcanzan los 10 millones de dólares deberían contratar a un director de operaciones de ventas para dar forma a las decisiones estratégicas. Ayudarán con el plan de crecimiento, diseño de territorio, fuerza de ventas, lugar de compensación, etc.
Cada organización es única en sus necesidades. Sin embargo, esta matriz le da una idea de cómo quiere su equipo de operaciones de ventas.
Utilice Encharge para mejorar su equipo de operaciones de ventas.
Los datos son la base fundamental para un equipo de operaciones de ventas eficaz. Sin datos, sus ventas no tendrán información concreta para impulsar decisiones de crecimiento.
Su departamento de ventas está en primera línea hablando con los clientes y centrándose en sus responsabilidades.
Un equipo de operaciones es el cerebro de la operación.
Con la proliferación de datos, necesita un equipo de operaciones de ventas para sintetizar esa información para habilitar a los equipos de ventas.
Herramientas como Encharge lo hacen posible.
Nos integramos con todas las plataformas de software, desde herramientas de CRM hasta análisis de marketing.
Los datos recopilados le brindan a su equipo de ventas más información, para que puedan concentrarse en actividades que producen mejores resultados. Potencie su equipo de operaciones de ventas con Encharge. ¡Regístrese para una prueba gratuita de 14 días hoy!