4 estrategias de gestión de riesgos para la ejecución exitosa de proyectos

Imagine que se le presenta una nueva oportunidad de proyecto. Reúne a tu equipo y preparas un plan bien pensado para completar el proyecto dentro del plazo establecido. Hace todo lo posible para cumplir con la visión del proyecto de su cliente, desde la asignación de recursos hasta la asignación de objetivos específicos a los miembros del equipo del proyecto.

Pero después de algunas semanas, uno de sus recursos más confiables se toma una licencia prolongada debido a circunstancias inevitables, lo que hace que su proyecto se detenga por un tiempo. Esto es algo que nadie podría haber anticipado. ¿Te parece desalentador este riesgo? Bueno, ¡no estás solo!

Muchos gerentes de proyecto como usted intentan evitar riesgos inesperados, pero aun así se topan con ellos. El hecho es que cada proyecto tiene cierto riesgo de fracaso, sin importar cuánto intente evitarlo. Los riesgos imprevistos pueden surgir en cualquier momento, así que no se culpe. En su lugar, planifíquelos de antemano para que los planes de su proyecto no fallen.

En este artículo, exploramos cuatro estrategias de gestión de riesgos para ayudar a aumentar las posibilidades de éxito de su proyecto. Pero primero, comprendamos los conceptos básicos de las estrategias de gestión de riesgos y por qué es importante implementarlas.

¿Qué es una estrategia de gestión de riesgos?

Una estrategia de gestión de riesgos es el proceso de identificar, evaluar y responder proactivamente a los riesgos del proyecto antes de que causen problemas graves o afecten el cronograma de finalización del proyecto. Este proceso también implica actualizar y revisar periódicamente la evaluación de riesgos en función de la nueva información o las medidas adoptadas.

Como director de proyectos, necesita un plan de gestión de riesgos empresariales para identificar, evaluar y controlar los riesgos. Al monitorear los riesgos de cerca, puede desarrollar planes de mitigación para disminuir el impacto potencial de los riesgos.

¿Cuándo debe incluir estrategias de gestión de riesgos?

El proceso de gestión de proyectos implica la planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre del proyecto. Cuando se trata de métodos de gestión de riesgos, los expertos aconsejan incluirlos durante las etapas iniciales (es decir, la planificación) porque todavía hay tiempo para hacer ajustes y afinar las cosas. Esto permite una respuesta más proactiva y eficiente ante cualquier riesgo que pueda surgir.

Sin embargo, también debe comprender que no siempre es posible incorporar todas las estrategias de gestión de riesgos durante las primeras etapas, ya que están involucrados muchos componentes móviles.

Para cada estrategia de administración de riesgos que se analiza a continuación, hemos incluido algunos factores para ayudarlo a decidir el momento adecuado para emplear la estrategia.

Es un plan empleado para evitar que ocurran posibles riesgos en primer lugar. Un plan de prevención de riesgos generalmente incluye cambiar el cronograma o el alcance del proyecto o contratar más personal para gestionar los problemas. Esta estrategia reduce la probabilidad de que surjan riesgos significativos durante la vigencia del proyecto.

¿Por qué incluir la prevención de riesgos?

Siempre es mejor prevenir que curar. Con la prevención de riesgos, puede reducir la posibilidad de riesgos potenciales del proyecto al planificarlos con anticipación y desarrollar planes de contingencia para mitigarlos.

Es menos costoso y lleva menos tiempo abordar los riesgos antes de que se conviertan en problemas reales que ya han causado daños. Al anticipar los riesgos y diseñar planes para enfrentarlos, minimiza las probabilidades de que esos riesgos interrumpan el cronograma del proyecto.

¿Cuándo incluir la prevención de riesgos?

Depende de su proyecto específico y sus riesgos únicos. Sin embargo, en general, intente incluir una estrategia de prevención de riesgos lo antes posible. Esto ayudará a minimizar la posibilidad de riesgos desde el comienzo del proyecto.

Factores a considerar al decidir si incluir o no una estrategia de prevención de riesgos en su proyecto:

• La probabilidad de que ocurra el riesgo.
• La gravedad potencial de las consecuencias si se produce un riesgo.
• El costo y la factibilidad de implementar una estrategia de prevención de riesgos.
• El impacto de la estrategia de prevención de riesgos en el cronograma y presupuesto del proyecto.

Es una estrategia utilizada para minimizar los efectos negativos del riesgo en un proyecto. Un plan de reducción de riesgos incluye el establecimiento de procedimientos y protocolos claros, el desarrollo de un plan de respaldo para riesgos imprevistos y la identificación y mitigación de riesgos potenciales al principio de la etapa de planificación del proyecto.

¿Por qué incluir la reducción de riesgos?

Una estrategia de reducción de riesgos garantiza que los riesgos potenciales se identifiquen y aborden antes de que causen problemas graves. Incorporar esta estrategia en el plan de su proyecto significa minimizar las posibilidades de que algo salga mal y perjudique el éxito de su proyecto.

Al reducir la gravedad de los riesgos, minimiza el impacto negativo y, por lo tanto, mantiene su proyecto dentro del cronograma. Se anticipa a los problemas y mantiene el proyecto bajo control mediante la planificación de varios riesgos y sus respuestas apropiadas.

¿Cuándo incluir la reducción de riesgos?

No hay una respuesta única para esta pregunta; depende del proyecto específico y los riesgos asociados con él. Sin embargo, los expertos sugieren que los gerentes de proyecto deberían incluir esta estrategia específicamente durante el proceso de análisis de riesgos para obtener resultados óptimos.

Preguntas que debe hacerse al decidir si incluir o no una estrategia de reducción de riesgos en su proyecto:

• ¿Cuáles son los riesgos potenciales y qué probabilidad hay de que ocurran?
• ¿Cuáles son las consecuencias de que ocurra un evento de riesgo?
• ¿Cuánto dinero y tiempo se puede invertir en reducir el riesgo?
• ¿Existen estrategias de reducción de riesgos que se puedan utilizar?

Como su nombre lo indica, es el proceso de transferir el riesgo de una entidad a otra. Esto generalmente se hace a través de negociaciones de contratos, pólizas de seguro u otros medios. Al transferir el riesgo, las organizaciones esperan protegerse de posibles pérdidas relacionadas.

¿Por qué incluir la transferencia de riesgos?

Gestionar bien el riesgo es uno de los aspectos más importantes de un proyecto exitoso. Al transferir el riesgo a otra parte, puede mitigar el impacto en el proyecto si algo sale mal, protegiendo el proyecto de posibles pérdidas o contratiempos.

Transferir el riesgo también ayuda a reducir la exposición al riesgo y la responsabilidad financiera de su negocio. Acelera el proyecto general al deshacerse de la incertidumbre o la ambigüedad.

¿Cuándo incluir la transferencia de riesgos?

Una vez más, no hay una respuesta definitiva a esta pregunta; varía según el proyecto y los riesgos involucrados. Sin embargo, se recomienda incluir una estrategia de transferencia de riesgos lo antes posible, preferiblemente durante la etapa de planificación. Esto le ayudará a tomar todas las medidas necesarias para reducir o eliminar cualquier riesgo potencial.

Factores a considerar al decidir si incluir o no una estrategia de transferencia de riesgos en su proyecto:

• La probabilidad de ocurrencia del riesgo.
• Cualquier requisito o restricción legal aplicable.
• Las opciones disponibles para transferir el riesgo.
• Los riesgos y beneficios de no transferir el riesgo.

Esta estrategia se refiere a la decisión que toma el director del proyecto de aceptar o rechazar el riesgo. La elección se hace por varias razones, que incluyen (pero no se limitan a) el riesgo en el que no vale la pena tomar medidas, es de baja probabilidad y gran impacto, y no hay una forma conocida de reducirlo.

¿Por qué incluir la aceptación del riesgo?

Al aceptar los riesgos, reconoce que existen y que pueden tener un impacto potencial en el proyecto. Esto le permite implementar medidas de mitigación y planes de contingencia para enfrentarlos si ocurren. La aceptación del riesgo también le permite concentrarse más en los aspectos positivos de su proyecto sin dejar de estar preparado para posibles problemas.

¿Cuándo incluir la aceptación del riesgo?

Un momento común para utilizar la aceptación de riesgos en la gestión de proyectos es durante la fase de planificación. Aquí es cuando decide qué riesgos asumir y cómo abordarlos en el futuro. Otro momento es durante la fase de seguimiento y control. Aquí es cuando se asegura de que todos los riesgos aceptados se gestionen correctamente.

Factores a considerar al decidir si incluir o no una estrategia de aceptación de riesgos en su proyecto:

• El impacto potencial del riesgo si ocurre.
• La disponibilidad de cualquier otra estrategia de mitigación de riesgos.
• El dinero y tiempo presupuestado para la gestión de riesgos en el proyecto.

Este video explora los pros y los contras de usar un software de gestión de riesgos para ayudarlo a decidir si la herramienta es adecuada para las necesidades de su proyecto.

Metodología de la encuesta

La Encuesta de usuarios de gestión de proyectos de Capterra se realizó en marzo de 2021 entre 422 gerentes de proyectos con sede en EE. UU., 367 de los cuales son usuarios de software de gestión de proyectos, para averiguar quién está usando software de gestión de proyectos, las funciones que usan o no, cuáles desean. habían usado, y qué resultados han visto de su inversión. Los encuestados calificados son tomadores de decisiones o tienen una participación significativa en la gestión de proyectos del día a día en su organización. Redactamos las preguntas para asegurarnos de que cada encuestado entendiera completamente el significado y el tema en cuestión.