Cómo crear un plan eficaz de gestión de riesgos para sus proyectos
Publicado: 2022-05-07Un plan de gestión de riesgos bien pensado ayuda a que su proyecto tenga éxito.
Adele, directora de proyectos, siempre buscaba formas de demostrar su valía mostrando su capacidad para manejar proyectos difíciles. Un día, asumió un proyecto que la mayoría de los gerentes habrían evitado. El proyecto era complejo e incluía varios factores de riesgo; había muchas cosas que podían salir mal, pero la recompensa potencial era alta. Adele tenía la confianza suficiente para hacer un plan estratégico de gestión de riesgos y, por lo tanto, tuvo éxito.
Todos los días, las personas en los negocios toman riesgos. A veces esos riesgos valen la pena, a veces no. Pero lo que separa a los que toman riesgos como Adele de los que fracasan es su preparación para la planificación de la gestión de riesgos.
Al igual que Adele, si es un gerente de proyectos que maneja proyectos complejos y quiere mitigar todos los riesgos potenciales, crear un plan de gestión de riesgos del proyecto es el camino a seguir.
No tener una estrategia de gestión de riesgos es una receta segura para el desastre, pero, al mismo tiempo, crear una puede parecer desalentador. Es por eso que hemos compilado cinco pasos simples para ayudarlo a crear un plan de gestión de riesgos. Explicamos cómo estos pasos evitan que surjan problemas potenciales en primer lugar. Pero primero, aprendamos los conceptos básicos de la planificación de la gestión de riesgos.
¿Qué es un plan de gestión de riesgos?
Un plan de gestión de riesgos describe los pasos para identificar, analizar, evaluar y responder a los riesgos. También incluye estrategias para monitorear los riesgos y minimizar su impacto en los proyectos, con el objetivo de maximizar los resultados positivos del proyecto.
| Componentes clave de un plan de gestión de riesgos del proyecto | |
|---|---|
| Antecedentes de riesgo del proyecto | Esto incluye una descripción del proyecto, sus objetivos y una lista de todas las partes interesadas involucradas. |
| Metodología | Esto incluye una descripción del proceso de gestión de riesgos que se utilizará y las herramientas y técnicas que se emplearán durante el proceso. |
| Estructura de desglose de riesgos | Esto incluye un desglose de todos los riesgos del proyecto por tipo, como técnico, financiero u organizativo. |
| Categorías de riesgo | Esto incluye una descripción detallada de todas las categorías de riesgo que existen, como alto, medio o bajo. |
| Matriz de evaluación de riesgos | Esto incluye una tabla que enumera todos los factores de riesgo potenciales, su impacto y la probabilidad de que ocurran. |
| Plan de respuesta a riesgos | Esto incluye una descripción de las acciones a tomar cuando ocurre un evento de riesgo, como evitarlo, mitigarlo o transferirlo. |
| Funciones y responsabilidades | Esto incluye una lista de las personas responsables de realizar diversas tareas relacionadas con la gestión de riesgos. |
¿Por qué debe tener un plan de gestión de riesgos?
Ningún proyecto está libre de riesgos. Al pensar y planificar los riesgos de antemano, reconoce que están presentes y deben abordarse. Con un plan de gestión de riesgos bien pensado, puede evitar o mitigar problemas potenciales antes de que se conviertan en obstáculos abrumadores.
La implementación de planes de gestión de riesgos adecuados y la adopción de las medidas necesarias para la reducción de riesgos aseguran que sus proyectos se mantengan encaminados y alcancen los objetivos deseados. Es por eso que muchos reclutadores, al contratar gerentes de proyectos, enfatizan la capacidad de administrar los riesgos del proyecto y la consideran una de las habilidades más importantes de los candidatos.
Un plan de gestión de riesgos del proyecto bien elaborado ayuda a:
- Mantenga los proyectos al día y programe
- Evite sorpresas costosas
- Mitigar los riesgos antes de que se conviertan en grandes problemas
- Facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.
- Protege la reputación de tu empresa
A estas alturas, está claro que un plan de gestión de riesgos es una parte crucial de cualquier proyecto. No puede controlar el mercado, el clima o los competidores, pero siempre puede tomar las precauciones necesarias para administrar los riesgos. A continuación, tenemos cinco sencillos pasos para crear un plan eficaz de respuesta a los riesgos para sus proyectos.
1. Identificar riesgos y crear un registro de riesgos
El primer paso es identificar todos los riesgos que potencialmente podrían afectar los objetivos de su proyecto. Cuando se realiza al principio del ciclo de vida del proyecto, la identificación de riesgos ayuda a tomar las medidas adecuadas para mitigar posibles problemas.
Domina este paso haciendo una lluvia de ideas con tu equipo; analizar proyectos anteriores; y realizar un análisis exhaustivo de sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, conocido como análisis FODA.
Riesgos comunes a identificar en su proyecto:
- Retrasos o incumplimiento de plazos: esto puede ocurrir por varias razones, como subestimar la cantidad de trabajo requerida, problemas con los proveedores u otros factores externos.
- Desplazamiento del alcance: esto es cuando el alcance de un proyecto se expande y se encuentra agregando más y más funciones o tareas. Puede ser tentador continuar, pero la expansión del alcance puede conducir rápidamente a sobrecostos y tiempo.
- Excesos de costos: esto puede ser causado por costos imprevistos (por ejemplo, precios de materiales más altos de lo esperado) o aumento del alcance (cuando el alcance del proyecto se expande más allá de lo acordado inicialmente).
- Problemas imprevistos con la tecnología o el equipo: esto podría ser cualquier cosa, desde fallas de hardware hasta problemas de compatibilidad de software.
Una vez que tenga a mano los "riesgos identificados", agréguelos a un registro de riesgos. Un registro de riesgos es un documento que enumera todos los riesgos, su impacto potencial y su probabilidad de ocurrencia. Es una herramienta vital que ayuda a realizar un seguimiento de todos los riesgos y su estado.
2. Analizar los riesgos y evaluar su impacto
La evaluación de riesgos es un paso crítico en el proceso de gestión de riesgos. Una vez que haya identificado y agregado todos los riesgos a un registro de riesgos, es hora de comenzar el análisis de riesgos. Para cada riesgo, debe analizar el impacto y la probabilidad.
El impacto es la pérdida financiera u operativa potencial que podría ocurrir si el riesgo se materializa, y la probabilidad es la probabilidad de que el riesgo realmente ocurra. Califique tanto el impacto como la probabilidad en una escala como baja, media o alta. Esto le ayudará a identificar los riesgos que deben priorizarse.
Algunas formas de evaluar el impacto y la probabilidad del riesgo:
- Utilice una matriz de riesgos: esta herramienta ayuda a visualizar los riesgos y su impacto potencial en el proyecto.
- Utilice una evaluación de probabilidad e impacto: esto implica evaluar la probabilidad de que ocurra cada riesgo y su impacto potencial si ocurre.
- Utilice el método Delphi: esta técnica consiste en obtener información sobre los riesgos y su impacto potencial de un grupo de expertos.
- Use una herramienta de clasificación de riesgos: esta herramienta clasifica los riesgos en función de su impacto y probabilidad mediante el uso de una escala como baja, media y alta.
3. Determinar cómo lidiar con los riesgos
Ahora que conoce el impacto potencial y la probabilidad de cada riesgo, determine cómo abordarlos. Según el riesgo y su gravedad, puede desarrollar una estrategia de mitigación de riesgos, transferir el riesgo a otra parte o aceptar el riesgo. Lo más importante es comprender cuáles son los riesgos y qué puede hacer para mitigarlos.
Algunas formas comunes de lidiar con los riesgos:
- Transferir el riesgo: Esto es cuando transfiere el riesgo a otra parte, como una compañía de seguros. Esto se puede hacer por riesgos financieros (p. ej., sobrecostos), riesgos operativos o problemas con la tecnología.
- Aceptar el riesgo: Esto es cuando decides que el impacto potencial de un riesgo es aceptable y no tomas ninguna acción para mitigarlo. Esto solo debe hacerse después de una cuidadosa consideración y no debe usarse a la ligera.
- Evite el riesgo: esto es cuando toma medidas para evitar el riesgo por completo. Por ejemplo, si existe riesgo de robo de datos, instale un software de seguridad para proteger su red.
Asegúrese de elegir un método que complemente el riesgo de su proyecto y ayude a impulsar el resultado deseado. Al hacerlo, puede mantener los riesgos del proyecto bajo control y minimizar las posibilidades de sorpresas no deseadas.
4. Desarrollar un plan factible para abordar los riesgos
Una vez que haya determinado la forma correcta de lidiar con los riesgos, debe desarrollar un plan para abordarlos. Este plan debe ser realista, alcanzable y adaptado a su proyecto específico.
Debe incluir una línea de tiempo para que pueda realizar un seguimiento del progreso de los pasos de mitigación. Es crucial recordar que algunos riesgos nunca se pueden eliminar por completo; solo se pueden gestionar para minimizar el impacto hasta cierto nivel.
Mathias Ahlgren, fundador/CEO de Website Rating, habló con Capterra sobre la importancia de tener un plan de gestión de riesgos viable y compartió su punto de vista.
Aspectos a tener en cuenta al crear un plan de gestión de riesgos:
- Establezca un propósito claro: el plan debe tener un propósito claro para que todos los involucrados entiendan para qué sirve.
- Identifique quién es responsable de cada tarea: asegúrese de identificar quién es responsable de cada tarea en el plan. Esto ayudará a garantizar que las tareas se completen a tiempo.
- Asigne plazos: asigne plazos a cada tarea del plan para mantener a todos al día y concentrados.
- Cree un plan de comunicación: asegúrese de tener un plan para informar a los miembros del equipo y a las partes interesadas sobre los riesgos y cómo se están abordando.
5. Supervisar y revisar los riesgos con regularidad
Dado que la gestión de riesgos es un proceso continuo, es fundamental monitorear y revisar continuamente los riesgos. Esto ayudará a garantizar que los riesgos se aborden adecuadamente y que el plan siga siendo efectivo.
También es importante actualizar el plan de gestión de riesgos a medida que surgen nuevos riesgos o se completan los pasos de mitigación. Al vigilar de cerca los riesgos, puede asegurarse de que sus proyectos se mantengan encaminados.
Algunas formas comprobadas de monitoreo y revisión regulares de riesgos:
- Programe reuniones periódicas: programe reuniones periódicas con el equipo del proyecto para discutir los riesgos y cómo se están abordando.
- Comuníquese con las partes interesadas regularmente: esto ayudará a garantizar que todos estén al tanto de los riesgos y cómo se están abordando.
- Revise los riesgos en cada hito del proyecto: esto ayudará a garantizar que los riesgos se aborden de manera efectiva y que los planes sigan por buen camino.
- Utilice software de gestión de riesgos : utilícelo para identificar y evaluar los riesgos en las primeras etapas del ciclo del proyecto, crear planes de mitigación detallados y supervisar y revisar los riesgos de forma continua.
Asegure el éxito con la planificación de riesgos del proyecto basada en resultados
Hacer un plan de gestión de riesgos es un paso esencial en cualquier proyecto. Desde ciberataques hasta finanzas inesperadas, los riesgos pueden ser obstáculos difíciles de superar.
Sin embargo, con un enfoque basado en resultados, puede desarrollar una comprensión integral de los riesgos involucrados en su proyecto y elaborar un plan efectivo para abordarlos.
Si tiene dificultades para administrar los riesgos de su proyecto o enfrenta otros nuevos que parecen imposibles de conquistar, los pasos "fáciles de implementar" mencionados anteriormente pueden ayudarlo a alcanzar el éxito.
¿Quiere mantenerse actualizado con lo último en el espacio de gestión de proyectos? Consulte estos recursos de Capterra:
- Cómo gestionar los riesgos: una guía para directores de proyectos
- 4 estrategias de gestión de riesgos para la ejecución exitosa de proyectos
- El futuro de la gestión de proyectos es híbrido
- Cómo construir la pila de gestión de proyectos adecuada para su negocio
Metodología de la encuesta
Capterra realizó la Encuesta de inteligencia emocional en el lugar de trabajo en diciembre de 2021 entre 528 profesionales de EE. UU. que administran proyectos en pequeñas y medianas empresas. Se evaluó a los encuestados según su situación laboral (tiempo completo), el tamaño de la empresa (de 2 a 500 empleados) y su participación en la gestión de proyectos (extremadamente involucrados).