Las 15 mejores herramientas de gestión de recursos para su organización

Para administrar un negocio o un proyecto, no solo necesita administrar la calidad del trabajo cuando se completa; también hay que cubrir otros factores que la afectan, como los recursos financieros, el inventario, las habilidades humanas, la producción, los recursos o la tecnología de la información (TI) y los recursos naturales. La forma en que planifica, organiza y administra los recursos en su equipo u organización tiene un impacto significativo en el éxito del proyecto. Por lo tanto , administrar los recursos es más importante que nunca para marcar una diferencia real en el lugar de trabajo.

Si es nuevo en el concepto de gestión de recursos , es posible que se confunda fácilmente con muchos términos, como planificación, asignación, programación de recursos y las técnicas y métodos involucrados. Además, la cuestión de qué herramienta usar para administrar los recursos también es un dolor de cabeza para las empresas.

Por lo tanto, en este artículo, analizaré brevemente el concepto de gestión técnica y presentaré las 15 mejores herramientas de gestión de recursos para que pueda administrar su equipo .

¿Qué es exactamente la gestión de recursos?

La gestión de recursos es una actividad en la que las empresas gestionan varios recursos dentro de la empresa de manera eficaz. Estos recursos pueden ser intangibles, como la productividad laboral, el tiempo, y tangibles, como equipos, maquinaria, suministros y finanzas.

La gestión de recursos está estrechamente relacionada con la planificación para que se asignen los recursos adecuados a las tareas respectivas. Además, la gestión de recursos implica la programación y el presupuesto de personas, proyectos, equipos y suministros.

Aunque la gestión de recursos a menudo se aplica a la gestión de proyectos, también se puede aplicar a muchas otras áreas de gestión empresarial. En general, las pequeñas empresas deberán prestar atención a la gestión de recursos en varias áreas, que incluyen:

• Finanzas: ¿La empresa aún puede cubrir los gastos actuales o permitirse invertir en nuevos equipos o capacitar a los empleados?

• Personal: ¿La empresa ha contratado a las personas adecuadas? ¿Necesita la empresa contratar a más personas si hay nuevos clientes y qué habilidades necesitarán esas personas?

• Lugares de trabajo y fabricación: ¿Están adecuadamente equipados los lugares de trabajo y las instalaciones de fabricación? ¿Se puede gestionar fácilmente el espacio de trabajo?

• Equipo: ¿Se necesita un conjunto de herramientas para trabajar? ¿Son caros los costes de mantenimiento y reparación de las máquinas?

• Tecnología: ¿Qué tecnología necesita la empresa para maximizar su potencial y ahorrar recursos financieros para reasignar para financiar lo que falta?

Cuando se utiliza con fines de gestión de proyectos, la gestión de recursos a menudo se aplica para nivelar y suavizar.

La nivelación de recursos es una forma de evitar el exceso de oferta o el inventario excesivo al mantener el stock de recursos en un nivel promedio. Ahora existe un software especializado que puede ayudar a determinar el promedio al que las empresas pueden referirse. La nivelación de recursos también se utiliza en las referencias sobre el tiempo en que se requiere para completar un proyecto. Con un equilibrio de tiempo, la fecha de inicio y la fecha de finalización se ajustarán a los recursos disponibles. Sin embargo, nivelar los recursos puede extender la duración del proyecto.

El suavizado de recursos es una técnica de programación que tiene como objetivo cumplir con los plazos. El objetivo de la suavización de recursos es utilizar los recursos de forma continua a lo largo del tiempo.

En resumen, la gestión de recursos es la pedagogía que se asegura de que una empresa utilice sus recursos y materiales de manera inteligente y eficaz.

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¿Por qué es importante la gestión de recursos?

La gestión de recursos se considera parte de la gestión de proyectos, ya que ayuda al líder del proyecto a comprender todo sobre el progreso, el equipo, los costos, etc. El tabú en los negocios es el despilfarro. Por lo tanto, la gestión de recursos se centra principalmente en la eficiencia. Una vez que sepa lo que necesita hacer para que el proyecto tenga éxito, puede hacer arreglos para usarlos de manera efectiva.

Para algunas empresas, la eficiencia óptima es tan vital que las empresas tienen una sola persona especializada en la gestión de recursos, solo conocida como administrador de recursos. Mientras que los gerentes de proyecto son responsables de crear y asignar tareas para completar proyectos, los gerentes de recursos son responsables de asignar los recursos necesarios para que el proyecto sea exitoso y alcance el efecto más óptimo.

Hay algunos beneficios de la gestión de recursos:

• Evite problemas imprevistos: al conocer sus recursos y planificar su uso, puede solucionar los agujeros o problemas antes de que ocurran.
• Prevención del agotamiento: la gestión eficaz de los recursos le permite evitar estar solo o depender demasiado de los recursos al comprender mejor la carga de trabajo de su equipo.
• Proporcione una red de seguridad: la mayoría de los proyectos fallidos en la actualidad tienen una razón: la falta de recursos. La gestión y la planificación de los recursos muestran que ha hecho todo lo mejor posible con lo que tiene a mano.
• Aumentar la transparencia: otros grupos pueden obtener visibilidad de su equipo y organizarse adecuadamente si su equipo tiene, como máximo, una gran capacidad o está disponible para requerir proyectos no utilizados.
• Medición efectiva: con una comprensión de alto nivel de lo que se requiere para supervisar y ejecutar una empresa prometedora, puede organizar y graduar de manera viable el ROI

15 mejores recursos de gestión para su organización

1. Alternar plan

Toggl Plan es una herramienta de gestión y planificación de recursos con una interfaz hermosa y fácil de usar. Aunque pueda parecer sencillo, cuenta con potentes funcionalidades que permiten a cualquier gestor de proyectos planificar y gestionar adecuadamente los recursos. Algunas características especiales de Toggl Plan incluyen asignación de recursos, función intuitiva de arrastrar y soltar, asignación de tiempo para reservas inteligentes e informes.

Además, Toggl Plan también permite a los usuarios importar tareas desde muchas aplicaciones de terceros, como Trello o Github. En comparación con otras herramientas, Toggl Plan viene con muchas integraciones que permiten que los equipos se comuniquen y colaboren. Es adecuado tanto para pequeñas como para grandes empresas. Toggl Plan se proporciona con un plan gratuito que permitirá a los usuarios agregar cinco miembros al grupo. Para los equipos que necesitan más miembros, el plan premium comienza en $8/mes/usuario.

2. Mavenlink

Mavenlink es una herramienta de gestión de proyectos que permite a los usuarios gestionar recursos. Incluye todas las funciones estándar de planificación de recursos, como asignación de recursos, edición rápida, etc. Además, también proporciona funciones de predicción en tiempo real. Lo más especial cuando se trata de Mavenlink es su herramienta de configuración de recursos. Esta función especial permite a los usuarios identificar los recursos necesarios en una semana laboral y asignar tareas automáticamente a los puestos disponibles.

Mavenlink también está integrado con el uso compartido de archivos, el control de tareas, las hojas de tiempo y los informes. Además, Mavenlink tiene funciones de API para integrarse con otros servicios o con soluciones personalizadas. Los precios para comenzar a usar Mavenlink son de $19/mes para un equipo de hasta 5 miembros.

3. 10,000 pies

10,000ft es una herramienta para ayudar a las empresas a administrar los recursos y realizar un seguimiento del tiempo para reducir la probabilidad de incidentes inesperados en el lugar de trabajo. Puede usarlo para tomar el control total de sus recursos, reducir el tiempo para encontrar recursos disponibles y pronosticar futuras cargas de trabajo.

Además de la planificación de proyectos, los proyectos de estilo Gantt, 10,000 pies también se integran con hojas de tiempo, equilibrio presupuestario para proyectos y una gestión del tiempo más sencilla. 10,000ft ofrece una póliza de prueba gratuita de 30 días. Después de eso, el precio comienza en $150/mes para el paquete básico.

4. Cosecha

Harvest es una herramienta de seguimiento del tiempo del proyecto que permite a los equipos transformar las hojas de tiempo en informes detallados. Harvest se usa comúnmente en aplicaciones iOS y Android. También se utiliza en los rastreadores de tiempo de escritorio y en las extensiones de Chrome y Safari.

Con Harvest, puede programar su equipo y realizar un seguimiento de su carga de trabajo. Los datos recopilados te ayudarán a mejorar las fórmulas de estimación y los horarios de trabajo. Las hojas de tiempo se pueden convertir en informes detallados que permiten a los gerentes realizar un seguimiento del rendimiento de los empleados, las horas extra y el progreso de los proyectos. Con Harvest, los expertos pueden crear facturas basadas en el tiempo y enviarlas a los clientes directamente desde la aplicación. Harvest viene con varias integraciones, como gestión de proyectos, contabilidad, transacciones de seguimiento de consultas, CRM y cálculos de productividad.

Harvest también tiene una política de prueba gratuita de 30 días; el próximo mes, los usuarios comenzarán a usar desde $12/usuario/mes.

5. Gántico

Ganttic es un software de planificación de recursos que ayuda a los usuarios a realizar un seguimiento de las tareas, proyectos y recursos. Puede administrar a sus empleados en la vista de calendario para controlar la carga de trabajo, las hojas de tiempo y los horarios. También puede realizar un seguimiento de los proyectos mediante la visualización de diagramas de Gantt, la colocación de tareas, la adición de vínculos entre ellas y la colocación de proyectos periódicamente.

Además, la creación de informes y su exportación en formato CSV o PDF también es una característica interesante de esta herramienta. También puede configurar informes automáticos para recibir actualizaciones diarias, semanales o mensuales.

Ganttic le ofrece una prueba gratuita de 14 días para diez recursos. Luego se calculan los cargos, a partir de $ 25 / mes para hasta 20 recursos.

6. Transcurre

Elapseit es una herramienta creada para brindar una experiencia de usuario segura y completa al asignar y administrar los recursos corporativos. Ellapseit es simple, intuitivo y ofrece una funcionalidad creativa. Algunas funciones importantes utilizadas son: programación de recursos, seguimiento del tiempo, gestión de licencias, facturación, documentos legales, etc.

Elapseit es la mejor opción para todas las empresas, desde pequeñas a medianas hasta grandes empresas, y se adapta perfectamente a todo tipo de proyectos. Actualmente, Ellapseit tiene una versión de prueba gratuita que incluye todas las funciones. Cuando los usuarios comiencen a usar, el precio será de aproximadamente $5/usuario/mes.

7. Gurú de recursos

Resource Guru es uno de los software de gestión de recursos más antiguos del mercado. Sin embargo, sigue siendo muy popular entre las agencias y empresas que trabajan con muchos clientes. Resource Guru proporciona funciones como filtrado, verificación de disponibilidad de grupos, asignación de recursos, informes, soporte de zona horaria, etc.

Resource Guru también permite a los usuarios administrar las licencias pagadas y los días de enfermedad para que los gerentes de proyectos puedan obtener una mejor visión general de los recursos disponibles. Cada usuario de Resource Guru tendrá su tablero. Resource Guru también evita la asignación desigual de recursos al establecer la disponibilidad de cada recurso ya través de listas de espera. También es compatible con tantos gerentes de proyecto que pueden usarlo al mismo tiempo sin tener que esperar o competir de quién es el turno. Resource Guru también ofrece una prueba gratuita de 30 días. Cuando finaliza la prueba, su precio es de $2.50/usuario/mes.

8. Corre

Runn es una herramienta moderna para planificar, gestionar la capacidad y las necesidades. También tiene funciones de predicción y gestión del tiempo integradas que ayudan a los administradores a gestionar grupos de forma remota. Runn utiliza una interfaz de Planner que brinda a los usuarios la capacidad de ver todos los proyectos y recursos humanos en su organización, lo que le permite identificar y predecir riesgos de sobrecarga y evitar conflictos rápidamente sobre recursos, mano de obra y tiempo.

En comparación con otras herramientas de gestión de recursos, Runn también puede realizar previsiones financieras comprensibles y KPI relacionados para realizar un seguimiento de los beneficios de su empresa, el rendimiento del proyecto, los sobrecostos y la variación real en comparación con el plan. Esta aplicación tiene un seguimiento de tiempo incorporado para que pueda comprender mejor el tiempo que invirtió de lo que pretendía.

Actualmente, Runn permite a los usuarios usarlo gratis hasta el 1 de julio de 2021. Después del tiempo libre, Runn cobrará $10/persona o $30/persona por cada paquete que elijan los clientes.

9. Lunes.com

Si necesita una herramienta de administración de tareas que funcione sin problemas con sus equipos comerciales, Monday.com será una opción notable. Este software de administración de trabajos tiene un software de productividad más orientado visualmente que permite a los gerentes de proyectos delegar tareas y realizar un seguimiento de cada paso en detalle que están tomando los miembros del equipo.

Además, puede crear listas de tareas pendientes, compartir archivos y comunicarse con colegas. Este software de gestión de trabajos proporciona vistas bastante perspicaces de los proyectos, lo que le permite editar detalles importantes como el estado del propietario, la prioridad y la duración del proyecto. Además, hay una función de chat integrada que le permitirá discutir tareas y actualizar tareas diarias con cada miembro del equipo.

10. flotar

Float es un software de gestión de recursos para agencias, estudios y empresas. Por lo general, proporciona funciones simples de administración de personal. Su función de programación de personal permite a los usuarios administrar reservas, visualizar las cargas de trabajo del equipo y asignar tareas.

Con las excelentes funciones de administración de equipos de Float, los gerentes de proyectos pueden descubrir rápidamente los recursos humanos disponibles, administrar contratistas y encontrar empleados con sus tarjetas. Otra cosa interesante es que puedes acceder a Float a través de una aplicación para iPhone. Float te permite probarlo gratis durante 30 días. El paquete pagado comienza desde $5/persona/mes.

11. Salvador

Saviom es un experto líder en software que ayuda a aumentar la eficiencia de los proyectos. Algunos de los recursos en los módulos de gestión de recursos de Saviom ayudan a muchas empresas en la gestión de recursos, como el módulo de programación inteligente de recursos, que lo ayuda a superar los desequilibrios de trabajo, el módulo de planificación de recursos para monitorear y programar recursos mientras los mantiene, etc. También puede sincronizar recursos y cronogramas de proyectos en toda su empresa con el sistema de gestión de recursos de Saviom. Saviom también integra un almacén de habilidades que facilita la creación de perfiles de recursos, la búsqueda y la combinación de futuras habilidades laborales.

Saviom establecerá un precio escalonado personalizado, como herramientas, licencias y lites de Saviom. Opera por acceso basado en roles y garantiza un control total sobre los datos que le pertenecerán.

12. Programador de recursos electrónicos

eResource Scheduler es una herramienta de planificación de recursos que proporciona versiones tanto en la nube como en las instalaciones con una configuración fácil de usar. Tiene características que incluyen un tablero que resalta información importante en una pantalla y una variedad de campos definidos por el usuario que le permiten capturar información completa sobre sus proyectos.

eResource Scheduler también proporciona funciones como gráficos, programación, vistas de recursos, proyectos y funciones y usuarios. eResource Scheduler también ofrece la opción de planificar tanto a nivel de proyecto como de tarea. Otra característica importante de eResource Scheduler es el calendario y el módulo financiero. Esta característica ayuda a los usuarios a completar proyectos por costo y relación de pago e informes de pronóstico. eResource Scheduler ofrece a los usuarios una prueba gratuita de 14 días del virus. Cuando expire el tiempo libre, el precio será de $5/recurso/mes.

13. Pago

Básicamente, Paymo es un software de administración de recursos que puede ayudarlo a reducir significativamente su tiempo de reserva. Puede realizar un seguimiento de las cargas de trabajo actuales y restantes de su equipo, la cantidad de vacaciones y los presupuestos del proyecto en una sola línea de tiempo. Paymo se configura automáticamente en función de los detalles de la tarea que ingresó anteriormente. Con Paymo, todos los miembros del equipo tienen acceso a sus horarios para ver lo que deben hacer.

Además, Paymo se ha integrado con aplicaciones de productividad y facturación como Slack, Google Calendar y Adobe CC para apoyar la gestión de todo el equipo. Después de la prueba gratuita, los usuarios elegirán dos paquetes pagos de Paymo, a partir de $11.95/usuario/mes para usar.

14. Aclarar

Clarizen es una herramienta que combina la gestión de proyectos de alta calidad y el trabajo en equipo. Esta es la única solución que proporciona una estructura de trabajo claramente definida y fácilmente distinguible. Clarizen proporciona centralización y uso compartido de recursos, desarrollo de estrategias y conexión de personas para un propósito común. Clarizen también permite a los usuarios trabajar con una interfaz flexible e intuitiva, adecuada para su estilo de trabajo. Los usuarios también pueden crear procesos automatizados y repetitivos con el flujo de trabajo y la función de alertas rápidas de Clarizen.

15. Planificador central

Hub Planner es un poderoso sistema de administración de personal con muchas funciones útiles de administración de recursos. Hub Planner posee muchas vistas diferentes por recurso, equipo o proyecto. Además de la gestión de recursos, Hub Planner también tiene otras funciones, como hojas de tiempo integradas con procesos de aprobación potentes, paneles y herramientas dinámicas de informes. Puede configurar completamente el cronograma, la solvencia y las ganancias de un vistazo.

Lo mejor de Hub Planner es que dará forma a la hoja de ruta del producto e incluso financiará nuevas funciones. Puede personalizar aún más o eliminar extensiones de productos para aumentar la funcionalidad o desactivar funciones que no necesita. Hub Planner comienza en $7/usuario/mes después de 60 días de prueba gratuita.

Mejores prácticas y técnicas de gestión de recursos

Aquí hay algunas técnicas y prácticas útiles que debe aplicar para administrar bien sus recursos:

1. Comprender qué recursos faltan y centrarse en ellos

La falta de recursos hará que le sea imposible planificar en detalle e interrumpir la implementación del proyecto. Este caso, por lo general, se puede emplear según la regla 80/20. La regla 80/20 se interpreta como que el 80% del efecto (o restricción de recursos) proviene del 20% del recurso. Debe concentrarse en los recursos limitados y planificar en torno a su disponibilidad.

2. Acordar un enfoque común para priorizar el trabajo sobre recursos compartidos

Debe crear un proceso de calificación/evaluación estándar que sustente la toma de decisiones objetivas. La supervisión del trabajo no intencionada puede hacer que subestime su capacidad y provocar retrasos en el progreso. Recuerde que las personas demasiado apegadas pueden conducir fácilmente a problemas de calidad.

3. Comprender las diferentes formas de trabajar entre organizaciones y recursos

Puede beneficiarse de diferentes tipos de trabajo e incluso de diferentes grupos dentro de una organización si tiene un método específico para conciliarlos. Asegúrese de que las herramientas y los métodos se seleccionen adecuadamente y sean efectivos. Un resumen más estandarizado puede proporcionar las métricas necesarias para una visión holística de su organización. Esto le permitirá a su organización planificar, administrar y distribuir el trabajo adecuadamente

4. La gestión de recursos es un proceso continuo

Debe comprender que los conflictos que ocurren debido a eventos y cambios inesperados ocurren con frecuencia e inevitablemente. Trabajemos juntos para resolver conflictos de recursos basados ​​en prioridades inmediatas y prioridades menores que no son realmente necesarias.

5. Administre tareas y recursos usando una combinación de detalles

Debe planificar el trabajo, administrar tareas e informar el tiempo en detalle para que sea fácil de administrar. Sin embargo, no todos los trabajos deben usar el mismo nivel de detalle. Infórmate de las normas específicas para cada situación. El trabajo de planificación suele ser el más detallado, mientras que los informes de tiempo pueden simplificar el proceso con un mayor grado de precisión. Al asignar recursos al trabajo, las tareas a largo plazo deben realizarse a un alto nivel y las tareas a corto plazo deben entenderse para que puedan planificarse en detalle.

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La gestión de recursos puede sonar complicada, pero no es realmente difícil comprender su esencia y las herramientas para operarla sin problemas. La gestión de recursos debe ser una parte esencial de un proceso de gestión de proyectos de grupo para que pueda utilizar los recursos adecuados en el momento adecuado y anticipar posibles problemas en el futuro. Al operar con una herramienta de administración de recursos, puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo. Con suerte, con las 15 herramientas de administración de recursos para administrar su equipo que presenté anteriormente, sus empresas encontrarán una poderosa tecnología de soporte para ayudarlo a completar proyectos de la manera más conveniente y correcta.