Cómo (re)priorizar tus tareas

Es fácil estresarse en un mundo ajetreado donde las listas de tareas parecen alargarse y hacer malabarismos con todas las tareas se siente como un deporte extremo.

Lo bueno es que no todas las tareas son iguales: algunas tareas son más iguales que otras. ¿Has pensado cuáles son tus prioridades? ¿Qué tareas tuyas son más iguales que otras? Una buena manera de sentirse menos abrumado es simplemente establecer prioridades. También es una buena idea categorizar tus prioridades: trabajo, salud, vida personal, etc.

En este artículo, nos vamos a centrar en las prioridades de trabajo y cómo priorizar las tareas; también repasaremos las señales de que es posible que deba volver a priorizar y cómo hacerlo.

Diferencia entre prioridades y metas

Antes de entrar en partes de la (re)priorización, debemos aclarar una distinción entre un objetivo y una prioridad, ya que a menudo se usan indistintamente. Van de la mano, pero son dos cosas diferentes.

Los objetivos son las cosas concretas que desea lograr, mientras que las prioridades son lo que es importante para usted y a lo que dedica la mayor parte de su tiempo.

Por ejemplo, si tu objetivo es aprobar un examen difícil, probablemente tu prioridad sea estudiar. Si tu objetivo es conseguir un ascenso en el trabajo, tu prioridad será trabajar duro para cumplir con todos los requisitos. Si el objetivo es aumentar las ventas, la prioridad podría ser lanzar un nuevo producto o idear una nueva estrategia con el equipo de ventas.

Cómo priorizar 101

Priorizar una tarea sobre otra no siempre es fácil, especialmente si ambas tareas son importantes. Y cuando se involucran múltiples tareas, puede volverse bastante abrumador.
Estos son algunos de los consejos que pueden ayudarlo a establecer sus prioridades con menos estrés.

Hacer una lista maestra de tareas pendientes

Tome una hoja de papel o abra un documento en blanco y haga una lista de todas sus tareas, grandes y pequeñas. Reúna todas sus pequeñas tareas pendientes garabateadas en hojas de papel al azar, escritas en la aplicación Notas de su teléfono, capturadas de pantalla o anotadas en su agenda. Es más fácil cuando tiene todas las tareas frente a usted, en una lista maestra de tareas pendientes.

Después de escribir todo, mire su gran lista de tareas pendientes y comience a trabajar en ella lenta y cuidadosamente. Divídelo en objetivos mensuales, semanales y diarios. Elija algunas de las tareas más importantes del mes y divídalas en partes más pequeñas para sus tareas semanales y diarias. Además, hay muchos tipos de plantillas de listas de tareas si desea que el proceso sea más rápido y fácil.

Mantenga su lista en algún lugar visible

Después de haber hecho su(s) lista(s), colóquelas en un lugar visible, preferiblemente en algún lugar frente a usted para que las vea con frecuencia. Puede pegarlos en su computadora portátil o en una pared frente a su escritorio, como el primo más aburrido de un tablero de visión.

Tener su lista de tareas pendientes en su campo de visión lo mantendrá enfocado y motivado para tachar las cosas lo antes posible.

Haz solo una cosa a la vez

Sé que puede ser tentador, pero no realice múltiples tareas. No hará más en menos tiempo, solo terminará con algunas tareas a medio completar. Es mucho más eficiente trabajar en una tarea a la vez, terminarla por completo y luego pasar a la siguiente.

Piensa en lo que es realmente importante para ti

No siempre es obvio qué tareas debe priorizar. Para dominar el arte de priorizar, debes hacer algo de autorreflexión. Para poner las cosas en perspectiva, a menudo ayuda preguntarse: ¿Qué es lo más importante que puedo hacer hoy para mejorar el mañana?

¿Qué me llevará a mis metas más rápido?

¿Cuál es el resultado probable de (no) hacer de esto una prioridad?

¿Qué tareas son urgentes?

¿Qué puedo hacer bien, y solo yo, que marcará la diferencia?

¿Cuáles son mis actividades de mayor valor?

Conoce tu ritmo natural

Sé consciente de tu ritmo natural y de cuándo tu concentración está en su apogeo. ¿Cuándo te sientes en tu mejor momento? ¿Has notado que eres particularmente productivo en un momento determinado del día? ¿Trabaja más eficientemente por la mañana, por la tarde o por la noche?

Cualquiera que sea su respuesta, ahí es cuando debe hacer la(s) tarea(s) más importante(s) del día.

Tachar tareas estratégicamente

¿Conoces esos días en los que, a pesar de tu arduo trabajo, parece que no haces nada? Si su lista se vuelve demasiado, complete algunas tareas rápidas y fáciles para darle una sensación de logro y algo de aliento para continuar.

Estar abierto al cambio

Sea flexible y esté abierto a volver a priorizar si aparece nueva información. También está bien que tus prioridades cambien con el tiempo. Hay ciertas señales que le indican que es posible que deba detenerse y reconsiderar su plan; siga leyendo para descubrir cuáles son.

Señales que necesita volver a priorizar

“Cuando las cosas van mal, no vayas con ellas”. —Elvis Presley

A veces, la sabiduría es saber cuándo darse por vencido y girar. No es fácil abandonar algo en lo que has invertido tiempo, esfuerzo y dinero; sin embargo, gastar aún más tiempo, esfuerzo y dinero en algo incorrecto es peor. Estas son algunas de las señales de que necesita volver a priorizar:

• Trabajas mucho pero sientes que no estás haciendo nada;
• Te sientes desorganizado y desenfocado;
• Tus tareas diarias te estresan y/o te provocan solo emociones negativas;
• Trabajaste en algo durante mucho tiempo pero no hay señales de resultados;
• Le resulta difícil dejar de trabajar y las cosas divertidas se sienten como una tarea.

Técnicas de (re)priorización

Ya sea que esté abordando la priorización por primera vez o haya decidido volver a priorizar sus tareas, existen ciertas técnicas que pueden ayudarlo. Estos son algunos de los más fáciles y populares.

Método ABCDE

Tome su lista maestra de tareas pendientes desde el comienzo de esta publicación de blog. Al lado de cada tarea escribe una de las siguientes letras:

A : tareas de máxima prioridad. Son los más importantes y tendrán las mayores consecuencias si no los cumples o el mayor premio si los cumples.
Puede tener hasta tres tareas A, y también debe priorizarlas: márquelas como A1, A2 y A3.

B – tareas que son importantes, pero no tanto como las A; las recompensas y las consecuencias negativas son menores. Las tareas B deben realizarse cuando todas las tareas A se hayan completado.

C : tareas agradables. Si no los haces, no habrá consecuencias. No cambiarás el mundo completando las tareas C, pero puedes hacerlas si aún te queda tiempo y energía después de las tareas A y B.

D – D significa Delegado. Esas son las tareas que puede realizar otra persona, por lo que puede concentrarse en las tareas A.

E – E como Eliminar. Las tareas E son las que no son importantes y no deberían ocupar espacio en su lista de tareas pendientes.

El método Ivy Lee

En 1918, Charles M. Schwab, presidente de Bethlehem Steel Corporation, era un hombre de negocios increíblemente exitoso: era uno de los hombres más ricos del mundo.

Cuando decidió aumentar la eficiencia de su equipo y hacer las cosas mejor y más rápido, contrató a Ivy Lee, una conocida consultora de productividad. Lee pidió 15 minutos con cada uno de los ejecutivos de la empresa, cuando les explicó el siguiente método.

1. Al final de cada día de trabajo, escribe 6 tareas que debes realizar mañana. Puede haber menos de 6 tareas, pero no más.
2. Organícelos en orden de su verdadera importancia. Puede usar métricas adicionales como el valor financiero para determinar su orden.
3. Cuando llegues al trabajo, concéntrate en la primera tarea. Trabaje hasta que termine la tarea, luego pase a la segunda.
4. Trabaje con el resto de su lista de la misma manera. Si no logra terminarlos todos, mueva las tareas pendientes a la lista de mañana.
5. Repetir.

Los resultados fueron tan satisfactorios que a Lee le pagaron seis cifras (en moneda actual).

La principal ventaja de este método es que facilita el arranque (que suele ser la parte más difícil). Reduce la fatiga de la decisión: le impide tener demasiadas cosas en su plato y trabajar demasiado. También te obliga a ser intencional con tu tiempo y energía, que es probablemente la razón por la que es tan simple pero efectivo.

MIT (tareas más importantes)

No todo el mundo está de acuerdo con Ivy Lee: algunas personas piensan que 6 tareas al día son demasiadas y que no debes elegir más de 3 prioridades diarias.

La estrategia de MIT se basa en la premisa de que todos tenemos tiempo y energía limitados para cada día, por lo que debemos elegir hasta tres MIT (tareas más importantes) a las que dedicaremos nuestro día. Los MIT son tareas críticas que marcarán la mayor diferencia y lo llevarán más lejos en la búsqueda de alcanzar sus objetivos. Si tienes dudas, piensa en qué tarea te hace sentir más incómodo y ansioso; la que más temes es probablemente la que deberías hacer primero.

Debe hacer sus 2 o 3 MIT al comienzo de su jornada laboral, cuando su mente aún está fresca y enfocada. Si sospecha que los terminará antes de tiempo, puede agregar un par de tareas pendientes, algo que sería bueno terminar pero que no es tan importante.

Priorización de tareas individuales

Si las cosas se ponen difíciles, es posible que deba acortar su lista de tareas aún más despiadadamente. Esta puede ser una solución a corto plazo para algunos y una buena opción para el día a día para otros, dependiendo del tipo de trabajo que estés haciendo.

Esencialmente, eliges una tarea más grande o un tema que se relaciona con varias tareas y te enfocas en él durante todo el día. Por ejemplo, mi prioridad durante mi jornada laboral es escribir una publicación de blog. Eso es lo único en lo que me concentro, pero contiene algunas tareas relacionadas, como investigar, escribir (que, irónicamente, requiere la menor cantidad de tiempo) y editar.

matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower lleva el nombre de Dwight D. Eisenhower. Fue un general de cinco estrellas en la Segunda Guerra Mundial, el presidente número 34 de los EE. UU. y el fundador de DARPA y la NASA (entre muchas otras cosas), así que creo que es seguro decir que fue un tipo bastante productivo.

La matriz de Eisenhower te hace dividir tus tareas en función de su importancia y urgencia.

• Importante y urgente : tareas que deben realizarse primero.
• Importante pero no urgente : tareas que deben programarse para realizarse más tarde. Cosas como hacer ejercicio o crear una estrategia comercial a largo plazo pueden entrar en esta categoría.
• Urgente pero no importante : tareas que debe delegar para que pueda concentrarse en sus tareas más importantes. En este contexto, “no importante” significa que no necesariamente tiene que hacerlo usted, también lo puede hacer otra persona. Ejemplos de estas tareas podrían ser responder ciertos correos electrónicos, cargar publicaciones en blogs o programar reuniones.
• No importantes y no urgentes : tareas que debe eliminar de su lista de tareas pendientes.

A veces puede ser difícil determinar entre la urgencia y la importancia. Las tareas urgentes son sensibles al tiempo, mientras que las importantes contribuyen a nuestras metas y misión a largo plazo.

Principio de Pareto

Un día, mientras paseaba por su jardín, el economista italiano Vilfredo Pareto notó que el 20% de sus plantas de guisantes producían el 80% de los guisantes. Eso llevó a más conclusiones: en muchas industrias y empresas, el 20 % de la porción más productiva es responsable del 80 % de la producción. El 20% de la población posee el 80% de la riqueza. El 20% de los clientes generan el 80% de los ingresos.

Esto más tarde se conoció como el principio de Pareto. Como dice, el 20% de nuestras acciones trae el 80% de nuestros resultados. Eso significa que descubrir qué 20% de tus tareas generan 80% de los resultados y enfocarte en ellos es una gran técnica de priorización. Si no está seguro de cuáles son su 20 %, trate de averiguar qué tareas suyas marcan la mayor diferencia y facilitan alcanzar sus objetivos al máximo.

Método de Moscú

Antes de preguntar, no, no está relacionado con la capital de Rusia. Es el acrónimo MSCW (must, should, could, would) con dos “o” añadidas para facilitar la pronunciación.

Es una técnica popular para administrar los requisitos. Los divide en 4 categorías:

• M (debe tener) : requisitos no negociables sin los que un proyecto fracasará.
• S (debería tener) : cosas importantes que no son obligatorias, pero agregan mucho valor.
• C (podría tener) : requisitos que son deseables, pero no necesarios; si se omiten, tendrían un impacto pequeño o nulo.
• W (no tendrá) – no es una prioridad; podrían ser buenos para incluir en el futuro.

Conclusión

Dominar el arte de (re)priorizar es importante en el mundo actual, donde las líneas entre la vida comercial y la vida personal a menudo son borrosas y las enfermedades causadas por el estrés empeoran cada día. Si es absolutamente necesario estresarse, es importante saber que no vale la pena estresarse por todas las tareas, y para eso está la priorización. Tome su lista maestra de tareas pendientes y comience a pensar en lo que es realmente importante para usted.