Ahorre dinero renegociando los contratos de software de su empresa

Las pequeñas empresas pueden revisar sus contratos de software como servicio (SaaS) actuales y renegociar los términos para ahorrar dinero a la luz de la crisis de COVID-19.

NOTA: Este artículo pretende informar a nuestros lectores sobre las preocupaciones relacionadas con los negocios en los Estados Unidos. De ninguna manera tiene la intención de proporcionar asesoramiento legal o respaldar un curso de acción específico. Para obtener asesoramiento sobre su situación específica, consulte a su asesor legal.

Para la fotógrafa de bodas y retratos Alana Lindenfeld, la decisión de renegociar sus contratos SaaS fue fácil. El brote de COVID-19 detuvo los procesos comerciales normales y Lindenfeld necesitaba reducir costos para mantenerse a flote.

“Tuve que cambiar a una versión anterior de algún software para ayudar a reducir costos durante un tiempo en el que legalmente no tengo permitido fotografiar sesiones ni bodas”, dijo Lindenfeld.

Pudo ahorrar dinero en sus suscripciones de Adobe y Pixieset contactando a ambos proveedores y alienta a otras pequeñas empresas a hacer lo mismo:

Las pequeñas empresas pueden renegociar los contratos de SaaS para ahorrar dinero durante esta recesión económica. Según Gartner, el 36 % de las empresas han negociado o planean negociar nuevos términos con proveedores y vendedores (investigación completa disponible para los clientes).

Aquí hay un desglose de cómo puede hacer lo mismo y cómo funciona el proceso de renegociación.

5 pasos para renegociar sus contratos de software.

1. Vuelva a evaluar sus necesidades de software

COVID-19 cambió la forma en que operan las empresas, lo que obligó a muchos a pasar rápidamente de una cultura de trabajo en la oficina a una remota. Las necesidades de software de estas empresas también han cambiado.

Girdharee Saran, jefe de marketing de SurveySensum, se dio cuenta de que era hora de volver a evaluar los contratos de software de la empresa después de calcular las pérdidas inducidas por COVID-19:

Para iniciar este proceso, Saran y su equipo hicieron una lista de todas las suscripciones de software activas y las dividieron en tres categorías:

1. Debe continuar : Software que es crítico para su proceso comercial, incluso si el proveedor no ofrece un descuento.
2. Puede sobrevivir sin : estas suscripciones mensuales son agradables pero no completamente necesarias.
3. Nuevas necesidades : esta categoría surgió de la transición del trabajo remoto de la empresa y la necesidad de software para facilitar la colaboración y la comunicación a distancia con otros miembros del equipo y clientes.

2. Lea su contrato, incluida la letra pequeña

Una vez que identifique los contratos que desea renegociar, es importante leer el contrato y comprender sus términos antes de comunicarse con su proveedor de software.

Maria Veronica Saladino, una abogada corporativa que actualmente ayuda a las empresas con la renegociación de contratos de software, sugiere que las empresas respondan las siguientes preguntas para el software que han designado para la renegociación en el paso uno:

• ¿Qué proporciona actualmente el contrato existente?
• ¿Bajo qué condiciones se establece el contrato para terminar?
• ¿El contrato tiene una cláusula de renegociación en caso de crisis o recesión económica?
• ¿Qué consideraría el contrato existente un incumplimiento?
• ¿Qué medidas tomaría el proveedor si no pudiera realizar los pagos?
• ¿Existe alguna cláusula de fuerza mayor que lo libere del contrato ante circunstancias fuera de su control (como una pandemia)?

¿Qué es la fuerza mayor?

Una cláusula de fuerza mayor exime a las partes del contrato en caso de circunstancias fuera del control de las partes que puedan hacer que sea irrazonable o imposible esperar que la parte cumpla con las obligaciones contractuales.

Estas circunstancias pueden incluir guerras, desastres naturales, huelgas o legislación inesperada y, por lo general, pandemias.

Según Gartner, el 18 % de las organizaciones ya han invocado cláusulas contractuales de fuerza mayor debido al COVID-19, y el 37 % lo está considerando (investigación completa disponible para los clientes).

La decisión de invocar una cláusula de fuerza mayor no debe tomarse a la ligera, y debe considerar cómo afectará esto su relación a largo plazo con el proveedor.

“Una desventaja de tratar de desencadenar una fuerza mayor es que puede estar envenenando el agua en una relación que desea tener con este proveedor en los próximos años”, dijo Eric Talley de Columbia Law en una entrevista con Gartner (investigación completa disponible para clientela).

Las cláusulas de fuerza mayor están diseñadas para proteger a las empresas, pero también pueden dañar las relaciones con los proveedores. Antes de invocar esta cláusula, debe buscar consejo externo.

3. Averigüe lo que su proveedor de SaaS ya está haciendo para acomodar a los clientes

Antes de que Lindenfeld se pusiera en contacto con los proveedores de software, investigó lo que estos proveedores ya estaban haciendo por los clientes:

Muchos proveedores de SaaS ya brindan acceso gratuito o con descuento a herramientas para ayudar a las empresas a mantenerse a flote.

Por ejemplo, HubSpot ofrece su suite para pequeñas empresas a un precio reducido y límites crecientes para los clientes existentes, y Adzooma ofrece toda su plataforma de forma gratuita hasta el 1 de junio de 2020.

Estos proveedores de SaaS y muchos otros ya están ofreciendo acceso gratuito o con descuento a sus plataformas para hacerse eco del sentimiento "estamos juntos en esto" y mostrar su apoyo a la comunidad empresarial.

4. Decide qué quieres obtener de la renegociación

Sepa lo que quiere obtener de las negociaciones antes de comunicarse con su proveedor de software. Neil Andrew, fundador de PPC Protect, dijo:

Algunas empresas pueden necesitar o querer cancelar su contrato, mientras que otras buscan pausar o retrasar los pagos, aplicar descuentos, reducir la funcionalidad para ahorrar dinero o aumentar temporalmente la funcionalidad para satisfacer las nuevas necesidades de su negocio.

Piense en lo que quiere obtener de la renegociación y en lo que está dispuesto a ceder. Es posible que algunos proveedores de SaaS no estén dispuestos a cancelar el contrato por completo, pero pueden reducir el costo de su suscripción al reducir la funcionalidad o la cantidad de licencias.

“Los proveedores de SaaS preferirían asegurarse de obtener al menos algo de flujo de efectivo que ningún flujo de efectivo en absoluto”, dijo Andrew. “Los buenos proveedores de SaaS buscarán proporcionar una relación valiosa a largo plazo ofreciendo toda la asistencia que puedan”.

5. Sea transparente y empático, y tenga un plan de respaldo

Las empresas deben ser transparentes sobre su situación financiera y empáticas con los proveedores de software.

“Nos solidarizamos con nuestros clientes y nunca queremos que se sientan como si estuvieran sobre sus cabezas”, dijo Josh Sanders, gerente de proyectos en Alpha Bravo Development. “Si una empresa describe cómo está sufriendo su negocio, se puede resolver algo”.

Girdharee Saran se comunicó con el proveedor de CRM de su empresa y le explicó claramente su situación financiera: su pago por usar la plataforma ahora era una tensión financiera a la luz de las pérdidas de ingresos debido a COVID-19. Como resultado, pudieron llegar a un acuerdo.

Sea transparente en su conversación con el proveedor de software, pero no olvide ser empático. Este es un momento estresante para todos.

Sean McDermott, fundador de RedMonocle y Windward Consulting Group, quería recordarles a las empresas que los proveedores de software también tienen dificultades en este momento:

Los proveedores de SaaS dependen en gran medida de los ingresos por suscripción y, aunque es posible que no puedan renunciar a un contrato por completo, pueden estar dispuestos a ayudar a los clientes a encontrar una solución razonable. Si no es así, considere soluciones de software alternativas.

Saran tuvo una experiencia positiva al llegar a una solución mutuamente beneficiosa con su plataforma de CRM, pero no pudo llegar a una solución similar con sus proveedores de software de videoconferencias y seminarios web.

Antes de COVID-19, su empresa pagaba un plan de 100 asistentes. A medida que los equipos se volvieron remotos, aumentó la demanda de comunicación remota. Saran quería actualizar temporalmente su plan para albergar hasta 500 asistentes, pero no podía permitirse el aumento de costos. Intentó sin éxito negociar con el proveedor, pero finalmente optó por una solución alternativa comparable con un costo más bajo y mayor funcionalidad.

“Las características se pueden reemplazar, pero un buen servicio al cliente no”, dijo Ethan Taub, fundador de Goalry, quien también optó por soluciones alternativas después de que una empresa se negara a ceder en los términos del contrato.

La renegociación de contratos de software durante las crisis puede ayudar a las pequeñas empresas a ahorrar dinero

Reducir los costos durante una crisis puede ayudar a las pequeñas empresas a mantenerse a flote y evitar despidos, y un lugar en el que las empresas pueden buscar es en sus contratos de SaaS.

COVID-19 ha ejercido presiones únicas en cada industria, lo que hace que la flexibilidad entre las empresas sea una necesidad para capear esta tormenta económica. Trabajen juntos para encontrar soluciones mutuamente beneficiosas y sean conscientes de los desafíos de otras empresas.

NOTA: Las aplicaciones seleccionadas en este artículo son ejemplos y no pretenden ser respaldos o recomendaciones.