Cómo crear un horario de trabajo remoto (con plantillas)

En el momento en que escribo esta oración, alrededor del mediodía, ya estoy en medio de mi jornada laboral. Trabajo desde casa y tiendo a seguir casi la misma rutina de trabajo todos los días. Entonces, mi jornada laboral comienza alrededor de las 8 am o las 9 am, por lo tanto, termino alrededor de las 4 pm o las 5 pm. Y cuando se trata de estas tareas de trabajo profundo, como escribir esta publicación de blog, prefiero ocuparme de estas tareas durante las horas de la mañana y antes de la hora del almuerzo.

Ahora bien, si también eres un trabajador remoto, asegúrate de que agregar estructura a tus jornadas laborales ayuda mucho. Con un horario de trabajo remoto adecuado que se adapte a sus necesidades, será más probable que complete todas sus tareas a tiempo. En este artículo, cubriremos:

• los factores que debe tener en cuenta al hacer un horario,
• valiosos consejos sobre cómo crear un horario remoto efectivo, y
• Plantillas para empleados con horario flexible y aquellos con horario fijo.

Qué tener en cuenta antes de hacer un horario

Una vez que elabore un plan para su trabajo de teletrabajo, tendrá una idea más clara de cuánto tiempo necesita para las tareas diarias y cómo priorizar las más importantes. Así, serás más realista sobre lo que eres capaz de completar a lo largo del día. Además, podrá reservar tiempo para su familia y amigos, lo que mejorará su equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Esto es lo que debes preguntarte antes de comenzar a hacer un horario de trabajo remoto:

¿A qué hora trabajas mejor?

Algunas personas prosperan durante las horas de la mañana, mientras que otras lo hacen por la noche. Eso está perfectamente bien porque no todos somos iguales. Nuestros relojes corporales funcionan de manera diferente, por eso algunos de nosotros experimentamos caídas en la productividad después del almuerzo y otros en la mañana.

Si puede reorganizar sus tareas a su gusto, tenga siempre en cuenta este factor. Por ejemplo, si se levanta fácilmente por la mañana y se siente descansado y listo para trabajar, use este tiempo para hacer sus tareas más importantes. Una vez que sus niveles de energía comiencen a disminuir alrededor de las 2 p. m. o las 3 p. m., ocúpese de las tareas menos vitales. La misma regla se aplica a aquellos que disfrutan durmiendo y comenzando sus jornadas laborales un poco más tarde. Si usted no es una alondra de la mañana, no se sienta obligado a levantarse muy temprano solo porque algunos empresarios exitosos lo sugieran. Sigue tus propios ritmos y obtendrás mejores resultados.

¿Dónde trabajas mejor?

Si le resulta más fácil concentrarse en sus tareas cuando trabaja desde casa, también será más productivo allí. En ese caso, decida dónde tendrá lugar su oficina en casa. Tener una habitación entera para este propósito sería ideal. Pero, si esto no es posible, opte por un rincón tranquilo de una habitación. Si necesita más detalles sobre el equipo para su oficina en casa, tenemos un blog sobre las cosas que necesitará cuando trabaje desde casa.

Por otro lado, si eres una mariposa social y no te gusta trabajar solo, siempre puedes ir a un espacio de coworking. Este es un lugar perfecto para conocer a otros empleados remotos mientras se realiza el trabajo. O bien, puede alternar entre la oficina de su hogar y una cafetería cercana. Solo tenga en cuenta que un entorno tan ruidoso podría no ser una buena opción para los momentos en que tiene llamadas o cuando tiene que cumplir con su fecha límite.

¿Tienes familiares o mascotas que necesitas cuidar?

Otro punto a tener en cuenta es si necesitas cuidar a tus hijos, familiares mayores o tus mascotas. Por ejemplo, si tiene que llevar a sus hijos a la escuela a las 8 am, programe su horario de trabajo a partir de las 9 am. O bien, si tiene un horario de trabajo estricto, levántese un poco más temprano y haga esto antes del trabajo.

Una vez que tenga todas estas respuestas, la elaboración de un horario de trabajo remoto será mucho más fácil. Por lo tanto, si elige hacer su trabajo en un espacio de coworking, tenga en cuenta que también necesitará algo de tiempo para desplazarse. O, si decides trabajar desde casa, recuerda informar a tu familia o pareja sobre tu horario de trabajo. Además, deberes como pasear al perro o llevar a los niños a la escuela se realizarán antes o después del trabajo.

Echemos un vistazo a algunos consejos prácticos sobre cómo hacer que este horario sea más conveniente para usted.

Cómo crear un horario de trabajo remoto efectivo

Algunos trabajadores remotos tienen horarios de trabajo flexibles, mientras que otros tienen que seguir un horario estricto. Por lo tanto, la forma en que estructure su jornada laboral dependerá de si sus horas de trabajo son fijas.

De cualquier manera, tenemos consejos invaluables para crear una rutina de trabajo remoto independientemente de sus horas de trabajo.

Establezca bloques de tiempo para sus actividades personales y horas fuera del trabajo

Si tiene la flexibilidad de elegir sus horas de trabajo, puede analizar las asignaciones de trabajo en varios períodos de trabajo con un par de horas de descanso entre ellos. Ahora, durante estos descansos, puede ocuparse de sus actividades personales, como pasear al perro, dejar a los niños en la escuela o hacer ejercicio. Si tiene un horario fijo, podrá hacer estos mandados antes o después del trabajo.

Para asegurarse de que sus colegas y clientes no lo molesten cuando está lejos de una computadora, agregue estas horas a su horario y anótelas como actividades personales/horas no laborales. De esa manera, puede disfrutar de su tiempo libre y hacer mandados. Además, avisarás a tus compañeros y clientes cuando no estés disponible para llamadas y reuniones. Además, estas actividades te ayudarán a relajarte y ser más productivo en el trabajo.

Además, este práctico truco te asegurará mantener un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida. Hablando de eso, así es como Matthew Paxton, el trabajador remoto y fundador de Hypernia, describió la importancia de equilibrar el trabajo y la vida:

fitting work in our lives, not fitting our lives with work “ Me di cuenta de que deberíamos adaptar el trabajo a nuestras vidas, no adaptar nuestras vidas al trabajo Es por eso que me acostumbré a confinar todo lo relacionado con el trabajo en la oficina de mi casa. No más revisar los correos electrónicos a primera hora de la mañana o llevar mi computadora portátil conmigo a la mesa del comedor. Nuestros pasatiempos, pasiones, relaciones y el tiempo que dedicamos a cuidar de nosotros mismos son parte integral para asegurarnos de que somos las versiones más productivas de nosotros mismos. ”

Trabaja primero en las tareas prioritarias

Al comenzar su jornada laboral remota, es lógico reservar sus primeras horas de trabajo para tareas prioritarias. Por lo tanto, una vez que haya terminado con sus actividades personales y haya revisado un correo electrónico en busca de cualquier emergencia, asegúrese de manejar todas las tareas cruciales durante al menos dos horas.

Aún mejor, al final de cada día, anota tus tareas prioritarias para mañana. Así es como Reuben Yonatan, fundador de GetVoIP, decide qué es importante:

“ Priorizo ​​por prioridades de lista A, B y C. Las tareas de la lista A son 'necesitas hacerlas' y estableceré una fecha límite para ellas, así como el tiempo para realizarlas. La lista B son elementos que son importantes pero que se pueden impulsar si es necesario, por lo que tengo un poco más de flexibilidad. Los elementos C tienen que hacerse en algún momento, pero se colocarán cuando sea posible. Construyo mi calendario de esta manera y veo qué encaja. A veces es necesario hacer recortes, pero la priorización es la verdadera clave. ”

Por lo tanto, por la mañana, primero tendrás que abordar tus tareas A y luego tus tareas B.

Si tiene una reunión diaria de pie durante la mañana, puede comenzar con sus tareas prioritarias tan pronto como termine la reunión.

Otra forma práctica de aprender a priorizar mejor es la matriz de Eisenhower. Este método te enseñará a reconocer lo que es importante y mejorará tu gestión del tiempo.

Trabaja en tareas menos importantes más tarde

Ha completado sus tareas prioritarias y ahora es el momento de comenzar a trabajar en otras asignaciones que tiene regularmente en su agenda. Dependiendo de lo que haga, estas pueden ser tareas recurrentes que realiza diariamente o una vez por semana.

Deja algo de tiempo para un trabajo profundo.

Cal Newport, autor de muchos libros sobre tecnología y cultura, dice que hay dos tipos de tareas cuando se trata del trabajo del conocimiento. Entonces tenemos:

1. Tareas básicas : gracias a estas tareas, demostrarás lo bueno que eres en lo que haces. Ejemplo: cualquier tarea por la que su cliente le pague.
2. Tareas periféricas : aquellas tareas que tienes que hacer, pero no te dan ninguna idea de qué tan exitoso eres en el trabajo. Ejemplo: responder correos electrónicos.

Aunque las tareas periféricas son importantes, las tareas centrales son el corazón y el alma de su trabajo. ¿Y cuál es la mejor manera de completar estas tareas principales? Bueno, necesitas realizar un trabajo profundo, es decir, actividades que impliquen el uso de tus habilidades cognitivas. Es crucial que no te distraigas mientras abrazas el trabajo profundo. Por lo tanto, los auriculares con cancelación de ruido son tu mejor amigo durante este período de tiempo.

Debe programar un par de horas a lo largo del día para tareas de trabajo profundo. Idealmente, le gustaría hacer su trabajo profundo durante el momento más productivo del día. Si le resulta más fácil concentrarse en el trabajo por la tarde, reserve tiempo para un trabajo profundo, digamos, de 4 p. m. a 6 p. m.

Reserva tus reuniones en uno o dos días

Según Flexjobs, programar todas las reuniones y llamadas juntas, dentro de uno o dos días de la semana, fomenta el tiempo ininterrumpido para trabajar y mejora la productividad de los empleados. Si reservas tus reuniones de esta forma, tendrás el resto de la semana para otras tareas. Además, dado que tendrá días sin reuniones, podrá trabajar sin distracciones y concentrarse también en el trabajo profundo.

Deje espacios en el cronograma para actividades no planificadas

No se puede planificar cada segundo de la semana por adelantado. A veces, tendrás una tarea inesperada o algo urgente de lo que ocuparte. O quizás tengas que ir al dentista o llevar a tu perro al veterinario.

Para prepararse para estas situaciones, bloquee al menos una hora abierta por día. Por supuesto, si su día transcurre según el plan y no hay una emergencia, puede usar este período para hacer un trabajo profundo o hacer planes para la semana siguiente.

Considere tener un ritual al final de la jornada laboral

A los empleados remotos a veces les resulta difícil desconectarse después del trabajo. Dado que no realizan su trabajo en la oficina, los límites entre el trabajo y la vida personal pueden ser borrosos. Esto es especialmente cierto para aquellos que trabajan desde casa.

Debe tener en cuenta que relajarse y no pensar en un trabajo cuando está fuera de servicio son pasos cruciales para prevenir el agotamiento. Entonces, ¿cómo haces que tu mente apague el modo de trabajo y comience a relajarse? Una forma de hacerlo es incorporar un ritual al final de la jornada laboral.

¿Qué actividades incluye este ritual? Bueno, puedes usar tu última hora de trabajo para revisar tu correo electrónico y responder cualquier pregunta. Además, puede informar a sus colegas remotos que se retirará pronto, en caso de que necesiten algo más de usted. Además, escriba una lista de tareas pendientes para mañana.

Una plantilla de horario de trabajo remoto para horarios de trabajo flexibles

Ahora que ha visto qué incorporar en su horario de trabajo remoto, le mostraremos cómo se verá su plan de trabajo cuando tenga un horario de trabajo flexible.

Descargar Horario de trabajo remoto flexible

En la captura de pantalla anterior, notará que las tareas laborales diarias se analizan en varias secciones. Antes y después de estas sesiones de trabajo, existen periodos de tiempo denominados Actividades personales/horas no laborales. Por lo tanto, si tiene la opción de organizar sus horas de trabajo a su gusto, puede utilizar estos períodos de tiempo libre para sus mandados privados, como pasear al perro, ir de compras, hacer ejercicio, preparar la cena y otros. Agregar estos campos a su plan remoto es vital en caso de que desee compartir su horario con otros compañeros de trabajo o clientes. Por lo tanto, sabrán que no deben programar ninguna reunión contigo durante estas horas.

Hablando de reuniones, notará que en este plan, las reuniones y llamadas se programan solo los días lunes y martes. Como no hay reuniones durante los otros tres días de la semana, hay más espacio para el trabajo profundo. Además, cada día incluye sesiones como Tareas prioritarias y Correos electrónicos y tareas regulares.

Como mencionamos anteriormente, siempre debe dejar algo de tiempo libre para tareas inesperadas o emergencias personales. Entonces, esto también está cubierto en la plantilla, como el campo Hora de apertura.

Finalmente, incorporamos un bloque Tener un ritual de cierre también aquí. De esta manera, se le recordará cuándo es el momento de fichar la salida.

Recuerda que puedes utilizar esta plantilla como quieras. Por ejemplo, en lugar del nombre Tareas prioritarias, puede ingresar el nombre de sus tareas más importantes para cada día. Mejor aún, elabore su plan semanal personalizando esta plantilla.

Una plantilla de horario de trabajo remoto para horas de trabajo fijas

Si tu trabajo remoto consiste en horas fijas, tendrás un horario bastante diverso. En lugar de ocuparte de tus actividades personales a lo largo del día, las harás antes o después del trabajo. Pero, una vez que haya terminado con su jornada laboral, podrá relajarse y tener una tarde entera para su tiempo libre.

Descargar Horario fijo de trabajo a distancia

En este caso, hicimos una plantilla para un empleado que trabaja de 9 am a 5 pm. Como puede ver, las horas de trabajo se agrupan aquí, mientras que las actividades personales se desarrollan en la mañana, la tarde y la noche.

La diferencia entre la primera y esta plantilla es que el horario de trabajo remoto fijo contiene un campo llamado Hora de apertura más un descanso para almorzar. Este es su recordatorio para tomar un descanso y almorzar durante una hora que no está programada.

Otros bloques de tiempo son los mismos, por lo que tiene tareas prioritarias, correos electrónicos y tareas regulares, luego reuniones y llamadas los lunes y martes. De miércoles a viernes, debes evitar las reuniones y centrarte en el trabajo profundo. Dado que las horas son fijas, un ritual de cierre ocurre a la misma hora todos los días. Esto asegura que terminará su día de trabajo correctamente, a tiempo, y luego entrará en modo apagado.

Al igual que con el horario de trabajo remoto flexible, no dude en personalizar esta plantilla como desee.

Conclusión

El teletrabajo le proporciona mucha flexibilidad. Puedes realizar tareas desde tu oficina en casa, desde un parque o un espacio de coworking. Para algunos empleados, trabajar de forma remota también significa poder elegir las horas de trabajo, mientras que para otros, las horas son fijas. En ambos casos, tener algún tipo de estructura semanal hará maravillas con tu productividad. Al seguir un horario de trabajo remoto, terminará sus tareas laborales a tiempo y se ocupará de sus diligencias personales diarias. Además, podrá pasar tiempo con su familia y amigos, lo que juega un papel importante para mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida.