Resolviendo los desafíos del trabajo remoto: 10 métodos respaldados por datos

La popularidad del trabajo remoto ha aumentado durante la última década, y muchos empleados, especialmente los más jóvenes, ahora buscan puestos que al menos ofrezcan horarios híbridos.

En 2023, el 68% de los estadounidenses preferiría trabajar de forma remota y el 23% aceptaría un recorte salarial para hacerlo. Los estudios muestran que al menos la mitad de todos los empleados estadounidenses trabajan de forma remota, al menos a tiempo parcial.

Las empresas que ofrecen opciones de trabajo remoto también enfrentan un conjunto diferente de desafíos. Afortunadamente, las herramientas y estrategias preparadas para el trabajo remoto pueden ayudar a mitigar estos obstáculos, por lo que esta publicación analizará los principales desafíos del trabajo remoto y cómo las empresas pueden superarlos.

¿Cuáles son los 10 principales desafíos del trabajo remoto?

Los trabajadores remotos experimentan diariamente muchos beneficios innegables. Pueden mejorar el equilibrio entre vida personal y laboral, reducir los costes y el tiempo de desplazamiento e incluso prevenir el agotamiento.

Sin embargo, al final del día, hay desafíos importantes que considerar.

Estos son los 10 mayores desafíos que las empresas y los empleados deben abordar cuando el trabajo remoto está sobre la mesa.

1. Sentirse aislado de tu equipo

El trabajo remoto elimina las interacciones casuales y espontáneas que de otro modo ocurren a diario en un entorno de oficina tradicional. No están entablando pequeñas conversaciones antes de las reuniones, ni poniéndose al día en el dispensador de agua, ni siquiera pasando por los escritorios de los demás para resolver una inquietud.

Sin contacto cara a cara, a muchos equipos remotos les resulta más difícil establecer conexiones personales sólidas y camaradería en equipo. Esto, a su vez, puede hacer que sea más difícil para sus empleados trabajar juntos como equipo.

Para muchos adultos, el trabajo es una actividad fundamental de socialización. Trabajar desde casa puede provocar un aislamiento prolongado y provocar soledad.

Con el tiempo, esto también puede afectar directamente su salud mental, ya que los trabajadores que trabajan completamente a distancia tienen estadísticamente más probabilidades de experimentar ansiedad o depresión que aquellos que trabajan de forma híbrida o en la oficina.

Las soluciones

Si bien el trabajo remoto elimina las interacciones cara a cara en la oficina, aún puedes hacer un esfuerzo para promover las relaciones de trabajo entre los miembros del equipo. Utilice estas estrategias:

• Organice actividades de formación de equipos en línea, pausas para el café virtuales o happy hours: estos eventos deben ser opcionales pero recomendables. Pueden ayudar a los miembros de su equipo a construir relaciones más sólidas que puedan facilitar un mejor trabajo en equipo, pero también brindan una salida social para quienes la necesitan.
• Fomente el uso de plataformas como Slack o Teams para chats informales: muchas empresas tendrán chats dedicados a temas específicos, con etiquetas como #smalltalk, #gamingfans y #sportschat.
• Reconozca las contribuciones del trabajo remoto en los canales de comunicación de toda la empresa: debe reconocer el arduo trabajo de los miembros de su equipo, incluso si se realiza de forma remota. Dé menciones cuando las obtenga a través del correo electrónico o plataformas de comunicación como Slack.
• Organice eventos en persona cuando sea necesario e invite a sus equipos remotos: los eventos en persona pueden ser complicados, especialmente si ha contratado sin considerar la ubicación geográfica. Dicho esto, los eventos presenciales ocasionales (incluso una vez al año) pueden tener un impacto enorme en lo aislado que se siente tu equipo.

2. Mantener el equilibrio entre la vida personal y laboral

En teoría, el trabajo remoto puede ayudar a promover un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal. Los trabajadores pueden pasar menos tiempo desplazándose y pueden tener más tiempo en casa.

Sin embargo, algunos trabajadores remotos luchan por mantener el equilibrio entre la vida personal y laboral cuando trabajan desde casa porque no hay una “salida por el día” clara como la que existe en una oficina. Y una vez que empiezas a trabajar en casa, separar el trabajo de tu vida personal puede resultar difícil.

En muchos casos, el trabajo remoto puede implicar jornadas más largas. También puede dar lugar a la expectativa de que los trabajadores estén siempre disponibles, incluso durante horarios no convencionales o (en algunos casos) cuando un empleado está enfermo o de vacaciones.

Sin límites claros, los empleados pueden fácilmente agotarse por el exceso de trabajo y el estrés.

Las soluciones

Estas soluciones pueden ayudar a mejorar el equilibrio entre la vida personal y laboral de sus empleados:

• Eduque a los empleados sobre cómo establecer horarios de trabajo específicos y tener un espacio de trabajo físico: establecer horarios de trabajo puede ayudar a prevenir el agotamiento y el exceso de trabajo. También puede ayudar alentar a su equipo a trabajar en un espacio de trabajo físico separado de la parte principal de la casa (incluso si está en un escritorio en la esquina y no en el sofá).
• Implemente políticas que desalienten la comunicación fuera del horario laboral: enfatice que no se espera que nadie devuelva mensajes ni responda llamadas después de su horario laboral establecido. Recuerde a su equipo que no inicie conversaciones fuera del horario laboral fuera de emergencias.
• Promueva tomar descansos breves y regulares para evitar el agotamiento: los descansos pueden ayudar a prevenir el agotamiento y también son excelentes para la productividad. Anime a los miembros de su equipo a tomar descansos de 10 a 15 minutos durante la jornada laboral.
• Permita que los empleados trabajen durante sus horas más productivas: si bien los horarios establecidos son excelentes, los horarios flexibles son aún mejores. Deje que su equipo trabaje durante las horas que sean mejores para ellos cuando sea posible. Harán más cosas y necesitarán pasar menos tiempo frente a una computadora.

3. Superar las distracciones en casa

Cuando se trabaja desde casa , las distracciones son un problema real y siempre presente.

Los padres pueden tener niños pequeños en casa y los dueños de mascotas pueden tener perros o gatos pidiendo atención en momentos inconvenientes. Incluso la tentación de lavar la ropa rápidamente o tomar una siesta rápida puede arruinar rápidamente una tarde que de otro modo sería productiva.

No todo el mundo tiene una configuración ideal para trabajar concentrado en casa y, cuando se trata de equilibrar la familia u otras responsabilidades personales, las distracciones pueden ser un desafío .

Por esta razón, se requiere autodisciplina, aunque contar con la configuración adecuada también puede ayudar.

Las soluciones

¿Quiere ayudar a sus empleados a minimizar las distracciones durante sus horas de trabajo? Estos consejos pueden ayudar:

• Ofrezca consejos para crear un entorno de oficina en casa eficaz: proporcione sugerencias sobre cómo espera que sean los entornos de trabajo desde casa de sus empleados. Puede pedirles que trabajen a puerta cerrada y animarlos a trabajar en un área tranquila y sin distracciones.
• Adapte los horarios de trabajo para adaptarse a las responsabilidades personales: sus empleados trabajarán mejor cuando no estén tratando de alimentar a sus mascotas con el desayuno o llevar a sus hijos a la escuela. Si puede permitir que los miembros del equipo elijan horas tranquilas y productivas para trabajar, mucho mejor.
• Ofrezca talleres sobre cómo administrar el tiempo de manera efectiva: organice capacitación interna sobre administración del tiempo y consejos para trabajar desde casa, incluidas sugerencias para tomar descansos y cómo organizar sus días para equilibrar las responsabilidades personales y profesionales.
• Proporcione recursos o asistencia para el cuidado de los niños si es necesario: el cuidado de los niños suele ser una de las distracciones más importantes para los miembros del equipo. Ofrecer recursos o asistencia financiera para el cuidado de los niños puede reducir esas distracciones.

4. Superar las barreras de la comunicación

Cuando trabaja cara a cara, es fácil comprender los matices, hacer preguntas aclaratorias y leer señales no verbales cuando conversa con sus compañeros de trabajo.

La comunicación remota a menudo carece de estas señales no verbales. Los empleados pueden recibir un mensaje breve escrito apresuradamente y sentir que el remitente estaba siendo duro; Sin embargo, es posible que el remitente simplemente haya escrito el texto rápidamente mientras se distrae con el timbre de una puerta que suena de fondo.

Sin una comunicación regular y clara, es más probable que se produzcan malentendidos y pueden provocar tensiones en el lugar de trabajo. También puede provocar errores en proyectos o flujos de trabajo.

La puntualidad es otra barrera de comunicación a considerar.

El trabajo remoto puede provocar retrasos en las respuestas, lo que puede afectar la toma de decisiones y el progreso. Esto es particularmente cierto cuando tienes empleados trabajando en turnos escalonados o en diferentes zonas horarias.

Las soluciones

Supere las barreras de comunicación con estas estrategias:

• Utilice plataformas como Nextiva, Slack o Teams para comunicarse: Nextiva es una plataforma de comunicación todo en uno que incluye videoconferencias, mensajería SMS y líneas telefónicas VoIP . Aprovecha estas funciones para elegir el mejor método de comunicación para cada conversación.
• Establezca pautas de comunicación del equipo sobre cuándo usar el correo electrónico, la mensajería instantánea o las llamadas: tenga procesos documentados que expliquen cuándo es necesaria una videollamada o cuándo será suficiente con solo un mensaje de texto. Esto mantiene a todos en la misma página. No confíe demasiado en la comunicación asincrónica .
• Programe reuniones de equipo diarias o semanales para recibir actualizaciones: estas reuniones deben realizarse en Zoom o mediante audioconferencia , lo que funcione mejor para su equipo. Los controles periódicos pueden detectar malentendidos temprano y promover la formación de equipos.
• Asegúrese de que existan vías para dar y recibir comentarios: dígale a su equipo que está abierto a recibir comentarios en cualquier momento. También debe configurar opciones de comentarios anónimos.

5. Mantener un entorno colaborativo

Colaborar en proyectos de forma remota requiere más esfuerzo y coordinación. No están simplemente sentados a unos metros de distancia unos de otros, por lo que los equipos remotos dependen en gran medida de la tecnología, que no es infalible.

La lluvia de ideas espontánea y la resolución de problemas que ocurren naturalmente en persona son más difíciles de replicar de forma remota, por lo que los equipos deben encontrar nuevas formas de adaptarse para mantener alta la productividad y la colaboración.

Las soluciones

Para promover la colaboración en equipo, utilice estas estrategias:

• Utilice plataformas como Nextiva, Asana, Trello u otras herramientas de gestión de proyectos: utilice todas y cada una de las aplicaciones de comunicación y gestión de proyectos que puedan ayudar a mantener a su equipo encaminado. Busque plataformas fáciles de colaborar que permitan conversaciones grupales y seguimiento de proyectos.
• Celebre reuniones constantes para discutir proyectos y avances: organizar reuniones constantes, ya sea semanalmente en la oficina o periódicamente a través de videoconferencia, brinda a los miembros del equipo un espacio para colaborar.
• Establezca objetivos claros para todo el equipo para fomentar un sentido de unidad: cuando todo el equipo esté en sintonía, les resultará más fácil trabajar hacia ese objetivo final singular. Explique sus objetivos comerciales y lo que espera lograr con cada proyecto en el que trabaja su equipo.
• Fomentar la interacción entre departamentos: promover las conversaciones y la colaboración entre departamentos es esencial, ya que a menudo disminuyen cuando las empresas pasan al trabajo remoto. Haga que los gerentes de cada equipo faciliten esto, incluidas reuniones semiperiódicas para discutir objetivos compartidos.

6. Gestionar una fuerza laboral distribuida

Coordinar reuniones y colaborar en múltiples zonas horarias puede resultar complicado. Aún así, se está convirtiendo cada vez más en una realidad, ya que muchas marcas contratan por adaptarse a la cultura empresarial en lugar de por su ubicación geográfica.

Intentar facilitar la interacción social en una llamada en vivo con alguien en Nueva York y alguien en Australia puede ser casi imposible; Un miembro del equipo termina su día mientras el otro lo comienza.

Las diferencias de zona horaria pueden provocar retrasos en la comunicación y la progresión del proyecto, incluso fuera de las dificultades de programación de llamadas. En algunos casos, los empleados en las zonas horarias impares pueden tener que trabajar en horas inusuales o indeseables, lo que puede afectar su equilibrio entre el trabajo y la vida personal o su satisfacción laboral general.

Las soluciones

• Utilice herramientas de colaboración como el correo electrónico o el software de gestión de proyectos para la comunicación asincrónica: el software que puede facilitar las conversaciones por proyecto, sin importar cuándo los miembros del equipo vean los mensajes, es invaluable.
• Haga que las grabaciones de las reuniones estén disponibles para aquellos que no pueden asistir: en lugar de exigir que alguien asista a una reunión fuera del horario laboral, proporcione grabaciones de la reunión. Lo ideal es que alguien tome notas en caso de que la empresa no registre reuniones importantes.
• Evite programar reuniones fuera del horario laboral normal en cada zona horaria: tenga una lista de las zonas horarias en las que trabajan los miembros de su equipo y sus horarios de trabajo estándar. Asegúrese de que las reuniones programadas se realicen únicamente dentro de los plazos en los que todos estén disponibles, al menos con la mayor frecuencia posible.

7. Monitoreo de la productividad y el desempeño

Despertarse y hacer una lista de tareas pendientes a primera hora de la mañana es una gran ventaja del trabajo remoto, pero no siempre es la realidad. Algunos empleados luchan con la productividad mientras trabajan de forma remota.

Cuando los equipos trabajan de forma remota, es más difícil para los gerentes observar y evaluar los hábitos de trabajo y ver cómo afectan la productividad. Esto puede generar problemas de confianza si los gerentes están acostumbrados a supervisar el trabajo directamente, particularmente cuando no están muy entusiasmados con el cambio.

Adaptar las métricas de desempeño para adaptarlas al trabajo remoto también puede resultar un desafío.

Dicho esto, múltiples estudios han demostrado que la productividad generalmente aumenta significativamente cuando los empleados pueden trabajar de forma remota y en horarios flexibles. Ampliar la confianza suele ser una buena opción y puede encontrar una solución si el rendimiento baja.

Las soluciones

Estas estrategias pueden ayudar a priorizar la productividad y ayudar a los gerentes a evaluar los resultados:

• Enfatizar los resultados por encima de las horas trabajadas: centrarse en los hitos del proyecto y las tareas completadas en lugar de la gran cantidad de horas trabajadas puede cambiar la productividad de los empleados.
• Utilice software para realizar un seguimiento del progreso y gestionar tareas: el software de lista de tareas pendientes puede ser un salvavidas en este caso, ya que ayuda a los miembros del equipo y a sus gerentes a ver qué se está haciendo y con qué rapidez.
• Realice evaluaciones y comentarios consistentes: la comunicación abierta entre gerentes y empleados es vital. Proporcione comentarios continuos sobre el desempeño, evalúe la productividad y ofrezca soporte y capacitación cuando sea necesario.
• Defina claramente las funciones, responsabilidades y objetivos laborales: es vital que los empleados comprendan sus responsabilidades y prioridades laborales.

8. Garantizar la seguridad y privacidad de los datos

Uno de los desafíos más comunes del trabajo remoto se reduce a la seguridad de los datos.

Cuando los empleados trabajan de forma remota (y potencialmente a través de Wi-Fi doméstico y computadoras personales), la seguridad puede convertirse en un problema.

Los entornos de trabajo remotos son menos seguros que una oficina controlada. El riesgo aumenta cuando los miembros de su equipo trabajan desde cafeterías, aeropuertos e incluso espacios de coworking con conexiones a Internet compartidas o inseguras.

Debe garantizar el cumplimiento de las normas de protección de datos, que pueden ser complejas y (en algunos casos) difíciles de supervisar.

Las soluciones

• Implemente cifrado, VPN y firewalls sólidos: utilice software de ciberseguridad y mejores prácticas para proteger la información de su empresa.
• Lleve a cabo capacitación sobre mejores prácticas y concientización sobre ciberseguridad: eduque a su equipo sobre las mejores prácticas de seguridad que se espera que respeten, incluido el uso de contraseñas complejas y la autenticación de dos factores.
• Haga cumplir políticas para contraseñas seguras y actualizadas periódicamente: cree requisitos específicos y documentados para las contraseñas, incluida la frecuencia con la que los empleados deben actualizar sus contraseñas. Envíe notificaciones y recordatorios durante todo el año cuando llegue el momento de cambiar las contraseñas.
• Limite el acceso a información confidencial según sea necesario: no todos los miembros del equipo necesitan conocer todos los secretos de la empresa. El acceso a la información necesaria debe mantenerse al mínimo.
• Utilice una plataforma con las mejores funciones de seguridad de comunicaciones de su clase : Nextiva ofrece cifrado de extremo a extremo, inicio de sesión único y herramientas para cumplir con los estándares y regulaciones de la industria.

9. Proporcionar oportunidades de desarrollo profesional y crecimiento profesional.

Lamentablemente, los trabajadores remotos suelen sentir que sus logros son menos visibles para la dirección. Y, en algunos casos, puede que tengan razón; Si la gerencia no ve el trabajo duro en persona, puede pasar por alto a los empleados con rasgos prometedores.

También hay menos oportunidades para establecer contactos informales y tutorías.

Todos estos obstáculos pueden hacer que sea más difícil que los trabajadores remotos sean considerados para ascensos y otras oportunidades de avance profesional .

Las soluciones

Para facilitar el crecimiento profesional y el desarrollo profesional de los trabajadores remotos, pruebe estas soluciones:

• Ofrezca cursos y talleres en línea para mejorar sus habilidades: los recursos gratuitos y de fácil acceso que ofrecen desarrollo de habilidades pueden ayudarlo a rastrear qué empleados desean crecer en sus carreras y brindarles la oportunidad de hacerlo.
• Empareje a los empleados remotos con mentores para que los orienten: los programas de mentores suelen ser populares entre los empleados que desean crecer en la empresa, y la orientación de un mentor puede mejorar su calidad de trabajo.
• Proporcionar comentarios constructivos y consejos sobre el desarrollo profesional: los gerentes deben desempeñar un papel activo en el desarrollo profesional de cada empleado. Ofrecer aliento y comentarios no sólo sobre su función actual sino también sobre su posición general en la empresa puede ser invaluable.
• Asegúrese de que los trabajadores remotos sean considerados para los ascensos: incluso si un puesto requiere que un trabajador remoto esté en la oficina con más frecuencia, asegúrese de que tengan la oportunidad de realizar una entrevista si están interesados.

10. Aprender nuevas tecnologías

El trabajo remoto a menudo significa depender en gran medida de las nuevas tecnologías para facilitar la colaboración y la gestión de proyectos, y eso significa aprender a utilizar la tecnología.

Los miembros del equipo tienen distintos niveles de comodidad y habilidad cuando se trata de adoptar nueva tecnología. También vale la pena considerar que no todos los empleados tienen acceso a Internet estable de alta velocidad.

Si bien la implementación de nuevas tecnologías es una parte inevitable del trabajo remoto, es importante elegir una tecnología que satisfaga sus necesidades y que sea lo suficientemente intuitiva como para que todos puedan aprender a navegar en ella.

Las soluciones

Para facilitar la adopción de nueva tecnología, utilice estas soluciones:

• Ofrezca asistencia financiera para el equipo necesario: cubrir el costo de Internet de alta velocidad de un empleado o una computadora actualizada puede afectar la capacidad de alguien para trabajar de forma remota.
• Tenga un servicio de asistencia de TI accesible y receptivo: tener miembros del equipo dedicados a ayudar a su personal cuando surgen problemas de TI puede mantener a su equipo productivo. Los miembros del equipo de la mesa de ayuda de TI deberían poder solucionar problemas como el hardware de la computadora y la tecnología que utiliza su equipo.
• Asegúrese de que las configuraciones tecnológicas de los empleados (tanto hardware como software) estén actualizadas y sean funcionales: puede distribuir hardware y software si es necesario u ofrecer estipendios o reembolsos si los empleados necesitan actualizar su equipo.
• Proporcione capacitación integral e incorporación a todas las herramientas: cada vez que se adopte una nueva herramienta, asegúrese de que todo el equipo comprenda cómo navegar y utilizar el software. Lo ideal es proporcionar vídeos de formación a los que se pueda acceder en cualquier momento.

Afronte sus desafíos de frente con Nextiva

La plataforma todo en uno de Nextiva se adapta perfectamente al trabajo remoto y ofrece funciones de comunicaciones unificadas, que incluyen videoconferencias, conferencias telefónicas, mensajes SMS y más.

La diversidad de plataformas de comunicación puede ayudar a su equipo a comunicarse de manera efectiva y utilizar el medio adecuado en el momento adecuado. Las videollamadas, por ejemplo, pueden ayudar a aclarar ideas erróneas y son una excelente solución para horas felices o sesiones de formación de equipos diseñadas para mantener las conexiones del equipo y reducir el aislamiento.

Las funciones de mensajería instantánea, chat y uso compartido de archivos pueden facilitar la colaboración y reducir los malentendidos o retrasos en la comunicación del equipo.

Los estados personalizables y las funciones de correo de voz a correo electrónico respetan el tiempo personal, reducen la necesidad de estar constantemente en línea y permiten que su equipo se mantenga actualizado cuando decida trabajar.

Todas las funciones de comunicación de Nextiva cumplen y superan los estándares de la industria para garantizar un manejo de datos seguro y privado. Puede confiar en que su equipo puede comunicarse de forma segura y eficaz.

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