Sistemas telefónicos de oficina remota: características, costos y beneficios

La pandemia de COVID-19 obligó a muchas empresas a trabajar de forma remota. Y como descubrimos, muchos empleados simplemente no necesitan trabajar dentro de un edificio de oficinas para ser productivos, pero sí necesitan el equipo adecuado para realizar el trabajo de manera eficiente.

Ahora, en el entorno de una persona que busca trabajo, muchos posibles empleados quieren saber si tiene beneficios de trabajar desde casa. Las empresas que se adaptan rápidamente a los cambios en el mercado tienden a superar a las que no lo hacen. Entonces, ¿qué puede hacer para que su equipo esté listo para trabajar desde casa? Una solución es adoptar un sistema telefónico de oficina remota para que su equipo pueda comunicarse desde cualquier lugar.

Nuestra reciente encuesta de comunicación empresarial revela que más del 38 % de las empresas tienen miembros del equipo que trabajan de forma remota, y aquellos que no acuden físicamente a una oficina están más inclinados a comunicarse con sus jefes por correo electrónico o por teléfono .

Entonces, es hora de darles lo que quieren: un teléfono comercial al que se pueda acceder desde cualquier lugar. Es hora de obtener un sistema telefónico de oficina remota para su equipo .

Analicemos las características, los costos y los beneficios atractivos que puede esperar de un sistema telefónico de oficina remota:

• Características imprescindibles de un sistema telefónico remoto
• Costos de los sistemas telefónicos remotos
• Beneficios de un sistema telefónico remoto
  • Usa el número de teléfono de tu oficina para trabajar desde casa
  • Manténgase conectado con clientes y compañeros de trabajo
  • Todos comparten un sistema telefónico de oficina
  • Disponibilidad sobre la marcha
  • Conferencias de voz y video
  • Manténgase organizado y enfocado
  • Cree permisos de usuario personalizados y detallados
  • Enfoque sin mantenimiento para la seguridad del sistema telefónico
  • Proteger la privacidad personal
• El futuro del sistema telefónico de oficina remota

¿Qué debo buscar en un sistema telefónico de oficina remota? 12 características imprescindibles

Las herramientas y estrategias de trabajo remoto juegan un papel importante para lograr una mayor flexibilidad en el lugar de trabajo. La mejor manera de crear un sistema telefónico de oficina remota es comenzar con un sistema telefónico VoIP de calidad.

Los sistemas telefónicos VoIP brindan a los usuarios una funcionalidad que alguna vez estuvo reservada para los centros de llamadas avanzados. Estas características ahora son estándar para la mayoría de los sistemas telefónicos de oficina modernos.

Estas son las 12 principales funciones de VoIP que debe tener en cuenta al elegir un sistema telefónico de oficina remota:

1. Distribución automática de llamadas : si ejecuta cualquier tipo de centro de llamadas, como un centro de atención al cliente o un centro de atención al cliente, la distribución automática de llamadas (ACD) es su mejor amigo. Con ACD, puede establecer reglas y criterios para que las llamadas entrantes se distribuyan y dirijan automáticamente a las extensiones o grupos disponibles.
2. Operador automático: los sistemas telefónicos VoIP de terceros hacen que las llamadas sean más eficientes y profesionales con un operador automático. Un asistente virtual recibe a las personas que llaman con un menú y las enruta a una extensión o un número local.
3. Identificador de llamadas: nada sobre trabajar fuera del sitio debe implicar un juego de adivinanzas. El identificador de llamadas permite a los agentes remotos ver quién llama incluso cuando no se encuentran en el teléfono de su empresa.
4. Desvío de llamadas : si un agente recibe una llamada entrante y está lejos de su teléfono comercial, puede recibir llamadas en su teléfono celular. Esta función y la transferencia de llamadas hacen que la transición sea rápida y sin inconvenientes.
5. Cola de llamadas: la cola de llamadas automática pone a las personas que llaman en espera cuando su equipo está ocupado. En el caso de un gran volumen de llamadas, esta función reduce las posibilidades de que las personas que llaman cuelguen. Es imprescindible si su sistema telefónico recibe un pico de llamadas.
6. Correo de voz visual : los sistemas de correo de voz estándar son útiles y sencillos. Sin embargo, administrar los correos de voz es ineficiente. Un sistema telefónico de oficina remota le permite a su equipo escuchar los mensajes de correo de voz en sus computadoras, reproducirlos usando una aplicación móvil y atenderlos rápidamente.
7. Correo de voz a correo electrónico : ¿qué es más eficiente que el correo de voz? Un sistema que transcribe automáticamente su correo de voz y lo envía a su bandeja de entrada. Esta capacidad le ahorra tiempo a su equipo al escuchar los mensajes de correo de voz y mejora sus tiempos de respuesta. Al igual que un correo electrónico, también se pueden reenviar.
8. Reenvío de correo de voz: a veces son las pequeñas cosas las que mejoran la concentración. Considere un escenario típico: un miembro del equipo recibe una llamada pero no puede responder de inmediato. Utilice esta función para reenviar un mensaje a un compañero de equipo para que pueda concentrarse en su proyecto.
9. Gestión avanzada de llamadas : es posible que no todos sus empleados estén bajo el mismo techo, pero aun así puede gestionarlos de forma aún más eficaz. Con VoIP, obtiene acceso a funciones de llamadas más potentes, como llamadas N-Way, puentes de conferencia y timbre simultáneo. Todos ellos se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades de su oficina.
10. Análisis de llamadas : los sistemas de oficina basados ​​en la nube son ideales para agregar cantidades increíbles de datos. ¿Cuáles son sus horas pico de llamadas? ¿Dónde se originan las llamadas? El seguimiento del rendimiento individual y del equipo le ayuda a servir mejor a sus clientes. El análisis de llamadas proporciona informes objetivos en un panel fácil de leer. Incluso puede mostrar métricas y KPI con su equipo.
11. Grabación de llamadas: implemente la grabación de llamadas automática y bajo demanda para entrenar a sus equipos de ventas y soporte. Los líderes empresariales aprecian la mayor responsabilidad. Dado que las llamadas telefónicas se registran en la nube, nunca necesitará equipos ni cables adicionales.
12. Aplicación móvil : vaya más allá del entorno de oficina típico proporcionando a su personal una aplicación móvil con todas las funciones. Para un equipo remoto, nunca pierden el ritmo con una aplicación de iPhone o Android que está conectada al mismo sistema telefónico comercial.

¿Cuánto cuesta un sistema telefónico remoto?

Es una pregunta justa: ¿cuánto gastará en un sistema telefónico de oficina remota ?

El precio varía (dependiendo de las funciones que necesites, podría costar menos de $20 por línea), pero casi siempre es menos costoso que una configuración de línea fija. Hay algunas razones por las cuales.

En primer lugar, no está atado a un hardware costoso. Las aplicaciones informáticas sin hardware, llamadas softphones, son su mejor opción para los teléfonos remotos. Reemplazar los teléfonos de escritorio ayuda a las empresas a obtener ahorros significativos. Sus empleados remotos pueden descargar una aplicación de softphone en teléfonos Android y Apple, así como un programa de escritorio para computadoras Mac y Windows.

En segundo lugar, está repleto de funciones. Un sistema telefónico remoto proporciona muchas más funciones telefónicas que una línea telefónica tradicional. Dado que la mayoría de estas funciones generalmente se incluyen por una tarifa plana, no se verá afectado por tarifas sorpresa.

En tercer lugar, es más rápido y rentable agregar nuevas líneas telefónicas al sistema telefónico de su oficina remota. No necesitará instalar líneas telefónicas adicionales ni cableado a los sistemas PBX tradicionales. Agregar más líneas de VoIP está a unos pocos clics de distancia.

Finalmente, puede ahorrar aún más con un acuerdo anual en lugar de pagos de mes a mes.

Cuando se trata de costos, un sistema telefónico de oficina remota con VoIP es su mejor inversión. Pero ¿qué pasa con los beneficios? ¿Cómo se compara con un sistema telefónico tradicional?

¿Cuáles son los beneficios de un sistema telefónico remoto?

El acceso remoto significa flexibilidad, y la flexibilidad es la clave para un servicio al cliente de primer nivel. Después de todo, hay tantas necesidades de clientes como clientes. Y cuantos más recursos tenga, mejor equipado estará su personal para satisfacer esas necesidades.

Estos son los principales beneficios que su empresa puede ver al obtener un sistema telefónico de oficina remota:

1. Usa el número de teléfono de tu oficina para trabajar desde casa.

¿Te preguntas cómo puedes usar el teléfono de tu oficina desde casa? VoIP y un sistema telefónico de oficina remota es la solución que necesita. Ahora ya no está atado a su escritorio para recibir una llamada, una línea de teléfono VoIP puede aceptar y recibir llamadas desde cualquier lugar donde tenga Internet. No es necesario desviar una llamada desde su teléfono de escritorio, puede recibir una llamada desde una aplicación y trabajar desde cualquier lugar, desde cualquier lugar donde tenga Internet.

2. Manténgase conectado con clientes y compañeros de trabajo

Cuando está fuera de la oficina, es casi como si se hubiera tomado un día de baja por enfermedad. Cuando no lo ven, es difícil que su equipo y sus clientes se comuniquen con usted. Un sistema telefónico remoto le permite a su equipo permanecer en línea y accesible dondequiera que trabajen.

Para una conectividad aún mayor, un sistema telefónico en la nube contiene un directorio administrado y una libreta de direcciones, por lo que mantenerse en contacto no ha sido más fácil.

3. Todo el mundo comparte un sistema telefónico de oficina

Cuando se trabaja desde casa , puede ser problemático comunicarse con el resto del equipo. Con un sistema telefónico de oficina remota diseñado para ayudar a los empleados remotos, no tendrá este problema.

Cuando el tiempo y el dinero están en juego, no desea rastrear teléfonos celulares personales. Con un sistema telefónico VoIP, el desvío de llamadas mantiene a su equipo conectado dentro y fuera de la oficina.

Los sistemas PBX virtuales también proporcionan números locales y gratuitos. Los sistemas PBX permiten que los empleados permanezcan accesibles mediante el uso de las extensiones de su oficina.

4. Disponibilidad sobre la marcha

Trabajar desde casa es muy diferente a trabajar en una oficina. Los trabajadores remotos a menudo tienen más control sobre sus horarios, especialmente si viajan.

El beneficio predominante aquí es que un sistema telefónico de oficina nunca sacrifica características si los empleados están fuera de la oficina. Con una aplicación telefónica comercial confiable, los empleados pueden acceder a su línea telefónica desde cualquier computadora o teléfono inteligente. Todo lo que se necesita es una conexión a Internet; puede funcionar adecuadamente incluso a través de Wi-Fi.

Los empleados remotos no deberían correr el riesgo de perder llamadas telefónicas importantes mientras están en movimiento. La movilidad fortalece su negocio al garantizar que los agentes sean confiables en todos los dispositivos.

5. Conferencias de voz y video

La comunicación es el núcleo de todo equipo exitoso. Desde Fortune 500 hasta Navy SEALS. Establecer una cadencia regular y confianza en la comunicación del equipo es lo que los hace exitosos.

No puedes dejar las conversaciones a la interpretación. Hablar con su equipo en vivo a través del poder del video y entregar una presentación en vivo es invaluable. Permite aclaraciones rápidas y la expresión de tonos y matices. Incluso fortalece a su equipo remoto en general.

Si encuentra que los miembros de su oficina saltan entre diferentes aplicaciones para hablar, es propicio para una crisis de comunicaciones . Para mantener la concentración, limite la cantidad de movimientos necesarios para completar tareas simples, como chatear con su equipo.

Un sistema telefónico de oficina remota proporciona comunicaciones unificadas que facilitan el cambio entre voz, video, chat y correo electrónico. No importa la situación, tu equipo está cubierto.

Busque capacidades de video que ofrezcan chats de video uno a uno, así como compartir pantalla. Estas funciones complementan las rutinas del día a día compartidas por los gerentes y sus informes. Las aplicaciones personales como Skype o Google Hangouts no son suficientes para los negocios.

Al final del día, no quieres incertidumbre. Las videoconferencias son ideales para presentaciones, argumentos de venta o demostraciones de productos.

6. Mantenerse organizado y enfocado

¿Sabía que un sistema telefónico en la nube ayuda a mantener un entorno de trabajo productivo? Es el héroe anónimo de la oficina. Con un equipo remoto , su sistema telefónico debe estar allí para ayudarlos a mantenerse organizados y productivos.

Con un directorio de la empresa siempre actualizado, los empleados pueden encontrarse y entablar una conversación. Esto ahorra tiempo para resolver las preguntas de los clientes e invita a una comunicación más directa.

Del mismo modo, cuando llega el momento de un enfoque profundo, su sistema telefónico administra su presencia en línea para decirles a los demás que está en una reunión, ausente o simplemente desconectado.

De cualquier manera, desea un sistema telefónico que sea fácil de usar y que sea ampliamente adoptado desde el primer día.

7. Cree permisos de usuario personalizados y detallados

¿Cómo protege el sistema telefónico de su empresa de errores o abusos internos? Con un modelo de confianza cero, puede asignar permisos para seleccionar funciones de VoIP según sea necesario.

Los permisos específicos de usuario y ubicación brindan a las organizaciones control sobre quién administra la configuración del sistema. Esta configuración de seguridad le permite mantener el acceso a las funciones de comunicación sin poner en riesgo la continuidad de su negocio .

Los líderes de TI pueden respirar un poco más tranquilos sabiendo que su sistema telefónico está alojado en la nube, lo que lo hace resistente a los desastres naturales e incluso al sabotaje.

8. Enfoque sin mantenimiento para la seguridad del sistema telefónico

Es crucial comprender cómo los proveedores de VoIP controlan y mantienen todos los protocolos de seguridad de su sistema telefónico. Este concepto significa que su empresa no necesita mantener la infraestructura de seguridad.

Dado que su sistema telefónico usa VoIP, eso significa que también usa SIP para establecer cada llamada telefónica y mensaje. Al igual que los sitios web protegen todo el tráfico entre el usuario y el servidor, su sistema telefónico puede ofrecer la misma funcionalidad.

Un potente sistema telefónico de oficina remota le permite activar la seguridad de llamadas mejorada entre usuarios. No genera latencia adicional y puede estar seguro de que otros no pueden escuchar la conversación. El cifrado de llamadas es posible gracias a la seguridad de la capa de transporte ( TLS ) y al protocolo de transporte seguro en tiempo real (SRTP).

Comuníquese con su proveedor de VoIP para confirmar la configuración de seguridad de su empresa.

9. Proteger la privacidad personal

Incluso el personal en el sitio se comunica con clientes y colegas fuera de la oficina. Cuando esto sucede, a menudo usan información de contacto personal para una llamada comercial.

Desafortunadamente, esto también invita a contactos no deseados a través de un canal de comunicación que su empresa no administra. Las personas son bastante protectoras cuando se trata de su número de teléfono móvil personal.

Desde un punto de vista comercial, estas situaciones pueden dañar significativamente la credibilidad. Comunicarse con un cliente a través de un teléfono celular personal o un número de teléfono particular no es profesional.

Un sistema VoIP basado en la nube separa los números de teléfono comerciales y los números personales.

Acceder a su correo electrónico desde una computadora personal o doméstica es bastante simple. ¿Por qué el sistema telefónico de su empresa no debería ser igual de flexible? Es mejor si todas sus comunicaciones comerciales se registran y documentan para su posterior consulta.

Relacionado: Ventajas y desventajas de trabajar desde casa frente a trabajar en una oficina

Cómo configurar un sistema telefónico de oficina remota

1. Pruebe su conexión a Internet para asegurarse de que admite todas las funciones de VoIP.

Primero, debe tener una conexión a Internet que admita todas las funciones de VoIP que le interesan. Una regla general es que necesita alrededor de 100 kbps de carga y descarga por línea.

Realice esta prueba de velocidad de VoIP para ver si su conexión a Internet está lista para manejar VoIP.

2. Elija un proveedor y un plan de VoIP.

Por supuesto, queremos que nos elija a nosotros, Nextiva, como su proveedor de servicios de VoIP, pero debe elegir un proveedor que tenga las características que necesita su negocio.

Primero, considere las funciones de VoIP más importantes para su negocio. Conocer su lista de características preferidas lo ayudará a encontrar el mejor proveedor para su negocio.

3. Obtenga un número de teléfono comercial.

Si ya tiene un número de teléfono comercial, muchos proveedores de VoIP pueden usar su número de teléfono existente cuando configuran el sistema telefónico de su oficina remota.

Si aún no tiene un número de teléfono comercial, muchos proveedores de VoIP incluirán un número de teléfono en su paquete. Todo lo que necesita saber para obtener un número de teléfono comercial es qué tipo de número desea: local, gratuito, personalizado o virtual.

4. Configure su teléfono de oficina remota.

Una vez que tenga un proveedor y hardware, es hora de completar la configuración en su oficina. Los pasos específicos dependen del hardware y del número de empleados. Mira este video de Nextiva con todos los detalles.

El futuro del sistema telefónico de oficina remota

A medida que los empleados se vuelvan independientes de la ubicación, también lo hará el sistema telefónico de una empresa. Los líderes empresariales verán los beneficios comprobados de un sistema telefónico basado en la nube .

Las empresas ya se han dado cuenta de los beneficios de la nube. Millones de empresas envían y reciben correos electrónicos con Google y Office 365, lo que les evita tener que mantener servidores costosos.

Pasar a un sistema telefónico de oficina remota es el próximo gran paso.

Las empresas seguirán evolucionando sus tecnologías y plataformas para apoyar a sus empleados. Upwork proyecta que para 2028 casi las tres cuartas partes de los empleadores tendrán un equipo remoto.

Un ejemplo de este cambio dramático es la máquina de fax. Una vez considerado un elemento básico de la oficina típica, ahora es bastante raro. Hoy en día, puede enviar y recibir faxes utilizando un servicio de fax en línea como si fuera un correo electrónico. El envío de faxes en línea ahorra a las empresas hardware voluminoso, tóner y mejora el flujo de trabajo interno.

Mantener la versatilidad en sus telecomunicaciones ayuda a las empresas a prepararse para circunstancias imprevistas. Mover su sistema telefónico a la nube ayudará a su organización a innovar y resistir cualquier cambio en el mercado.