8 consejos de colaboración remota para maximizar la productividad

Para los trabajadores, la colaboración remota es la nueva norma. Pero muchas organizaciones luchan por alcanzar niveles de productividad anteriores a los remotos.

Se espera. Cuando los empleados están acostumbrados a las reuniones en persona, o simplemente pasan por otro escritorio para hablar sobre un problema, incluso las tareas pequeñas pueden convertirse en largas cadenas de correo electrónico, plazos incumplidos y mensajes instantáneos olvidados cuando requieren colaboración remota.

Pero no tiene por qué ser así. Aquí hay 8 consejos para ayudarlo a mejorar la colaboración remota.

8 consejos de colaboración remota

1. Reducir la distancia de afinidad

Para cualquiera, la distancia puede ser aislante, pero eso es especialmente cierto para los miembros remotos del equipo. Más allá de la distancia física, hay otros dos tipos que los equipos deben superar para trabajar de manera eficiente:

• Distancia operativa (tamaño del equipo, ancho de banda y niveles de habilidad)
• Distancia de afinidad (valores, confianza e interdependencia)

Según un artículo de HBR de Erica Dhawan y Tomas Chamorro-Premuzic, los equipos remotos se ven más afectados por la distancia de afinidad. Sin una interacción cara a cara y un trabajo en equipo consistentes para generar confianza, los empleados remotos pueden sentirse menos como parte de un equipo y más como personas que interactúan con avatares de correo electrónico. La falta de lenguaje corporal, el texto ambiguo y el límite cada vez más reducido entre el trabajo y el hogar presentan amenazas para la colaboración remota.

Pero incluso si no puede eliminar la distancia de afinidad, Dhawan y Chamorro-Premuzic sugieren que hay formas fáciles de reducirla:

Intente cambiar la mayoría de las comunicaciones remotas a videollamadas regulares, que son un vehículo mucho mejor para establecer una relación y crear empatía que los correos electrónicos o las llamadas de voz. Y diseñe rituales virtuales de creación de equipos que permitan a las personas interactuar regularmente y experimentar sus habilidades de colaboración en acción.

El chat de video es fácil de trabajar en sus canales de comunicación. En cuanto a la creación de equipos, hay muchas ideas para reuniones virtuales centradas en días temáticos o ejercicios divertidos.

Cuanto más trabaje para combatir el aislamiento inherente del trabajo remoto, menos distancia de afinidad afectará negativamente a su equipo.

2. Establece límites y respétalos

Para los equipos remotos, el trabajo casi nunca comienza a las 9 am o termina a las 5 pm, incluso si alguna vez lo hizo en la oficina. Cuando su espacio vital es el mismo que su espacio de trabajo, los límites no son evidentes, pero es crucial establecerlos. Dhawan y Chamorro-Premuzic presentan dos escenarios que muestran por qué:

A las 10 p. m., un abogado corporativo recibe un mensaje de texto de un colega y se pregunta (no por primera vez) si existe un protocolo sobre los mensajes de texto relacionados con el trabajo después de cierta hora.

Después de una larga y líquida cena con un cliente, un ejecutivo de publicidad abre un correo electrónico de su jefe que le recuerda que presente sus gastos a tiempo. Molesto por esta microgestión, responde de inmediato con sus pensamientos sin censura.

Es fácil ver por qué ambas interacciones podrían molestar al empleado remoto. También es fácil entender que el jefe de un ejecutivo de publicidad no tiene forma de saber que está cenando, y el jefe de un abogado corporativo podría perder la noción del tiempo o asumir que todos sus colegas son adictos al trabajo.

Es por eso que los límites son tan importantes para los equipos remotos. Reducen la probabilidad de suposiciones y errores de comunicación que pueden romper la relación del equipo. Como era de esperar, una encuesta de FYI muestra que dos de los mayores problemas que enfrentan los trabajadores remotos están relacionados con la comunicación y el establecimiento de límites:

Cómo establecer los límites

Dos formas importantes de establecer estos límites son con el tiempo y el tipo de comunicación:

• Hora : si el horario de atención en la oficina es de 9 a 5, asegúrese de que su equipo remoto sepa que cualquier comunicación después de las 5 puede no ser respondida hasta las 9 a. m. del día siguiente. Incluso si esta no era una política cuando estaba en la oficina, es importante establecer algo similar cuando los empleados remotos ya sienten que siempre están en el trabajo. También garantizará que escenarios como los anteriores no ocurran.
• Escriba : si un colega envía un correo electrónico, no sentirá que tiene que responder de inmediato. Si envían un mensaje de Slack, por otro lado, es probable que respondas un poco más rápido. Ya sea que lo reconozcamos o no, los tipos de comunicación tienen un nivel de urgencia adjunto.

De los que usamos a diario, el correo electrónico tiene la prioridad más baja, la mensajería instantánea es un poco más alta, los mensajes de texto un poco más que eso y una llamada telefónica es la más alta. Cada uno debe usarse en consecuencia. No llames por algo que no sea urgente, y de la misma manera, no envíes correos electrónicos por algo que sea importante.

Si eres del tipo que se comunica con múltiples plataformas, esta jerarquía de comunicación es para ti. Los mensajes de texto y las llamadas telefónicas deben reservarse para asuntos urgentes y no deben abusarse. Haga el esfuerzo de mantener todas las comunicaciones comerciales dentro del horario comercial, a menos que se trate de algo lo suficientemente crítico como para justificar un mensaje de texto o una llamada.

Cuando el trabajo y el hogar suelen ser el mismo lugar, los empleados remotos necesitan tiempo y espacio para desconectarse y recargar energías, ya sea solo en el sofá o en un restaurante con amigos. Sin límites claros, los equipos remotos no sabrán cuándo terminó el trabajo y los gerentes no sabrán cuándo cruzaron la línea.

3. Construya a tiempo para fallas

Microsoft Teams se descompone, Hangouts no admite el uso compartido de pantalla, un pícaro bombardea su reunión de Zoom...

Todos hemos experimentado dificultades técnicas con las herramientas de colaboración remota, por lo que, a estas alturas, deberíamos estar preparados para ellas. Aún así, algunos equipos remotos no lo son. Y resolverlos a menudo implica buscar a tientas en la plataforma, cambiar a otra, retrasar otros eventos programados o incluso suspenderlos hasta una fecha posterior.

Entonces, ¿cómo planeas para ellos? Según Bob Sutton, experto en comportamiento organizacional, debe esperar que las presentaciones virtuales duren un 25 % más que las presentaciones en persona si el contenido es similar. En otras palabras, por cada hora que espera que dure la reunión, agregue 15 minutos al tiempo de ejecución. Si está programado para media hora, espere alrededor de 40 minutos. Es menos probable que se encuentre desorganizado o en pánico para corregir problemas sobre la marcha.

4. Hacer que los datos sean accesibles para la organización

Uno de los mayores problemas con la colaboración remota es que la distancia crea inherentemente silos. Simplemente no es tan fácil obtener información de las personas cuando no están todas en un solo lugar.

Si su diseñador no responde en el correo electrónico y Slack, por ejemplo, y necesita un archivo de imagen que está en su disco duro, no puede caminar por el pasillo hasta su oficina. Estás obligado a esperar.

Cuando el escritor necesita la imagen para escribir el título, el desarrollador necesita la estructura para hacer que la página funcione y el cliente está esperando que el gerente apruebe el producto terminado, es fácil ver cómo un solo obstáculo puede ralentizar un proyecto completo. significativamente.

Para asegurarse de que esto no suceda, la información debe fluir libremente a través de la organización.

• Almacene datos en línea en una ubicación central donde todos puedan acceder a ellos.
• Proporcione a los departamentos acceso a archivos y carpetas relevantes.
• Comparta los horarios entre los empleados para que tengan una idea de la disponibilidad.

Aunque muchas organizaciones ya han realizado estos cambios, algunas tradicionales han podido operar a la antigua usanza. Pero ahora que la mayoría trabaja de forma remota si no se prioriza el acceso a la información, la colaboración remota seguramente se verá afectada.

5. No escatimes en la gestión de proyectos

No es lo mismo gestionar el trabajo remoto que gestionar el trabajo presencial. Si bien es posible que pueda operar sin una herramienta de gestión de proyectos cuando su equipo está en la oficina, se hará evidente muy rápidamente que no puede hacerlo de forma remota.

Por la misma razón, las empresas remotas necesitan organizar los datos de manera accesible; no debe escatimar en software de gestión de proyectos. Herramientas como Trello y Asana ayudan a los equipos a cumplir con los plazos al responsabilizar a los miembros y permitir que los gerentes organicen un proyecto en tareas individuales más pequeñas. Estas tareas están escritas en detalle y asignadas a un miembro específico del equipo:

Si el equipo del ejemplo anterior estaba usando Trello, el gerente podría especificar que el diseñador cargue su archivo en el software, o en una plataforma para compartir archivos como Dropbox, en una fecha específica. De esta forma, una vez terminado el diseño, el diseñador sabría que su tarea no estaba completa hasta que subiera el archivo a una carpeta compartida. El diseñador puede marcar la tarea como finalizada y el software le informará al redactor que comience a escribir el título de la página. El proceso minimiza los registros a través de mensajería instantánea y videollamadas más largas, lo que libera tiempo para concentrarse en el proyecto.

Puede sonar simple, pero los obstáculos que terminan en plazos incumplidos no necesitan una solución complicada. Necesitan una solución organizada. Cuando cada trabajador remoto tiene sus propias herramientas y flujos de trabajo, diferentes zonas horarias, las soluciones de gestión de tareas son imprescindibles para mantener a los equipos remotos al día.

6. Invertir en herramientas de colaboración remota

Desde que comenzaron a trabajar desde casa, casi dos tercios de los trabajadores del conocimiento han aumentado el uso de herramientas de colaboración. Pero encontrar el software de colaboración adecuado para el trabajo no siempre es fácil.

Ejemplo

En los departamentos que requieren reuniones cara a cara en profundidad, tiene sentido invertir en una solución de videoconferencia de alta potencia como Zoom. Para aquellos que confían más en el contenido, las herramientas similares a los documentos de Google que permiten comentar y editar en grupo son más útiles.

Pero, ¿qué pasa con los departamentos de publicidad enfocados en el diseño, en los que se requiere la participación de escritores, diseñadores, desarrolladores, estrategas e incluso gerentes para completar un proyecto?

Por lo general, la colaboración en equipo en los diseños de páginas puede significar cadenas de correo electrónico desordenadas y capturas de pantalla marcadas. No con Instapage.

Cuando necesite crear páginas de destino posteriores al clic con un equipo, la solución de colaboración de Instapage permite que todos los miembros trabajen en la misma página en tiempo real. Diseñe elementos de página, escriba copias, edite código, deje comentarios y envíelos para su aprobación a un administrador. Obtenga más información aquí sobre cómo la solución de colaboración de Instapage puede aumentar inmediatamente su productividad.

7. Reevalúe su nivel de productividad

El entorno de trabajo remoto actual es el resultado de un fenómeno particular para el que nadie estaba preparado. Los equipos no estaban capacitados para el trabajo remoto, no se implementaron sistemas. Y por esta razón, no es realista pensar que la productividad de un equipo remoto alcanzará los niveles que tenía antes de la transición. Al menos a corto plazo.

Compensar esta brecha en la productividad con equipos que trabajan en exceso tendrá el efecto contrario previsto. Lo que es más probable que suceda es que los quemará o creará un ambiente de trabajo hostil. Los niveles actuales de productividad no siempre son fáciles de mejorar. Sería mejor que un gerente volviera a evaluar su medida actual de productividad y trabajara para apoyar a los empleados remotos con lo que necesitan para hacer el trabajo.

8. Pregunta a tus empleados qué necesitan de ti

Las expectativas de un gerente de empleados remotos son muy diferentes a las del gerente de oficina promedio. Como puesto orientado a las personas, un gerente puede tener problemas para hacer la transición a un entorno aislado donde la comunicación no es fácil y rara vez es cara a cara.

Si se encuentra dirigiendo un nuevo equipo remoto y no está seguro de cómo apoyarlo, lo peor que puede hacer es pretender que sabe lo que está haciendo o asumir que sabe lo que quieren sus empleados. Cada negocio es diferente.

Donde uno puede beneficiarse del nuevo software, otro puede necesitar límites más estrictos para recargar una vez que haya terminado con la jornada laboral. No hay nada de malo en no saber exactamente lo que necesita tu equipo. Preguntarles es mejor que desperdiciar recursos en una solución que no moverá la aguja hacia una mejor colaboración remota.

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