Gestión remota: una guía detallada sobre cómo liderar un equipo remoto

Ya sea que haya estado liderando un equipo remoto por un tiempo o simplemente esté considerando hacer la transición de su equipo a un arreglo remoto, probablemente ya haya notado cuán generalizado se ha vuelto el trabajo remoto.

De hecho, la investigación ha demostrado que es muy probable que más de 40 millones de estadounidenses cambien a un entorno completamente remoto en los próximos cinco años.

Por lo tanto, los gerentes que dominan los matices de liderar equipos remotos parecen prosperar.

Pero, probablemente sepa que un acuerdo de trabajo desde casa conlleva una buena cantidad de desafíos, especialmente para los novatos, que necesitan:

• Organizar,
• Administrar,
• Supervisar,
• Ejecutar,
• Comunicar, y
• Informe de progreso.

Y todo eso de lejos…

Aún así, hay formas de evitar que los desafíos del trabajo remoto se apoderen de su estilo de gestión, y esa es exactamente la razón por la cual esta publicación de blog está aquí.

Desde echar un vistazo a algunos de los desafíos más comunes que enfrentan los gerentes remotos hasta enumerar todas las estrategias para ayudarlo a evitar que el trabajo remoto cause estragos en el flujo de trabajo de su equipo: esta guía de administración remota lo ayudará a sacar lo mejor de su equipo, independientemente de su ubicación.

¿Qué es la gestión remota?

La gestión remota es bastante similar a la gestión regular, con una gran diferencia: todo el equipo, incluidos los gerentes y los empleados, trabaja fuera de la oficina.

Mientras están a cargo de un equipo remoto, los gerentes generalmente confían en diferentes herramientas para:

• Asignar tareas,
• Mantenerse al día con el progreso de su equipo,
• Asegúrese de que la comunicación del equipo y el flujo de trabajo funcionen sin problemas.

5 retos de gestionar un equipo remoto

Todos ya somos conscientes de que trabajar de forma remota conlleva un puñado de desafíos.

Pero, terminar sus tareas mientras administra un equipo remoto plantea un conjunto completo de desafíos que debe enfrentar día tras día, desde tratar de facilitar el progreso de su equipo hasta no poder comunicarse con ellos cuando surge una tarea urgente. .

Las estadísticas tampoco suenan prometedoras. Es decir, una muestra de investigación de 4000 encuestadores muestra que, aunque hasta el 86 % de los empleados remotos se sienten conectados con sus compañeros de trabajo directos, solo el 14 % se siente conectado con su sede.

Sin embargo, no todo es pesimismo.

Identificar los desafíos exactos que enfrentan la mayoría de los gerentes, directores ejecutivos, directores de marketing, fundadores, cofundadores y otros profesionales remotos de todo el mundo podría ayudar a encontrar una solución viable para cada uno de ellos.

Desafío #1: La falta de supervisión

Uno de los mayores problemas del teletrabajo, tanto para los empleados como para los directivos, es el tema de la supervisión remota.

Los gerentes generalmente se preocupan si los empleados son lo suficientemente eficientes, e incluso pueden tener dificultades para seguir el progreso de su equipo.

A veces, pueden sentirse incómodos solo de pensar en el hecho de que no pueden ir personalmente al escritorio de un miembro del equipo para ayudar con las tareas y discutir problemas.

Los empleados también sienten la frustración de no poder consultar con sus gerentes cara a cara.

A veces, también pueden sentirse presionados para demostrar su productividad, por lo que tienden a trabajar aún más duro, arriesgándose a trabajar demasiado y a condiciones graves, como el agotamiento.

Desafío #2: Retrasos en el tiempo de respuesta en la comunicación

Trabajar de forma remota naturalmente significa que todas sus comunicaciones se manejarán de forma remota.

Sin embargo, la distancia física a veces viene con un tiempo de respuesta más lento, ya que incluso los problemas simples deben manejarse a través de un software de chat remoto.

Es más, los problemas de confianza pueden volver a aflorar y los gerentes sienten la frustración de no poder obtener una respuesta rápida.

Además, existe un gran potencial para perder el tiempo esperando cada respuesta, como lo enfatizó Lauren Mendoza, vicepresidenta de marketing de Swipecast.com:

“Aunque sabemos que hay muchas plataformas que podemos usar para hacer que la comunicación sea eficiente, a veces el tiempo es un factor que puede jugar en nuestra contra. Y como queremos respuestas rápidas, a veces esperar un mensaje o una llamada puede consumirnos mucho tiempo”.

Además de la impaciencia, el mayor problema relacionado con los retrasos en la comunicación remota, según Nelson Sherwin, gerente de recursos humanos de PEO compare, son los propios gerentes:

“Si bien los gerentes remotos pueden hablar un buen juego de comunicación con su personal, más de unos pocos no practican lo que predican. Para "remoto" con éxito requiere una comprensión de que estás tratando con un tipo de bestia completamente diferente. Todas las pequeñas interacciones que se dan por sentadas en un entorno de oficina centralizado desaparecen. El único tipo de comunicación es lo que configuras y usas”.

Además de tomarse su tiempo para elegir un software de comunicación en el que puedan confiar, los gerentes que se comunican de forma remota también necesitan encontrar una solución para las brechas de comunicación y mantener un flujo de trabajo saludable.

Desafío #3: La falta de reuniones diarias cara a cara

En la oficina, probablemente tenía reuniones semanales regulares o reuniones diarias. Pero ahora no podrá simplemente enviar un mensaje rápido y convocar a todos sus compañeros de equipo a la sala de conferencias en cuestión de minutos.

Naturalmente, su primera solución será organizar reuniones de video en línea de manera regular.

Sin embargo, según Michael Alexis, director ejecutivo de Team Building, una empresa totalmente remota con 80 empleados, incluso las reuniones en línea pueden resultar problemáticas para equipos más grandes:

“Si tiene demasiadas personas en sus llamadas de conferencia, existe el riesgo de que no se escuchen todas las voces. Esto puede deberse a retrasos en la tecnología o a la falta de espacio percibida por parte de algunos asistentes para compartir sus ideas”.

Además, programar una llamada rápida suele plantear un desafío importante para los equipos que trabajan en diferentes zonas horarias, lo que puede ampliar aún más la brecha de comunicación entre los miembros remotos del equipo.

Desafío #4: Dificultades con el trabajo de estructuración

Mantener su flujo de trabajo cuando cambia a una configuración remota puede parecer una tarea fácil de manejar. Una vez que deje atrás el sonido de la fotocopiadora y se despida de sus colegas parlanchines, puede parecer que está a punto de convertirse en su yo más productivo.

Sin embargo, tan pronto como configure su oficina en el hogar, es posible que deba descubrir cómo lidiar con las diferentes distracciones del hogar, desde mascotas que buscan atención hasta parejas, padres, hermanos o compañeros de cuarto que ingresan a su espacio de trabajo para hablar.

Como era de esperar, muchos en su equipo también pueden sentirse tentados por otras distracciones en el hogar, ahora que no son responsables por la presencia física de sus colegas y gerentes. Y este mayor potencial de procrastinación puede obstaculizar la capacidad de un gerente para administrar a sus empleados de manera adecuada, lo que puede generar mucho trabajo no estructurado y pérdida de tiempo.

Desafío #5: Aislamiento que afecta la salud mental

Aunque el 61 % de los 2118 trabajadores encuestados describe su experiencia de trabajo remoto como positiva, el 21 % señala el aislamiento y la falta de conexión social como el mayor inconveniente de sus nuevas condiciones de trabajo.

Antes, cuando todo el equipo estaba en la oficina casi todos los días, todos podían recoger los frutos de la atmósfera de conversación.

Pero ahora que muchos pueden tener que trabajar lejos del centro social de su vida profesional, el aislamiento y la soledad toman el control.

Este problema afectará primero a los extrovertidos, quienes, por su naturaleza, recargan mejor sus baterías cuando están cerca de otras personas. Pero, eventualmente, el aislamiento y la soledad también comienzan a afectar a los ambivertidos e introvertidos, a pesar de sus medios más "internos" para recargar sus baterías.

Naturalmente, si este problema no se aborda adecuadamente, incluso puede conducir a una mayor tasa de rotación junto con una disminución notable en el rendimiento de su equipo.

19 consejos para una gestión remota exitosa

Probablemente sepa que cambiar de trabajar de lado a lado a una configuración remota requiere un enfoque de gestión completamente nuevo. Pero, a veces, los líderes tienden a pasar por alto las soluciones más simples pero más efectivas para los desafíos diarios de los miembros de su equipo, especialmente cuando tienen sus propias tareas que abordar.

Por lo tanto, para ayudarlo a garantizar que su equipo conserve su conexión y sus niveles de productividad a pesar de no estar juntos en persona, nos comunicamos con expertos para descubrir las mejores estrategias de administración remota.

Consejo #1: Olvídese de la microgestión

Aunque podría ser tentador caer en la trampa de monitorear cada tarea en la que trabaja su equipo, es posible que desee reconsiderar esta idea.

Es decir, la investigación muestra que el 69 % de los encuestadores consideraron cambiar de trabajo debido a la microgestión, mientras que el 36 % en realidad cambió de trabajo debido a ella.

Además de que es más probable que los empleados se despidan de una atmósfera de desconfianza, revisar cada pequeña elección que hagan sus empleados podría incluso conducir a que renuncien silenciosamente, lo que significa que harán lo mínimo día tras día.

Morgan Taylor, el CMO de LetMeBank, está de acuerdo, lo que implica que la microgestión nunca es el camino a seguir:

“Los mayores desafíos son asegurarse de que todos hagan lo que se supone que deben hacer y mantenerlos felices mientras lo hacen. Descubrí que la mejor manera de mantener a las personas haciendo lo que se supone que deben hacer es retroceder y dejar que hagan las cosas de la manera que mejor les funcione. Como todos están en sus propias casas, con sus propias circunstancias únicas, por lo general descubren que saben cómo adaptarse mejor a la situación en la que se encuentran, y ser demasiado rígido en el procedimiento en realidad causa más problemas de los que soluciona”.

Entonces, en lugar de desperdiciar su energía en tomar la decisión final sobre todos los asuntos, haga lo siguiente:

• Invierta algo de tiempo en repasar diferentes estrategias para generar confianza en el lugar de trabajo,
• Concéntrese en mejorar sus habilidades de delegación,
• Trate de establecer expectativas claras antes de asignar una tarea.

Consejo #2: Concéntrese en establecer la rendición de cuentas

A diferencia de la microgestión, un hábito que deberíamos haber dejado atrás tan pronto como cerramos las puertas de nuestra oficina, la responsabilidad es una virtud que nunca ha pasado de moda.

El fundador y director ejecutivo de The Word Counter, Kevin Miller, está de acuerdo y enfatiza la importancia de establecer la responsabilidad en los momentos en que no podemos supervisar a nuestros equipos cara a cara:

“Crear tiempos de registro y asignar resultados claros ha sido muy útil para la rendición de cuentas. Tenemos todas las tareas asignadas en una herramienta de gestión de proyectos para mantener todo controlado y organizado. También realizamos reuniones de pie todos los días a las 10 a. m. PST. Durante estas reuniones, discutimos lo que hicimos ayer, en qué estamos trabajando hoy y hablamos sobre cualquier problema que estemos experimentando. Todas nuestras reuniones se llevan a cabo a través de Zoom, lo que también ayuda a que todos rindan cuentas”.

La investigación respalda la afirmación de que establecer la rendición de cuentas es clave para mejorar el desempeño laboral. Es decir, un estudio realizado por la Sociedad Estadounidense de Capacitación y Desarrollo (ASTD) descubrió que comprometerse con alguien a alcanzar una meta en realidad aumenta sus posibilidades de lograrlo en un 65 %.

Consejo n.º 3: utilice indicadores clave de rendimiento (KPI) para realizar un seguimiento de los objetivos

Si no se toma el tiempo suficiente para establecer objetivos claros e identificables justo antes de asignar las tareas, es probable que termine con resultados que no estén a la altura de sus expectativas.

Sin embargo, en caso de que esté consciente de la importancia de definir objetivos precisos, pero no estableció un sistema claro para evaluar las metas, es posible que incluso termine teniendo que lidiar con un bajo rendimiento y falta de motivación.

El propietario de Atlanta House Buyers, Shawn Breyer, propone la implementación de métricas cuantificables para determinar el progreso de las personas en su trabajo:

“Tener que adaptarnos a que nuestro equipo trabaje de forma remota ha sido más fácil al responsabilizarlos mediante el seguimiento de sus Indicadores clave de rendimiento (KPI) . Cada semana, llevamos a cabo una reunión de equipo completo para revisar los KPI de cada miembro. Al revisar la lista, le preguntamos a cada miembro si cumplió con sus objetivos. Las respuestas deben ser un “Sí” o un “No” sin explicación. Si hay una tendencia de que todos los miembros del equipo no alcanzan un objetivo determinado, discutimos qué recursos deben estar disponibles para que puedan alcanzar sus objetivos cuando trabajan desde casa ”.

Naturalmente, cuando se asegure de que los empleados estén familiarizados con el sistema de evaluación y seguimiento de su progreso, será mucho más fácil retener su motivación y dirigirlos hacia el éxito.

Consejo n.º 4: use aplicaciones para seguir el progreso de su equipo

La falta de interacción cara a cara generalmente lleva a los gerentes a cuestionar si los miembros de su equipo están trabajando en las tareas asignadas durante las horas de trabajo.

A veces, incluso pueden carecer de la capacidad de realizar un seguimiento del progreso de su equipo, lo que podría generar más preguntas y aumentar las posibilidades de recurrir a la microgestión.

Aún así, hay formas de realizar un seguimiento del flujo de trabajo de su equipo a pesar de la distancia geográfica.

Si le preocupa la idea de que algunos de los miembros de su equipo trabajen fuera de horario, optar por una aplicación de seguimiento del tiempo que le permita analizar la productividad de su equipo podría ser un excelente punto de partida.

Al alentar a su equipo a realizar un seguimiento de sus horas de trabajo, podrá generar informes basados ​​en el tiempo registrado y ver instantáneamente en qué están trabajando los miembros de su equipo al mirar la sección "Panel de control" de la aplicación.

Para gestionar sus equipos y proyectos desde lejos, puede utilizar una herramienta de gestión de proyectos que le permite realizar un seguimiento del estado de sus tareas y proyectos y mantenerse siempre al día con el progreso de su equipo.

Consejo #5: Sea comprensivo y paciente

Si los miembros de su equipo remoto no responden a los mensajes de chat de su equipo de inmediato, la mayoría de las veces, no es motivo de preocupación.

Trate de ser paciente y concéntrese en una tarea prioritaria diferente en su agenda mientras espera la respuesta.

Si el retraso es más largo y espera un informe de progreso o un tipo diferente de respuesta importante, es probable que su empleado remoto ofrezca una explicación adecuada para el retraso, incluso sin que usted se lo pida.

Después de todo, la investigación muestra que las organizaciones de alta confianza tienen mucho más éxito en la implementación de sus estrategias que las organizaciones de baja confianza. Además, los empleados que sienten que usted confía en ellos probablemente tratarán de justificar esa confianza y harán el esfuerzo de responder tan pronto como puedan.

Consejo #6: Sea fácil de alcanzar

Para que prospere la comunicación remota, Nelson Sherwin cree que los gerentes deben intensificar su juego aún más que en una oficina tradicional:

“Un gerente debe asegurarse, REALMENTE asegurarse de que los miembros del equipo instalen y estén activos en todos los diferentes modos de comunicación. Pero esta es la parte fácil. Lo que más le cuesta a ese mismo jefe es estar disponible para cualquier duda que surja a lo largo de la jornada laboral. Eso significa que las notificaciones aparecerán en su pantalla todo el día y estará dispuesto y podrá conectarse y responder preguntas dentro de un marco de tiempo razonable. De lo contrario, los empleados dejarán de preguntar, comenzarán a retirarse y entonces tendrá un problema de moral”.

Además de estar fácilmente disponible, Nicole Wood, CEO y cofundadora de Ama La Vida, enfatiza la importancia de hacer saber a su equipo que es fácil contactarlo:

“Comuníquele claramente a los miembros de su equipo que no necesitan esperar a que una persona formal se presente con sus preguntas. Sea aún más intencional que nunca con su tiempo uno a uno cubriendo cosas como la moral, los compromisos personales, el progreso del trabajo y cómo colaborar mejor en este entorno”.

Para asegurarte de que los miembros de tu equipo reciban el mensaje de que siempre estás ahí para sus inquietudes, comienza dedicando un día al mes solo para reuniones individuales informales.

Al asignar una parte de su tiempo a su equipo, podrá:

• Mejora significativamente la moral de tu equipo,
• Asegurar la retención de los empleados, y
• Fortalece los lazos con los miembros de tu equipo.

Consejo #7: Capacite a sus gerentes en comunicación remota

Tan pronto como mueva toda la comunicación de su equipo a una plataforma en línea, aumentará las posibilidades de que todos sean víctimas de

• malentendidos,
• falta de comunicación,
• Fallos de comunicación.

Pero, para evitar que la distancia se lleve lo mejor de los mensajes de tu equipo, predica con el ejemplo.

A saber, Jennifer Walden, directora de operaciones de WikiLawn, enfatiza la importancia de capacitar a los gerentes en comunicación remota y hacer que establezcan una buena relación con las personas que les reportan:

“No es suficiente para ellos disparar sus informes y correos electrónicos de vez en cuando. Deben mantenerse en contacto, a través de chat de texto o, idealmente, a través de conferencias de voz o video. Comience a capacitar a los gerentes lo antes posible y déjelos capacitar a sus reportes en el uso de este equipo”.

Con la administración haciendo el esfuerzo de incorporar herramientas de comunicación virtual en su flujo de trabajo, cambiar de una oficina física a una virtual se vuelve menos complicado. Su equipo podría sentirse más preparado para adaptarse a las nuevas condiciones de trabajo.

Consejo n.º 8: cuando tenga prisa, vaya a una reunión por video

En caso de que aún no te hayas acostumbrado a esperar una respuesta en la aplicación de chat de tu equipo, siempre puedes optar por una videollamada rápida para acelerar las cosas.

Lauren Mendoza sugiere que las reuniones por video pueden ser una gran solución para el tiempo que normalmente perdemos mientras esperamos una respuesta de texto:

“En cada reunión, donde se reúne todo el equipo, haz la mayor cantidad de preguntas y deja salir todas las dudas, para que tengas la cabeza clara y directa sobre cuáles son los siguientes pasos en tu trabajo. De esta manera, reducirá el tiempo que necesita para usar el correo electrónico”.

Sin embargo, tenga cuidado de no abusar de la opción de videollamada. La fatiga del zoom sigue existiendo y puede tener un gran impacto en los niveles de energía de los miembros de su equipo y su capacidad para concentrarse durante todo el día.

Consejo n.º 9: aproveche al máximo sus herramientas de conferencia en línea

Al hablar sobre la mejor manera de resolver el problema de tener demasiadas personas para reuniones de video óptimas, Michael Alexis sugiere utilizar una excelente función disponible en un popular sistema de conferencias en línea:

“Para crear espacio en reuniones grandes para todos los asistentes, use las “salas para grupos pequeños” de Zoom. En una sala de trabajo virtual, el moderador de la reunión puede dividir a las personas en pequeños grupos para discutir un tema específico y luego volver a convocarlos para compartir sus ideas con el grupo más grande”.

Muchas herramientas de conferencia también vienen con una opción de llamada de voz, que puede reducir la sobrecarga cognitiva y la fatiga visual que la mayoría de los empleados remotos experimentan diariamente al tener que asistir a una reunión virtual tras otra.

Consejo #10: Defina reglas claras para las reuniones en línea

Establecer reglas básicas para las videoconferencias es clave para mantener una sólida moral de los empleados.

Sin la etiqueta de la reunión en línea, algunos miembros del equipo pueden sentirse libres de interrumpir en cualquier momento durante la conversación en línea. Cuando esto sucede, lo más probable es que el resto del equipo no tenga la oportunidad de hablar e incluso abandone la llamada con la sensación de que su opinión no se valora lo suficiente.

El exdirector de operaciones de The Slumber Yard, Matthew Ross, cree en instigar reglas claras para las videoconferencias:

“Requerimos que nuestros empleados usen la función de chat para indicar primero que tienen una pregunta o declaración en lugar de simplemente soltarla. Cuando varios empleados están en una videollamada, puede ser una pesadilla si todos hablan entre sí. Al seguir nuestras pautas, nos aseguramos de que la llamada se desarrolle de manera estructurada y organizada. También hacemos que los empleados esperen dos segundos completos después de que alguien termine de hablar antes de entrar. Esto le da tiempo al software de videoconferencia para ponerse al día. He notado que el retraso en el sistema puede crear una llamada agitada e improductiva si todos comienzan a hablar de inmediato".

Aunque probablemente no necesite elaborar un libro de reglas sobre la etiqueta de las reuniones por video, establecer límites claros sentará las bases para un entorno de trabajo remoto saludable.

Consejo #11: Ajuste sus flujos de trabajo para trabajar en línea

Dado que nos hemos despedido de llamar a las puertas de las oficinas de nuestros colegas para hacer una pregunta rápida, es natural que aprovechemos al máximo nuestras herramientas para garantizar que nuestro trabajo siga funcionando sin problemas.

Jennifer Walden sugiere crear un sistema en línea simplificado para ayudar al equipo a colaborar, así como a recibir y enviar documentos:

“Si necesita control de versiones, definitivamente tómese este tiempo para obtener un SVN operativo. De lo contrario, utilice la nube. G-Suite funciona bien para muchas empresas y es lo que usamos. Luego, puede comunicarse con esos archivos abiertos a través de Google Hangouts (integrado a través de G-Suite), Zoom o algún otro software que permita compartir la pantalla y anotar”.

La mayoría de las herramientas de colaboración le permiten recibir notificaciones en tiempo real, chatear con su equipo y asignar tareas. Esto puede ayudarlo a administrar su flujo de trabajo con facilidad, ya que las opciones que vienen están diseñadas específicamente para equipos dispersos.

Consejo #12: Implemente un sistema de registro diario

La implementación de un sistema de registro diario no solo es esencial para crear un entorno de trabajo transparente, sino que también es beneficioso para obtener comentarios de los empleados y reestructurar su flujo de trabajo en consecuencia.

Matthew Ross sugiere que los correos electrónicos pueden ser útiles para ayudarlo a implementar un sistema de control diario:

“Recomiendo encarecidamente a los administradores remotos que implementen un sistema de registro diario con las personas. Pídele a la persona que te envíe un correo electrónico detallando en qué está trabajando ese día y cómo va a distribuir su tiempo. De esa manera, puede intervenir fácilmente y brindar sugerencias o decirles que pasen a una nueva tarea para asegurarse de que no se desanimen y pierdan el tiempo . Al final del día, los gerentes deben ser proactivos en lugar de reactivos al tratar con empleados remotos para asegurarse de que continúen avanzando de manera eficiente”.

Al hacer un esfuerzo por permanecer conectado con su equipo, también podrá abordar posibles problemas de inmediato a medida que surjan y hacerle saber a su equipo que está presente a pesar de la distancia, para que puedan acudir a usted en busca de ayuda.

Consejo n.º 13: agilice el trabajo remoto por adelantado

La consultora comercial principal de Clairly Creative International, Clair Kim, que ha ayudado a más de 250 organizaciones a mejorar sus operaciones, sugiere pensar en optimizar varios procesos de trabajo remoto desde el principio:

“Desde las “directrices de comunicación en el mensajero del equipo”, el proceso de gestión de proyectos, los frecuentes períodos de revisión de los documentos de gestión del conocimiento, los registros automatizados y los estándares de respuesta, nos aseguramos de que la forma en que nos comunicamos y gestionamos cada tarea esté completamente optimizada. ¡Eso elimina la mayoría de los problemas!”

Además, optimizar el flujo de trabajo de su equipo remoto es especialmente útil cuando da la bienvenida a los nuevos miembros del equipo. Cuando desarrolla planes y procesos claramente definidos, acelera el proceso de incorporación y ayuda a los nuevos empleados a integrarse en el equipo mucho más rápido.

Consejo #14: Cíñete a tu horario de oficina

Al cambiar a una configuración remota, los empleados que están acostumbrados a un estilo práctico de parte de sus gerentes pueden lidiar con la falta de capacidad para estructurar su trabajo correctamente.

Para ayudarlos a lidiar con este problema, Jennifer Walden propone mantener al menos una parte de la antigua rutina de trabajo inspirada en la oficina:

“Trate de trasladar las viejas rutinas (los mismos horarios de reunión, la misma estructura de plazos, etc.) para reducir los efectos de este problema”.

Las rutinas de oficina de los miembros de su equipo generalmente deben reajustarse debido a la naturaleza misma del trabajo remoto. Pero tratar de mantenerse al día con sus viejos hábitos en un nuevo contexto ayudará a su equipo a hacer lo mismo.

Dado que la ciencia ha demostrado que nuestros hábitos dependen en gran medida del contexto, cuando proporciona a su equipo condiciones de trabajo similares a las que se acostumbraron en la oficina, será más probable que conserven sus niveles de productividad, a pesar del cambio. .

Consejo #15: Ayude a su equipo a evitar distracciones en casa

Para aumentar las posibilidades de que sus empleados estructuren su trabajo correctamente, deberían intentar hacerlo en un entorno de trabajo bien estructurado.

Para ayudarlos a lograr precisamente eso, puede recomendar algunos consejos:

• Establecer estaciones de trabajo dedicadas . Algunas personas simplemente no tienen una habitación libre separada (aunque esto sería ideal) para usar para realizar todas las tareas del trabajo desde casa. Sin embargo, todos pueden improvisar un “rincón de oficina” con un escritorio pequeño y resistente y una silla.
• Te consuelo del ruido de fondo . Los empleados pueden simplemente ponerse sus auriculares (un par con cancelación de ruido sería ideal, pero un par normal servirá), encender un generador de ruido en línea, seleccionar música amigable para la productividad y concentrarse en el trabajo.
• Usa un bloqueador de sitios web . Las plataformas de redes sociales pueden ser un enemigo poderoso para estructurar el trabajo desde casa (y son solo la punta del iceberg). Por lo tanto, puede recomendar un bloqueador de sitios web a sus empleados para ayudarlos a mantenerse alejados de las distracciones en línea durante las horas de trabajo y mantenerlos enfocados en su trabajo.

Consejo n.° 16: Socialice en línea como equipo

No es un secreto que las culturas de trabajo positivas en las que los empleados pueden vincularse y crear conexiones significativas tienen un impacto positivo tanto en su confianza como en su desempeño laboral. Aún así, mantener la conexión en un entorno remoto requiere una planificación cuidadosa.

El CEO de Talk Travel App, Saurabh Jindal, propone reunirse en línea de vez en cuando:

“Trate de tener llamadas regulares con sus colegas y discutir cosas además del trabajo, para aumentar la unión del equipo. Regularmente hacemos almuerzos de equipo y sesiones en las que compartimos pantallas y damos la bienvenida a otros a nuestras estaciones de trabajo y a la vida diaria. Por lo general, estos son momentos joviales y ayudan a romper el hielo y construir una buena cultura de equipo”.

El director de marketing global de Prezi, Spencer Waldron, propone llevar la creatividad a este tipo de reuniones en línea:

“Ya sea que se conecte con amigos o se registre con compañeros de trabajo, use herramientas de video para ayudar a que su contenido sea interactivo y encuentre formas nuevas y creativas de conectarse con las personas. Por ejemplo, puede hacer esto organizando una noche temática de trivia o un concurso de pub, un club de lectura virtual o juegos como "dos verdades y una mentira". Conectarse con colegas en un nivel más ligero ayuda a fortalecer el vínculo de su equipo y puede mejorar su eficiencia general”.

El proceso de nutrir las relaciones de trabajo, especialmente si implica divertirse juntos, es clave para el sentido de propósito de los empleados. Por lo tanto, nunca es una mala idea desarrollar rituales de equipo que involucren juegos virtuales de unión de equipos o reunirse para conversar.

Consejo #17: Fomente la socialización 1 a 1

Tal vez la frase 'charla de agua fresca' suena como un cliché cursi, pero, sin la opción de entablar una pequeña conversación después de cambiar al trabajo remoto, los miembros de su equipo pueden sentir que se están perdiendo información importante, especialmente porque no es raro para que una pequeña charla se convierta en una discusión de trabajo seria.

Spencer Waldron también destaca la importancia de facilitar este tipo de socialización mientras se trabaja desde casa:

“Es importante hacer un esfuerzo para conectarse con sus colegas fuera de las reuniones de equipo programadas, como lo haría normalmente en una oficina. En Prezi, diferentes equipos tienen una sala de reuniones de video abierta que funciona como un lobby virtual, donde cualquiera puede reunirse con alguien allí, o simplemente visitar para conectarse con colegas durante el almuerzo u otros descansos. Programar charlas de café virtuales o descansos para beber agua para comunicarse con sus compañeros de trabajo o discutir temas no relacionados con el trabajo son excelentes maneras de ayudar a fortalecer el vínculo de su equipo”.

Los gerentes generalmente invierten más energía en ayudar a los nuevos empleados a socializar. Pero, desarrollar un sistema de compañeros de trabajo que pueda funcionar para todo el equipo es una excelente manera de comenzar a alentar a su equipo a estar más conectado.

Consejo #18: Muestre a su equipo que le importa

Mostrar interés en cómo les va a las personas mientras trabajan desde casa en lugar de centrarse solo en lo que están haciendo es clave para aliviar la sensación de aislamiento.

El cofundador de SaveMyCent, quien recientemente tuvo que hacer la transición de todo su equipo al trabajo remoto, Milos Djordjevic, comparte su perspectiva sobre la importancia de hacerle saber a su equipo que le importa:

“Una de las cosas que he introducido es el registro matutino regular. Todos nos reunimos en Zoom durante media hora y esta reunión no tiene nada que ver con el trabajo. Trato de mantener una atmósfera informal y realmente hablo con la gente y veo cómo les va. Hasta ahora, he podido identificar varios problemas gracias a estos cafés matutinos”.

Spencer Waldron agrega que también debe observar la situación entre los miembros de su equipo durante cada reunión de video:

“Esto debería aplicarse tanto a las reuniones virtuales como a las presenciales, pero es especialmente importante en este momento. Inicie una llamada verificando a las personas, evaluando la habitación y observando las expresiones faciales y el lenguaje corporal de todos. ¿Quién no tiene una cámara encendida? Tal vez alguien tuvo un mal día, una discusión o está luchando con la vida en el interior; todo esto afectará la reunión, así que sea sensible a lo que no se ve”.

Dado que crear un entorno de trabajo saludable desde el hogar requiere más esfuerzo que establecer un flujo de trabajo remoto, es crucial tratar siempre de pensar en las luchas de las personas y luego actuar en consecuencia.

Consejo #19: Automatice las operaciones

One of the best ways to improve remote management is to streamline and automate your team's work-from-home workflows as much as possible.

This way, you and your team will all save time and structure your work in such a way that decreases the need you may have for constant face-to-face management and consultations.

To help you avoid going back and forth between different tools and find your perfect app right away, we've listed some of the best apps you can use to manage and automate the marketing, sales, IT, HR, and customer support processes in your remote company.

Excelentes aplicaciones para automatizar las operaciones de marketing

• El software de marketing de HubSpot es una herramienta de automatización de marketing que puede ayudarte a automatizar el marketing por correo electrónico y redes sociales, realizar un seguimiento del ROI, crear páginas de destino y más.
• Buffer es una herramienta de redes sociales destinada a ayudar a administrar cuentas de redes sociales. Programe y publique automáticamente en las redes sociales, y luego rastree y analice los resultados.
• Cobiro es una herramienta de inteligencia artificial para administrar anuncios de Google. Cree y siga planes de marketing personalizados, diseñe e implemente campañas de marketing (ya sea en Google o Facebook), y luego realice un seguimiento y analice el éxito de sus campañas y anuncios en la sección "Panel de control" de la plataforma.
• Marketo es una herramienta de automatización de marketing de conjunto completo destinada a ayudarlo a administrar campañas de marketing por correo electrónico, crear páginas de destino y formularios, enviar mensajes personalizados a través de canales y realizar análisis de marketing.
• Mailchimp es una plataforma de automatización de marketing que lo ayuda a ejecutar campañas de correo electrónico, obtener análisis para suscriptores de correo electrónico individuales e incluso crear su página de destino.
• Zalster es una herramienta de automatización de marketing para el crecimiento del comercio electrónico que ayuda a automatizar y optimizar las decisiones para los anuncios de Facebook, Pinterest, Google e Instagram. Programa tus publicaciones, dinamiza y optimiza la distribución del presupuesto de tu campaña.

Excelentes aplicaciones para automatizar procesos de ventas

• HubSpot Sales es un sistema de comercio electrónico destinado a ayudar a rastrear y optimizar los procesos de ventas, rastrear el estado de sus acuerdos, organizar actividades de ventas y automatizar el alcance personalizado.
• Salesforce es un servicio de administración de relaciones con los clientes basado en la nube que ayuda a conectarse con clientes actuales, clientes potenciales y socios. Administre sus contactos, encuentre nuevas oportunidades de ventas y haga que los PDF de las plantillas aprobadas se envíen automáticamente a los clientes por correo electrónico.
• Pipedrive es un CRM basado en la nube y un sistema de gestión de canalizaciones destinado a ayudar a organizar clientes potenciales. Automatice las tareas de ventas repetitivas, rastree automáticamente las llamadas de prospectos y automatice los seguimientos de acuerdos.
• Reply.io es un software de automatización de ventas destinado a ayudarlo a automatizar una variedad de tareas de ventas manuales. Automatice los correos electrónicos personales, los seguimientos y los puntos de contacto sociales, y luego lleve a cabo las acciones sugeridas en función de la actividad de sus prospectos.
• Superar a es una herramienta de automatización de ventas que le permite organizar todas sus actividades de ventas, obtener datos y métricas detalladas, realizar un seguimiento rápido de nuevos clientes potenciales y más.

Excelentes aplicaciones para automatizar procesos de TI

• Selenium es un marco portátil para automatizar aplicaciones web con el fin de probarlas. Ejecute pruebas seleccionadas o elija ejecutar todas las pruebas en una variedad de navegadores web, utilizando diferentes lenguajes de programación y para una variedad de sistemas operativos.
• Docker es un sistema para el desarrollo de aplicaciones destinado a ayudar a agilizar los procesos de desarrollo mediante la ejecución de pruebas en un entorno aislado y la integración con aplicaciones de terceros. Configure compilaciones automatizadas, personalícelas y luego use una variedad de pruebas de repositorio automatizadas de la documentación de Docker para probar las compilaciones.
• Ansible es un software de automatización de TI de código abierto que automatiza el aprovisionamiento en la nube, la implementación de aplicaciones y otros procesos de TI. Cree y comparta su infraestructura, cree flujos de trabajo únicos para diferentes casos de uso, resuelva problemas una vez y compártalos con su equipo para uso futuro.
• RunDeck es una colección de código abierto de runbooks automatizados destinados a ayudar a las personas a proporcionar a sus equipos respuestas preparadas para solicitudes e incidentes ad-hoc. Defina flujos de trabajo, envíe comandos, importe información y establezca cronogramas de trabajo claros.
• Resolve.io es otra excelente herramienta de orquestación y automatización de TI, diseñada para ayudarlo a automatizar tareas simples y procesos de TI más complejos. Elija entre más de 1000 automatizaciones preconstruidas y cree nuevas automatizaciones.

Excelentes aplicaciones para automatizar procesos de recursos humanos

• Bamboo HR es un software de automatización de HRIS destinado a ayudar a crear e implementar flujos de trabajo de recursos humanos personalizados. Maneje la administración de beneficios y nómina, realice un seguimiento del estado de sus solicitantes de empleo, optimice la gestión del desempeño y utilice una base de datos de empleados centralizada.
• Gusto es un software de automatización de recursos humanos que lo ayuda a optimizar la administración de beneficios, la nómina, los impuestos, la incorporación y mucho más.
• Zenefits es un software de recursos humanos basado en la nube destinado a ayudar a manejar recursos humanos, beneficios, procesos de nómina y otras tareas administrativas sin papeleo excesivo. Almacene y acceda a los perfiles de los empleados y otra documentación relevante en una base de datos, realice un seguimiento de los estados de los candidatos, optimice los procesos de contratación y más.
• Documate es una aplicación de ensamblaje de documentos sin código desarrollada por abogados e ingenieros para ayudar a crear formularios web y cuestionarios personalizados. Genere plantillas personalizadas en múltiples formatos de salida, agregue firmas digitales y optimice su administración desde lejos.

Excelentes aplicaciones para automatizar la atención al cliente

• HelpDesk es un enfoque minimalista para manejar los tickets de los clientes. Convierta los correos electrónicos de los clientes directamente en tickets, cree respuestas enlatadas para preguntas recurrentes, configure la asignación automática de tickets y reciba notificaciones automáticas cada vez que llegue un nuevo ticket.
• TeamSupport es un paquete de soporte al cliente destinado a ayudar a implementar flujos de trabajo de soporte avanzados en la industria del software B2B. Establezca portales de autoservicio para clientes que funcionen las 24 horas, los 7 días de la semana, automatice la gestión de tickets, colabore con otros departamentos para ayudar a mejorar la experiencia del cliente y chatee con otros agentes de soporte directamente desde la aplicación.
• Freshdesk es un software de atención al cliente para categorizar, priorizar y asignar tickets de soporte. Rastree y administre todos los tickets de soporte de su equipo desde una bandeja de entrada, cree y envíe respuestas preformateadas a preguntas recurrentes y automatice el proceso de administración de tickets con un par de clics a través de la automatización de escenarios.
• HubSpot Service Hub es un sistema de atención al cliente centrado en mejorar la atención al cliente extrayendo información de los comentarios de los clientes. Automatice los tickets y las encuestas relacionadas con los procesos de ventas y marketing de su empresa, recopile encuestas automatizadas sobre la experiencia de soporte del cliente y luego realice un seguimiento automático de los clientes insatisfechos.

Conclusión: en caso de duda, recurra a expertos en administración remota

Para ejecutar y administrar su empresa remota, primero deberá identificar los desafíos que conlleva el concepto de gestión empresarial remota y pensar cuáles pueden afectar más a su equipo y empresa.

Incluso si parece que no hay una solución viable para los desafíos que enfrenta al liderar un equipo remoto, asegúrese de que muchos profesionales estén lidiando con problemas similares de trabajo remoto. Echar un vistazo más de cerca a sus experiencias podría ayudarlo a poner en perspectiva sus propias preocupaciones de administración remota.

Además de los consejos de expertos, intente usar las aplicaciones y herramientas diseñadas específicamente para ayudarlo a optimizar y automatizar sus operaciones comerciales.

De esta manera, vendrá preparado para cualquier desafío que le presente el trabajo remoto.

️ ¿Su equipo recientemente cambió a trabajar de forma remota? Tal vez ha estado administrando un equipo remoto por un tiempo. ¿A qué desafíos se ha enfrentado desde que cambió su entorno de trabajo? Háganos saber en [email protected], y podríamos incluir su experiencia en uno de nuestros artículos futuros. Y, si te gustó esta publicación de blog, compártela con alguien que creas que le resultaría útil.