¿Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio amable? (Pasos y ejemplos)

Cualquiera que sea el campo de la profesión en la que se encuentre, todo se está moviendo hacia la digitalización en el acelerado mundo globalizado de hoy.

Podría estar en cualquier negocio si se trata de marketing por correo electrónico de una forma u otra, solo sepa que los recordatorios son algo que deberá tener en cuenta y trabajar.

Un correo electrónico de recordatorio lleva el tema de manera eficiente a donde usted quiere que vaya, lo ayudará a navegar las conversaciones en una dirección específica, aumentará los compromisos y las interacciones con los consumidores y lo ayudará a construir relaciones comerciales duraderas.

Aunque el concepto de un correo electrónico de recordatorio suave parece bastante simple, debe estar bien planificado. Con esto queremos decir que tiene que estar bien pensado en cuanto a cómo está escrito, el tono, la elección de las palabras, etc. Los pequeños detalles ayudan mucho porque, al final del día, un correo electrónico de recordatorio pretende persuadir a los lectores.

Siga leyendo este blog para descubrir todo lo que necesita saber sobre la elaboración de un correo electrónico de recordatorio amable. Hemos seleccionado los mejores consejos para ayudarlo a perfeccionar sus correos electrónicos de recordatorio.

¿Qué es un correo electrónico de recordatorio y cuándo debe escribir uno?

Un correo electrónico de recordatorio es un correo electrónico amigable que envía a alguien para solicitarle que tome medidas. Son correos electrónicos que llevan mensajes que transmiten cierto punto pero que no crean resentimientos. Son profesionales y efectivos por naturaleza, pero al mismo tiempo son amables y gentiles.

Aquí hay un ejemplo simple para que sea aún más claro para usted: si un cliente suyo no cumplió con una fecha límite para realizar un pago, el correo electrónico que envía para recordarle amablemente y tal vez incluso preguntar cuándo puede esperar un pago es lo que se llama un recordatorio. correo electrónico.

Enviar un correo electrónico de recordatorio tiene dos propósitos principales: el primero es que es una forma de incitar a los clientes a que respondan más rápido de manera cortés, y el segundo es que ayuda a restablecer una línea de comunicación que le permite a usted y a las personas que reciben el correo electrónico para permanecer en la misma página.

Hay muchas situaciones en las que es necesario un correo electrónico de recordatorio suave, como instancias en las que se supone que debe ocurrir un evento importante o cuando algo debería haber ocurrido y no sucedió. Hemos enumerado algunos escenarios clave en los que se debe enviar un correo electrónico de recordatorio.

1. Próximos eventos importantes

Hay algunos eventos que no puedes correr el riesgo de que la gente olvide . Por lo tanto, es necesario enviar un correo electrónico de recordatorio.

2. Pagos atrasados

Esto es obvio. Cuando no se cumplen los plazos de pago , es imprescindible enviar un recordatorio amable.

3. Plazos de trabajo incumplidos

Cada negocio opera con limitaciones de tiempo. Es necesario recordar a los empleados de manera cortés los plazos de trabajo no cumplidos.

4. Compromisos pendientes

Ya sea que se trate de solicitudes o entrevistas de trabajo pendientes , debe enviar un correo electrónico de recordatorio amable en estos escenarios.

5. Lapsos de comunicación

Con los horarios ocupados de todos, es fácil prometer hacer algo y olvidarse de hacerlo. Creo que todos hemos sido culpables de esto. Por lo tanto, enviar un correo electrónico de recordatorio para restablecer el contacto es una buena medida de su parte.

Ahora que sabe un poco sobre los correos electrónicos de recordatorio, ¡veamos el momento adecuado para enviar uno!

¿Cuál es el momento adecuado para enviar un correo electrónico de recordatorio suave?

Determinar el momento adecuado para enviar un correo electrónico de recordatorio puede ser complicado. No desea enviarlo demasiado pronto porque no quiere correr el riesgo de parecer autoritario. También depende mucho de lo que estás enviando por correo electrónico. ¿Es un amigo personal? ¿Se trata de un evento importante? ¿O tal vez una fecha límite de trabajo perdida? ¿Podría ser una devolución de llamada de una entrevista de trabajo? La naturaleza del tema determinará el marco de tiempo.

Por ejemplo, si no cumple con una fecha límite de trabajo, puede enviar un correo electrónico de recordatorio en un día hábil. Un escenario similar sería si se incumpliera una fecha límite de pago, lo apropiado es enviar un correo electrónico de recordatorio un día hábil después de la fecha de vencimiento. Si sigue posponiéndolo, la persona o personas eventualmente se olvidarán de ello. Y entonces será más difícil restablecer la comunicación después de un período prolongado.

Sin embargo, si tiene la intención de hacer un seguimiento de algo sin una fecha de vencimiento específica asignada, es cortés esperar un poco más, tal vez incluso una semana. Especialmente en los casos en que fue un favor, enviar un correo electrónico de recordatorio demasiado pronto da una mala impresión.

En el caso de los correos electrónicos de seguimiento para entrevistas de trabajo, hay que tener en cuenta que el proceso de contratación de cualquier empresa no puede ser rápido. En lugar de apresurarse a enviar un correo electrónico de recordatorio amable de su parte, si puede esperar al menos una semana o dos (preferiblemente de 10 a 14 días), muestra la calidad de la paciencia de su parte, así como el respeto por el tiempo y la autoridad de su posible empleador. .

Si es para un evento (laboral o personal), un recordatorio amable con 2 días hábiles de anticipación le da al receptor el tiempo suficiente para prepararse física y mentalmente para el evento.

La conclusión de todos estos ejemplos que hemos explicado es darle una idea de un marco de tiempo apropiado, según la naturaleza del correo electrónico.

Ya que ahora sabe el momento apropiado para enviar un recordatorio por correo electrónico, ¡veamos cómo escribir uno! No puede haber un correo electrónico de recordatorio suave "perfecto", pero aquí hay algunos consejos para tener en cuenta cuando redacte el suyo.

¿Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio suave?

1. Línea de asunto adecuada

Esto será lo primero que vea un destinatario antes de abrir su correo electrónico de recordatorio. Por lo tanto, elegir una línea de asunto adecuada tiene peso. Agregar una línea de asunto le asegura a quienquiera que reciba su correo electrónico que usted no es un spammer. Especialmente si se trata de un entrevistador de trabajo o incluso de un proveedor que no lo conoce bien y que no necesariamente tiene su información de contacto.

Si su correo electrónico de recordatorio es sobre algo urgente, como una fecha límite de trabajo o un pago atrasado, entonces las líneas de asunto como " Acción requerida " o " Respuesta requerida " captan la atención y persuaden a las personas para que abran su correo electrónico de recordatorio. Si es en casos de recordarle a alguien un favor que prometió hacerle, una frase como 'Seguimiento' es de cortesía.

2. Salude a su destinatario

Un correo electrónico de recordatorio amable siempre debe comenzar saludando a su destinatario. Saltar directamente al recordatorio es de mala educación y puede ser desagradable para el lector. Saludar a su destinatario instantáneamente le da al correo electrónico de recordatorio un ambiente amistoso y establece el tono para el resto del correo electrónico.

Aunque decidir cómo saludar a su destinatario puede ser difícil, no necesita estresarse por ello. Si el tema está relacionado con el trabajo, entonces el estándar 'Sr.' o 'Sra.' es profesional; si se trata de un tema más personal, se pueden utilizar saludos como 'Querido'. Para establecer un tono informal, también puede usar saludos como 'Hola' o 'Hola'.

3. Comience con un mensaje amistoso

Después de los saludos iniciales, siempre debe comenzar su amable correo electrónico de recordatorio con un mensaje amistoso. No se salga del tema; lo mejor es ser específico y hacer referencia a algo relacionado con el destinatario. Por ejemplo: "Espero que todo vaya bien con el trabajo" o "Felicitaciones por el reciente éxito de su...".

Si el destinatario ha hecho algo bueno por ti o te ha prometido un favor, puedes comenzar tu correo electrónico de recordatorio agradeciéndole. Un ejemplo de esto sería – “Muchas gracias por su contribución…” o “Gracias por su propuesta sobre…”. Si no sabe a quién le está enviando su correo electrónico de recordatorio, entonces vaya a lo seguro y salude con "Espero que esté teniendo un buen día/semana" también está bien.

4. Evite el uso de lenguaje de culpa

Tenga cuidado con la forma en que escribe y trate de no usar palabras acusatorias o cualquier cosa que implique que la otra persona tiene la culpa. Lo mejor es evitar el uso de afirmaciones literales como "Está retrasado en su pago..." o "No cumplió con su fecha límite...", en su lugar, opte por afirmaciones como "Nos gustaría recordarle amablemente...". Si lo hace, le permite transmitir su mensaje y no culpar por completo al destinatario.

5. Hazlo específico

Después de proporcionar una línea de asunto adecuada y terminar sus saludos, es mejor no andarse con rodeos. No importa la naturaleza del contenido, nadie tiene el tiempo o la paciencia para leer correos electrónicos extensos y elaborados. Por lo tanto, debe ir al grano sin ser franco.

El objetivo final de un correo electrónico de recordatorio es provocar una acción de seguimiento. Por lo tanto, debe dejar en claro que requieren una acción de seguimiento.

Puede hacer esto y mantener un tono amistoso usando declaraciones como: "Le agradecería que pudiera..." o "Por favor, hágame saber cuándo puedo esperar...".

6. Fomentar la comunicación de seguimiento

Su correo electrónico de recordatorio debe alentar la comunicación de seguimiento. Después de transmitir el mensaje necesario, debe incluir una línea o dos que abran una línea de comunicación.

Un ejemplo sería utilizar afirmaciones como "No dude en contactarnos si tiene alguna pregunta..." o "Espero saber de usted...". Declaraciones como estas sientan las bases para establecer relaciones cordiales y abren canales para la comunicación de seguimiento.

7. Cierre

El último consejo es nunca olvidarse de finalizar su correo electrónico de recordatorio cerrándose correctamente. Algunas palabras de despedida apropiadas son: Saludos cordiales, Saludos cordiales, Atentamente, etc.

Después de esto, lo termina con su nombre completo o, si el destinatario es un amigo personal, puede terminarlo solo con su nombre. También debe tener en cuenta que antes de terminar, se debe agregar una buena oración de cierre como "Gracias por priorizar este correo electrónico ..." o "Espero saber de usted ..." antes de cerrar la sesión.

Ahora que sabe cómo redactar un correo electrónico de recordatorio amable, ¡pero aún nos gustaría mostrarle algunos ejemplos para ayudarlo a comprender cómo funciona! ¡Echar un vistazo!

Ejemplos de correo electrónico de recordatorio

Aquí hay tres ejemplos de correos electrónicos de recordatorio que hemos seleccionado para usted:

1. Correo electrónico de recordatorio de pago suave

Línea de asunto: Remitente: factura (76543) Pago atrasado

Sra. Lena,

Espero que estés teniendo una hermosa semana.

Este es un amable recordatorio de que aún no hemos recibido el pago de $200 con respecto a nuestra factura (76543) que vence el 15 de noviembre de 2022.

Esta factura ahora está vencida y se está volviendo bastante problemática para nosotros. Si pudiera informarnos cuándo se puede realizar el pago de su parte, se lo agradeceremos mucho, ya que se trata de un asunto bastante urgente.

Atentamente,

ashley millas

2. Correo electrónico de recordatorio de eventos

Querida Susan,

Este es un correo electrónico de recordatorio para nuestro próximo evento de lanzamiento de productos de la empresa el 3 de diciembre de 2022 a las 10 a. m. Espero verlos allí. No dude en comunicarse y hacer cualquier consulta sobre el evento.

Un cordial saludo,

ana tucker

3. Recordatorio de entrevista

Hola,

Este es un amable recordatorio de su entrevista programada con la empresa el 5 de diciembre de 2022 en el edificio Avery (3er piso, sala 3B).

Esperamos discutir y probar su experiencia y evaluar si será una buena opción para nuestra empresa.

Por favor, háganos saber si usted tiene alguna pregunta. Gracias de antemano por su tiempo. ¡Esperamos hablar con usted pronto!

Atentamente,

Jaden Locke

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Envolver

Un excelente correo electrónico de recordatorio es tanto eficiente como impactante. Cumple con el propósito previsto y lo hace de una manera amable.

Los correos electrónicos de recordatorio ayudan a recordar información útil y fomentan la conciencia sobre los plazos y eventos que se acercan a los destinatarios, mientras se mantienen relaciones amistosas.

Ahora que conoce los entresijos de la elaboración de un correo electrónico de recordatorio amable, todo lo que queda es comenzar a redactar. ¡Con elink, a tu lado, tu trabajo también será mucho más fácil! ¡Feliz envío de correos electrónicos, amigos!

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