Cómo grabar llamadas de ventas: lo que los líderes de equipo deben saber

Cada llamada de ventas es una oportunidad: una posibilidad de aprender o aumentar los ingresos.

Las llamadas de ventas están llenas de comentarios, momentos clave de entusiasmo y conocimientos para su equipo de ventas. Estas ideas entran en la mente del vendedor y rápidamente se olvidan o desaparecen en notas adhesivas.

Si sus herramientas de ventas no le ayudan también a registrar las llamadas de ventas, corre el riesgo de perder estos conocimientos prácticos y no alcanzar la cuota de este trimestre.

Como líder de ventas, debe guardar grabaciones de llamadas para actualizar y mejorar sus movimientos de comercialización.

Continúe leyendo para descubrir métodos sencillos para registrar interacciones de ventas, mejores prácticas y funciones útiles del centro de llamadas para aumentar los ingresos.

5 formas de grabar llamadas de ventas

Los sistemas telefónicos en la nube ofrecen funciones de grabación de llamadas que le permiten elegir formas adecuadas para diferentes casos de uso. Profundice para comprender más sobre cuándo usarlos.

1. Grabación automática de llamadas

La función de grabación automática de llamadas permite a los miembros del equipo de ventas grabar todas las llamadas sin intervención manual. Pueden ser llamadas en frío, seguimientos, demostraciones o conversaciones comerciales críticas.

Cuando registra cada llamada automáticamente, los representantes de ventas pueden:

• Reproduzca y escuche detalles importantes compartidos en la llamada.
• Capture el contexto de las conversaciones en las que el acento del cliente potencial no está claro.
• Evite pedir a los clientes potenciales que repitan la misma información en llamadas posteriores.

Posteriormente, estas grabaciones resultan útiles para la capacitación, la incorporación de nuevos ejecutivos de cuentas y el control de calidad. Ayudan en el cumplimiento legal de empresas de servicios financieros, atención médica y telecomunicaciones.

¿Qué hace que estas grabaciones sean automáticas? Puede activar la opción dentro de su sistema telefónico en la nube . Sin pitidos, cables ni cintas de casete. Simplemente inicie sesión y podrá escuchar las llamadas en cualquier momento.

2. Grabación de llamadas bajo demanda

Los vendedores pueden iniciar y detener la grabación de partes específicas de la conversación.

Puede respetar la privacidad de sus clientes y cumplir con los requisitos legales vinculados a las discusiones clave. Cuando esté encendido, ambas partes escucharán un mensaje como "Grabación en curso".

Los sistemas telefónicos le permiten personalizar estos mensajes según su elección. Una opción sencilla es mencionar en sus flujos de llamadas que las llamadas pueden grabarse con fines de calidad y capacitación.

Los vendedores están mejor equipados para grabar conversaciones de valor que todo. Cuando regresas para las repeticiones, hay menos desorden. Puede saltar al núcleo de inmediato en lugar de pasar por las conversaciones para encontrar lo que necesita.

3. Grabación iniciada por el supervisor

Los líderes de ventas utilizan la grabación iniciada por el supervisor para monitorear las llamadas de ventas de forma remota y brindar comentarios.

A menudo, estas grabaciones no anuncian si se está grabando una llamada, evitando cualquier especulación de los clientes. Por este motivo, los profesionales a veces lo llaman grabación silenciosa selectiva.

A continuación se muestran algunas situaciones en las que las grabaciones iniciadas por el supervisor ayudan:

• Monitorear el desempeño de un equipo y ayudarlos a mejorar.
• Reconocer y valorar a los vendedores que siguen las mejores prácticas en las llamadas.
• Revisar discusiones difíciles para abordarlas mediante apoyo multifuncional.

4. Grabación de conferencias telefónicas

Graba las voces de varias personas en una llamada de conferencia.

Las grandes organizaciones utilizan la grabación de conferencias telefónicas para mantener registros de las prioridades y actualizaciones de diferentes verticales. Es como una reunión a gran escala, donde los jefes de departamento informan.

Las empresas lo utilizan por varias otras razones, incluidas las siguientes:

• Capturar detalles a través de discusiones grupales o sesiones de lluvia de ideas.
• Llevar un registro de las reuniones interdepartamentales.
• Proporcionar acceso a la grabación a todos los participantes después de la llamada para que estén en la misma página.

5. Grabación de videoconferencias

Los vendedores utilizan la grabación de videoconferencias en industrias donde las presentaciones visuales o demostraciones son clave para el éxito de las ventas. Las empresas de software como servicio confían en él para revisar los sentimientos de los clientes potenciales después de la llamada.

Las empresas ven sus beneficios en varias áreas:

• Optimizar su movimiento de ventas para casos de uso particulares.
• Revisar los problemas reales de sus clientes potenciales e involucrarlos con materiales de marketing relevantes.
• Recopilar comentarios de los clientes potenciales sobre lo que esperan de su producto o servicio.

Mejores prácticas para grabar llamadas de ventas

Ahora que sabe cómo elegir un método de grabación de llamadas, necesita algunas prácticas recomendadas para configurarlo para que tenga éxito. A continuación se presentan algunas prácticas que puede seguir mientras graba llamadas de ventas.

Manténgase en cumplimiento

Revise las leyes locales, estatales y federales relacionadas con conversaciones grabadas. Muchas leyes exigen que se obtenga el consentimiento de ambas partes antes de que comience la grabación.

Estas leyes varían de un estado a otro. Algunos requieren el consentimiento de una de las partes, mientras que otros lo necesitan de todas las partes. Consulta lo que aplica a tu negocio.

️ Automatizar notificaciones de grabación

Sus vendedores pueden preguntar verbalmente a los clientes potenciales y clientes si pueden grabar la llamada. Sin embargo, no es parte de la conversación central. Los compradores potenciales le confían su tiempo. Y debería poder compartir rápidamente cómo puede ayudar sin desviarse.

Los sistemas VoIP pueden notificar automáticamente a los clientes al comienzo de la llamada para que pueda llevarlos al tema principal de la conversación de inmediato.

️ Indique el propósito

Es importante declarar y respetar el propósito de la grabación. Dígales a las partes por qué está grabando la conversación y cumpla la promesa.

Ya sea para capacitación, documentación legal o control de calidad, agréguelo a su notificación de grabación o indíquelo verbalmente si no puede agregarlo.

Mantenga las grabaciones seguras

Proteja los datos de los clientes como propios. Proteja la grabación y transcripción de llamadas contra amenazas de seguridad que afecten la confidencialidad. Puede adoptar controles de acceso basados ​​en roles para asegurarse de que solo las personas o sistemas autorizados puedan acceder a las conversaciones de ventas.

El software de gestión de identidad y acceso le permitirá configurar estas medidas de seguridad, manteniendo las grabaciones a salvo de amenazas internas o externas.

Revisar llamadas grabadas

Las grabaciones de llamadas brindan inteligencia de conversaciones a su equipo que puede llevar sus métricas de desempeño de ventas al siguiente nivel. Puede ver por qué una cuenta en particular se convirtió en un trato o se canceló. Estos comentarios le permiten entrenar a las personas y ofrecerles consejos de ventas para que mejoren.

La revisión periódica de estas grabaciones mantiene un flujo constante de oportunidades para sus equipos de ventas, marketing y productos y otras funciones comerciales. El marketing obtiene una idea de los activos que pueden crear y los equipos de producto obtienen comentarios reales de los clientes para idear sus futuros sprints.

Respetar las preferencias de los clientes.

Si un cliente no quiere ser grabado, no lo grabes. Pero tenga un proceso para manejar las objeciones, de modo que sus flujos de trabajo normales no creen un obstáculo que impida que los clientes tengan la mejor experiencia posible.

El coaching de ventas ayuda a su equipo a afrontar estas situaciones, amplificando su desempeño general.

Alternativas a la grabación de llamadas

Existen varias alternativas a la grabación de llamadas telefónicas. Según su caso de uso, puede decidir qué se adaptaría a la situación dada.

1) Monitoreo de llamadas en vivo

Los supervisores pueden escuchar llamadas entrantes o salientes con monitoreo de llamadas. Los vendedores y los clientes pueden ser conscientes de ello o no. Los líderes de ventas utilizan esta función para garantizar la calidad en tiempo real. Motiva a los representantes de ventas a seguir las mejores prácticas de ventas.

Si las llamadas van de lado, puede proporcionar orientación en tiempo real para mantener la calidad de las llamadas según los estándares de la empresa.

A continuación se presentan algunos beneficios notables del monitoreo de llamadas en vivo:

• Mejora las comunicaciones con los clientes: los gerentes escuchan las llamadas y brindan comentarios inmediatos, animando a sus equipos a igualar los estándares de calidad establecidos y motivando a los agentes a rendir al máximo.
• Reduce los costos de capacitación periódica: a medida que los empleados aprenden en el trabajo, se reducen los costos de capacitación.
• Revela problemas en tiempo real: el monitoreo de llamadas descubre problemas que impiden que los vendedores interactúen de manera efectiva con sus clientes potenciales. Un gerente de ventas puede brindar orientación o intervenciones oportunas si es necesario mediante Barge-in.

2) irrupción

La funcionalidad de entrada permite a los gerentes de ventas unirse a una llamada. Pueden hablar con todas las partes involucradas en la discusión para ayudar en una venta complicada. Cuando una llamada no va según lo planeado, puedes corregirla con una intervención.

A continuación se detallan algunos de sus beneficios notables:

• Proporciona retroalimentación directa: obtenga retroalimentación sobre la calidad del servicio y la satisfacción general con la asistencia del vendedor.
• Aumenta la confianza con la colaboración: los vendedores tienen la seguridad de que tendrán ayuda cuando la necesiten. La irrupción le permite colaborar con ellos como líder, demostrando que se preocupa por los números pero que está dispuesto a colaborar y afrontar situaciones difíciles con ellos.
• Acelera el proceso de ventas: si los vendedores necesitan apoyo de ingenieros sobre una personalización en particular, pueden agregarlos a la misma llamada para ofrecer sugerencias. Esto reduce los ida y vuelta y acelera el proceso.

3) Encuestas post-llamada

En una encuesta posterior a la llamada, los clientes reciben una llamada de una empresa inmediatamente después de hablar con su representante de ventas.

Contestan y escuchan: “Gracias por hablar con XYZ. ¿Qué tan satisfecho está con la convocatoria en una escala del uno al cinco? Cinco están muy satisfechos”. Presionan un número en su teléfono y dan su opinión.

Algunas empresas realizan estas encuestas de guardia, mientras que otras envían un mensaje de texto con un enlace para enviar comentarios.

Una encuesta post-llamada ofrece muchos beneficios para las empresas que la implementan, entre ellos:

• Aumenta la confianza de los clientes: les muestra que sus opiniones son valoradas y consideradas.
• Ayudas en la formación de los empleados: la retroalimentación ayuda a mejorar los programas de formación.
• Se configura rápida y fácilmente: una encuesta posterior a la llamada suele ser fácil de implementar y ejecutar.

4) Devoluciones de llamadas del gerente de ventas

Son seguimientos que realiza un gerente de ventas al cliente después de una interacción de ventas. Puede realizarlos para comprender la experiencia del cliente y resolver problemas o inquietudes no abordados.

Las devoluciones de llamadas de los gerentes de ventas conllevan varios beneficios, que incluyen:

• Aumenta la satisfacción del cliente: los compradores ven que usted valora sus puntos débiles y sus comentarios cuando establece una capa adicional de control y supervisión de la calidad.
• Demuestra responsabilidad: demuestra que su empresa asume la responsabilidad de resolver problemas si un vendedor no puede manejarlos de manera efectiva.
• Aumenta las oportunidades de ventas: los gerentes pueden identificar y aprovechar oportunidades de ventas adicionales durante estas llamadas.

Los centros de contacto simplifican la grabación de llamadas para los equipos de ventas

Los centros de contacto basados ​​en la nube brindan la escalabilidad y flexibilidad de la nube a las organizaciones de ventas, permitiéndole realizar, registrar y analizar llamadas telefónicas a escala. A continuación se ofrece una descripción general rápida para ponerse al día con los centros de contacto en la nube.

Aumenta la eficiencia

Los sistemas telefónicos VoIP le permiten grabar llamadas y guardarlas para acceder fácilmente cuando sea necesario. Puede evitar la molestia de buscar notas o encontrar fragmentos de conversación que envió a su gerente.

Te brinda el contexto que deseas en el momento que elijas. Pero, por supuesto, sólo si tienes permiso para acceder a las grabaciones.

Así es como aumenta la eficiencia:

• Se adapta rápidamente: los equipos en expansión se enfrentan a volúmenes de llamadas fluctuantes. Los sistemas VoIP pueden ampliarse y reducirse fácilmente según sus necesidades sin necesidad de realizar grandes esfuerzos para construir una infraestructura física.
• Mejora la capacitación: le ayuda a capacitar a los representantes de ventas con ejemplos reales, permitiéndoles avanzar rápidamente y ponerse al día en sus funciones.
• Hace que la toma de decisiones se base en datos: hay menos posibilidades de que se produzcan reiteraciones en su proceso de ventas cuando lo configura con lo que mejor funciona para los clientes.
• Se conecta fácilmente con los sistemas comerciales existentes: los sistemas telefónicos VoIP como Nextiva ofrecen integraciones para conectarse con sus CRM existentes y otros sistemas.

Ofrece mejores experiencias al cliente

Los sistemas VoIP te permiten combinar la grabación de llamadas con otras alternativas y complementos como el seguimiento de llamadas en vivo o encuestas post-llamada. Esto mejora la experiencia de los clientes , ya que puede brindar asistencia en tiempo real e implementar los comentarios de los clientes a medida que llegan.

Estos factores juegan un papel fundamental en la mejora de la experiencia del cliente:

• Optimice las tácticas de ventas: puede adaptar las estrategias de ventas en función de los comentarios de los clientes para satisfacer mejor sus necesidades.
• Resuelva problemas más rápido: la grabación de llamadas VoIP le brinda contexto sobre el problema, lo que permite a los equipos de soporte colaborar y resolverlo.
• Mantenga constante la calidad de la comunicación: las grabaciones de llamadas ayudan a los gerentes a capacitar a todo su equipo. Permite que todos manejen las situaciones de la misma manera.

Reduce gastos y aumenta la seguridad.

Con un sistema telefónico VoIP que graba llamadas, no invierte significativamente para configurar una infraestructura física. Reduce el gasto inicial que supone adoptar sistemas tradicionales.

Además, la seguridad de VoIP aplica estrictamente el cifrado de llamadas y otras medidas para garantizar que las comunicaciones comerciales sean seguras contra amenazas.

Aquí hay algunos otros beneficios que constituyen un argumento sólido para los sistemas telefónicos VoIP:

• Se actualiza automáticamente: los proveedores de soluciones VoIP se encargan de las actualizaciones y parchean el sistema para protegerlo contra vulnerabilidades.
• Reduce los gastos de mantenimiento: Los costos de mantenimiento disminuyen ya que no agrega nuevas líneas a medida que escala.
• Mantiene la confiabilidad y la seguridad de los datos: los sistemas telefónicos VoIP como Nextiva ofrecen un tiempo de actividad del 99,999 %, manteniendo sus teléfonos operativos las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. Estos proveedores de soluciones realizan rigurosas pruebas de penetración para localizar vulnerabilidades y adoptar estrategias de mitigación del fraude.

Ofrece alcance global

Los servicios VoIP basados ​​en la nube brindan a las empresas un alcance global. Puedes realizar llamadas a través de Internet a cualquier persona, en cualquier lugar, sin costes elevados. Asimismo, los clientes en el extranjero pueden llamarte a sus tarifas locales, haciendo que tu negocio sea más accesible a nivel global.

Aquí hay algunas razones para considerar VoIP si opera internacionalmente:

• Reduce los gastos de llamadas: con VoIP, las llamadas internacionales se realizan a través de Internet y puedes guardar las grabaciones fácilmente. No requiere que usted pague cargos de marcación internacional.
• Abre un mercado global: Llamar o grabar no debería limitarte al mercado local. Aproveche las funciones de VoIP para realizar llamadas internacionales y atraer clientes en todo el mundo.

Grabación simplificada con Nextiva

Las herramientas de grabación de llamadas de ventas le brindan los conocimientos que necesita para cerrar más acuerdos. Mientras llama a clientes potenciales en su teléfono o realiza una demostración en video, utilice grabaciones de llamadas para perfeccionar los flujos de trabajo de ventas con información valiosa.

El centro de llamadas en la nube de Nextiva registra dichas llamadas de ventas. Facilita el análisis y agiliza la gestión del rendimiento de las ventas. Tomar una ruta a través de la nube es más barato, más seguro y, lo más importante, más adaptable a las necesidades de tu equipo.

Viene con confiabilidad y seguridad de nivel empresarial junto con una amplia flexibilidad para manejar llamadas de NextivaONE .