Cómo Reboot Online utiliza Clockify para aumentar su productividad

¿Qué es lo que define a una empresa exitosa? ¿Es la dedicación al oficio lo que en última instancia genera ganancias? ¿O son años de lealtad y satisfacción del cliente?

La respuesta siempre depende de a quién le preguntas. Aún así, el denominador común siempre será la calidad del trabajo: un esfuerzo incansable por lograr sus objetivos con el máximo nivel de calidad siempre atraerá a los clientes que pagan.

Hemos tenido el placer de charlar con Oliver Sissons, uno de los representantes detrás de Reboot Online, una empresa de SEO cuya prominencia se basó en trabajar duro y ofrecer resultados. Los empleados de Reboot también son usuarios orgullosos de Clockify, por lo que decidimos combinar lo mejor de ambos mundos y compartir una historia única sobre el éxito y la gestión del tiempo.

Hemos tocado muchos temas y los que probablemente más te interesen son los siguientes:

• ¿Qué es Reboot Online y cuál es el secreto detrás de su éxito?
• ¿Cómo se domina el arte de la gestión y la programación del tiempo?
• ¿Cómo ayuda Clockify a Reboot Online a gestionar sus agitadas agendas?

Profundicemos y escuchemos más sobre esto de la mano de Oliver, el experto en el campo de SEO.

Reboot Online: La idea y la misión detrás de la empresa

Para comprender toda la historia detrás del éxito de la empresa de SEO Reboot Online, tendremos que rebobinar y volver a las raíces.

Por eso llamamos a Oliver Sissons, su jefe y director de SEO, para que nos ayudara a completar los espacios en blanco.

Los inicios de Reboot Online: prácticas y métodos

Reboot Online es una agencia de SEO digital que se especializa en combinar técnicas de relaciones públicas tradicionales con prácticas de SEO modernas para impulsar a las empresas en términos de:

• Conocimiento de la marca,
• Visibilidad,
• Clasificaciones de Google y
• Presencia en redes sociales.

Han estado presentes durante más de una década. Primero, Reboot Online comenzó con mucho trabajo técnico de SEO. Luego, en el camino, implementaron relaciones públicas digitales, contenido y redes sociales en su repertorio.

Sin embargo, a pesar de su trayectoria integral, las personas detrás de Reboot Online construyeron su conocimiento profundo sobre una sólida base técnica de SEO, lo que a menudo se denomina "trabajo de detective":

“Hicimos mucha recuperación de penalizaciones en Google; ayudaríamos a los clientes que recibieron una penalización y abandonaron la clasificación a recuperarse. Durante nuestras auditorías, a menudo veíamos que las fallas se debían a la creación de vínculos incorrectos a los vínculos de retroceso que conducían a los sitios web de los clientes".

Por lo tanto, se presentó la oportunidad: ofrecer servicios de construcción de enlaces en el paquete y ayudar a las empresas antes de que surja el problema. Entonces, el negocio comenzó a crecer y, antes de que te dieras cuenta, su paquete combinaba múltiples servicios:

“Una gran parte de la evolución fue aparecer en la prensa, los periódicos y las organizaciones comerciales convencionales. Por lo tanto, comenzamos a hacer relaciones públicas digitales y, más recientemente, comenzamos a hacer relaciones públicas en medios pagos y tradicionales, además de ampliar el servicio que ofrecemos a los clientes que lo necesitan”.

La evolución de Reboot Online: navegando por el camino hacia la excelencia en SEO

El éxito no se consigue simplemente haciendo el trabajo. Para tener éxito, deberá hacer su trabajo correctamente. Esta premisa puede parecer simple, pero no todas las agencias de SEO se esfuerzan por alcanzar la perfección en su trabajo.

Por otro lado, Reboot Online se enorgullece de evolucionar continuamente y encontrar formas de mejorar su trabajo. Han logrado diversificar sus operaciones comerciales implementando diferentes estrategias y contratando expertos de muchos campos diferentes, desde expertos en marketing hasta profesionales del derecho para atender a sus clientes.

En lo que respecta al trabajo en sí, Oliver señala además que para tener éxito en SEO, hay que aprender a delegar y adoptar una mentalidad basada en datos:

“Creo que la clave del éxito en este campo es tener a alguien al mando que esté lo suficientemente organizado para delegar adecuadamente y estar al tanto de los plazos: realizar un seguimiento de hacia dónde va el tiempo, cómo interactúan las personas con los clientes y si están en contacto. base suficiente y discutir las cosas con los clientes como deben ser”.

Dado que el SEO generalmente se reduce a hacer números y sumergirse en análisis complejos, es natural que Oliver crea que los números también pueden contar una historia más amplia de éxito:

“Tenemos un equipo de datos interno al que le gusta encontrar conjuntos de datos únicos para nuestros clientes, pero también internamente. Ayudan a explorar cuán productivos somos y recomiendan formas de mejorar nuestras operaciones diarias”.

¿Cómo se domina el arte de la gestión y la programación del tiempo?

Como ya estábamos hablando del tema de la productividad y los plazos, naturalmente nos preguntamos si existe algún secreto para dominar la gestión del tiempo en el campo del SEO. Después de todo, Reboot siempre parece encontrar una manera de combinar lo creativo y lo objetivo manteniendo todo a la altura.

Oliver cree que la respuesta probablemente esté en una asignación eficaz del tiempo y una adecuada dedicación a sus clientes:

“A medida que comenzamos a crecer, descubrimos que no se podía prestar tanta atención a cómo todos (en la empresa) pasaban su tiempo. Comenzamos a explorar formas en las que podríamos mejorar eso. Tuvimos algunas personas orientadas a los datos que aportaron muchas ideas sobre cómo podemos mejorar las cosas y continuar haciéndolas más eficientes”.

Aparte de los problemas internos, Oliver también señaló que también se necesitaban habilidades adecuadas de gestión del tiempo al trabajar con los clientes:

“Debe tener en cuenta cuánto tiempo puede ofrecer a cada cliente y debe asegurarse de cumplir su promesa, pero también debe tener cuidado de no ir demasiado lejos y gastar demasiado. tiempo en cualquier cliente determinado”.

En pocas palabras: el viaje finalmente llevó a probar un software de seguimiento del tiempo para aumentar la productividad.

Descubrimiento de Clockify: llevando la productividad al siguiente nivel

Como se mencionó anteriormente, Oliver y sus colegas lucharon por realizar un seguimiento de todo y de todos, especialmente cuando trabajaban en cuentas grandes. La necesidad de gestionar su tiempo y tareas era evidente y recurrieron al seguimiento manual del tiempo:

“Al principio nos las arreglamos bien, porque no éramos muchos. Podrías chatear con todos y mantenerte conectado. Una vez que crecimos, experimentamos con hojas de horas manuales y archivos de Excel, pero no funcionó. Fue entonces cuando decidimos cambiar a Clockify”.

Entonces, su viaje comenzó y rápidamente comenzaron a notar cambios en sus rutinas diarias.

Funciones de Clockify que más disfruta el equipo de Reboot

El punto de venta fue la intuición de Clockify, como dice Oliver. No hubo necesidad de educar a nadie sobre la funcionalidad y las características de Clockify: todo era simple, se mostraba correctamente y estaba listo para usarse:

“Tienes un equipo de tamaño decente y no todos estarán dispuestos a aprender a hacer algunas cosas de software más avanzadas. Por lo tanto, era importante tener una herramienta a la que la gente pudiera acceder y ponerse en marcha, y ese fue el caso de Clockify”.

Veamos qué funciones de Clockify utilizan más Oliver y su equipo.

Característica n.º 1: informes resumidos

Oliver señaló que los números que Clockify proporcionó a través de los informes resumidos resultaron beneficiosos para el trabajo con sus clientes. Tener la capacidad de exportar datos y mostrar los resultados a su equipo y a sus clientes fue crucial para asegurar excelentes acuerdos con los clientes:

“Yo diría que también nos ha ayudado a hacer crecer las cuentas de clientes. Podemos demostrar la cantidad de tiempo que dedicamos a brindar nuestros servicios”.

Además, Oliver señaló que los informes resumidos de Clockify son de gran ayuda para mostrar la necesidad de mano de obra adicional cuando se trabaja en proyectos:

“Puede mostrar, por ejemplo, por qué necesitamos más horas para, obviamente, invertir más energía y más recursos en la campaña del cliente. Por lo tanto, en términos de desarrollo empresarial, ha sido útil, lo cual fue inesperado ya que pensamos que Clockify solo sería útil para uso interno”.

Característica #2: Temporizador Pomodoro

Oliver también señaló que el uso del cronómetro Pomodoro, una técnica de gestión del tiempo basada en tramos de trabajo concentrado, que luego se dividen en descansos de cinco minutos, resultó ser un gran antídoto contra el agotamiento.

De hecho, rápidamente se dio cuenta de que hacer pequeños descansos durante el día, especialmente en los momentos decisivos, le ayudaba a realizar el trabajo sin estrés adicional.

"Mucha gente ha hablado de lo útil que ha sido poder establecer incrementos de tiempo más pequeños para completar algunas tareas, pero luego dar un paso atrás y tomar también un pequeño descanso a lo largo del día".

Característica #3: Integraciones

Además, afirma que las integraciones de Clockify con Chrome y Trello fueron una gran ventaja, ya que utilizaban ambos software en ese momento.

"El hecho de que pudiéramos integrarnos directamente con las herramientas de gestión de proyectos también fue muy útil y conveniente, ya que significó que no estábamos duplicando la extracción de datos entre una herramienta y otra".

Cómo Clockify ayudó a Reboot Online a combatir el agotamiento

Mientras hablaba de gestión del tiempo, Oliver abordó el tema del agotamiento profesional y lo común que es en este campo.

"El agotamiento es algo real: si pasas demasiado tiempo trabajando en cuentas de clientes, puede generar estrés y exceso de trabajo; estás cansado, no eres tan creativo, lo cual es un gran problema si eres un agencia creativa”.

Sin embargo, el uso de un rastreador de tiempo ayudó a los empleados de Reboot Online a establecer un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida personal y, finalmente, a notar que sus niveles de estrés disminuían:

“Entonces, descubrí que al equilibrar la cantidad de tiempo que dedicamos a un cliente determinado, podemos proporcionar algunas pautas a nuestro equipo sobre cuánto tiempo deben dedicar a un cliente determinado. Ya no tienen ese problema tanto. Por eso, la calidad de vida de los empleados de Reboot ha aumentado de forma espectacular”.

¿A quién recomendaría Reboot Online Clockify y por qué?

Mientras concluíamos la entrevista, Oliver compartió algunas ideas sobre Clockify en general; considera que Clockify es especialmente útil para las agencias de SEO:

“Sin duda recomendaría Clockify, ante todo, a las agencias de SEO. Cualquier equipo de agencia que busque proporcionar informes más detallados a sus clientes y asegurarse de que estén trabajando de manera rentable y mejorar la productividad se beneficiará del uso de Clockify”.

Sin embargo, aunque el SEO es su campo, señaló que el valor de Clockify se extiende mucho más allá del trabajo de cualquier agencia de SEO:

“Sin embargo, cualquiera que tenga dificultades para administrar cargas de trabajo o que esté buscando aumentar su producción y eficiencia debería considerar Clockify. Ahora somos un equipo de más de 75 personas y hemos visto que Clockify tiene un impacto positivo en las personas de todos los departamentos, desde nuestros equipos de desarrollo web y datos hasta nuestros equipos de diseño gráfico y recursos humanos”.

Resumen final: Clockify ayudó a reunir a personas de diferentes equipos

Finalmente, Oliver tuvo palabras adicionales de elogio para Clockify, ya que la herramienta ha ayudado a programar y conectar a personas de diferentes equipos.

Es decir, las cuentas de algunos clientes requieren que diferentes expertos y equipos trabajen juntos al unísono, lo cual es esencial para realizar el trabajo.

“Todos estos diferentes equipos que dedicaban tiempo a una cuenta, no siempre se coordinaban ni sabían cuánto tiempo se había dedicado a determinadas tareas. Básicamente, no podían dar cuenta del trabajo que habían realizado en su facturación, lo cual fue un gran problema”.

Además, a menudo faltaba la coordinación del equipo debido a la mala comunicación y al no saber cuánto tiempo se dedicaba a una determinada tarea, hasta que empezaron a utilizar Clockify:

“Entonces, con una herramienta como Clockify, puedes ver entre los equipos en qué dedican su tiempo otras personas y podríamos informar cuánto ha gastado el equipo de datos, por ejemplo, en un cliente en un mes determinado. Luego, podríamos canalizar eso al equipo de contenido, ya sabes, ajustar o reducir la cantidad de tiempo dedicado a ese lado si es necesario”.

Conclusión: el seguimiento del tiempo tiene beneficios más allá de capturar el tiempo

Oliver abordó muchos temas en su entrevista con nosotros, pero el único punto que captura toda la experiencia es el siguiente: el seguimiento del tiempo contribuye en gran medida a garantizar el éxito.

El simple hecho de realizar un seguimiento del tiempo no significa mucho si se lo ve desde el punto de vista de los datos o como un simple cronómetro. Si tomamos Reboot Online como ejemplo, el valor del seguimiento del tiempo para ellos radica en cómo se utilizan y analizan los datos recopilados; sólo entonces se puede sentir el verdadero valor del seguimiento del tiempo.

️ ¿Quieres compartir tu historia de seguimiento del tiempo con nosotros? Cuéntenos cómo Clockify afecta su día a día en [email protected] y es posible que lo incluyamos en futuras publicaciones del blog. Además, comparta este artículo con alguien a quien pueda resultarle útil.