5 razones para elegir una aplicación de seguimiento de tiempo para su empresa de construcción

La mano de obra es uno de los costes más caros de todo proyecto de construcción. Sin embargo, con demasiada frecuencia, fallamos en rastrear con precisión el tiempo y la mano de obra. Muchas empresas todavía usan hojas de tiempo en papel porque parece ser la ruta más conveniente o simple para hacer un seguimiento del tiempo. La verdad es que el seguimiento del tiempo con hojas de horas en papel cuesta mucho dinero a las empresas. El uso de un software de seguimiento del tiempo puede ser muy beneficioso para todas las empresas. Estas son algunas de las principales razones por las que creemos que su organización de construcción debería adoptar un software de seguimiento de tiempo.

Nómina precisa

Entregar la nómina con precisión es una de las mayores ventajas de usar una aplicación de seguimiento del tiempo de construcción. Simplemente no puede darse el lujo de pagar de menos o de más a los empleados. Por lo tanto, obtener la nómina correcta es realmente crucial para cualquier negocio. Cuando las empresas usan hojas de tiempo en papel o software de hoja de cálculo, realmente aumentan las posibilidades de que la nómina no sea correcta. Esto se debe a que las hojas de tiempo y las hojas de cálculo en papel requieren mucho trabajo de entrada manual. La entrada manual es muy propensa a errores, puede generar errores de nómina y posiblemente demandas.

El uso de una aplicación de seguimiento de tiempo minimizará drásticamente los riesgos involucrados en hacer la nómina correcta. Sus empleados pueden marcar la entrada o la salida con un teléfono inteligente o un dispositivo en la oficina administrativa en lugar de escribir sus horas en papel o ingresar entradas de tiempo a través de hojas de cálculo.

Un buen software de seguimiento de tiempo también se integrará con varios software de nómina y contabilidad como QuickBooks, ADP y muchos otros. Esto hará que la transición de las entradas de tiempo al software de nómina sea fluida y sin errores.

Facturación precisa

A pesar de que no desea pagar de más o de menos a los empleados, definitivamente tampoco desea cobrar de más o de menos por el trabajo realizado. Facturar a sus clientes o clientes es lo correcto y ético. La cantidad de tiempo dedicado a un trabajo se puede rastrear con mayor precisión si todos hacen todo lo posible para informar correctamente sus horas de trabajo. Un sistema de seguimiento de tiempo hace que sea mucho más fácil facturar con precisión a los clientes por el trabajo realizado.

Cuando un sistema de seguimiento de tiempo se combina con la capacidad de capturar fotos del trabajo que se está realizando en el sitio, agrega más profesionalismo y responsabilidad a los equipos de construcción.

Seguimiento de horas extras

Muchos estados de EE. UU. tienen leyes de horas extras para las horas trabajadas en un día o una semana. Es importante compensar adecuadamente a los empleados por las horas extraordinarias trabajadas. Muchos proyectos de construcción requieren varias horas de tiempo extra para completar un proyecto a tiempo. Calcular correctamente las horas extras puede ser una pesadilla dependiendo del estado en el que vivas.

Afortunadamente, el software de seguimiento del tiempo puede ayudarlo a realizar un seguimiento preciso de las horas extra. Un software de seguimiento del tiempo que vale la pena también notificará a los empleados cuando superen las horas diarias asignadas.

Las demandas de la FLSA van en aumento y, una vez más, no puede permitirse el lujo de equivocarse en la nómina. Un software de seguimiento del tiempo de construcción ayudará a eliminar los errores asociados con las hojas de horas inexactas

Ahorre tiempo y dinero

Como dice el refrán, "el tiempo es dinero" y el software de seguimiento del tiempo puede ahorrarle una tonelada de tiempo y dinero. El costo de no usar el software de seguimiento de tiempo es enorme. Por ejemplo, con las hojas de tiempo en papel, tiene que lidiar con la mala letra. No todo el mundo escribe de forma legible y, por lo tanto, se puede perder el tiempo haciendo un seguimiento o poniéndose al día con las personas para confirmar sus hojas de tiempo correctamente. ¿Por qué pasar horas esperando a que un empleado confirme su letra cuando la tecnología puede hacer esto mucho más fácil?

También existe la carga adicional de que las hojas de tiempo no se entreguen a tiempo. A muchas personas no les gusta llevar la cuenta del tiempo y otras ni siquiera entregan sus tarjetas de tiempo a tiempo a menos que se lo pidan. El tiempo de nómina puede verse exacerbado cuando los empleados tienen que ser empujados constantemente para que entreguen sus tarjetas de tiempo. Peor aún es cuando es hora de ejecutar la nómina y no se puede contactar al empleado. Esto deja a la persona que maneja la nómina en un aprieto y probablemente malinterprete los números en la tarjeta de tiempo.

Mejores presupuestos y costos de trabajo

Es muy fácil pasar por alto el beneficio adicional de un mejor presupuesto y costeo de trabajo proporcionado por el software de seguimiento de tiempo. A veces, las personas se olvidan de cambiar trabajos o códigos de costos por trabajos con múltiples códigos de costos. Esto conduce a cálculos inexactos de las horas facturables.

Es posible que no les sienta muy bien a sus clientes si se les factura por un trabajo que no deberían. Del mismo modo, sus compañeros de equipo o empleados no estarán contentos si no se les paga lo que pensaron que se les debería pagar.

En algún momento, el software de seguimiento lo ayudará a planificar el presupuesto para su negocio de construcción. Un software de seguimiento de tiempo cuidadosamente diseñado mostrará las horas reales vs estimadas trabajadas en su presupuesto y le avisará si está a punto de exceder sus horas estimadas. Polina Export es una de esas organizaciones que utiliza dicho software de seguimiento para mejorar la productividad.

Mitigar el robo de tiempo

El robo de tiempo es un problema grave para muchas empresas. La American Payroll Association ha señalado que la mayoría de los empleados reclaman 10 minutos al día de tiempo extra. 10 minutos aquí y allá para cada empleado realmente comienzan a acumularse con el tiempo. Se vuelve realmente costoso para las empresas cuando no se aborda el robo de tiempo. Digamos que tiene 5 empleados a los que se les paga $10 por hora. Si sus empleados reclaman 10 minutos de tiempo extra cada día, entonces, durante un período de 5 días, un empleado habrá reclamado casi una hora de tiempo extra. Ahora eso es conservadoramente una pérdida de $50 a la semana para todos sus 5 empleados. En un mes son $200. Para las empresas con muchos empleados que pagan salarios más altos, eso se vuelve bastante costoso.

Otras formas de robo de tiempo incluyen golpear a un amigo. La marcación de amigos ocurre cuando un compañero de trabajo decide fichar en nombre de otro empleado cuando el empleado que está fichando no está trabajando fácilmente. Hay muchas razones por las que un empleado puede querer fichar a otro, pero marcar a un compañero es una forma de fraude de tiempo. Hoy en día, muchas aplicaciones de seguimiento del tiempo adoptan diferentes tecnologías de responsabilidad para garantizar que los trabajadores de la construcción no registren su trabajo de manera fraudulenta. Dicha tecnología incluye geofencing, rastreo GPS del camino recorrido, lectores de huellas dactilares y reconocimiento facial.

Conclusión

Independientemente de la dirección que elija, debe tratar de evitar el uso de hojas de cálculo o hojas de tiempo en papel. Estas son formas muy costosas de realizar un seguimiento de la nómina para su contratista general o empresa de construcción. El software de seguimiento del tiempo es la forma nueva y más segura de realizar un seguimiento del tiempo.

Si está buscando adoptar una solución de seguimiento de tiempo para su negocio, asegúrese de consultar Timer.