Cómo Rachael McDiarmid utiliza Clockify para el seguimiento del tiempo y la facturación

Es emocionante tener finalmente en tus manos un libro que has querido leer durante tanto tiempo, pero ¿alguna vez te has preguntado cuántas etapas pasó ese libro antes de que lo tuvieras en tus manos?

Desde el proceso de escritura hasta la distribución y el envío, hay un largo viaje antes de que el lector pueda disfrutar del libro en sí. Al menos, ese era el caso antes de que la publicación digital comenzara a apoderarse de los medios impresos tradicionales.

Aunque la industria editorial cambia constantemente (lo que puede ser un desafío para las personas que forman parte de ella), la directora de RM Marketing Services, Rachael McDiarmid, lo encuentra bastante emocionante. De hecho, lo principal con lo que solía tener problemas en su trabajo era controlar el tiempo que dedicaba a tareas y proyectos .

Nos encontramos con Rachael en LinkedIn, donde mencionó cómo Clockify la ayuda a realizar un seguimiento del tiempo que dedica al trabajo del cliente y a crear facturas para sus clientes, entre otras cosas.

Entonces, nos comunicamos con ella para discutir:

• Cómo empezó a trabajar en la industria editorial,
• Por qué decidió iniciar su propio negocio y
• Cómo usa Clockify para facilitar su trabajo.

Sin más preámbulos, ¡profundicemos!

La carrera de Rachael McDiarmid: adquiriendo conocimientos y comenzando su propio negocio

Antes de iniciar su propio negocio, Rachael McDiarmid trabajó en varios puestos diferentes, desde ventas y marketing hasta puestos directivos. En el camino, decidió especializarse en subcontratación, consultoría y coaching para autores, editores y distribuidores de libros.

Al hablar con Rachael, dedujimos que su viaje para establecer su propio negocio, RM Marketing Services, fue relativamente largo pero diverso y divertido. Y todo empezó con Pergamon Press, donde aprendió mucho sobre el poder del marketing directo y de nicho.

Los inicios de Rachael: Comenzar una carrera en la industria editorial

Rachael ha estado en el negocio del libro desde 1990, comenzando su carrera en Pergamon Press, donde trabajó principalmente en recursos educativos y científicos. Amaba sus tareas cotidianas y, hasta el día de hoy, es conocida por su amor por “ todo lo académico ”, como ella misma dijo una vez.

Desde Pergamon Press, Rachael ha comenzado a construir su carrera en el sector editorial y ha trabajado en varios puestos:

“He estado en la industria editorial durante más de tres décadas. Comencé principalmente en funciones de productos y marketing y luego pasé a la gerencia”.

Aunque ha trabajado principalmente en publicaciones académicas y profesionales, RachaeI también adquirió una amplia experiencia en el suministro de bibliotecas y distribución de libros, trabajando con cientos de proveedores y miles de editoriales, tanto a nivel local como internacional.

Durante más de 10 años, Rachael dirigió un negocio de distribución que representaba alrededor de 100 imprentas para el comercio editorial de ANZ (Australia y Nueva Zelanda). También ha trabajado estrechamente con Blackwell, YBP y Baker & Taylor.

Mientras trabajaba en el nivel directivo superior, Rachael comenzó a pensar en cómo avanzar en su carrera a partir de ahí, y se le ocurrió una idea: tal vez debería iniciar su propio negocio.

Cómo surgió la idea de iniciar RM Marketing Services

Aunque Rachael pasó algún tiempo pensando en su próximo paso profesional, no estaba muy segura de qué dirección tomar.

Dado que reunió todo este conocimiento y llegó a una etapa de su carrera en la que no había trabajos similares en la industria que pudiera probar, se sintió un poco estancada.

Afortunadamente, recibió el consejo correcto en el momento correcto:

“De hecho, tengo que agradecer a un hombre maravilloso que fue director general de una de las grandes empresas de aquí. Me dijo: 'Eres la persona más conectada en red de la industria'. ¿Por qué no haces que tu red funcione para ti?'”

Fue entonces cuando se dio cuenta de lo que le faltaba a la industria editorial: una empresa que proporcione una solución de subcontratación y un servicio de consultoría para autores, editores, distribuidores y proveedores de bibliotecas. En otras palabras, pensó en una empresa que atiende básicamente a cualquier persona del sector editorial que necesite ayuda con las ventas, el marketing y la distribución.

Y ella era la persona ideal para iniciar un negocio así.

Quería utilizar sus conexiones y experiencia para ayudar a otros a lograr sus objetivos, ya sea brindando servicios de capacitación para autores ineptos en marketing digital o subcontratando a editores y distribuidores de libros.

“Hoy en día, particularmente con el marketing digital, hay autores que son muy inteligentes y autores que no lo son, y necesitan ayuda con los sitios web y las redes sociales e incluso con cosas como boletines y publicidad. Así que los entreno y los entreno para que hagan lo que tienen que hacer”.

Aunque reside en Australia, Rachael ahora trabaja globalmente y tiene clientes de todo el mundo:

“He estado en la industria durante mucho tiempo y he adquirido muchos conocimientos. Es agradable, ya sabes, tener muchos clientes diferentes y hacer muchos trabajos diferentes”.

Seguimiento del tiempo en Clockify: el punto de inflexión en la vida laboral de Rachael

Como trabaja con mucha gente y ofrece muchos servicios diferentes, Rachael necesitaba una forma sencilla de realizar un seguimiento del tiempo que dedica a tareas y proyectos para poder facturar a sus clientes.

Inicialmente, Rachael realizaba un seguimiento de las horas que dedicaba al trabajo del cliente utilizando su calendario y Excel. Sin embargo, después de un tiempo, se dio cuenta de que la forma en que registraba su tiempo no era ni práctica ni lo suficientemente rápida. Fue entonces cuando empezó a buscar una solución más eficiente, como una aplicación de seguimiento del tiempo.

Cómo se enteró Rachael de Clockify

Con la esperanza de encontrar la aplicación adecuada para sus necesidades, Rachael se conectó y comenzó a leer resúmenes y publicaciones de blogs sobre las mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo. Fue entonces cuando surgió Clockify.

“Necesitaba algo que pudiera ayudarme a realizar un seguimiento del tiempo que dedicaba al trabajo del cliente. Entonces comencé a usar la versión gratuita primero, para poder exportar esa información e informar a mis clientes y luego facturarlos”.

Al crear informes en Clockify, Rachael pudo compartir toda la información importante relacionada con el proyecto con sus clientes, incluido el tiempo que dedicó a cada proyecto o tarea y sus costos.

¿Qué llevó a Rachael a seguir con Clockify?

Con todas las funciones que Clockify lanzó con el tiempo, Rachael quería probar algunas de las opciones adicionales útiles, como el redondeo de tiempo y el seguimiento del presupuesto del proyecto, por lo que actualizó a una versión paga.

El redondeo de tiempo en Clockify ayuda a Rachael a mantener sus informes ordenados y ordenados al redondear sus entradas de tiempo hacia arriba o hacia abajo a los minutos u horas más cercanos.

Además del redondeo del tiempo, a Rachael le encanta poder realizar un seguimiento del presupuesto de cada proyecto en Clockify.

"Si un cliente me dice: 'Tengo $2000 para gastar en esta campaña', debes realizar un seguimiento de eso como un proyecto para asegurarte de no excederte en el presupuesto".

Con las opciones de seguimiento del presupuesto del proyecto de Clockify, Rachael puede:

• Establecer el presupuesto de su proyecto y
• Realice un seguimiento de la cantidad de presupuesto que gastó estableciendo estimaciones monetarias.

Hacer un seguimiento del presupuesto de su proyecto ayuda a Rachael a mantenerse dentro del mismo.

Funciones de Clockify que Rachael disfruta más

En esta sección, exploraremos las funciones de Clockify que Rachael utiliza más, tanto para realizar un seguimiento de su trabajo como para facturar a sus clientes de una manera sencilla.

Característica #1: Facturación

La facturación puede ser un proceso tedioso y bastante difícil, especialmente si tienes muchos clientes diferentes.

Lo que más le gusta a Rachael de Clockify es que puede adaptar fácilmente cada factura según las necesidades de sus clientes:

“Clockify me salvó la cordura, especialmente porque tengo muchos clientes: los clientes subcontratados y luego las consultas. Y hay diferentes tarifas para las cosas, por lo que tener que gestionar todo eso y hacer la facturación es... es un desafío".

Característica #2: Alertas

Cuando se trata de seguimiento del presupuesto del proyecto y estimaciones del proyecto, Rachael dice que le gusta especialmente la función Alertas:

"Me envía una notificación de que mi proyecto ha alcanzado el 25%, 50%, 75% o cualquier porcentaje del tiempo estimado que establecí anteriormente".

De esta forma, Rachael puede ajustarse al presupuesto del cliente y no excederse en el tiempo acordado.

Característica #3: Etiquetas

Como Rachael trabaja en muchos proyectos y tareas, poder etiquetarlos resulta útil. Por eso utiliza la función Etiquetas para organizar su trabajo.

También puede utilizar etiquetas para filtrar sus informes y encontrar exactamente lo que necesita en función de las palabras clave.

Beneficios de usar Clockify para trabajar

Como alguien que ahora no puede imaginar su funcionamiento diario sin usar Clockify, Rachael compartió con nosotros los beneficios que descubrió al usar esta aplicación para trabajar.

Beneficio #1: Clockify es eficiente y fácil de usar

Cuando tienes tanto trabajo como nuestra entrevistada, Rachael, que suele ser mucho, es imprescindible utilizar una aplicación confiable que te ayude a realizar tu trabajo de manera más eficiente.

Clockify ayuda a Rachael a terminar todas las tareas relacionadas con sus clientes mucho más rápido:

“Es un ahorro absoluto de tiempo. Hace todo lo que alguien como yo necesita, desde informar a mis clientes hasta crear facturas y registrar los gastos laborales. ¡Dios mío, me encanta!”

Cuando empezó a utilizar Clockify, Rachael también notó lo cómodo y fácil de usar que era.

En comparación con antes, cuando hacía todas estas tareas de la manera más difícil usando Excel, Rachael ahora tiene días laborales más productivos.

Beneficio #2: Clockify es increíblemente asequible

Una de las mayores fortalezas de Clockify es que es extremadamente asequible, considerando que ofrece un montón de funciones excelentes.

“Puedes hacer todas estas cosas diferentes en una sola aplicación. Tiene una buena relación calidad-precio”.

Como agrega Rachael, tener una aplicación económica de seguimiento del tiempo que también le ayude a crear rápidamente informes y facturas definitivamente es un salvavidas, especialmente para autónomos o personas con un presupuesto ajustado.

Beneficio n.° 3: Clockify brinda un excelente servicio al cliente

Cuando usas una aplicación, siempre es una gran ventaja si brinda una buena atención al cliente porque nunca sabes cuándo te encontrarás con algún tipo de complicación o problema menor.

Cuando sucede algo así, normalmente no tienes mucho tiempo para intentar arreglar lo que salió mal; necesitas ayuda de inmediato.

El buen servicio al cliente es otro beneficio que viene con Clockify, algo que Rachael notó desde el principio:

“Tuve que hacer una pregunta porque algo no aparecía en un informe, y fue solo porque no había completado una parte en particular al configurar un nuevo proyecto. Y el servicio al cliente fue excelente. Simplemente se aseguraron de que supiera lo suficiente lo que estaba haciendo para no volver a cometer ese error nunca más. Ese tipo de cosas también hacen que sea agradable trabajar con Clockify”.

¿A quién recomendaría Rachael Clockify y por qué?

Como Clockify realmente ha cambiado su vida laboral para mejor, Rachael aprovecha cada oportunidad para compartir sus experiencias con otros, tanto dentro como fuera de la industria editorial:

“El otro día estuve hablando con alguien que está iniciando su propio negocio. Como trabajan con muchas personas diferentes y buscan una forma sencilla de gestionar informes y facturas, les dije: 'Tienes que conseguir esta aplicación'. ¡Te hará la vida mucho más fácil!'”

Como Clockify ofrece tanto, desde el seguimiento del tiempo hasta la creación de informes, Rachael lo considera muy útil para cualquiera que trabaje con muchos clientes y tenga múltiples proyectos y tareas de los que deba realizar un seguimiento.

También recomienda Clockify a las personas que realmente no quieren gastar mucho dinero en una aplicación de seguimiento del tiempo, ya que es realmente asequible.

Por último, pero no menos importante, Rachael cree que Clockify puede ser beneficioso para los autónomos o para las personas en general que no tienen personal y realizan su propia facturación a mano.

Conclusión: usar la aplicación de seguimiento del tiempo adecuada hace que hacer lo que amas sea más divertido

Aunque a Rachael le encanta su trabajo y lo encuentra divertido y diverso, no es fácil informar a múltiples clientes y realizar un seguimiento de tantos proyectos diferentes. Para ser más precisos, no fue fácil. Al menos no hasta que empezó a utilizar la herramienta de seguimiento del tiempo adecuada.

Ahora que usa Clockify para realizar un seguimiento de su tiempo, pero también para crear informes y facturas para sus clientes, Rachael se da cuenta de cuánto tiempo y energía desperdició tratando de hacerlo todo por su cuenta.

Si eres de esas personas que tienen dificultades para realizar un seguimiento de su tiempo y sus proyectos, no te preocupes. Con un poco de ayuda, puedes resolver fácilmente ese problema.

Solo asegúrese de encontrar la herramienta de seguimiento del tiempo adecuada que satisfaga todas sus necesidades.

️ ¿Tienes historias interesantes sobre aplicaciones de seguimiento del tiempo y cómo han mejorado tu vida laboral? No dude en compartir sus opiniones en [email protected] y es posible que escribamos un blog al respecto. Además, no olvide compartir este artículo con alguien a quien pueda resultarle útil.