Cómo cotizar en trabajos de mudanza y mantenerse rentable

Este artículo sobre cómo cotizar en trabajos de mudanza es de Kate Hart. Kate es gerente de mudanzas y reubicaciones en Fantastic Services.

kate hart

Si tiene un negocio basado en servicios, obtener las cotizaciones de precios correctas puede hacerlo bien o mal. El proceso y la fórmula detrás de cotizaciones de trabajo precisas son la clave para la rentabilidad del negocio y la reputación de la marca.

Por lo tanto, siga leyendo y aprenda cuáles son los aspectos y las trampas que debe considerar al proporcionar una cotización a sus clientes.

Lo guiaremos a través de todas las etapas de planificación del trabajo y hablaremos sobre cualquier posible error de cálculo que podría cometer sin darse cuenta.

¿Qué es una cotización?

Una cotización de precio es una parte oficial, ya menudo definitiva, de un desglose escrito de los costos de un trabajo/servicio que va a completar para un cliente. El documento también puede incluir los términos y condiciones generales de su empresa y los que se relacionan con el trabajo en particular en cuestión.

Por lo general, estos estarán compuestos por detalles como:

• plazos
• Condiciones y métodos de pago
• descuentos condicionales
• Términos de validez de la cotización
• Entradas de impuestos separadas
• Condiciones de cancelación
• Actuaciones en caso de imprevistos
• Derechos y obligaciones para ambas partes y más.

El documento formal también debe incluir su información de contacto comercial, la fecha de creación y los espacios para la firma. Una vez aceptado y firmado por el cliente, el presupuesto se convierte en un acuerdo legalmente vinculante. Es similar a cualquier otra forma de contrato escrito. Esto significa que su acuerdo de cotización de precios se puede hacer cumplir en un tribunal de justicia, lo que le brinda a usted y a su cliente esa tranquilidad adicional.

Una cotización versus una estimación

Aunque algunos pueden usar los dos indistintamente, existe una gran diferencia entre una cotización y una estimación. Es casi como la diferencia entre un precio fijo para un producto que está interesado en comprar y un precio sujeto a negociación en otro producto. Este último está abierto a discusión y modificación.

Por lo tanto, es la misma situación cuando se trata de proporcionarle a su cliente un presupuesto para el trabajo que puede contratarle. El cliente solo obtiene una idea aproximada de lo que debe presupuestar.

Él o ella también estarían preparados para un aumento de precio, que ocurriría a mitad del servicio o al finalizar el trabajo. En ese sentido, una estimación de costos tiene menos estatus legal, ya que se esperan cambios en lo que se estimó inicialmente. Por el contrario, como ya hemos mencionado, una cotización es definitiva y, si se realiza correctamente, debe tener en cuenta cualquier cambio imprevisto en el precio final fijo.

Además, su nueva cotización de trabajo es una invitación procesable y, a menudo, final para que su cliente proceda a hacer negocios con usted. Utilizar un software especializado para empresas de mudanzas podría ayudarte a reducir tus propios costes y así reducir el precio final.

Así es como se hace.

Cómo asegurarse de que su cotización se vea profesional

Si aún no ha iniciado una empresa de mudanzas, es posible que se sienta tentado a cotizar por teléfono después de una breve discusión con el cliente sobre sus requisitos. Pero las cotizaciones verbales pueden dar lugar a malentendidos, debido a uno de los siguientes: errores de comunicación involuntarios, falta de comunicación intencional o ambigüedad de las condiciones de la cotización.

Por lo tanto, para ganar nuevos negocios, siempre es mejor si proporciona a su comprador potencial una cotización de precio clara y por escrito. Vea los puntos principales de cómo escribir una cotización para el trabajo:

• Haga que la marca de su empresa sea visible en su cotización
• Mantenga su oferta al grano, presentable y sin errores tipográficos
• Asegúrese de que su cotización siga una estructura lógica
• Sea cortés: salude a su cliente y agradézcale su interés en su oferta de precio
• Asegúrese de que todos los aspectos de su cotización sean claros y transparentes.

Planificación de sus trabajos de mudanza antes de cotizar

Antes de comenzar a escribir la cotización, deberá tener a mano todos los datos relacionados con el trabajo. Solo entonces tendrá la oportunidad de construir un desglose preciso de los costos.

Por lo tanto, si no dedica tiempo a entrar en detalles con los clientes sobre sus necesidades específicas, su proceso de planificación de trabajo simplemente estará incompleto. Esto dará como resultado una cotización inexacta, lo que puede generar insatisfacción, una pérdida monetaria para su negocio e incluso una demanda.

En general, al planificar trabajos, deberá considerar el alcance del trabajo, las horas de trabajo involucradas, los materiales que necesita (y si usted es quien los suministrará), el tipo de trabajo de mudanza: internacional, corto & local o de larga distancia; si el embalaje, los suministros de mudanza y el almacenamiento estarían incluidos, etc.

Local o Larga Distancia

Para mudanzas locales, lo más probable es que su modelo de precios utilice el modelo de cotización de precios, mientras que para mudanzas de larga distancia e internacionales, una estimación permitiría una mayor flexibilidad. De la misma manera que los alquileres cambian en los EE. UU., también lo hace el costo de la reubicación según dónde se encuentre y hacia dónde se dirija.

Además, es una buena idea si se anticipa a los posibles cambios que pueden ocurrir durante el servicio en sí, ya sea por tiempo (retrasos), problemas relacionados con la fuerza laboral (uno o más empleados se enferman o un trabajador clave tiene que irse). en una nota personal urgente).

Los aspectos clave de la formación de cotizaciones

Ahora, cubramos los factores que juegan un papel clave en la evocación de su cotización de trabajo. No todos estos pueden ser aplicables a usted, pero pueden ayudarlo a tener una idea más clara de a qué debe prestar atención al escribir su cotización.

Materiales

Un cálculo preciso del costo de los materiales es imprescindible si están incluidos en el precio final. Incluso si el cliente obtiene sus propios materiales, es posible que deba usar sus propios suministros (sujetadores industriales, tinta de impresión, cepillos, láminas protectoras, etc.).

Mano de obra

La consideración principal aquí es estimar cuántas personas se necesitan para completar el trabajo (antes de la fecha límite), así como tener en cuenta su nivel de experiencia y experiencia (le pagará más a su controlador de calidad que a su trabajador novato).

Tiempo

Uno de los aspectos más difíciles de evaluar es el costo de su tiempo. Por ejemplo, aunque el servicio no se cobre por hora, sino por trabajo, esto no significa que debas tomarte todo el tiempo del mundo para terminar el proyecto. ¿Por qué? Lo más probable es que esto resulte en tratar con un cliente bastante molesto y una posible pérdida financiera para su empresa a largo plazo.

Complejidad del proyecto

Todos los trabajos, incluso en el mismo campo comercial, son diferentes. Por lo tanto, considere qué tan complejo es el proyecto de su nuevo cliente y refleje esto en su cotización con una etiqueta de precio correspondiente. De esta manera, no solo le otorga un valor justo a las habilidades y calificaciones de su personal, sino que también hará las cosas bien en el tiempo (los proyectos difíciles llevarán más tiempo, por lo tanto, pueden costar más).

Terceros

¿Está enviando documentos para su aprobación a varias agencias en nombre de su cliente? ¿Necesita pagar peajes de autopista o impuestos de importación a las autoridades pertinentes? ¡No olvide incluir el costo de esos en su cotización, por supuesto!

Los gastos de viaje

El combustible no es gratis, ni lo es el mantenimiento de tu coche, furgoneta o flota de camiones. Por lo tanto, refleje los costos de medios de viaje relevantes en su cotización, si corresponde. Además, piense en lo que puede hacer para ahorrar combustible.

Acceso a la propiedad

Nuevamente, es posible que esto no se aplique a todos los proveedores de servicios; por ejemplo, el trabajo no se realiza en el sitio sino en su oficina. Pero si lo contrario es cierto para usted, entonces, el difícil acceso a la casa de su cliente o la falta de un lugar de estacionamiento conveniente puede resultar en retrasos significativos, especialmente si tiene que lidiar con este problema durante días durante toda la duración del proyecto.

Revisiones de trabajo

Esto es obvio. Indique claramente que cualquier revisión a mitad del trabajo conducirá a modificaciones de la cotización original.

Empresas de mudanzas: lo que no debe perderse en su cotización

Echemos un vistazo rápido a lo que una empresa de mudanzas debería considerar incluir en una cotización además de algunos de los factores mencionados anteriormente. La mayoría de los proveedores de servicios de mudanzas ofrecen la opción de asistencia con el embalaje y la entrega de materiales de embalaje.

Por lo tanto, para asegurarse de obtener nuevos negocios de un cliente potencial, ofrezca opciones en su cotización, así como algunos beneficios tangibles de valor por dinero.

Su oferta de precio debe tener en cuenta la diferencia en calidad, durabilidad y versatilidad de los suministros de embalaje, cajones y cajas. Otro aspecto importante a considerar está relacionado con cualquier problema de seguro adicional: si su empresa de mudanzas confiable y confiable está haciendo el embalaje para el cliente, o si algunas de las pertenencias del cliente tienen un valor antiguo.

Por último, pero no menos importante, los servicios de mudanzas internacionales a menudo involucran a terceros en el proceso (por ejemplo, las autoridades aduaneras). Por lo tanto, recuerde incluir cualquier costo relacionado con el manejo de tales.

Otros trabajos específicos incluyen personas que venden, compran y se mudan a una nueva casa al mismo tiempo. Según los expertos, tales ocasiones son extremadamente complejas y presentan muchos riesgos y si su empresa de mudanzas está en el trabajo, tendrá que prever obstáculos inesperados, como tarifas entre países o entre estados.

Obtenga sus cifras correctas

Además, debe estar al tanto cuando se trata de gastos pasados ​​por alto que a veces son demasiado fáciles de ignorar.

• Precios : ¿Ha cotizado precios precisos o ha estado contando con cotizaciones antiguas ahora que se ha asociado con un nuevo proveedor? ¿Su negocio se ve afectado por las fluctuaciones de algún tipo de cambio?
• Sobrecostos : ¿Ha tenido en cuenta algún sobrecosto? Dependiendo del tipo de negocio que administre, estos pueden convertirse en algo habitual o no. Por lo tanto, aprenda a presupuestar retrasos inesperados u otros eventos que puedan aumentar el costo, desde el principio, para mantener su negocio en una posición financiera saludable.
• Margen de beneficio : no olvide incluir (discretamente, por supuesto) su margen de beneficio justo en cada cotización que haga. Si no tiene cuidado, sus ganancias pueden desaparecer en el aire en cuestión de segundos debido a su error de cálculo de otros costos.
• Costos preliminares : se aplican a todo lo que haya gastado para poder brindar el servicio. Por ejemplo, los servicios o materiales de embalaje pueden considerarse un costo preliminar.
• Gastos generales : esto nunca se incluye en su cotización real. Pero eso no significa que no deba considerarlo en su formación de precios. Ocasionalmente compra equipos nuevos o paga servicios públicos para operar una oficina, ¿verdad?
• Tiempo : ¿Estás pasando por un largo período festivo mientras se lleva a cabo el servicio? ¿Sus empleadores trabajarán toda la noche o en un día festivo? ¡No olvide reflejar estas facetas particulares del proceso de trabajo en su cotización!

A la gente le encantan los descuentos: dales un trato

¿A quién no le gustaría obtener un trato por el dinero que tanto le costó ganar? Incluya un descuento especial, un código promocional o algún otro obsequio personalizado para su valioso cliente.

Por supuesto, esto no debe hacerse a expensas de sus ganancias o del tiempo y los esfuerzos de su personal. Por el contrario, si eres un empresario experimentado, tu oferta promocional podría actuar como una técnica de venta cruzada. Puede traerle más negocios o incluso un nuevo cliente.

De hecho, es una excelente manera de crear una flota de clientes recurrentes. ¿Sabes cómo cada Youtuber hoy en día pide suscriptores? ¿Por qué no le preguntas a tus clientes? Si les encantan los servicios que brindas y los necesitan regularmente, es el momento perfecto para establecer un vínculo con ellos.

Puede promocionar estas opciones directamente en el correo electrónico de cotización. Sirve como una forma para que su cliente elimine una parte del precio y para que usted lo gane como un cliente que regresa, también conocido como un cliente con LTV: valor de por vida.

Aproveche los comentarios de sus clientes

Alentar a su cliente a compartir sus comentarios con usted hará que la credibilidad de su marca se dispare. Entonces, invítalos a que te cuenten cómo te fue. Incluso puedes recompensarlos de alguna manera por tomarse el tiempo para darte su opinión.

Aquí hay más información sobre por qué los comentarios de los clientes son tan importantes.

Cualquier empresa de confianza y orientada al cliente debe ofrecer a sus clientes varios medios de contacto. De esa manera, el comprador se siente seguro y no tiene problemas para comunicarse contigo para obtener una respuesta rápida.

No hace falta decir que solo puede mejorar su negocio de mudanzas, marketing y estrategias de formación de cotizaciones si tiene acceso regular y fácil a los comentarios de sus clientes.

Ahora sabe la importancia de crear una cotización de precio de la manera correcta. Le deseamos éxito en conseguir que esos clientes hagan cola para su negocio.

¿Desea obtener más información sobre cómo el software de mudanzas puede ayudar a los procesos de cotización, reserva, programación y pagos de su negocio de mudanzas? Reserve una demostración privada y gratuita de Vonigo.