¿Qué es una orden de compra? ¿Cómo crear el tuyo propio?

Con respecto a la gestión de proveedores, necesitará un producto o servicio en particular para operar su pequeña empresa, por lo que se comunica con sus proveedores y les dice lo que necesita. Ellos lo ofrecen. Les pagas por ello.

¿Parece demasiado fácil? Sí, el proceso de compra de productos puede ser más complicado que la descripción. Puede haber problemas de pago, falta de suministro, falta de comunicación que resulte en envíos incorrectos e interrupciones en la programación.

Sin embargo, la adquisición de servicios de vendedores confiables en forma oportuna y sin inconvenientes no tiene que ser bueno para ser verdad; puede ser posible, y elegir órdenes de compra puede ayudar. Es por eso que debe seguir cuidadosamente este artículo a continuación ¿Qué es una orden de compra y cómo crear la suya propia?

¿Qué es una orden de compra?

Definición

Una orden de compra, también conocida como PO, es un documento oficial enviado por un comprador que se compromete a pagar al vendedor por la venta de ciertos bienes o servicios que se enviarán en el futuro.

El beneficio que obtiene el comprador es la posibilidad de cerrar un pedido sin pago instantáneo. Desde el punto de vista del vendedor, una orden de compra es un método para proporcionar crédito a los compradores sin riesgo, porque el comprador está obligado a pagar cuando los bienes o servicios han sido enviados.

Cada orden de compra incluye un número único adjunto que ayuda a los compradores y proveedores a realizar un seguimiento de la entrega y el pago. Una orden de compra general se compromete a comprar bienes o servicios continuamente hasta alcanzar un máximo específico.

Ejemplos

Diferentes tipos de orden de compra.

1. Órdenes de compra estándar

Las órdenes de compra estándar son las más populares y reconocidas. En este caso, el comprador tiene claro los datos de compra y puede determinar qué producto o servicio está comprando, el número, los plazos de entrega y las políticas de pago.

Por ejemplo, una empresa que se está quedando sin cartuchos de impresora puede cerrar una orden de compra estándar porque sabe exactamente cuánto necesita y cuándo debe obtenerlo.

2. Órdenes de compra planificadas

Al realizar una orden de compra planificada, un comprador predice las demandas futuras de su empresa para el producto en cuestión al realizar una orden de compra por adelantado. En esta situación, se conoce información como el producto, el precio y las políticas de pago, pero el número se basa en una conjetura informada y la fecha de envío es tentativa.

Por ejemplo, si la misma empresa que se está quedando sin cartuchos de impresora hace una orden de compra planificada, el comprador estimará la cantidad de cartuchos de impresora que necesita con un cronograma de entrega más flexible.

3. Órdenes de compra generales

Con una orden de compra abierta, un comprador hace muchas órdenes al mismo tiempo para negociar descuentos en los precios.

Por ejemplo, si la misma empresa puede negociar un trato ventajoso comprometiéndose a hacer muchos pedidos de cartuchos de impresora y papel a un proveedor, podría pensar en utilizar una orden de compra general para obtener estos productos.

4. Órdenes de compra de contratos

Una orden de compra de contrato se considera la variación más formal. En esta situación, el comprador y el vendedor firman un contrato sobre los términos del comprador antes de que se emita una orden de compra que haga referencia al contrato. Este tipo de orden de compra brinda la mayor protección legal para los involucrados.

Por ejemplo, si la misma empresa firma un contrato con su proveedor que describe los productos, la cantidad, el precio y el cronograma de entrega de los bienes prometidos y realiza un seguimiento con una orden de compra estándar, estas empresas permanecerán bajo un contrato de orden de compra.

Orden de compra vs Factura: ¿Cuáles son las diferencias?

Los compradores crean las órdenes de compra y los proveedores crean las facturas. Los proveedores pueden enviar una factura como método para cobrar el pago, cuando existan condiciones de pago específicas, o pueden enviar una factura con saldo cero como método para registrar que se ha confirmado un pago para el pedido.

Tanto las órdenes de compra como las facturas incluyen los mismos detalles, como la dirección de facturación y el destino del envío. Las facturas suelen hacer referencia al número de la orden de compra, con la presencia de un número de factura para aclarar que ambos documentos están asociados y se corresponden entre sí. La principal diferencia es que la información del pedido y la información técnica adicional contenida en la orden de compra no se agregan a la factura.

Echa un vistazo al siguiente ejemplo:

John, el comprador, tiene información de un departamento dentro de su organización: requiere nuevos monitores para las computadoras en la oficina. Él hace la orden de compra que muestra el número y los requisitos detallados para los monitores.

La empresa que vende los monitores recibe el pedido. Cuando confirman que pueden suministrar el pedido, pasan la orden de compra y reciben el pago, o envían la mercancía esperando que el pago se base en las últimas condiciones de pago acordadas. Cuando se recibe el pago, se produce el cumplimiento del pedido y los monitores se entregan con la fecha de entrega y los detalles de seguimiento, y John recibe la factura.

La factura identifica el pago enviado antes de la entrega de la mercancía o consta de la fecha de vencimiento del pago si no se envió el dinero primero. John verifica la factura para asegurarse de que coincida con la orden de compra y verifica el albarán para asegurarse de que se hayan recibido todos los productos solicitados y que el pago solo se emita por los bienes solicitados y recibidos, en un proceso denominado concordancia tripartita.

Las órdenes de compra a menudo se confunden con otros tipos de documentos. Es fundamental conocer las discrepancias entre pedidos y contratos, las discrepancias entre orden de compra y órdenes de trabajo, y las discrepancias entre órdenes de compra y órdenes de venta.

Funciones de las ordenes de compra

El comprador elige pedir productos al proveedor

Antes de que se pueda cerrar un pedido, el comprador debe aclarar una necesidad que el artículo o servicio del proveedor puede satisfacer. Durante esta etapa, el comprador debe asegurarse de qué bienes o servicios necesita, cuántos artículos necesita (si es posible) y cuándo los necesita.

Por ejemplo, si tiene que pedir cajas nuevas para entregar sus pedidos de productos a los consumidores, calcule la cantidad de cajas que necesitará y el tiempo que las necesitará.

Digamos que se acercan unas vacaciones esperadas; puede mirar el pedido de cajas del año anterior y multiplicarlo por su crecimiento estimado para esta festividad para pedir la cantidad exacta.

El comprador redacta las órdenes de compra y las envía al proveedor para su aprobación.

Con los detalles anteriores, el comprador debe delinear la orden de compra y enviarla a su proveedor para su aprobación. Al enviar la orden de compra a un proveedor, muestre que se necesita aprobación para asegurarse de que el proceso esté a tiempo.

Idealmente, la respuesta debería llegar a tiempo para obtener los bienes o servicios a tiempo o para que el comprador tenga tiempo suficiente para obtenerlos de otro proveedor.

Del ejemplo anterior, cuando haya aclarado un vendedor que puede suministrarle sus cajas, sepa cuántas cajas necesitará y cuándo las necesitará, puede usar esta información para redactar su orden de compra.

El proveedor revisa la orden de compra y confirma si puede cumplir con la solicitud

Cuando el proveedor recibe la orden de compra, depende de ellos revisar la solicitud y verificar el inventario o la disponibilidad para confirmar si se puede cumplir en la fecha de vencimiento de la compra.

En el caso del envío de cajas, el vendedor ha revisado su pedido y luego de revisar su inventario y capacidad de entrega, identifica que puede cumplir con su pedido.

Aprobación de orden de compra

Si el proveedor puede cumplir con la solicitud siguiendo las instrucciones del comprador, aprobará la orden de compra y legalizará la vinculación.

Debido a que la compañía de cajas puede cumplir con su solicitud, le envían una copia aprobada de la orden de compra para que realice la confirmación.

Cumplimiento de productos o servicios

Una vez que se aprueba la orden de compra, el proveedor asume la responsabilidad de suministrar los bienes o servicios según lo acordado. Durante este paso, pueden crear y enviar una factura al comprador por la cantidad en la orden de compra. La factura debe recapitular qué productos se ofrecieron, la cantidad relevante y el monto adeudado.

Por ejemplo, después de aprobar el envío de cajas, debe obtener el pedido completo y una factura por la cantidad adeudada. Este vendedor tiene 30 plazos de pago netos, con la expectativa de pago dentro de los 30 días posteriores a la emisión de la factura.

Factura pagada

Durante este paso final, la responsabilidad del comprador es pagar la factura según las condiciones de pago del proveedor.

Depende del comprador enviar el pago de la factura con los términos de pago aprobados.

¿Cómo crear una orden de compra?

¿Quieres crear tu orden de compra? Esto es lo que necesita incluir:

• Encabezado: muestra la información de su empresa, incluido el nombre de la empresa, la ubicación comercial, la fecha de la orden de compra y el número de orden.
• Información del vendedor: incluya el receptor adecuado para la orden de compra. Aquí es donde coloca el nombre de la empresa proveedora, su nombre de contacto detallado y la dirección de la empresa proveedora.
• Enviar a: identifique dónde se debe entregar el pedido, cuál es el método de envío, los términos de envío y la fecha tentativa de envío.
• Información del pedido: para cada artículo incluido en el pedido, proporcione un artículo de línea con el código del producto o el número de SKU, el nombre o la descripción del artículo, la cantidad de unidades requeridas, el precio por unidad y la fecha de envío de cada producto.
• Resumir: finalice la orden de compra ofreciendo un subtotal, los descuentos aplicables, los impuestos, las tarifas de envío y el total general.

Resumen

A través de este artículo, esperamos que pueda comprender la definición de una orden de compra y cómo crearla. También incluimos el conocimiento sobre la diferencia entre una orden de compra y una factura para usted.

Deja cualquier duda que tengas en la caja de comentarios; estamos aquí para ayudarte y apoyarte. No dude en comunicarse con nosotros.