Por qué todo equipo de ventas necesita un software de gestión de propuestas

Y antes de preguntar, sí, todavía hay muchos equipos de ventas que usan procesadores de texto y otros métodos obsoletos para enviar propuestas. Si eres parte de ese grupo, lamentamos llamarte, pero es hora de un cambio.

Con tantas formas de enviar propuestas en línea y una variedad infinita de opciones de software de propuestas a su disposición, no hay razón para seguir haciendo todo manualmente. Desde la creación hasta el cierre, el software de gestión de propuestas agiliza todo el proceso de propuestas para que su equipo de ventas pueda concentrarse en ganar.

Ahora, si aún no está familiarizado con él, es posible que se esté preguntando:

"¿Qué es el software de gestión de propuestas?"

El software de gestión de propuestas es una aplicación (normalmente basada en la nube) que permite a los usuarios crear, gestionar, enviar y realizar un seguimiento de las propuestas comerciales. Combina todas las herramientas de redacción, diseño, envío, seguimiento y firma electrónica de propuestas en una sola plataforma para un proceso de cierre optimizado.

Y esa es solo la versión simple. En realidad, el software de gestión de propuestas es mucho más. A menudo incluye plantillas de propuestas, diversas integraciones de aplicaciones, campos y variables personalizados, roles y permisos, capacidades de procesamiento de pagos e incluso chat en la propuesta, características que están diseñadas para ayudar a su equipo a cerrar cada trato.

Ahora que hemos establecido qué es y qué puede hacer, he aquí por qué cada equipo de ventas (que quiere ganar) necesita usar un software de gestión de propuestas.

Beneficios del software de gestión de propuestas

1. Controlar

2. Visibilidad

3. Eficiencia

4. Organización

5. Flujo de trabajo

6. Diseño

7. Cierre

8. Crecimiento

1. Controlar

El envío manual de propuestas puede funcionar, pero le deja poco control sobre el proceso de su propuesta. Si los representantes están creando cada nueva propuesta desde cero, hay mucho margen de error. Entre el precio, los términos de la oferta, los descuentos, el diseño, el formato, las aprobaciones y cualquier otra cosa que se incluya en sus propuestas, hay muchas variables que pueden cambiar de un representante a otro y de una propuesta a otra. Claro, los representantes pueden copiar documentos anteriores para usarlos como plantillas, pero no hay garantía de que estén usando la información correcta. Sin control sobre su proceso o una forma eficiente de colaborar, seguramente habrá algunas inconsistencias.

Con el software de gestión de propuestas, la consistencia deja de ser un problema. Con funciones y permisos asignados, plantillas de propuestas y una biblioteca de contenido aprobado e información de precios, puede estar tranquilo sabiendo que sus representantes siempre utilizarán la información correcta y actualizada. En lugar de preocuparse por si sus materiales de venta son consistentes y precisos o no, su equipo puede enfocarse en construir relaciones en lugar de crear propuestas. Con las inconsistencias en sus mensajes y marca bajo control, no tendrá que preocuparse de que los representantes envíen documentos de ventas poco profesionales que podrían comprometer su marca.

2. Visibilidad

Uno de los mayores problemas con la creación y el envío de propuestas de forma manual es la falta de visibilidad. Los líderes de ventas no tienen forma de saber quién está trabajando en qué, lo que puede llevar a que los representantes den prioridad a los tratos equivocados. Y sin un tablero de cierre, no hay una manera fácil de obtener una instantánea de todas las negociaciones abiertas o su progreso a lo largo del flujo de ventas.

Sin visibilidad, los representantes luchan por averiguar en qué versión del documento de propuesta deberían estar trabajando, qué se ha hecho o cuáles son los próximos pasos. Y cuando las propuestas finalmente se completan, esencialmente se envían al vacío; no hay forma de que los representantes sepan lo que sucede con los tratos una vez que están en manos del cliente potencial, lo que significa que no saben dónde se estancan los tratos o cuándo hacer un seguimiento.

Con el software de gestión de propuestas, su equipo puede ver exactamente lo que sucede en cada etapa del proceso de ventas, con métricas para arrancar. Podrá identificar qué partes de su proceso funcionan sin problemas y cuáles necesitan un poco de ayuda, lo que le permitirá apoyar a sus representantes donde más lo necesitan.

Además, obtendrá información procesable sobre el comportamiento de sus prospectos. Podrá realizar un seguimiento de si/cuándo han abierto sus propuestas, cuántas veces las han visto, qué hicieron una vez que las abrieron, qué secciones están mirando por más tiempo y más. Armado con estos datos, puede enviar correos electrónicos de seguimiento estratégicos para hacer avanzar a su prospecto o ponerse en contacto para aclarar cualquiera de sus preguntas.

3. Eficiencia

Diseñado para reducir las tareas manuales, el software de gestión de propuestas aprovecha la automatización para ayudarlo a ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia en todo el proceso de creación de propuestas.

Las plantillas de propuestas proporcionan un excelente punto de partida para sus propuestas y, por lo general, se incluyen con la mayoría de los programas de propuestas. Entonces, en lugar de comenzar desde cero cada vez que desee enviar una nueva propuesta, puede comenzar a partir de una plantilla de propuesta existente o crear la suya propia para mayor flexibilidad. Luego, puede simplemente enviar información y adaptar su propuesta comercial a cada prospecto, y obtendrá propuestas en poco tiempo.

Atrás quedaron los días de extraer manualmente la información del cliente, las tarifas y los precios, el contenido de la marca y otros detalles de las hojas de cálculo y quién sabe dónde más. Con la función de biblioteca de contenido, podrá crear, guardar y almacenar fragmentos de contenido aprobado a los que se puede acceder fácilmente e insertar en propuestas como mejor le parezca. Y dado que todo en la biblioteca de contenido está aprobado, puede estar seguro de que todas las secciones, fragmentos o información que obtenga son correctos y están actualizados.

4. Organización

Sin una forma eficiente de mover datos e información entre las aplicaciones en las que confía y sus propuestas, es muy probable que esté perdiendo el tiempo (y creando más espacio para el error ). Esto se aplica a su CRM, software de gestión de proyectos, sistema de facturación y más.

Con las integraciones de software de propuestas , todas sus herramientas comerciales se comunican entre sí cuando llega el momento de cerrar. Una vez que los ha conectado, se comunican sin problemas para garantizar que la información que necesita esté siempre frente a usted. Las posibilidades son infinitas; podrá extraer detalles de precios de su fuente de verdad en sus propuestas, monitorear la actividad de la propuesta en su CRM, crear tickets en el software de gestión de proyectos e incluso solicitar el pago de los clientes directamente en sus propuestas. Desde Asana hasta Zapier y más, Proposify tiene más de 30 integraciones que pueden ayudarlo a optimizar su proceso de propuesta de negocios al aprovechar las herramientas que ya usa.

¿Sabías? En industrias como SaaS, una integración de procesamiento de pagos dentro de la propuesta hace que sea hasta un 90 % más probable que cierre. Para obtener más información basada en datos que lo ayude a cerrar, descargue nuestro Estado de las propuestas de 2021 .

5. Flujo de trabajo

Puede ser difícil administrar las responsabilidades y las tareas a medida que los acuerdos se mueven a través de la canalización interna antes de que se envíe una propuesta a los prospectos. Esto es especialmente cierto para las aprobaciones, que son un cuello de botella importante en el proceso de propuesta, ya que a menudo hay varias partes que dependen de la aprobación de los gerentes u otros departamentos. Sin un proceso formal, se pueden retrasar acuerdos completos si un aprobador no tiene tiempo o acceso para revisar toda la propuesta antes de firmar, incluso si solo se necesita su firma para una sección.

El software de propuestas puede ayudar a agilizar el proceso de flujo de trabajo de aprobación de negocios al presentar a los aprobadores los documentos relevantes en el momento adecuado. Por lo tanto, en lugar de atascarse con una acumulación de propuestas que no les conciernen, podrán mantener los negocios en movimiento y mantener ese dulce impulso de ventas.

6. Diseño

Desafortunadamente , muchos prospectos juzgan un libro por su portada. La portada de su propuesta es lo primero que ve el cliente potencial, y si no se ve profesional, podría alterar su percepción de su oferta, y no en el buen sentido.

El software de propuestas puede ayudarlo a diseñar y crear propuestas sorprendentes que se vean geniales cada vez. También le permitirá agregar imágenes, videos y otros medios que harán que sus propuestas destaquen. Después de todo, las propuestas que se destacan cierran tratos. De hecho, incluir al menos una imagen en sus propuestas comerciales puede aumentar su tasa de cierre en un 26%.

7. Cierre

Al final del día, el objetivo de todos los equipos de ventas es cerrar. El software de gestión de propuestas hace exactamente eso. De hecho, según un estudio en el que participaron miles de profesionales de ventas, descubrimos que las propuestas que se crearon y enviaron con Proposify tenían una tasa de cierre un 111 % más alta en comparación con el promedio de la industria. Al acortar su ciclo de ventas, mejorar la colaboración y agilizar su proceso de propuestas, el software de propuestas ayuda a su equipo de ventas a cerrar más tratos. Si eso no le vende en su valor, no sabemos qué lo hará.

8. Crecimiento

No importa cómo lo haga, crear y enviar propuestas manualmente lleva mucho tiempo, y eso suponiendo que todos los miembros de su equipo ya estén familiarizados con su proceso. Es posible que eso no sea un problema ahora, pero lo será una vez que comience a atraer nuevos negocios y capacitar a nuevos empleados. El tiempo es limitado, por lo que no es de extrañar que los líderes de ventas se esfuercen por crear un proceso que sea escalable, mientras respaldan el crecimiento del equipo y acortan el ciclo de ventas.

El software de gestión de propuestas permite a los líderes de ventas diseñar un proceso de cierre escalable que se puede repetir en todo el equipo. También les ayuda a optimizar sus procesos existentes para mantener a los equipos enfocados en el cierre, en lugar de perder el tiempo creando propuestas desde cero. Además, una vez que estos procesos están en su lugar, se vuelve mucho más rápido incorporar nuevos empleados y reducir el tiempo de rampa.

Pensamientos finales

Al final del día, la mejor propuesta es aquella que convierte prospectos en clientes. Ya sea que se haya creado a mano, en Microsoft Word o en línea, lo importante es que se cierre. No estamos diciendo que no pueda enviar propuestas manualmente, pero definitivamente no es la forma más efectiva o eficiente de ganar más negocios.

El software de gestión de propuestas, por otro lado, sí lo es. Combina todas las herramientas, recursos y datos que los equipos de ventas necesitan para tener éxito bajo un mismo techo, lo que hace que el proceso de propuesta sea más predecible, coherente y escalable. Y con una versión gratuita al alcance de tu mano, no hay motivo para no intentarlo.