Cómo construir e implementar un plan de transparencia del proyecto en 4 pasos simples

Los planes de comunicación de gestión de proyectos deben incluir transparencia entre todas las partes interesadas para garantizar que el proyecto avance según lo planeado. Esto mantiene a las partes interesadas en la tarea, a tiempo y alerta. Los planes de transparencia del proyecto le permiten, como propietario de una pequeña empresa o gerente de proyecto, responsabilizar a todos por los plazos para que el proyecto pueda avanzar.

De hecho, el personal y los directores de proyectos prefieren tener algún tipo de software de colaboración junto con sus herramientas de gestión de proyectos. Describimos esta y otras razones para tener transparencia en los proyectos en la primera parte de nuestra serie sobre la priorización de la transparencia en la planificación de la gestión de proyectos, en lugar de convertirla en una ocurrencia tardía.

En la segunda parte, profundizaremos en los factores clave que hacen que los planes de comunicación de gestión de proyectos sean efectivos, los cuatro pasos para crear un plan de comunicación efectivo y las herramientas que lo ayudarán a prepararse para el éxito.

¿Cuáles son los factores críticos en la comunicación de gestión de proyectos?

Dentro del alcance más amplio de su estrategia de PM (gestión de proyectos), su plan de comunicación de gestión de proyectos debe centrarse en cuatro componentes clave de una comunicación eficaz. Una comunicación clara ayuda a sus equipos internos a mantenerse concentrados y puntuales, lo que lleva a la finalización exitosa de un proyecto.

Canales

Todos deben usar los mismos canales de comunicación para discutir proyectos y tener el mismo acceso a ellos. Para mayor comodidad, puede configurar grupos dentro de los sistemas de mensajería y nombrarlos según la categoría del proyecto, los niveles de las partes interesadas (gerentes, directores, líderes de equipo), los tipos de tareas (investigación y desarrollo, creación de prototipos, ingeniería) o los nombres de los equipos (tigre, león, ornitorrinco).

Por ejemplo, puede configurar grupos de correo electrónico dentro de su sistema que envíen mensajes a cada miembro del equipo para su discusión. Para una forma más fácil de comunicarse, muchas opciones de software de chat en vivo permiten que los grupos hablen simultáneamente.

Resultados

¿Qué resultados u objetivos está tratando de lograr? ¿Cuáles son los objetivos finales de cada tarea que deben realizar las partes interesadas para que el proyecto siga avanzando? La comunicación entre las partes interesadas debe hacer referencia a una tarea en particular, para que todos entiendan a qué se hace referencia para cumplir con los objetivos de la tarea y obtener resultados.

Audiencia

La audiencia que ve el mensaje debe tener el significado transmitido de la manera más simple posible. Esto es importante porque las partes interesadas internas y las partes interesadas externas pueden no tener los mismos niveles de participación en el proyecto. Puede designar quién se pone en contacto con quién cuando delinee el plan de comunicación de gestión de proyectos.

Digamos que el director del proyecto se reúne con la junta directiva del cliente una vez al mes. El gerente debe entregar mensajes que entenderán fácilmente, sin entrar en demasiados detalles, mientras puede hablar sobre cualquier informe escrito que se difunda en ese momento.

Mensaje

Los mensajes a las partes interesadas deben transmitir significado con la mínima fricción y un significado claro y simple tanto como sea posible. ¿Por qué? De modo que las personas que reciben el mensaje pueden tomar las medidas adecuadas si es necesario.

Examine estos cuatro pasos prácticos para construir un plan de comunicación de PM

¿Listo para crear un plan de comunicación de gestión de proyectos transparente?

Considere el uso de metodología ágil y métodos integrados de gestión de proyectos. Cada gerente de proyecto tiene un enfoque diferente para administrar el ciclo de vida del proyecto. En nuestra encuesta ^[*] , encontramos que solo el 17% de los gerentes confían únicamente en métodos ágiles, mientras que el 51% cree en métodos integrados de gestión de proyectos. Combinando ambos se consiguen mejores resultados.

Abundan las opciones de software de gestión de proyectos. Con más de 1350 disponibles, puede elegir uno que se adapte a sus necesidades si aún no tiene uno. El software adecuado facilita la colaboración, con canales de comunicación sencillos y sistemas de alerta.

El software PM con plataformas integrales cuenta con automatización que puede hacer avanzar los cronogramas automáticamente cuando se completan las tareas, al tiempo que realiza un seguimiento del tiempo en tareas y proyectos. Elija uno que sea fácil de usar y tenga capacidades de generación de informes.

Todos dentro de un proyecto deben comprender el rol de cada miembro del equipo dentro de un sistema de gestión de proyectos. Puede resumir esto en un documento de planificación que todos revisen durante una reunión con todas las partes interesadas para iniciar el proyecto. El motivo de la reunión es que las personas hagan preguntas como: "¿A quién debo informar si sucede X?" Organice reuniones periódicas después del lanzamiento inicial para preguntas y respuestas porque nunca se sabe quién puede necesitar escucharlas.

Dwight Eisenhower ^[1] dijo una vez: “Los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable”.

No importa qué tan bien diseñe sus planes, algo saldrá mal o, al menos, sugerirá un curso de acción diferente. Es por eso que necesita planificar las variables y la flexibilidad dentro del marco de un proyecto. Los plazos deben respetarse tanto como sea posible, pero permita cierto margen de maniobra a lo largo del proyecto para circunstancias imprevistas, como personas que abandonan la empresa o clientes con rechazo.

Además de las reuniones periódicas, organice reuniones de actualización cuando los equipos alcancen ciertos hitos. Es importante comunicarlos a todas las partes interesadas para asegurarse de que todos sepan cuáles son los próximos pasos y qué debe suceder a continuación.

Seleccionar las herramientas de gestión de proyectos adecuadas para fomentar la transparencia y la comunicación

Las herramientas digitales pueden habilitar su plan de comunicación de gestión de proyectos al brindarle un marco práctico para que las personas, incluidos los equipos remotos, chateen, envíen documentos, realicen revisiones, establezcan plazos y envíen entregas.

Busque plataformas de administración de proyectos completamente integradas que tengan calendarios compartidos que todos puedan ver, portales de chat para discusiones en equipo, capacidades de videoconferencia, uso compartido de archivos y alertas automáticas para completar tareas.

Su transparencia vale la pena cuando todos están en el mismo proyecto y en la misma página. Eche un vistazo a nuestras cinco principales soluciones de gestión de proyectos para la visualización de proyectos como una opción posible.

Aprovechar las herramientas correctas y los cuatro pasos prácticos mencionados anteriormente le permite lograr la transparencia entre las partes interesadas de principio a fin. Su equipo terminará los proyectos a tiempo mientras cumple o supera las expectativas, y con niveles más altos de satisfacción del cliente, usted y su empresa experimentarán un mayor éxito y seguirán creciendo.

Metodología de la encuesta

* La encuesta de usuarios de gestión de proyectos de Capterra se realizó en marzo de 2021 entre 422 gerentes de proyectos con sede en EE. UU. Los encuestados calificados son responsables de la toma de decisiones o tienen una participación significativa en la gestión de proyectos del día a día en su organización. Redactamos las preguntas para asegurarnos de que cada encuestado entendiera completamente el significado y el tema en cuestión.

Fuentes

1. Cita de Dwight Eisenhower, Goodreads