¿Qué es un plan de proyecto transparente y por qué lo necesita?

Acabas de conseguir un gran contrato, uno que podría haber ido a parar a tu principal competidor. Pero subestimó el precio del pez grande en el estanque al prometer velocidad, agilidad y habilidades para completar el proyecto a tiempo y dentro de los parámetros del cliente.

Como propietario de un negocio, no le preocupan las capacidades y habilidades de su equipo de marketing para sorprender al cliente. Sin embargo, con todos los cambios de carrera que están ocurriendo últimamente, no desea que los detalles vitales del proyecto se filtren a sus competidores en un campo altamente disputado para obtener nuevos negocios dentro de su industria. También desea que su equipo tenga éxito en su propio marketing con proyectos internos.

Pero también desea empoderar a su equipo en cada paso del proyecto porque necesitan todas las ventajas posibles para cumplir con las expectativas del cliente. Priorizar la transparencia en la comunicación de gestión de proyectos es un aspecto vital que necesita para tener éxito.

Un plan transparente comienza con una comunicación abierta de gestión de proyectos para garantizar que todas las partes interesadas tengan acceso a la información que necesitan. Es posible que necesiten acceso a documentos, correos electrónicos, reuniones, capacitación o activos físicos y digitales. Estos elementos deben ser eficientes y fáciles de encontrar, mientras que la integración del software de colaboración representa otro elemento vital que podría aportar a la gestión de proyectos.

Necesita que todos estén en la misma página cuando se trata del proyecto en su conjunto, pero también debe asegurarse de que cada persona sepa quién está haciendo cada tarea. Los gerentes de proyecto también deben tener una forma rápida y fácil de acceder a documentos, notas y comunicaciones entre las partes interesadas para asegurarse de que un proyecto se mantenga dentro del cronograma.

La transparencia ayuda a los miembros del equipo a concentrarse en la tarea dentro de los plazos del proyecto, solucionar problemas a medida que surgen y avanzar en un proyecto para cumplir con los entregables a tiempo.

De hecho, las personas que usan software de gestión de proyectos prefieren que tenga funciones de colaboración, según una encuesta de 243 profesionales de la industria que usan software de gestión de proyectos (PM) semanalmente. Un total del 54 % de los encuestados prefirió herramientas integradas de colaboración y comunicación, mientras que el 13 % prefirió una herramienta de colaboración independiente, según Software Advice. ^[1] Las funciones de colaboración ayudan a los propietarios y gerentes a mantener la comunicación y la transparencia de la gestión de proyectos dentro de un equipo.

En la era del trabajo remoto, la comunicación y la colaboración son aún más importantes para las pequeñas empresas. Los empleados de pequeñas empresas híbridas, lo que significa que trabajan en persona y de forma remota durante parte de la semana laboral, dicen que los dos principales desafíos del modelo de trabajo híbrido incluyen mantener la productividad (40 %) y tener una comunicación y colaboración efectivas (35 %) durante un proyecto. , según la encuesta de 2021 de GetApp ^[*] a 503 responsables de la toma de decisiones y 488 empleados de plantilla en pequeñas empresas de EE. UU. Dado que la adopción del modelo híbrido ha ocurrido en la mayoría de estas empresas, dos desafíos constantes incluyen administrar la productividad y mantener una comunicación y colaboración efectivas en el equipo del proyecto. Sus herramientas de gestión de proyectos son vitales para esta comunicación continua con los equipos remotos.

Como propietario de un proyecto o propietario de un negocio, puede ser reticente a tener una transparencia total con todos en la empresa. No todo el mundo necesita saber el valor del contrato o los detalles del contrato. Sin embargo, tiene soluciones alternativas si los gerentes y los miembros del equipo están preocupados por la rentabilidad. En lugar de definir cuánto vale un contrato, muestre el máximo de horas que cada miembro del personal necesita para trabajar en una tarea en particular. Luego recuérdeles que se vuelve más rentable si los equipos pueden terminar el proyecto más rápido.

Los propietarios y gerentes aún pueden definir claramente los aspectos de un proyecto sin divulgar sus finanzas.

Los plazos son cruciales para hacer avanzar un proyecto y completarlo a tiempo. Todo el mundo debería tener una forma de realizar un seguimiento del tiempo dedicado a un proyecto para saber si están alcanzando sus objetivos. Cada objetivo dentro de un proyecto debe ser claro y tener una fecha límite clara.

Las partes interesadas deben saber con precisión qué tareas deben realizar a lo largo de un proyecto. Si bien puede haber superposición de ausencias del personal o si alguien necesita ayuda, tener roles claramente definidos ayudará a que todos se concentren en la tarea sin duplicar esfuerzos.

Todo el mundo necesita herramientas y recursos para lograr sus objetivos dentro del marco de tiempo asignado. Capacite a las partes interesadas en el proyecto asegurándose de que tengan las herramientas, los productos y los servicios adecuados a su disposición. La comunicación de gestión de proyectos es vital aquí porque los líderes de equipo deben preguntar a sus compañeros de equipo qué necesitan para tener éxito.

Cualquier proyecto, grande o pequeño, puede salir mal por varias razones. Es importante detectar los problemas a medida que ocurren porque es más fácil solucionarlos de inmediato en lugar de esperar si la dificultad se convierte en algo mayor más adelante.

La falta de comunicación interna entre el personal puede retrasar las fases de un proyecto. La falta de comunicación por parte de un cliente también puede provocar el incumplimiento de los plazos, aunque eso no es culpa de su equipo. Incorpore cronogramas alterados en caso de que algo salga mal.

Una cuarta parte de los proyectos tienen menos del 50 % de posibilidades de entregar resultados a tiempo, según nuestra encuesta a 422 gerentes de proyectos. ^[**] Esto contribuye a la reducción del valor comercial entregado a los clientes y a una mayor probabilidad de sobrepasar el presupuesto y más allá del cronograma original para la finalización.

Mantenerse al tanto de los errores y reconocer que algo no saldrá según lo planeado es la clave para mitigar los problemas de manera eficiente.

Tener un plan de proyecto claramente definido ayuda a todos los que trabajan en él y al proyecto en sí. Todos entienden las expectativas y los plazos, ven el panorama general y los pequeños detalles, y avanzan en el proyecto hacia su finalización.

5.1 Optimiza el trabajo en equipo

Cuando todos saben qué roles juegan los demás, las personas tienen una mejor comprensión de las funciones de su equipo en el ámbito más amplio de un proyecto. Saber estas cosas mejora la comunicación de gestión de proyectos, la responsabilidad y a quién pedir ayuda (si es necesario).

5.2 Mitiga dolores de cabeza

Algunas tareas no pueden comenzar hasta que otras tareas estén completas. Cuando ocurren retrasos, los gerentes de proyecto y los miembros del equipo pueden identificar cómo eludir más retrasos. También sirve como una herramienta de aprendizaje para ayudar a todo el equipo a comprender la importancia de cumplir con los plazos.

5.3 Motiva a los empleados

Los plazos transparentes y la comunicación clara de la gestión de proyectos motivan a los empleados al responsabilizar a todos por sus acciones. Las personas pueden ver exactamente qué impacto tienen sus tareas en las de los demás mientras realizan un seguimiento de un proyecto.

Algunas soluciones y aciertos rápidos que pueden facilitar la transparencia del plan del proyecto incluyen:

Comparta calendarios/líneas de tiempo de todas las partes interesadas. El simple hecho de saber cuándo se completaron otras tareas, especialmente cuando hay dependencias, puede hacer avanzar un proyecto al ritmo adecuado.

Organice reuniones para generar ideas y actualizaciones de estado. Los registros semanales del equipo y luego las actualizaciones de estado mensuales son apropiados aquí. Los registros individuales son una buena idea para preguntar si alguien necesita ayuda.

Utilice herramientas digitales como software de gestión de proyectos, software de gestión de flujo de trabajo y herramientas de colaboración. Pueden reducir las tareas mundanas mientras mejoran la comunicación con todos los involucrados.

¡Celebre los éxitos en el logro de metas! Aunque un proyecto no esté completo, llegar a un nuevo nivel ofrece un motivo para celebrar.

Estén atentos a la segunda parte de esta serie, donde analizaremos las instrucciones paso a paso para crear un plan de proyecto transparente.

Metodologías de encuesta

* La Encuesta de Trabajo Híbrido de GetApp se realizó en abril de 2021 entre 503 tomadores de decisiones y 488 empleados en pequeñas empresas en los EE. UU. con dos a 250 empleados. El objetivo de esta encuesta era conocer los desafíos, las preferencias y los resultados relacionados con el modelo de trabajo híbrido.

** La Encuesta de usuarios de gestión de proyectos de Capterra se realizó en marzo de 2021 entre 422 gerentes de proyectos con sede en EE. UU., 367 de los cuales son usuarios de software de gestión de proyectos, para averiguar quién usa el software de gestión de proyectos, las funciones que usan o no, cuáles desearían haber usado y qué resultados han visto de su inversión. Los encuestados calificados son tomadores de decisiones o tienen una participación significativa en la gestión de proyectos del día a día en su organización. Redactamos las preguntas para asegurarnos de que cada encuestado entendiera completamente el significado y el tema en cuestión.

Fuentes

1. Lo que los equipos quieren en herramientas de colaboración, asesoramiento de software