Cómo iniciar tu proyecto de la manera correcta

Si tuviéramos que comparar el lanzamiento de un proyecto con el comienzo de un partido de fútbol, ​​no realizar una reunión de lanzamiento es como no tener una estrategia táctica. Sin un plan, todo lo que puede hacer es improvisar, y si bien eso puede ser divertido a veces, generalmente conduce a una pérdida de tiempo, pérdida de dinero y pérdida de confianza. Suena como una receta para el desastre, ¿verdad?

#hackyourkickoff: el procedimiento de despegue perfecto

Aunque cada proyecto es diferente, el procedimiento de lanzamiento suele ser bastante similar y se basa en los mismos principios . Para optimizar sus esfuerzos, vale la pena crear una lista de verificación con plantilla que incluya todos los "must" y acortarla o enriquecerla con puntos opcionales adicionales, según las necesidades del proyecto. De esta manera, no tendrá que inventar la rueda cada vez que se sumerja en un nuevo proyecto y mejorará la consistencia de su proceso en diferentes proyectos.

Dividir los temas que desea cubrir en varias áreas ciertamente lo ayudará a mantener el orden . El desglose puede basarse en las fases por las que pasa el proyecto sucesivamente (preproducción, diseño, producción, etc.) o, por ejemplo, en el triángulo de hierro de la gestión de proyectos: alcance, tiempo, coste (y todo lo demás). ). No importa cuál le sirva mejor, asegúrese de cubrir todas las áreas con precisión, especialmente las más discutibles.

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Entonces, ¿cómo llevas a cabo el proceso? Miremos más de cerca.

una introducción rápida

• Establezca la escena: analice los antecedentes y el propósito del proyecto : necesita un objetivo claro, medible e inspirador al que aspirar, no uno excesivamente ambicioso.
• Establezca las expectativas , discuta la declaración de trabajo, resuma los marcos y tecnologías.
• Prepare reglas de seguridad , decida sobre los accesos y el almacenamiento de credenciales, elija la herramienta adecuada para mantener la documentación del proyecto en un lugar central y colaborativo.
• Anuncie los roles y asignaciones dentro del equipo. Informe al cliente sobre los posibles cambios en el equipo y cuánto se involucrarán los miembros del equipo.
• Acordar la matriz RACI con todas las responsabilidades y dependencias, y decidir también el proceso de aprobación.
• Establezca un horario de trabajo conveniente , especialmente si trabaja en diferentes zonas horarias.
• Analice los canales de comunicación (p. ej., chat grupal para contacto ad hoc y correos electrónicos para correspondencia formal) y la frecuencia.
• Diseñe una matriz de reuniones cíclicas y asegúrese de que cada persona relevante reciba las invitaciones necesarias para participar en ellas (no es necesario que todo el equipo participe en todas las reuniones).
• Establecer un código de conducta, es decir, un códice general del equipo cuyas reglas pueda proponer cualquiera y que será seguido por todo el equipo para mantener una cooperación respetuosa.

Consejo profesional: toda la información debe encontrarse fácilmente en un póster del proyecto si conserva uno.

Alcance del proyecto

• Preparar la lista de entregables y requisitos en forma de borrador de backlog.
• Resalte las prioridades esenciales del proyecto : puede ser útil realizar un análisis MoSCoW.
• Concéntrese en las limitaciones , como un presupuesto estricto o un cronograma para alcanzar el consenso sobre el alcance (sugiera abiertamente posibles recortes).
• Escriba la definición de listo y la definición de hecho .
• No se olvide de la taxonomía : un glosario relacionado con el proyecto para evitar malentendidos o confusiones.

Línea de tiempo del proyecto

• Introducir al cliente en el proceso de la empresa y ajustarlo según las necesidades del proyecto, especificar el flujo de trabajo en el equipo.
• Preparar la hoja de ruta con plazos claros y acordar algunos posibles márgenes de error.
• Establece los hitos y los plazos determinados por el ciclo de vida del proyecto: lanzamientos, regresiones, duración del sprint, etc.
• Recuerde centrarse en todas las etapas del proyecto con las que se relaciona la cooperación (inicio, planificación, ejecución, seguimiento y/o cierre).

Presupuesto del proyecto

• Confirmar el presupuesto y acordar posibles desviaciones.
• Asegúrese de que usted y su cliente tengan exactamente la misma comprensión del método de facturación aprobado. Vuelva a verificar si las diferencias entre T&M y los modelos de precio fijo son claras.
• Averigüe cómo lidiar con errores, solicitudes de cambio y revisiones de código .
• Identifique obstáculos y riesgos , prepare la estrategia de mitigación e involucre a todos en la creación de un registro de cambios actualizado periódicamente.
• Asumir la responsabilidad de realizar un seguimiento del progreso y garantizar la entrega oportuna de los informes de estado del proyecto.

Hora de encender la mecha

¡Ha llegado el día de tu exposición! Ahora, como tiene todo listo, la reunión en sí debería ser solo una formalidad agradable. Con estos pocos pasos, definitivamente sacarás el máximo provecho de él:

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1. Proporcione una agenda de la reunión con anticipación para que todos los asistentes revisar todos los detalles necesarios del proyecto y prepararse para la reunión. Subraye los temas principales para los que requiere alguna acción especial de alguien.
2. Tome notas y comparta el resumen de la reunión con su equipo después . Esta es la mejor de las formas informales de darle un estatus oficial a todo lo que se acordó durante la reunión. Además, si todos están a bordo, puede grabar la sesión y obtener la posibilidad de volver a ella en el futuro.
3. Asegúrese de que una ejecución adecuada sea posible más adelante generando una participación e interés igualmente fuertes en todo el equipo . Por eso el encuentro debe tomar la forma de un diálogo, no de una transmisión. Tenga algunas ideas para fórmulas atractivas bajo la manga, por ejemplo: cada uno se presenta por su cuenta (nombre, función, cómo les gusta trabajar en el proyecto). Puntos de bonificación por asignar algo de tiempo para un breve rompehielos y preguntas y respuestas.
4. Discutir los próximos pasos . Probablemente sea la forma en que finaliza las reuniones todos los días, y es exactamente como debería ser en este caso. Sería bueno que los próximos pasos también se incluyeran en el resumen de la reunión inicial.

Lleve a cabo esta reunión de una manera que le resulte cómoda, pero manténgase organizado y no se perderá nada.

Recuerda: juega Capitán Obvio

Incluso si algunas cosas le parecen obvias porque las ha estado haciendo de cierta manera en proyectos anteriores, no tienen que ser tan claras para su cliente y el resto del equipo . ¿Te parece redundante explicar que el césped es verde? Hasta que vengas a trabajar con una persona daltónica, puede ser.

Decir lo obvio en voz alta y escribirlo reduce el riesgo de cualquier discrepancia en la interpretación y asegura que todos vayan exactamente en la misma dirección.

Lo mismo ocurre con las cosas que podrían afectar el proyecto. No debe ocultar nada aquí: la transparencia es uno de los ingredientes más importantes de una colaboración exitosa y sincera . La confianza mutua es esencial para el buen funcionamiento del equipo. Es muy difícil de construir y muy fácil de perder.

Si no está seguro de si vale la pena mencionar algo, eso significa que lo es. Las conjeturas no tienen cabida aquí, ya que los problemas tácitos pueden escalar en los momentos menos esperados. Como Gerente de Proyecto, probablemente ya esté familiarizado con la Ley de Murphy...

Resumen

La reunión de lanzamiento es una oportunidad para sincronizar juntos sobre cómo guiar el proyecto hacia el éxito. Con la preparación adecuada, puede limitar las sorpresas y evitar contratiempos más adelante. ¡Buena suerte!

¿Necesita ayuda para asegurarse de que su idea de producto va en la dirección correcta? ¡No dude en ponerse en contacto con nosotros!