¿Qué es la previsión en la gestión de proyectos?

Si alguna vez ha estado a cargo de un proyecto, probablemente ya sepa lo estresante que puede ser administrar un proyecto de principio a fin. Además de garantizar que cada etapa del proyecto tenga suficientes fondos y recursos, también debe evitar retrasos y excesos en el presupuesto, y esto puede mantenerlo al borde de la incertidumbre hasta la finalización del proyecto.

Sin embargo, no tiene por qué ser así.

Si desea evitar salirse de su camino para que un proyecto se lleve a cabo, todo lo que necesita hacer es hacer un pronóstico de gestión de proyectos.

Pero, ¿qué es una previsión de gestión de proyectos y cómo funciona exactamente? Siga leyendo porque estamos a punto de descubrir todo lo que necesita saber sobre la previsión en la gestión de proyectos, desde sus elementos básicos hasta consejos cuidadosamente seleccionados para ayudarle a implementar con éxito la previsión de proyectos, independientemente de la duración de su proyecto.

En esta publicación de blog, usted:

• Obtenga más información sobre los conceptos básicos de la previsión de proyectos,
• Infórmese sobre los elementos de la previsión en la gestión de proyectos, y
• Descubre 7 consejos que te ayudarán a llevar a cabo con éxito la previsión de tu proyecto.

¿Qué es la previsión de proyectos?

La previsión en la gestión de proyectos es el proceso de hacer predicciones sobre los posibles resultados futuros de un proyecto en curso. Sin embargo, estas estimaciones no se basan en lanzar una moneda al aire, sino que deben basarse en la observación y el análisis cuidadosos de los datos actuales de un proyecto en curso.

De hecho, la previsión del proyecto debe comenzar cuando el 20 % del proyecto ya se haya completado, de modo que tenga suficiente información para hacer predicciones basadas en los datos recopilados. Además, a medida que avanza el proyecto, a veces necesitará actualizar su pronóstico, especialmente si necesita responder con frecuencia a eventos inesperados.

En pocas palabras, si desea pronosticar los resultados de su proyecto, deberá usar toda la información y el conocimiento que tiene después de haber completado aproximadamente un tercio de su proyecto y hacer predicciones sobre el punto final de su proyecto.

¿Cuáles son los elementos más importantes de la previsión de proyectos?

Antes de comenzar a hacer un pronóstico del proyecto, deberá tener en cuenta tres elementos cruciales si desea asegurarse de que su proyecto se desarrolle de la mejor manera posible. Piensa en tu proyecto:

• Duración,
• costo, y
• Calidad.

Elemento #1: Duración del proyecto

Antes de siquiera considerar llevar a cabo un proyecto, comience por hacerse una pregunta:

¿Cuánto tiempo tomará el proyecto?

Si desea realizar una previsión precisa del proyecto, primero debe determinar cuánto tiempo necesitará para todo el proyecto. Luego, intente dividir su proyecto en tareas, fases o pasos más pequeños, para que pueda estimar cuánto tiempo llevará cada una de sus tareas.

Los gerentes de proyectos usan con frecuencia software de programación de proyectos para ayudarlos a automatizar el proceso de planificación de proyectos y mejorar la precisión de los pronósticos. Este tipo de herramienta puede ayudarlo aún más a rastrear el tiempo de cada tarea y ayudarlo a recopilar datos importantes, todos los cuales se almacenan en un solo lugar y pueden ayudarlo a hacer pronósticos futuros.

Elemento #2: Costo del proyecto

Una vez que haya determinado la duración aproximada de su proyecto, continúe haciendo una estimación de los costos de su proyecto.

Aunque crear la predicción de gastos más precisa no siempre es la tarea más sencilla, realizar un seguimiento de sus gastos puede simplificar significativamente este proceso y ayudarlo a obtener los números más precisos para incluir en sus cálculos.

Dado que probablemente querrá que su presupuesto estimado sea lo más cercano posible al costo final de su proyecto, asegúrese de incluir tanto los salarios de sus empleados como las herramientas que utilizan durante la duración del proyecto.

Elemento #3: Calidad del Proyecto

En el momento en que decide poner en marcha un proyecto, probablemente desee obtener resultados de máxima calidad. Sin embargo, un rendimiento de alta calidad va de la mano con un presupuesto mayor.

Por lo tanto, si su presupuesto es limitado, es posible que desee evaluar sus prioridades y decidir si está listo para sacrificar la calidad para poder concluir su proyecto sin que sus costos se disparen.

Dado que es posible que no pueda pagar a los empleados más calificados o comprar materiales de la más alta calidad con un presupuesto ajustado, piense en cómo los recursos limitados afectarían su resultado final e incluya sus hallazgos en el pronóstico de su proyecto.

Además, tenga en cuenta que si decide optar por un proyecto de mayor calidad, esta elección también podría afectar la duración de su proyecto, ya que necesitará más tiempo para encontrar y seleccionar a las personas más calificadas para el trabajo u obtener materiales de primer nivel. .

Un ejemplo de previsión en la gestión de proyectos

Suponga que dirige una empresa de marketing y un cliente le solicita que cree una estrategia de redes sociales para él. Una vez recopilada toda la información y terminado el 20 % de su proyecto, puede comenzar a hacer pronósticos del proyecto.

Para una previsión precisa del proyecto, deberá tener en cuenta:

• El tiempo que tomará cada paso, tarea y todo el proyecto (incluido el tiempo adicional si es necesario o si el cliente solicita una entrega urgente),
• El trabajo que se realizará durante el proyecto (incluido el desarrollo de una estrategia, decidir sobre el diseño, escribir contenido, programar publicaciones en perfiles, etc.), y
• Los empleados que estarán involucrados en este proyecto de principio a fin y sus salarios (esto incluye verificar si necesitará contratar empleados adicionales o si sus empleados actuales están lo suficientemente capacitados, si tiene un plan de respaldo en caso de una emergencia , etcétera).

¿Por qué es importante la previsión en la gestión de proyectos?

La previsión en la gestión de proyectos le ayuda a:

• Estimación de posibles resultados,
• Reducir los riesgos de ejecutar un proyecto, y
• Aumentar las posibilidades de éxito del proyecto.

Sin embargo, no siempre es fácil predecir el resultado final de un proyecto, especialmente al principio cuando no se tiene toda la información. Por lo tanto, es fundamental identificar todos los resultados posibles y determinar qué resultados desea lograr. La previsión en la gestión de proyectos puede ayudarlo a anticipar todos los resultados posibles y determinar cuál es el más ventajoso para su empresa.

Además, la previsión de proyectos puede ayudarlo a prepararse para todos los cambios que pueden ocurrir durante la ejecución del proyecto, así como a calcular y reducir los riesgos. Al reducir los riesgos, obtiene más control sobre su proyecto y aumenta sus posibilidades de éxito.

Dado que la gestión de proyectos gira en torno al uso de sus habilidades y conocimientos para tomar decisiones acertadas que garanticen el éxito del proyecto, la previsión de proyectos es una herramienta útil para ayudarle a tomar decisiones informadas basadas en las predicciones más precisas posibles. Por lo tanto, al hacer pronósticos precisos, aumenta las posibilidades de éxito de su proyecto.

Además, las aprobaciones de proyectos con frecuencia dependen de los resultados previstos: si el resultado es desfavorable, el proyecto podría incluso ser rechazado.

7 consejos para una previsión exitosa en la gestión de proyectos

La previsión en la gestión de proyectos es un proceso complejo ya que requiere considerar múltiples factores, tales como:

• Hora,
• Costo,
• Calidad,
• Recursos,
• Personal, y así sucesivamente.

Sin embargo, para ayudarlo a evitar sentirse abrumado con demasiadas tareas en su plato, hemos reunido algunos consejos para ayudarlo a garantizar que su pronóstico de gestión de proyectos funcione como un reloj.

Sugerencia n.º 1: cree varias previsiones

No importa qué tan preciso sea un pronóstico, siempre existirá el riesgo de que eventos impredecibles alteren el resultado final de su proyecto. Por lo tanto, en lugar de confiar en el pronóstico de un proyecto y esperar lo mejor, es mucho mejor intentar hacer un par de predicciones detalladas. Estará mucho más cerca de predecir el resultado real si incluye varias opiniones y posibilidades y crea múltiples pronósticos. Como dice el dicho, “No pongas todos los huevos en la misma canasta”.

Consejo #2: Sea organizado

Las grandes habilidades organizativas son una de las cualidades más importantes que debe poseer un gerente de proyecto. Hacer un seguimiento de todos los pasos y estar familiarizado con las funciones de cada miembro del equipo es crucial para una gestión de proyectos eficaz, y ahí es donde el seguimiento del progreso del proyecto en cada paso del camino puede ser útil. Al confiar en una herramienta que puede ayudarlo a ver cuánto tiempo dedica su equipo a cada tarea, podrá obtener hojas de tiempo que pueden usarse para hacer pronósticos durante la ejecución del proyecto.

Consejo #3: Use herramientas de pronóstico

Puede aprender mucho observando los datos del proyecto y sacando conclusiones de ellos. Sin embargo, para producir los mejores pronósticos posibles, intente implementar un software de gestión de proyectos como Plaky en su negocio, lo que traerá muchos beneficios a su proyecto.

Con Plaky puedes:

• Disponer de los datos estadísticos más precisos sobre el tiempo dedicado a cada tarea,
• Obtenga toda la información importante que necesita para una previsión precisa del proyecto al alcance de su mano,
• Tener una visión general clara de todas las actividades del proyecto, como el progreso del proyecto y los plazos,
• Asigne tareas a los empleados para que todos sepan qué hacer,
• Organizar proyectos en etapas o tareas,
• Deja comentarios y opiniones,
• Reciba notificaciones cuando alguien le asigne una tarea, cuando haya una actualización o alguien lo mencione,
• Tenga una representación visual de la línea de tiempo de su proyecto, y
• Ser capaz de realizar cambios de forma rápida y automática en sus proyectos, para que no tenga que perder tiempo haciéndolo manualmente, etc.

Tan pronto como comience a usar Plaky, notará lo más fácil y rápido que puede organizar a los miembros de su equipo y las tareas. Tendrá una visión general clara de todo el proyecto y todas sus tareas para que pueda hacer mejores predicciones sobre el resultado del proyecto.

Consejo #4: Programe tiempo extra para las tareas (por si acaso)

Pueden ocurrir eventos impredecibles y retrasos en los proyectos a pesar de sus mejores esfuerzos y las herramientas de gestión y previsión más actualizadas. Nunca se sabe cuándo un empleado puede reportarse enfermo o si tardará más de lo esperado en completar una tarea. Es por eso que siempre es una opción segura programar tiempo adicional para cada tarea.

Además, intente monitorear el progreso de su proyecto en cada paso del camino. Si notas que algunas actividades o tareas tardan más de lo esperado durante la ejecución de un proyecto, puedes editarlas y agregar el tiempo necesario.

Para hacer mejores pronósticos de proyectos durante la ejecución de su proyecto actual, puede usar una aplicación de seguimiento de tareas que lo ayuda a mantener un registro de los excesos de tiempo para que sepa exactamente qué tarea requiere más tiempo. Como resultado, puede usar esto como referencia en el futuro para estructurar mejor sus próximos proyectos y asegurarse de tener menos sobrecostos y retrasos.

Consejo #5: Presente claramente las previsiones de su proyecto

A veces, ni siquiera todos sus datos, empleados calificados o pronósticos impecables pueden ser suficientes para que el proyecto tenga éxito. Una vez que su pronóstico haya sido desarrollado y documentado, debe presentarlo claramente a los miembros de su equipo para que todos estén al tanto de sus responsabilidades.

Para asegurarse de que todas las fases y tareas del proyecto se presenten de manera clara, puede usar un software de programación de empleados que le permite a su equipo obtener una visión general clara de todas sus tareas y actividades y saber exactamente qué se supone que deben hacer para lograr un objetivo deseado. resultado del proyecto.

Consejo n.º 6: haga un seguimiento del rendimiento de su proyecto

Tenga en cuenta que la previsión del proyecto es simplemente una predicción que puede cambiar debido a factores externos o internos, por lo que deberá realizar un seguimiento de su proyecto en todas las etapas de su ejecución.

Por ejemplo, al realizar un seguimiento de su rendimiento, puede notar que tiene un presupuesto ajustado. Saber acerca de un déficit presupuestario puede ayudarlo a realizar los cambios necesarios y resolver el problema a tiempo. Por ejemplo, puede redirigir fondos de otras sucursales o informar a su cliente sobre cambios en el precio. En consecuencia, sus predicciones cambiarán y tendrá un pronóstico más preciso.

Además, el seguimiento del rendimiento del proyecto garantiza que notará cambios inesperados, posiblemente descubra cómo resolverlos y los comunique adecuadamente a sus clientes a tiempo.

Consejo #7: Revisa cada proyecto y verifica si las previsiones fueron correctas

Después de completar un proyecto, debe revisar los resultados para ver qué tan bien coinciden con sus pronósticos, ya que el éxito de un proyecto se puede medir por qué tanto coincide con las estimaciones originales.

Por ejemplo, si se realizaron cambios en términos de tiempo o costo, puede incorporarlos en pronósticos futuros para proyectos similares. Comprender lo que faltaba en los pronósticos anteriores puede ayudarlo a mejorar los pronósticos de proyectos futuros.

Conclusión: Aumente sus posibilidades de éxito del proyecto con la previsión de proyectos

Como probablemente ya se haya dado cuenta, la previsión eficaz de proyectos es lo que diferencia un proyecto bien ejecutado de un proyecto que salió mal.

En este artículo, hemos explicado qué requiere la previsión en la gestión de proyectos. También hemos incluido algunos consejos de previsión que le resultarán útiles si decide empezar a hacer previsiones de proyectos.

Aún así, tenga en cuenta que la previsión de proyectos es un proceso complejo y requiere mucha preparación y reflexión.

Debe intentar programar tiempo adicional para las tareas, realizar un seguimiento del rendimiento de su proyecto y utilizar una herramienta de previsión para obtener datos más precisos.

El pronóstico del proyecto no puede garantizar un buen resultado del proyecto porque depende de muchos factores, pero lo acercará un paso más al éxito.

️ La previsión en la gestión de proyectos es un proceso útil que le permite mantener el control de su proyecto. ¿Tiene algún consejo valioso sobre cómo mejorar la previsión de proyectos? Escríbanos a [email protected] para tener la oportunidad de aparecer en uno de nuestros futuros artículos. Además, si te ha gustado este artículo, compártelo con alguien que conozcas que lo encontrará interesante.